Forslag til prioritering af fast gennemgående projektledelse, samt indhold af opgaven.

Transkript

1 Bilag 3 og 4 vedr. gennemførelse af effektiviserings og digitaliseringsopgaven 2012 til og med Forslag til prioritering af fast gennemgående projektledelse, samt indhold af opgaven. Dette bilag indeholder desuden: Side 4 Projekter og Businesscases Bilag 4 a Baggrund Der igangsættes initiativer som understøtter De politiske vedtagelser og Direktionens strategier og målsætningerne i hele kommunens virksomhed, og sikre at der er: Optimal udnyttelse af teknologi, automatisering og skabe nye digitale løsninger og brug af disse. Understøtte effektivisering og rationalisering i kommunen og vurdere arbejdsgange ift lønsomhed. Bedre service og overblik på nettet end ved personlig betjening. Standardisere og ensrette måden borgeren møder digital sagsbehandling på. Sikre initiativer til at alle medarbejdere uddannes og handler som digitale ambassadører. Nye initiativer, metoder og samarbejder til forbedring af kommunens økonomi. I forbindelse med ide- og afdækning samt modningsfasen i de respektive fagområder er der prioriteret 2 årsværk i perioden, som skal understøtte Digitaliserings- og IT chefen i opgaven med den konkrete afklaringsopgave, og sikre at der er tilstrækkelige ressourcer til at understøtte fagområderne og det tværgående overblik og praktisk styring. Projektledelses- og udviklingskompetencer vedrørende de konkrete projekter finansieres gennem de enkelte projekter, og opføres som del af investeringen enten som fagområdets egne ressourcer, tilkøbte ressourcer fra IT og Digitalisering eller andre relevante ressourcer i organisationen, eller som tilkøb af eksterne kompetencer. Serviceaftale ( SLA ) Aftale om Projektlederstøtte fra Digitalisering og IT afdelingen til fagområderne, til opgaven med den konkrete afklaringsopgave i forbindelse med effektivisering og digitalisering, samt koordinere det tværgående overblik og praktisk styring af processen i forhold til den samlede portefølge. Aftalen indeholder i praksis Fase 1 Afklaring sammen med med fagchefen/ fagområdet: Produktionstal og efterspørgsel Udfordringer og muligheder for at understøtte servicekonceptet Udnyttelse af den digitale understøttelse Arbejdsgangene og mulighed for automatisering Potentielle effektiviseringer Overblik over digitale muligheder i dag Nye metoder og løsninger Rationalets omfang Risici Støtte til fagchefen i Projektforberedelse og fastlæggelse af umiddelbare mål og succeskrav.. Gennemførsel af lokal idegenerering Side 1 af 6

2 Samt at der derefter, sammen med de personer, som fagchefen udpeger, sker en forundersøgelse af ideer, nuværende services og metoder, og relaterer det til s effektiviseringspotentiale herunder gennemgang af produktionen og områder, der kan og ønskes automatiseret eller effektiviseret. Fase 2 Fase 2 munder ud i aflevering af forslag og vurderinger om potentielle muligheder, herunder: i. Oplæg til projekter, ii. Forslag til prioriteringer iii. Anden analyse og lean/ inovationsinitiativer med henblik på nærmere undersøgelse af specifikke arbejdsgange og deres potentialer. iv. Oplæg til 1. Konkret prioritering af projekter 2. Bemanding af projekter, herunder behov for projektledelse 3. Umiddelbare behov for medarbejderkompetenceudvikling/ kurser 4. Layout på de valgte løsninger/ metoder 5. Markedsføring og formidling 6. Håndslag og tidsplan Fagområdet kan forvente at projektlederen har taget højde for Umiddelbare løsninger, der indeholder de nødvendige funktioner ud fra den nyeste teknologi inden for automatisering, robotteknologi og arbejdsgangsforenklinger. Tidsplan for fælleskommunele løsninger IT Investeringsomkostningen på de valgte løsninger. Den umiddelbare Businesscase Projektlederen understøtter derefter fagchefen i udarbejdelsen af konkrete initiativer for indstilling til Direktionen, med følgende overskrifter: Gøre nye ting: Kommunen, fagområdet, personaler, borgere eller virksomheder kan gøre nye ting, eller gøre ting på nye måder, der ikke var mulige før investeringen Gøre ting bedre: Kommunen kan forbedre udførelsen af relevante serviceydelser eller arbejdsopgaver Stoppe med at gøre ting: Kommunen kan stoppe med at gøre ting som ikke længere er nødvendige for succesfuld drift Økonomiske gevinster: Finansiel værdi kan udregnes ved at anvende omkostning/ pris eller andre finansielle formler til kvantificerbar gevinst Kvantificerbare konsekvenser: Kendt og tilstrækkelig dokumentation for at forudsige, hvor stor en gevinst forandringen giver Målbare konsekvenser: Identificere målinger eller de kan implementeres, men det er ikke muligt at forudsige hvor stor gevinsten vil være, når forandringerne er implementeret Observerbare konsekvenser; Indgåelse af aftalte kriterier, og bestemte personer eller grupper skal bruge deres erfaring eller dømmekraft, til at vurdere i hvilket omfang gevinsten vil blive realiseret Fase 3 Hver 3. måned afholdes der opfølgningsmøde med ledelsen i fagområdet, hvor alle igangværende initiativer og projekter gennemgåes, og opfølgningsmødet indeholder en opdateret vurdering af lønsomheden i projekterne. På mødet gennemgåes: Projekternes stade og overholdelse af milepæle Side 2 af 6

3 Status/ vurdering på ressourcer, økonomi og investeringer i sammenhæng med businesscasen Vurdering evt. lukning, eller udskydelse af projekter, som konkret ikke opfylder de overordnede rammer. Nye initiativer eller ideer opstået på baggrund af de konkrete projekter Opdatering af tidsplaner Fastsættelse af nye ideer til vurdering og afprøvning Statusbeskrivelserne indgår som bilag til de løbende opfølgningsmøder i Direktionen. De konkrete projekter udenfor aftalen Det er Fagchefens ansvar at sikre gennemførelse af de konkrete projekter og tidsplaner, herunder evt. kompetenceuddannelse, idet projektledelses- og udviklingskompetencer vedrørende de konkrete projekter finansieres i de enkelte projekter, og opføres som del af investeringen enten som fagområdets egne ressourcer, tilkøbte ressourcer fra IT og Digitalisering, HR eller andre relevante kompetencer i Kommunes virksomhed, eller som tilkøb af eksterne kompetencer. Fagområdet skal derefter sikre 1. Igangsætning og fastlæggelse af person og rollegalleri 2. Konkret projektledelse i sammenhæng med fagområdets projektdeltagere og ambassadører. 3. Kommunikationsplan 4. Opfølgning og justering på businesscase 5. Dokumenterer status og udfordringer gennem hele projektets levetid 6. Afleverer statusbeskrivelser og ajourføring hver 3. måned til Direktionens vurdering. 7. Afleverer afslutningsrapport indeholdende økonomiske og servicemæssige resultater. Venlig hilsen Henrik Friis Side 3 af 6

4 Bilag 4 a Projekter og Businesscases En investering med få effektivisering/ digitaliseringsmål kan sagtens have et stort antal gevinster. For de fleste investeringer vil opnåelsen af investeringsmålene medføre gevinster for adskillige grupper af interessenter. I det omfang det ikke medfører konflikter, skal alle interessenter dog ikke nødvendigvis være enige om de enkelte gevinster. Det er vigtigt ikke kun at fokusere på de gevinster, der er lette at angive i penge eller tid. De gevinster, der er svære at præcisere, kan ofte vise sig at være de allerstørste for kommunen på langt sigt. Derudover kan det også være altafgørende for en investerings succes, at der specificeres gevinster for de aktører, der er centrale i den samlede gevinstrealisering. Disse gevinster kan eksempelvis være færre fejl i sagsbehandlingen eller større borger- eller medarbejdertilfredshed Difinition og håndslag om motivation og sammenhæng med mål Identificerer gevinster, deres målestok/ volume og ejere Strukturer gevinster Identificer omkostninger og risici Der er en vigtig forskel mellem investeringsmål og gevinster. Investeringsmålene er de overordnede mål for investeringen, som alle relevante beslutningstagere og ledere er enige om. Gevinsterne er derimod nytte der gives til eller opnås af specifikke grupper eller individer som et resultat af, at de overordnede investeringsmål opnås. Hver enkelt gevinst skal indeholde tre delelementer: 1. Den konkrete nytte der kan opnås gennem investeringen, 2. Målestok for dens opnåelse. 3. Ejer der har fordel af gevinsten, kan give den værdi og sikre dens realisering. Oversigt på kendte kommende opgaver i servicekonceptet for effektiviserings- og digitalisering Aktivitet Initieret Involvering Status Tid Projekter Servicekonceptet Medbetjening Kommune Alle I gang Callcenter og Kviksvar Kommune Alle I gang Obligatorisk digital service KL/ Regering. Alle Afventer lov Kvalitet i digital selvbetjening KL/ Alle Løbende Digitale og servicerettede KL/ Alle Forarbejde 2012 Side 4 af 6

5 medarbejderkompetencer Ny design på Alle Igangsat Enslydende selvbetjenings information på nettet KL/ BorgerDK/ Alle Forarbejde Min Side / Min Status med kommunen KL/ BorgerDK/ Alle Forarbejde Track and Trace Alle Afventer - Digital Post/ fjernprint KL/ Alle Afventer lov/ optimerer Erstatning af døde blanketter Kommunen Alle Forarbejde Undervisning af borgere/ virksomheder i digital selvbetjening Markedsføring af digitale Kommunen Alle Forarbejde BorgerDK Alle Igangsat muligheder og krav Digitalisering løntilskud og fleksjob KL/ Kombit Job Afventer Den digitale Folkeskole KL/ Skoleområdet igangsat Digital indskrivning/kommunikation og videndeling dagpasning/inst/skole/ Det digitale bibliotek implementering af E konceptet Velfærdsteknologi KL/ Kulturminist./ KL, Region, stat, Skole/ institutioner Kommunen på SundhedDK KL, Ældre, pleje sundhed, handicap, børn og unge Min digitale Byggesag Digitalisering af lokalplaner KL, Kombit, Kommunen KL/ Naturstyrelsen, Kommunen - KL projektbeskr. - Igangsat Udv/ kultur? Ældre, pleje Forarbejde 2012 sundhed, handicap Plan, miljø, byggeri, borgerservice Plan, miljø, byggeri? Afventer -? - Dokumentation Benchmark FLIS KL/ Kombit Kommune Alle Forarbejde Dokumentation selvbetjening KL/ Alle I gang 2012 Oversigt på kendte kommende opgaver for de interne arbejdsopgaver og processer for effektiviserings- og digitaliseringsstrategien Aktivitet Initieret Involvering Status Tid Projekter Intern Markedsføring/ Involvering af medarbejdere i strategi og indhold Rum og muligheder for alle ansatte til ny/ retænkning på Alle? Alle? Side 5 af 6

6 opgaveløsningen Optimal udnyttelse af Digitale fagsystemer Digital videndeling og nye kommunikationsformer Standard for krav til digitale kompetencer Nydesign af medarbejderportal/ intra Implementering af komplet digital sagsbehandling og kommunikation Optimering af muligheder for organisationens selvbetjening Alle? Alle Forarbejde Alle? 2012 Alle Igangsat Alle? - Alle Igangsat E handel Alle Forarbejde Struktureret gennemgang af Alle Forarbejde virksomhed og fagområders muligheder og potentialer Side 6 af 6