Kopi- og printstrategi for Frederiksberg Kommune

Kopi- og printstrategi for Frederiksberg Kommune 19. september 2010/revideret 16. december 2010 Sagsbeh: Thomas M. Glintborg Sagsnr.: 2010-6926/7 Emnenr.: 7.0.99 Dokumentnr.: 2010-54980 IT-afdelingen 1. Indledning Nærværende dokument omhandler forslag til Frederiksbergs Kommunes strategi på kopi- og printområdet for Rådhuset. Dokumentets formål er at beskrive strategien og dennes principper samt at fungere som en overordnet kravspecifikation og referenceramme, når strategien er under implementering og idriftsat. Strategien er en opdateret udgave i forhold til den af Direktionen godkendte strategi i september 2010. Der er foretaget enkelte uddybninger i den nyeste version. Strategien er udarbejdet i samarbejde mellem Udbud & Indkøb samt IT-afdelingen. Afdelingerne repræsenterer de to største interessenter på området, og begge parter har konstateret et behov for en ny strategi, ligesom der kan konstateres et betragteligt effektiviseringspotentiale. Kopi- og printstrategien er initieret af IT-handlingsplanen (godkendt af kommunalbestyrelsen i juni 2009) og er nu en del af Digitaliseringsplanen. Overordnet set anvendes 2010 til analyse af området med efterfølgende udbud og leverandørvalg. Aktiviteterne er estimeret til at koste 0,6 mio. kr., og de er finansieret i budgettet for 2010. Med strategiens ikrafttræden fra primo 2011 skal realiseres der en årlig besparelse på 1,0 mio. kr. 1.1 Baggrund Behovet for en ny print- og kopistrategi kan tilskrives det faktum, at den nuværende konstruktion vedrørende køb og drift af maskiner er ineffektiv og omkostningsfuld. For nuværende er der 53 multifunktionsmaskiner (MFC, kopi, print og scanningsmaskine) og 287 printere på rådhuset og en række af disse maskiner er indkøbt på ad hoc basis uden overordnet koordination. De overordnede forhold, herunder manglende koordinering og centralisering har resulteret i en manglende maskinudnyttelse og en veldimensioneret maskinpark. Et andet forhold, der fortjener fremhævelse, er, at print- og i en vis udstrækning kopiområdet er karakteriseret af en decentral autonomi, da beslutningskompetencen for indkøb findes hos det enkelte område. Dette har medført, at der er indkøbt mange små printere, der typisk er dyrere i drift end større enheder. Ovenstående observationer indikerer, at en centralisering af området vil være grundstenen i den fremtidige strategi. Dette har netop været en afgørende præmis i det analysearbejde, der har lagt til grund for nærværende strategi. Konsulentvirksomheden IKR gennemførte i april-maj 2010 en optimeringsanalyse af printere og kopimaskiner på Rådhuset. Formålet med analysen var at få kvalificeret det 1

besparelsespotentiale, der forventes indfriet ved en centralisering, og at rapportens konklusioner kunne danne baggrund for den kommende strategi. Analysens hovedkonklusion er, at der alene på Rådhuset kan realiseres en årlig besparelse på ca. 1 mio. kr. ved overgang til en centraliseret drift indbefattet en reduktion af den nuværende printer- og kopimaskinepark fra 340 til 124 maskiner. Rapporten har endvidere givet et detaljeret billede af de nuværende maskiner, herunder deres stand, fremtidige anvendelse og placering, da IKR har registreret alle maskiner ved en fysisk gennemgang af hele Rådhuset. Under denne gennemgang konsulterede IKR diverse nøglepersoner, herunder IT-koordinatorer, for at høre nærmere om afdelingernes brugsmønstre. Afslutningsvist skal det påpeges, at kopiområdet (multifunktionsmaskiner, MFC) er centralt placeret i Udbud & Indkøb for så vidt angår løbende udbud og kontakt til leverandør. Der er i dag indgået en kontrakt om køb og drift/vedligehold med firmaet Konica Minolta frem til d. 1. sep. 2010. Nævnte maskiner benyttes også i vidt omfang til print via opkobling til pc er. Ovennævnte aftale udløber d. 1. sep. 2010, men den er blevet forlænget frem til d. 31. dec. 2010 med en efterfølgende behovsbestemt serviceaftale indtil den nye aftale ikrafttræder. Dette er meget betimeligt, da aftalens udløb bliver et aktivt redskab i strategiens realisering samtidig med, at den vil være mere attraktiv økonomisk og servicemæssigt set, idet konkurrencen i branchen pt. er skarp. Læs mere i afsnit 2.1.1. 1.2 Omfang Strategien skal omfattet hele kommunen og dennes institutioner. Strategiens realisering sker dog via to faser, hvor den første fase omfatter Rådhuset og anden fase de kommunale institutioner. 2. Strategien Overordnet set sigter strategien mod en centralisering og helhedstænkning af print- og kopiområdet. Strategien skal sikre, at der anvendes effektive og billige maskiner på økonomisk attraktive aftaler. Maskinparken skal reduceres med udfasning af mange små printere til fordel for store og driftsmæssigt billigere MFC-maskiner. Placering af maskinerne varetages centralt ud fra overordnede tværorganisatoriske behov, og slutteligt skal printadfærden ændres, så printvolumen og udskrivning i farve bliver reduceret. Det er vigtigt at påpege, at strategien i nogen udstrækning vil ændre medarbejdernes tilgang til kopi og print. Her tænkes især på den længere afstand til maskiner. Implementering af strategien skal derfor ledsages af en åben dialog om dennes indhold for at undgå forandringsmodstand. Endvidere skal medarbejderne opleve, at de betjener sig af maskiner, der er hurtige, effektive og driftssikre, hvortil der tilbydes et højt serviceniveau. De fejl, der i dag optræder på de mindre printere, vil ikke optræde så ofte på store MFC-maskiner. Nedenfor uddybes strategien via en række principper. Principperne er i sit udgangspunkt ufravigelige og skal sikre at strategien implementeres og fastholdes. 2

2.1 Principper 2.1.1 Nyt udbud fælles aftale for kopi og print Et afgørende element i strategiens realisering er, at der gennemføres et udbud på SKI for så vidt angår fremtidigt køb og servicering af multifunktionsmaskiner, jf. Ny rammeaftale 02.12 fra 14. februar 2011. Aftalens indhold skal understøtte strategien, hvorfor den for nuværende betragtes som et princip. Aftalen skal indgås med én leverandør om levering af forudkonfigurerede print- og kopimaskiner eventuelt indbefattet en serviceaftale. Såfremt udbuddet ikke falder ud til Konica Minoltas fordel, da skal der indgås en særskilt aftale (forlængelse af nuværende) om servicering af de eksisterende Konica Minolta-maskiner. Aftalen skal samlet set bidrage til realisering af en række besparelser, herunder: o bedre indkøbspriser af nyt udstyr o lavere pris per udskrevet side for kopimaskiner og printere o frafald af eksisterende omkostningsfulde finansieringsaftaler på printområdet o rettidig opsigelse af aftaler, hvor kontrakten ikke automatisk forlænges o frafald af gebyrer, fx skjulte forsendelses- og miljøgebyrer, hvis de eksisterer o frafald af aftaler, hvor der er tilknyttet en overdimensioneret minimumsvolumen o indarbejdelse af serviceaftaler på printere så arbejdet tilfalder leverandøren Til eksempel kan der nævnes, at IKR i deres rapport vurderer, at gennemsnitsprisen per side for kopimaskiner kan reduceres fra de nuværende 5,1 øre per s/h og 30,07 øre per farveside til henholdsvis 4,4 og 17,0 øre, såfremt der indgås en central serviceaftale. For printerne vil prisen kunne reduceres fra 16,0 øre per s/h og 49,1 øre per farveside til 4,4 og 27,2 øre. Reduktionen vil give en samlet årlig besparelse hos områderne på 740.000 kr. Udover, at strategien skal muliggøre realisering af ovennævnte besparelser, så er den ligeledes et redskab til helhedstænkningen mellem kopi og printudstyr se afsnit 2.1.2 Centralisering. Udbuddet gennemføres i samarbejde mellem Udbud & Indkøb og IT-afdelingen med IKR som rådgiver. 2.1.2 Centralisering Print- og kopiområdet integreres i et område og centraliseres organisatorisk. ITafdelingen vil have systemejerskabet over maskinerne, herunder deres sammensætning og placering. Indkøb og aftaleindgåelse sker i samarbejde med Udbud & Indkøb. Indgåelse af decentrale aftaler med leverandører vil ikke blive accepteret, da det vil bryde med den centrale styring og give risiko for uattraktive aftaler. Organisatorisk set fordrer det, at der skal opbygges kompetencer til varetagelse af området i IT-afdelingen med eventuel ad hoc inddragelse af eksterne rådgivere. Det er endvidere vigtigt at understrege, at centraliseringen skal give brugerne et højt serviceniveau, så der ikke søges mod andre kanaler. Centraliseringen vil realisere følgende besparelser: o aftaler vil blive indgået centralt på et kvalificeret grundlag se ligeledes afsnit 2.1.1 Nyt udbud fælles aftale for kopi og print. 3

o det centrale systemejerskab vil resultere i en mere optimal maskinudnyttelse og placering, fx kan der udføres en omplacering, som kan udskyde et ellers berammet indkøb. IKR konkluderer, at flere printere med fordel kan bevares og omplaceres, forudsat at der kan tegnes en rentabel serviceaftale på disse. Omplaceringen vil ske på tværs af områderne, da det centrale systemejerskab vil sikre, at systembehovene er kendt i hele organisationen. Områderne undgår derved en eventuel nyinvestering, men kan alene afholde serviceudgifter. 2.1.3 Reduktion af maskiner Et kardinalpunkt i strategien er reduktion af maskiner. IKR anbefaler en reduktion fra 53 multifunktionsmaskiner til 47 og fra 287 printere til 81. Anbefalingen er baseret på den fysiske gennemgang på Rådhuset herunder under hensyntagen til afdelingernes specifikke arbejdsopgaver og deres fysiske placering. Nedenfor angives en række kilder til besparelser for denne reduktion, men det er ikke kun økonomiske forhold, der foranlediger reduktionen. Printvolumen forventes ligeledes reduceret som følge af digitalisering af sager i edoc og ved indførsel af Doc2Mail (Output Management system), og disse argumenter understøtter argumentationen for færre maskiner og deres placering. Reduktionen af maskiner vil give følgende besparelser: o Printforbruget skal bæres over på større MFC-maskiner, der er billigere i drift. IKR vurderer, at print på MFC-maskiner vil stige fra 2,5 mio. til 4,8 mio. sider, mens printforbruget på printere vil falde fra 3,5 mio. til 1,2 mio. sider. Maskinerne vil hermed blive anvendt mere optimalt i forhold til nu, hvor visse maskiner kun anvendes til kopi og ikke til print. Printere skal dog anvendes, fx ved personlige møder mellem borger og sagsbehandler, hvor sagsbehandleren ikke kan forlade sit kontor for at hente print. o Reduktion i antallet af maskiner, da volumen skal bringes over på MFC-maskiner til fordel for de eksisterende printere. Reduktionen vil realisere en række afledte besparelser, herunder: o Besparelse ved indkøb af færre enheder, især på printerområdet. IKR estimerer, at en printer skal udskiftes hvert tredje år. Den markante reduktion af printere vil betyde at de årlige udgifter til printeranskaffelser reduceres fra ca. 275.000 kr. til 76.000 kr. På MFC-området er reduktionen begrænset (fra 348.000 til 326.000 kr.) grundet den begrænsede maskinreduktion. o Strømbesparelser på nedtagne maskiner og investering i nyt udstyr med mindre strømforbrug, der ca. vil anløbe 34.000 kr. årligt. o Bedre support hos superbrugere og servicedesk grundet mere ensartede printermodeller. IKRs analyse viser, at de nuværende 287 printere er fordelt på 70 modeller, hvoraf den absolutte hovedpart er fra producenten HP. Dette er i sig selv en hindring for support og stiller yderligere krav til support og indkøb. Det skal bemærkes, at muligheden for etablering af et centralt kopi- og printcenter i regi af Rådhusservice er blevet undersøgt. Det har ikke været muligt at inddrage dette i udbuddet, da maskinernes store kapacitet ikke er omfattet af den aktuelle rammeaftale. 4

2.1.4 Effektiv udskriftskultur Som et led i strategiens implementering skal der skabes en effektiv udskriftskultur. Mange medarbejdere er ubekendt med de omkostninger, der findes på området i forhold til pris per udskreven side, standby-strøm, dyre leasingaftaler mv. Strategien skal medvirke til at skabe en større bevidsthed og nedbryde eksisterende vaner. Udskriftsvolumen skal reduceres via en øget omkostningsbevidsthed kombineret med nye digitale løsninger (digitale sager i edoc og Doc2Mail). Der kan peges på følgende initiativer: o o o Printerdrivere opsættes default til udskrivning i sort/hvid, hvorved medarbejderen skal udføre manuelle handlinger for at udskrive i farve. Optimeringsanalysen viste, at 33 % af alle udskrifter sker i farve, hvilket er meget omkostningsfuldt. Tallet skal gerne reduceres til omkring 10 %. Bemærk at dette initiativ kan iværksættes på den eksisterende maskinpark. Der udskrives årligt ca. 6,1 mio. sider alene på Frederiksberg Rådhus. En reduktion af printere, især i medarbejdernes umiddelbare nærhed, bør medvirke til reduktion af print i sig selv. Follow-me print er medtaget som en option i udbuddet. Funktionaliteten har en række fordele, da det kan bidrage til en yderligere reduktion, da printjobbet først gennemføres, når brugeren står ved maskinen. Det giver endvidere brugeren en højere mobilitet, da printet kan foretages fra en vilkårlig maskine, og personfølsomme dokumenter printes og hentes i en og samme arbejdsgang, hvilket tilfører en yderligere sikkerhed. Det skal dog bemærkes, at follow-meprint er omkostningsfuld i anskaffelse, hvorfor systemets kosteffektivitet skal vurderes inden anskaffelse. 2.1.5 Overvågning Området skal kontinuerligt overvåges for at sikre, at strategien fastholdes. Overvågningen vil dels ske via køb og support af udstyr, men det vigtigste redskab vil være en dedikeret overvågningsløsning, der kan give et helhedsbillede af maskinparken og dennes udnyttelsesgrad. Overvågningsløsningen skal anvendes af den fremtidige ansvarlige kompetence på området. 2.1.6 Miljø- og energivenlig profil Det sidste element i strategien er fokus på miljø og energirigtige tiltag. En række af de ovenstående principelementer vil i sig selv gavne miljøet, fx energibesparelser ved færre maskiner og nedbringelse af print med dertilhørende besparelser på papir og tonere. Reduktionen af maskiner vil resultere i en årlig strømbesparelse på ca. 28.000 kr., og denne besparelse vil blive yderligere skærpet via initiativer, der skal nedsætte strømforbruget ved slukning eller overgang til dvale efter endt arbejdsdag. Det skal hertil bemærkes, at 3manager løsningen kan overvåge, hvilke maskiner der ikke slukkes korrekt og vil afgive en alarm herom, så problemet kan afhjælpes. 3manager kan ligeledes levere beregninger for strøm- og CO2-forbrug og give forslag til effektiviseringer, så der er mulighed for en kontinuerlig indsats for nedbringelse af strømforbruget og CO2- udledningen. Slutteligt kan der peges på en afledt miljøgevinst omkring nedbringelse af produktions- og transportomkostninger hos leverandørerne. 5

Indkøb af nye maskiner skal endvidere efterleve en række miljøkrav, fx formuleret i det nordiske Svanemærke, der vil sikre et bedre indeklima til fordel for kommunens medarbejdere. I en strategimæssig kontekst vil de miljøvenlige foranstaltninger ligeledes blive anvendt som et redskab for strategiens gennemførsel. Miljøbevidsthed har til stadighed en større betydning for mange, og strategiens fokus på dette kan skabe en større accept blandt medarbejderne og ledere for reduktion af maskiner og overgang til sort/hvid udskrift. 3. Henvisninger Strategien er baseret på følgende materialer: o IKR: Frederiksberg Kommune Optimeringsanalyse, maj 2010. Analysen findes i hard copy i Udbud & Indkøb og IT-afdelingen. Sammenfatning og konklusion kan findes i edoc, dok.nr. 2010-61579. o As-Is og To-Be scenario for MFC- og printerudgifter på Frederiksberg Rådhus, dok.nr. 2010-54511. 6