Conventus manual til foreninger i Ikast-Brande Kommune Indholdsfortegnelse Hvad er Conventus?... 3 Andre funktioner i Conventus... 3 Opret din forening i Conventus... 4 Kultur og Fritid forventer... 5 Kun for Tekniske Serviceledere... 5 Gebyrer, afbooking og bøder... 5 Gebyrer... 5 Afbooking... 6 Bøder... 6 Hvem kan låne lokaler?... 6 Lån af lokaler på skoler... 6 Skoler som Kultur og Fritid kan anvise lokaler på... 6 Forenings tider på skoler:... 8 Stævner og indkvarteringer:... 8 Afbooking:... 8 Lån af lokaler i haller... 9 Forenings tider i haller:... 9 Afbooking:... 10 Typer af bookinger... 10 Sæsonbooking... 10 Ad-hoc booking... 11 Stævner og indkvarteringer... 11 Vejledninger i billeder... 12 1
Oprettelse af forening i Conventus... 12 Ændring af foreningens data i Conventus... 15 Tilføj flere personer til Conventus... 16 Sæson sæsonbooking & detail-booking... 17 Ad-hoc bookinger... 22 2
Hvad er Conventus? Conventus er Ikast-Brande Kommunes nye system til håndtering af lokalebooking fra den 1. januar 2013. Ikast-Brande Kommune stiller Conventus gratis til rådighed for kommunens foreninger i perioden: 1. januar 2013 31. december 2015 Folkeoplysningsudvalget beslutter i 2015 om perioden forlænges. Foreninger kan i ovennævnte periode selv vælge, om man vil oprette en Free, Basis eller Pro-pakke. Læs mere om mulighederne i de forskellige Conventus-pakker. Efter 31. december 2015 er Basis og Propakken betalingsløsninger. Priser kan ses på ovenstående link. Al booking skal fremover registreres/ansøges via Conventus, både ansøgninger om sæsontider for den kommende sæson samt ad-hoc bookinger. Når foreninger i Ikast-Brande Kommune registrerer sig i Conventus, bliver foreningen samtidig offentlig på Ikast-Brande Kommunes Fritidsportal. På Fritidsportalen kan man se oplysninger på de foreninger, som har oprettet sig i Conventus. Foreninger skal selv sørge for at ajourføre relevante oplysninger i Conventus, da Kultur og Fritid fremover bruger dette som foreningsregister. Det er derfor vigtigt, at I opretter foreningen med den adresse og e- mail, som I ønsker Kultur og Fritid skal benytte. Fritidsportalen kan desuden bruges til at se, hvornår der er ledige tider på skoler og i haller i Ikast- Brande Kommune F.eks. kan foreninger på denne måde undersøge en ledig tid inden der sendes en bookingansøgning af sted. Andre funktioner i Conventus Conventus er ikke kun et bookingsystem, men har mange andre funktioner og moduler som kan være til gavn i din forening. Mulighederne er mange, og nedenfor er blot et par eksempler: Adressebog: Det centrale register, der indeholder oplysninger om alle medlemmer og brugere. Foreningens medlemmer kan organiseres i afdelinger, udvalg og hold m.m. Statistikudtræk af medlemstal til bl.a. DGI og DIF. Kan også bruges som grundlag for ansøgning om aktivitetstilskud hos Kultur og Fritid Vær dog opmærksom på, at man som forening ikke ansøger om tilskud gennem Conventus. Medlemslister, som er udtrukket fra Conventus, vedlægges i stedet som bilag til ansøgningen. Kalender: Fælles kalender for hele organisationen, med mange forskellige visninger og søgemuligheder. Import og eksport til og fra andre systemer, som gør det nemt at hente hele kampprogrammer ind. Visning på hjemmeside, så offentligheden kan følge med i, hvad der sker. Finans: Et simpelt regnskabsprogram, som kun kan det nødvendige for at lave et foreningsregnskab. Kontoplan med afdelinger til brug i flerstrengede foreninger. Integration af medlemsdelen med automatisk bogføring af opkrævninger og indbetalinger fra Betalingsservice og kortbetalinger. Læs om flere funktioner i Conventus Vær opmærksom på, at Ikast-Brande Kommune ikke betaler for foreningers valg af eventuelle tillægsydelser, som fx oprettelse af PBS Betalingsservice, Betalingskort via Nets eller oprettelse af SMS modul og foreningers udsendelse af SMS. Kultur og Fritid forventer som minimum, at din forening registrerer sig i Conventus og bruger Conventus til at søge om lån af lokaler. Kultur og Fritid stiller ikke krav til at foreningen skal bruge andre funktioner i Conventus. 3
Opret din forening i Conventus Hvis du er i tvivl om din forening er oprettet i Conventus, så kontakt Kultur og Fritid på 9960 4150 eller søg efter foreningen på Ikast-Brande Kommunes Fritidsportal. Er din forening ikke oprettet i Conventus, så følg nedenstående punkter eller se billedvejledningen på de sidste sider i denne vejledning: 1) Besøg www.conventus.dk. 2) Klik på Opret organisation og udfyld felterne: - Type - Pakke - Priskategori (gratis uanset valgte kategori til den 31. december 2014) - CVR-nummer - Navn (på foreningen) - Forkortelse - Adresse (på foreningen) - Post nr. (på foreningen) - Kommune (vælg Ikast-Brande) - Telefonnummer - E-mail - Hjemmeside 3) Udfyld felterne for Ny kontaktperson eller Eksisterende bruger hvis du i forvejen bruger Conventus i anden forbindelse. - Vælg dit brugernavn (som du senere logger ind med) - Skriv din adresse - Skriv dit postnummer - Skriv dit telefonnummer - Skriv din e-mail adresse (din adgangskode sendes til denne) 4) Giv besked til Kultur og Fritid når du har oprettet din forening 5) Kultur og Fritid registrerer foreningen og giver dig besked, når din forening er godkendt og kan søge om lån af lokaler. Hvis du har problemer med at oprette din forening eller med at logge ind i systemet, så er du altid velkommen til at kontakte Kultur og Fritid. 4
Kultur og Fritid forventer - At alle foreninger med tilknytning til Kultur og Fritid i Ikast-Brande Kommune opretter sig i Conventus. - At alle foreninger bruger Conventus til at booke tider i haller og på skoler. - At alle foreninger med tilknytning til Kultur- og Fritidsområdet i Ikast-Brande Kommune, og som er oprettet i Conventus, selv ajourfører relevante kontaktoplysninger til brug for Kultur og Fritid. - At alle foreninger er indforstået med, at Kultur og Fritid opkræver gebyrer hos foreningerne på baggrund af de oplysninger foreningen selv registrerer i Conventus vedrørende lån af lokaler. Læs mere om gebyrer under punktet Gebyrer, tilretning og afbooking samt bøder. - At foreninger selv afbooker tider som ikke bruges i god tid det vil sige inden skolernes personale printer deres arbejdsplaner. Det gør de somregl mandag morgen til den samme uge. Desuden at foreningen orienterer serviceledere på skoler om afbookingen af hensyn til deres planlægning. Ovenstående er særlig vigtig i forbindelse med bookinger i weekenderne, som skal være afbooket senest 4 uger før, hvis bookingen ikke er relevant alligevel. Hvad enten det er hele stævner eller enkeltstående bookinger. Hos mange af pedellerne er arbejdsgangen at der skrives en ugeplan ud. Denne plan udskrives mandag morgen. Denne plan skal pedellerne kunne planlægge ugens forløb efter. Den skal altså være opdateret i forhold til foreningernes brug. Hvis der skal ændres i bookingen i løbet af ugen, skal pedellen kontaktes, så han kan ajourføre sin plan. Foreningen skal også selv slette bookingen i Conventus ellers bliver der opkrævet for tiden. Pedellerne tjekker inden ugeplanen printes om der er ændringer via Conventus til ugen. Bemærk at Kultur og Fritid har mulighed for at pålægge foreninger bøde for manglende afbooking. Se afsnit om Gebyrer, afbooking og bøder på side 5. - At alle foreninger er indforstået med Kultur og Fritids retningslinjer for lån af kommunale lokaler i Ikast- Brande Kommune. Retningslinjer for lån af kommunale lokaler kan læses på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside under Borger, Kultur og Fritid og Fritidsportal http://www.ikastbrande.dk/media/6096456/retningslinjer_for_udl_n_og_anvisning_af_kommunale_lokaler.pdf Kun for Tekniske Serviceledere For at sikre at, der ikke bliver overset nogen bookinger, forventes det at de Conventusansvarlige Serviceledere/pedeller tjekker for bookingansøgninger INDEN ugeplanen skrives ud. Efter ugeplanen er skrevet ud, forventer vi at foreningerne kontakter jer direkte, hvis der er ændringer til indeværende uge. Hvis der er ændringer til indeværende uge, skal I huske foreningerne på at tilrette bookingen i Conventus. Så vi for opkrævet, hvis det er en seniortid. Det er IKKE jeres opgave at booke tiden for foreningen. Har I brug for at afbook en foreningstid gøres det i Conventus. Og efterfølgende skal foreningen have besked, kontaktoplysninger kan findes via www.conventus.dk/ikast-brande send en mail, ringe til dem eller snak med dem når I ser dem. Er det tilbagevende tider fx skolefest, musical eller terminsprøver som altid er de samme uger og ikke mindst skoleferier så book det i Conventus allerede inden sæsonfordeling - dvs inden 1. april. Gebyrer, afbooking og bøder Gebyrer Kultur og Fritid opkræver gebyrer for alle foreninger, hvis der er 2 eller flere deltagere over 18 år. Dog opkræves der ikke gebyrer for foreninger, som dyrker aktiviteter for handicappede samt aftensskoler som tilbyder voksenundervisning. 5
Kultur og Fritid gør opmærksom på, at gebyrer opkræves med baggrund i de tider, som foreningerne selv har registreret i Conventus. Det er dermed foreningens eget ansvar at ajourføre sine tider i Conventus. Der opkræves to gange årligt, bagudrettet. Lån af lokaler i efteråret opkræves omkring årsskiftet og lån af lokaler i foråret opkræves omkring sommerferien. Der laves udtræk fra Convetus 1. november. Og derefter faktureres hver forening, for de seniortider som er booket i Conventus. Det er derfor ikke muligt at slette tider efter 1. november, for efteråret. Gældende for foråret er at vi laver udtræk pr. 1. maj, herefter kan der ikke tilrettes i tiderne. Og der bliver faktureret for seniortiderne der er registeret i Conventus for foråret. Der bliver ikke dannet bilag til jer, på jeres bookinger. Bilaget er bookingerne i Conventus. Efter regningen er sendt, kan der ikke slettes bookinger, som ønskes fratrukket fakturabeløbt. Afbooking Det er foreningernes eget ansvar at tilrette eller afbooke tider ud fra reelt brug. Hvis foreningen skal afbooke en tid, så skal servicelederen på den relevante skole orienteres herom, hvis afbookingen er i indeværende. Tiden skal herefter tilrettes eller slettes i Conventus af foreningen. Bøder Glemmer din forening af afbooke en tid på en skole eller i en hal forbeholder Kultur og Fritid sig retten tilat opkræve foreningen 304 kr. pr. gang i bøde uanset lokaletype (2014 takster). Hvem kan låne lokaler? Foreninger som er godkendt efter folkeoplysningsloven kan søge om lån af lokaler. Også ikke-godkendte folkeoplysende foreninger kan søge om lån af lokaler, men disse er sidst i anvisningsrækkefølgen, som ser således ud: 1. Kommunale institutioner (børn og unge) 2. Foreninger som tilbyder aktiviteter for handicappede aktivitetsudøvere 3. Foreninger som tilbyder aktiviteter for børn og unge (junior, under 18 år) 4. Foreninger som tilbyder voksenundervisning 5. Foreninger som tilbyder aktiviteter for voksne (senior, over 18 år) 6. Øvrige foreninger 7. selvorganiserede grupper Der udlånes ikke lokaler til kommercielle arrangementer. Ønskes lokaler til kommerciel brug, kontaktes de selvejende haller. Se afsnittet Lån af lokaler i Haller side 8. Lån af lokaler på skoler Skoler som Kultur og Fritid kan anvise lokaler på Boding Skole Solsortevej 10, 7441 Bording 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Jimmy Utoft 51398559 Engesvang Skole Gl. Kongevej 94, 7442 Engesvang 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Finn Jørgensen 99605003 6
Ikast Vestre Skole Vestergade 49, 7430 Ikast 16.30-21.45 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Niels Skou 99602320 Hyldgårdskolen Hyldgårds Allé 9, 7430 Ikast 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Kåre Birk 99604806 Ikast Østre Skole Jyllandsgade 10, 7430 Ikast 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Jørge Holck 99604505 Ikast Nordre Skole Hagelskærvej 8, 7430 Ikast 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Allan Holm 99604711 Isenvad Skole Bygaden 49, Isenvad, 7430 Ikast 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Ole Thorup 99605055 Nørre-Snede Skole Skolegade 2, 8766 Nørre-Snede 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Niels Møller 21400570 Ejstrupholm Skole Grønningen 3, 7361 Ejstrupholm 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Johnny Frederiksen 99605700 Dalgasskolen Elmeallé 2B, 7330 Brande 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Skolesekretær: Anette Andersen 99603500 Præstelundskolen Præstelunden 6C, 7330 Brande 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Freddy Pedersen 21435819 Blåhøj Skole Blåhøj Skolevej 4, Blåhøj, 7330 Brande 16.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Skolesekretær: Anette Andersen 99603500 7
Ikast-Brande Gymnasium Bøgildvej 2, 7430 Ikast 17.00-22.00 Mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag Teknisk Serviceleder: Allan Mathiasen 21572225 Forenings tider på skoler: Skoler kan bookes via Conventus fra kl. 16.00 22.00 på hverdage. Undtagen på Ikast Vestre Skole, der kan bookes fra kl. 16.30. Såfremt skolen er ledig. Skolens personale har til enhver tid retten til at bruge skolens lokaler til f.eks forældresamtaler, skolearrangementer o.l. I særlige tilfælde, og kun efter aftale med serviceledere på skolerne, kan et lokale bookes før kl. 16.00 og efter kl. 22.00. Ingen af kommunens folkeskoler kan bookes i uge 27 og uge 32, på grundt af ændringer i skolereformen, skal lærerne være på skolerne. Der gøres opmærksom på, at Kultur og Fritid ikke har rettighed til at anvise et lokale til en forening før kl. 16.00 og efter kl. 22.00. OBS) Det er Kultur og Fritid som skal behandle/godkende din forenings ansøgning om sæson bookinger samt stævner og indkvarteringer. Læs mere om sæsonbookinger på side 9. OBS) Det er servicelederne på skolerne, som skal behandle/godkende din forenings ad-hoc bookinger. Læs mere om ad-hoc bookinger på side 10. Stævner og indkvarteringer: Skolerne er åbne for indkvartering i weekenderne samt ferier. Undtaget er skolernes sommerferie. Mange stævner er tilbagevendende begivenheder, men foreningerne skal ansøge hvert år. Foreninger der ønsker indkvartering ansøger via Conventus. I forbindelse med indkvartering er det skolens ansvar at få vist foreningerne til rette. Dette indebærer tydelige angivelse af, hvilke lokaler foreningerne må benytte. Klar aftale omkring oprydning (skolen leveres tilbage i samme rengøringsmæssige stand, som den er modtaget). Når foreningerne forlader skolen skal den enkelte skole sammen med foreningen gennemgå om skolen er afleveret tilfredsstillende. Artikler til brug i forbindelse med rengøring stilles til rådighed af skolen - koste, klude, håndservietter, sæbe osv. Afbooking: Hvis foreningen ikke får brug for den tid som er godkendt, er det vigtigt at foreningen orienterer servicelederen på skolen herom, så snart man er klar over det. Når servicelederen er orienteret, skal tiden slettes i Conventus dette skal foreningen selv gøre. Se side 5. Hvis foreningen ikke afbooker og orienterer servicelederen i god tid forbeholder Kultur og Fritid sig retten til at opkræve foreningen 304 kr. pr. gang (2014 takst). Hvis skolen får brug for at afbooke en forenings tid, efter sæsonfordelingen har fundet sted, skal dette gøres så hurtigt som muligt og senest to uger inden en booking finder sted, så foreningen kan nå at give besked til de berørte hold. Når sæsonfordelingen er meldt ud til foreningerne er det for sent at afbooke hele perioder. Skolerne kan i særlige og enkeltstående tilfælde afbooke foreningerne, hvis skolen skal bruges af skolens personale. Det kan være forældre samtaler, skolefester, prøver og eksaminer. Servicelederen på skolen skal give foreningerne besked om dette så snart han er bekendt med det. Servicelederen vil som udgangspunkt bruge de kontaktoplysninger som foreningen har angivet og som findes på Ikast-Brande Kommunes fritidsportal. Foreningen er herefter selv ansvarlig for at orientere det 8
rette hold. Lån af lokaler i haller Forenings tider i haller: Der er lavet særlige samarbejdsaftaler med de enkelte haller. Nedenfor er angivet de tidsrum som kan anvises til foreninger, der dyrker folkeoplysende aktivitet: OBS) Det er Kultur og Fritid som skal behandle/godkende din forenings ansøgning om sæson bookinger. OBS)Der afholdes fordelingsmøde mellem de foreninger der benytter hallen, hvor tiderne fordeles i samarbejde med halinspektøren. Det er typisk halinspektøren der indkalder til dette møde. Kontakt den hal du ønsker tider i. OBS)Det er halinspektørerne i hallerne, som skal behandle/godkende din forenings ad-hoc bookinger. IBF Arena (Hal A, B og C) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Bording Hallen (Hal A og B) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Hampen Multihus (Hallen, omklædningsrum og foreningslokaler) 15.00 23.00 tirsdag, onsdag, torsdag Særligt: IBK kan ikke anvise lokaler i juni og juli måned. Hallen udlejer selv. Ejstrupholm Hallen (Hallen, scenen, omklædningsrum og foreningslokaler) 15.30 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Særligt: IBK kan ikke anvise lokaler i juni og juli måned. Hallen udlejer selv. Engesvang Hallen (Hallen, scenen, omklædningsrum og foreningslokaler) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Nørre-Snede Hallen (Hallen, aktivitetssalen, omklædningsrum og mødelokaler) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Særligt: IBK kan ikke anvise lokaler i juni og juli måned. Hallen udlejer selv. SENTRUM (Hallen og omklædningsrum) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Særligt: Der kan forekomme særlige lukkedage ved fx valg, messer, skolearrangementer og tilsvarende. Blåhøj Hallen (Hallen og omklædningsrum) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag Særligt: IBK kan ikke anvise lokaler i april, maj, juni og juli måned. Hallen udlejer selv. Brande Hallerne (Hal A, B og C samt svømmecenter) 15.00 23.00 mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag 9
Afbooking: Hvis foreningen ikke får brug for den tid som er godkendt, er det vigtigt at foreningen orienterer halinspektøren herom, og i god tid. Når halinspektøren er orienteret, skal tiden slettes i Conventus. Hvis foreningen ikke afbooker og orienterer halinspektøren i god tid forbeholder Kultur og Fritid sig retten til at opkræve foreningen 304 kr. pr. gang (2014 takst). Sæsonbooking Typer af bookinger Foreningens opgave: Din forening skal, senest den 15. marts, søge tider for den kommende sæson via Conventus. Sæsonen følger skoleåret og går som udgangspunkt fra 15. august 30. juni. Når du har søgt tider for den kommende sæson behandler Kultur og Fritid ansøgningerne og primo maj får du besked om, hvilke tider din forening har til rådighed. Eksempel på sæsonbooking: En forening ansøger den 15. marts om at låne Ikast Vestre Skoles gymnastiksal og samlingssal for sæsonen 2014/2015. Foreningen ønsker lokalerne hver mandag og onsdag fra kl. 17.00 21.00 i perioden 15. august 2014 til 30. juni 2015 og ansøger disse via Conventus. Kultur og Fritid sagsbehandler ansøgningerne og sammenholder dem med andre foreningers ønsker. Hvis ingen andre foreninger har ønsket tiden, opretter Kultur og Fritid en delingsaftale til foreningen og giver besked om, at foreningen nu skal gå ind og detail-booke på de godkendte tider. Foreningen finder ud af at den kun skal bruge tiden fra 17.00 19.00 mandag og onsdag og afbookes tiden fra 19.00-21.00 dette senest den 1. september. Hvis foreningen ikke registrerer at de sidste to timer fra 19.00 21.00 ikke bruges, bliver foreningen opkrævet for disse timer af Kultur og Fritid. 10
Ad-hoc booking Foreningens opgave: Din forening kan løbende ansøge om enkelt tider gennem Conventus, også kaldet ad-hoc bookinger. Ad-hoc bookinger er som udgangspunkt kun enkelt-bookinger og altså ikke bookinger over en længere periode. Ad-hoc bookinger kan ansøges efter den årlige sæson fordeling er overstået. HUSK at din forening skal kontakte servicelederen eller halinspektøren direkte, hvis I ad-hoc booker til indeværende uge. Der gøres opmærksom på, at en booking ikke er godkendt blot ved mundtlig aftale mellem foreningen og servicelederen/halinspektøren. Bookingen skal ansøges og godkendes via Conventus. Tider i haller: Hallerne er som udgangspunkt åbne for booking i hverdagene fra kl. 15.00 23.00. I nogle haller findes der undtagelser se side 8 for nærmere information omkring de enkelte haller. Det er hallerne som skal godkende din ad-hoc booking i Conventus. Stævner og indkvarteringer Foreningens opgave: Din forening skal ansøge om lån af lokaler til stævner og indkvarteringer Kultur og Fritid også selvom disse ofte er tilbagevendende begivenheder. Din forening skal også ansøge om lån af lokaler til stævner og indkvarteringer senest 4 uger inden aktiviteten finder sted. Bookingen godkendes såfremt skolen er ledig. Foreningen skal være meget præcis med bookingen, således at pedellerne kan regne med det der står i Conventus. Er det booket frem til kl. 15.00 så er det mellem 14.00 og 15.00 man tjekker ud, sammen med pedellen. Det må ikke forventes at pedellen kan komme og tjekke ud kl. 10.00, hvis der er booket frem til kl. 15.00. Skolens Tekniske Serviceleder eller andet personale, vil informere jer om, hvilke lokaler der er til rådighed undere jeres indkvartering. Det aftales, hvordan skolen skal afleveres igen i forhold til rengøring, oprydning og opstilling af borde og stole. Den ansvarlige for indkvarteringen kan med fordel tage billeder af hvordan hvert lokale er indrettet. Skolen stiller remedier til brug i forbindelse med rengøring til rådighed det er jeres ansvar at lokalerne er klar til undervisning mandag morgen. Kontakt altid skolen, for at altale det praktisk omkring jeres indkvartering. Kontaktperson: Det er vigtigt at der i forbindelse med indkvartering på skolerne er en kontaktperson, som Skolen kan kontakte. Dette angives, når skolen bookes. Weekendbooking i Hallerne: Skal din forening bruge en af de selvejende haller i en weekend, kontaktes halinspektøren i den aktuelle hal. 4-ugers reglen: Af hensyn til serviceledernes planlægning, skal en weekendbooking være ansøgt senest 4 uger før den konkrete aktivitet finder sted har din forening ansøgt for sent, har Kultur og Fritid/ Den enkelte skole ret til at afvise bookingen. Der opkræves ikke gebyrer for stævner og indkvarteringer i weekenderne. Kultur og Fritids opgave: At booke lokalerne via Conventus til foreningen samt orientere Servicelederen på den/de gældende skoler Vi opfordrer foreninger til kontakte Kultur og Fritid omkring stævner og indkvarteringer så hurtigt som muligt af hensyn til planlægningen hos Kultur og Fritid og servicelederne på skolerne. 11
Vejledninger i billeder Oprettelse af forening i Conventus Bemærk: Den person som opretter foreningen i Conventus bør også være personen, som varetager den daglige drift. Kultur og Fritid kan ikke give foreningens andre medlemmer adgang til foreningens profil i Conventus det kan kun personen som har oprettet foreningen til at starte med. Gå til www.conventus.dk -Tryk på Opret organisation Udfyld relevante oplysninger -Type: Vælg Idrætsforening eller Anden forening Udfyld foreningens cvr, navn, adresse, postnr. kommune, tlf. nr., e-mail og hjemmeside. Hvis du vælger en anden kommune end Ikast-Brande, vil Kultur og Fritid ikke kunne se, at din forening er oprettet! 12
Udfyld dine egne oplysninger -Vælg et brugernavn Skriv dine egne oplysninger og tryk Der bliver sendt en adgangskode til den e-mail adresse du har angivet. Log ind med dit brugernavn og din adgangskode Lav din adgangskode om: Hvis du ønsker at lave adgangskoden om, så skal du trykke på dit navn øverst i højre hjørne: og herefter vælge Ændre mit password Ændre koden og tryk 13
Fortæl os, at din forening er oprettet! Når du har oprettet din forening skal du give besked til Kultur og Fritid. Vi vil herefter godkende oprettelsen af din forening og sørge for, at I kan booke lokaler. Vi giver naturligvis besked, når din forening er godkendt. Mette Skov Sønderholm Mail: meson@ikast-brande.dk Tlf.: 9960 4150 14
Ændring af foreningens data i Conventus Bemærk: Den person som opretter foreningen i Conventus bør også være personen, som varetager den daglige drift. Kultur og Fritid kan ikke give foreningens andre medlemmer adgang til foreningens profil i Conventus det kan kun personen som har oprettet foreningen til at starte. Ændre data omkring din forening Du kan til enhver tid ændre din forenings data i Conventus. 1. Tryk på Administration 2. Tryk på Organisation og herefter Generelt 3. Tryk på ud for de oplysninger, som du ønsker at ændre. Det er vigtigt, og forventes af Kultur og Fritid, at alle foreninger til enhver tid har ajourførte oplysninger i Conventus. 4. Tryk på når du har foretaget relevante ændringer. Din forenings oplysninger er nu opdaterede. 15
Tilføj flere personer til Conventus Bemærk: Den person som opretter foreningen i Conventus bør også være personen, som varetager den daglige drift. Kultur og Fritid kan ikke give foreningens andre medlemmer adgang til foreningens profil i Conventus det kan kun personen som har oprettet foreningen til at starte med (se punkt 8. i billedvejledningen nedenfor). Tilføj flere personer i Conventus til din forening Dette er oftest en god idé at flere personer har adgang til at kunne booke lokaler for foreningen. 1) Tryk på Administration 5) Tryk på 6) Tryk på 8) Når du har trykket gem, skal du igen trykke afslutningsvist trykker inden du Et eksempel kunne være, hvis den personen som oprettede foreningen i Conventus pludselig stoppede i foreningslivet. 7) Opret Personen med relevante oplysninger og tryk Gem 9) Du skal vælge personens brugernavn, type og rettigheder. Hvis personen skal have samme rettigheder som dig, så vælg: Brugernavn (spørg evt. vedkommende) 2) Tryk på Brugere og herefter Brugere igen Type: Admin/Administrator Rettigheder: Administrator 10) Der bliver nu sendt en adgangskode til vedkommende. Personen kan nu logge ind med det valgte brugernavn og den tilsendte adgangskode. 3) Tryk på (midt på din skærm) 4) Tryk på 16
Sæson sæsonbooking & detail-booking Pkt. Beskrivelse Billeder 1. Log ind på Conventus 1.1) 1.1) Gå til www.conventus.dk med bruger navn og adgangskode. 2. Gå til din indbakke 2.1) 2.2) 2.3) 2.1) Gå til Administration 2.2) Gå til Booking 2.3) Gå til Ansøgninger Du er nu i din indbakke. Her kan du se status på de ansøgninger som du har lavet. Kladde= Ikke sendt Behandles=Under behandling Godkendt=Godkendt men ikke synlig Udført=Godkendt og synlig Vær opmærksom på, at dato fra og dato til i kalenderen står korrekt. 3. Opret en ansøgning 3.1) Tryk på 3.2) Vælg det ønskede lokale (kun ét kan vælges) 17
3.3)Tryk på 3.4) 3.4) Udfyld ansøgningen: Ressource: Lokalet som du har valgt Periode: I hvilken periode ønsker du at søge om lån af lokalet. Dag: Hvilken dag på ugen (kun én dag kan vælges pr. ansøgning) Tid: Angiv det tidsrum, hvor du ønsker at bruge lokalet den valgte dag Kategori: Vælg den kategori som din ansøgning vedrører. Seniortider skal vælges, hvis 2 eller flere deltagere er over 18 år. Bemærkning: Skriv navn og telefonnummer på relevant kontaktperson, så I kan kontaktes. Antal deltagere: Skriv det forventede antal deltagere. Hvis i har valgt Senior under kategori, så skal der i feltet Antal deltagere også være noteret 2 eller flere personer i alderskategorien 18-99 år. 3.5) Afslut ved at trykke 3.6) Din ansøgning ligger i din udbakke som KLADDE. Tip: Hvis du skal bruge det samme lokale på en anden dag i ugen, kan du kopiere ansøgningen fra din udbakke ved at trykke på ansøgningslinjen, Tip: herefter trykker du på og vælger Ny linje Foretag ændringerne og gem ansøgningen. Du har nu 2 kladder i din udbakke. Gentages efter relevans. 18
4. Send din(e) ansøgning(er) I din udbakke står dine ansøgninger som KLADDE, og er derfor ikke sendt af sted. Du kan sende én kladde af gangen, eller du kan vælge at sende alle kladder på én gang. 4.1) Send én ansøgning af gangen 4.2) Send alle ansøgninger på én gang Når du har sendt én ansøgning eller alle ansøgninger på én gang, ændres ansøgningerne fra KLADDE til BEHANDLES. 4.1) Tryk på den ansøgningslinje du ønsker at sende til behandling Tryk herefter på på midten af din skærm 4.2) Tryk på som ligger over dine ansøgninger i det pågældende lokale Tryk Send Tip: Du kan redigere i dine kladder, inden du sender til behandling. Markér den linje/ansøgning du ønsker at ændre og tryk og når du har foretaget de ønskede ændringer trykker du på Primo maj får din forening besked om, hvilke tider der er tildelt. Kultur- og Fritid forbeholder sig retten til at redigere i de ansøgte tider, så fordelingen af lokaler går op. Når tiderne er godkendte, får du besked, og herefter skal du ind og detail-booke de enkelte hold ind på de tildelte tider. Dette skal gøres inden den 1. oktober for gældende sæson (se pkt. 5). 19
5. Detail-book hold ind på tildelte tider 5.2) 5.3) 5.5) De tider som er nu oprettet som delingsaftaler. Tiderne er reserveret til din forening, men du skal selv tilføje de tider som du bruger. 5.1) Log ind på www.conventus.dk 5.2) Gå til Booking 5.3) Tryk på 5.4) Find det lokale som du ønsker at se kalender for og tryk 5.6) 5.8) 5.5) Brug kalenderfunktionen øverst til venstre for at gå frem til en specfik dato. Tip: Du kan ændre visningen på det/de valgte lokaler ved at trykke på bjælken øverst i billedet (se billedet nedenfor): 5.6) Når du har fundet det lokale i kalenderen, hvor din forening har fået tildelt tid, så kan du se at de tider du har fået godkendt er mørkegrå og tider hvor din forening ikke kan booke er lysegrå. 5.7) Du skal nu detail-booke og derfor trykker du på det mørkegrå felt. 20
5.8) Udfyld ansøgningen: Periode: Angiv startdatoen Tidspunkt: Hvilket tidspunkt på dagen Gentag: Vælg ja, og udfyld hvilke dage på ugen som tiden ønskes ud fra jeres delingsaftale Gental indtil: Angiv slutdato for den periode som bookingen vedrører Kategori: Vælg den kategori som din ansøgning vedrører. Seniortider skal vælges, hvis 2 eller flere deltagere er over 18 år Titel: Skriv foreningens navn Info: Skriv kontaktpersons navn og tlf. nummer 5.9) Tryk 6. Du har nu udført en detail-booking 6.1) og 6.2) For at se, om din detail-booking er registreret korrekt og er synlig kan du gå til hjemmesiden: www.conventus.dk/ikast-brande 6.1) Vælg Booking 6.2) Find dit lokale i menuen til venstre 21