Punkt 5. Godkendelse: Udbud - Elektronisk nøglesystem 2015-041331 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller, at godkender at et udbud vedrørende elektronisk nøglesystem til borgere med nødkald kommer til at omfatte et traditionelt system, hvor den adgangsgivende enhed er uafhængig af mobildatanetværk at Beredskabscenteret, som med vores nuværende elektroniske nøglesystem, fortsat kommer til at stå for det daglige vedligehold, drift og administration af det nye system ÆH Forvaltningsledelse 10-11-2015 Godkendt Beslutning: Godkendt kl. 09.00 Side 1 af 6
Udbud af elektronisk nøglesystem Sagsbeskrivelse Aalborg Byråd godkendte d. 10. oktober 2013 Magistratens Budgetoverslag 2014-2017. Budgetoverslaget er udarbejdet på baggrund af Ældre- og Handicapforvaltningens Budgetoplæg 2014-2017, der blev godkendt på d. 13. august 2013. I budgetoplægget indgik en budgetbrik vedrørende udbud af et nyt elektronisk nøglesystem til borgere med nødkald, hvilket var medtaget på baggrund af nedenstående udfordringer med det eksisterende system: Nyt elektronisk nøglesystem Der er konstateret uhensigtsmæssigheder ved det nuværende elektroniske nøglesystem, der bruges hos ca. 2.500 borgere med nødkaldsanlæg, som modtager hjemmehjælp. Det nuværende nøglesystem er installeret i 2006 og er på mange måder teknologisk forældet. Nøglerne indeholder en elektronisk chip, men kan alligevel ikke sættes ud af spillet uden at Beredskabscentret (administrator på systemet) fysisk tager ud til samtlige låse, hvor nøglen er autoriseret typisk alle låsene i et helt distrikt. Det er en bekostelig og administrativt tung affære. Endvidere er det ikke muligt at se i systemet, hvilken nøgle, der har været anvendt på et bestemt tidspunkt. Ved tyveri fra boligen (uden synligt indbrud) er det således f.eks. ikke muligt at se, hvem der har været i lejligheden kun at låsen er blevet åbnet ved hjælp af en af nøglerne. Inddragelse af brugergrupper På nuværende tidspunkt har tre brugergrupper været inddraget i forbindelse med behovsafdækningen til brug for udarbejdelsen af kravspecifikationen til udbud af nyt elektronisk nøglesystem. Brugergrupperne er følgende: 1. Borgerrepræsentanter 2. Repræsentanter fra hjemmeplejen og hjemmesygeplejen samt en medarbejderrepræsentant 3. Repræsentanter fra Beredskabscenter Aalborg og Forvaltningens IT-afsnit I tråd med det beskrevne i budgetbrikken har alle brugergruppers behov primært været fokuseret på sikkerhed for borgerne, et driftssikkert system og pålidelighed. På tværs af brugergrupperne var der enighed om, at nøglesystemet skal være så let tilgængeligt og brugervenligt som muligt, primært for borgerne. Endvidere skal det være simpelt for medarbejderne i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen at tilgå systemet, således at de nemt og sikkert kan oplåse/låse borgerens dør. Muligheden for at sætte den adgangsgivende enhed ud af spil samt logning af, hvem der har anvendt borgerens lås, undtagen borgeren selv og pårørende, blev også fremhævet som ufravigelige krav af alle tre brugergrupper. To forskellige typer elektroniske nøglesystemer På markedet er der overordnet set to forskellige typer af elektroniske nøglesystemer: det traditionelle og det dynamiske nøglesystem. Traditionelle nøglesystemer Systemer, hvor de adgangsgivende enheder er uafhængige af mobildatanetværk eller bluetooth i oplåsningsøjeblikket. Her er den adgangsgivende enhed enten en nøgle, en nøglebrik eller et nøglekort. Systemerne har en høj grad af datasikkerhed i forhold til uvedkommendes adgang til systemet, netop fordi at systemet fungerer uafhængigt af mobildatanetværk. Dynamiske nøglesystemer kl. 09.00 Side 2 af 6
Systemer, hvor den adgangsgivende enhed er en mobiltelefon/tablet/smartphone og afhængig af mobildatanetværk/bluetooth i oplåsningsøjeblikket. Dette betyder krav om en skærpet datasikkerhed til håndtering af oplysninger, da systemet vil indeholde et stort omfang af informationer om borgerne. Systemet skal kunne håndtere oplysninger på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan skaffe sig adgang til systemet. De dynamiske nøglesystemer giver mulighed for at integrere flere informationer i systemet. Det vil f.eks. være muligt at koble forskellige informationer om de enkelte borgere, notere beskeder, finde oplysninger om medicin mv. Kravspecifikation og kontrakt I forbindelse med gennemførelsen af udbudsforretningen for anskaffelsen af et nyt elektronisk nøglesystem, skal der udarbejdes en kravspecifikation og en kontrakt. Hvis udbudsmaterialet skal kunne rumme begge løsninger, vil det være nødvendigt at lave det som et sideordnet udbud. Men et sådant sideordnet udbud vil være behæftet med en høj grad af kompleksitet, da kravspecifikationen og anskaffelsesmetoden for de to typer låsesystemer vil være meget forskellige. Endvidere vil det være problematisk at udforme en kontrakt med relevante bilag, der kan rumme begge løsningsmodeller. I den sammenhæng skal det bemærkes, at det er vanskeligt at fastlægge det relevante konkurrencegrundlag i forbindelse med sideordnet udbud, herunder særligt bedst mulig sikring af sammenligneligheden mellem de forskelligartede tilbud. Det anbefales derfor, at udbudsmaterialet kun retter sig mod én type nøglesystem. Andre kommuners erfaringer med dynamiske nøglesystemer I nogle af landets mindre kommuner, hvor de har færre end 1.000 låseenheder, ses der en generel tilfredshed med de dynamiske løsninger. I nogle af landets større kommuner er erfaringerne, at der har været anvendt rigtig mange ressourcer i implementeringsfasen, herunder særligt den første tid efter implementeringen. En af landets større kommuner oplever efter 3 år med systemet stadig, at systemet er en tung økonomisk post, og atomfanget af disse ressourcer er uforholdsmæssigt store. I nogle kommuner er kontrakter med leverandøren blevet ophævet efter, at nøglesystemet er blevet implementeret med den konsekvens, at kommunerne i nogle tilfælde er gået tilbage til et traditionelt nøglesystem. Andre kommuners erfaringer med traditionelle elektroniske nøglesystemer De traditionelle nøglesystemer opleves som driftsikre og stabile. Ressourcerne, der har været anvendt i implementeringsfasen har primært gået på at skifte cylinderne ude hos borgerne, få ITsystemet op at køre og få uddannet administrativt personale til at kunne håndtere IT-driften. Alle udgifter, som også vil være i implementeringen af et dynamisk nøglesystem. Endvidere har der været lagt et administrativt arbejde i, at få organiseret at borgerne skulle have nye nøgler. Ved nogle af de traditionelle nøglesystemer skal nøglen tankes op (aktiveres) med tid i en boks, som hænger ude i de enkelte plejegrupper og hjemmesygeplejegrupper. Det skal personalet selv sørge for, inden de tager ud til borgerne. Det er den eneste mærkbare forskel personalet oplever i hverdagen. Samlet vurdering af de to typer nøglesystemer Det bemærkes generelt, at begge typer af nøglesystemer opfylder kravene om, at man skal kunne sætte adgangsgivende enheder ud af spil, samt kunne logge hvem der har anvendt borgerens lås. Øvrige fordele og ulemper ved de to typer systemer er opsummeret i skemaform nedenfor. Skemaet er baseret på andre kommuners erfaringer samt forvaltningens dialog med de forskellige nøgleudbydere om muligheden for at levere et brugervenligt system med høj driftssikkerhed og datasikkerhed. I forhold til et dynamisk nøglesystem er fordelen først og fremmest fremtidssikringen. Der er gode muligheder for på sigt at kunne integrere systemerne med eksempelvis KMD Care. Der ligger ligeledes en fordel i, at der er mulighed for at spærre en adgangsgivende enhed med øjeblikkelig virkning. Endvidere er det en fordel, at man fra centralt hold kan tildele en adgangsgivende enhed kl. 09.00 Side 3 af 6
adgang til en borger med øjeblikkelig virkning. Der er til gengæld udfordringer med de dynamiske systemer i forhold til driftssikkerhed, brugervenlighed og datasikkerhed. Erfaringerne fra andre kommuner er, at der ofte opleves udfald, når dørene skal oplåses/låses, og det er nødvendigt med omfattende og kontinuerlig undervisningsindsats overfor plejepersonalet og hjemmesygeplejen for at opretholde den daglige brug af systemet. Forvaltningens IT-afsnit vurderer endvidere, at dynamiske nøglesystemer ikke nødvendigvis er modnet til at garantere den ønskede sikkerhed, både i forhold til driftsikkerhed og datasikkerhed. I forhold til et traditionelt nøglesystem ses ikke de samme udfordringer. Det vurderes, at traditionelle nøglesystemer er mere driftssikre og brugervenlige, da de ikke er ikke afhængige af mobildatanetværk hos borgerne og ikke kræver en større undervisningsindsats i forhold til medarbejderne. Dynamisk Nøglesystemer Traditionelle Nøglesystemer Fordele Mulighed for integration af eks. KMD Care i fremtiden Borgerne beholder egne nøgler Øjeblikkelig spærring af adgangsgivende enheder Øjeblikkelig tildeling af adgang til borgere Driftsikkert Høj datasikkerhed Uafhængigt af mobildatanetværk/bluetooth i oplåsningsøjeblikket Lille/ingen forskel for medarbejderne i plejen/hjemmesygeplejen Kræver ikke undervisning af personalet Kan ikke ses udefra Låseenheden uafhængig af batteri Lang levetid for batteri i nøglen Ulemper Manglende driftsikkerhed Tvivlsom datasikkerhed på nuværende tidspunkt Udfordringer med at låse dørene op ved udfald af mobildatanetværk Stor forskel for medarbejderne i plejen/hjemmesygeplejen Ressourcetungt i forhold til kontinuerlig undervisning af personalet i brugen af systemet Låseenheden løber hurtigt tør for strøm Bluetooth tapper hurtigt adgangsgivende enhed for strøm Ekstra indkøb af nøglebokse ved eks. Lejlighedskomplekser Synlig ændring på døren indvendigt Nye nøgler til borgerne Batteri i nøglen kan være besværligt at skifte Ingen integration til eks. KMD Care Ikke mulighed for øjeblikkelig spærring af adgangsgivende enhed Ikke mulighed for øjeblikkelig tildeling af adgang til borgere Forvaltningens anbefalinger På baggrund af ovenstående indstiller Forvaltningen at udbudsmaterialet målrettes traditionelle nøglesystemer. kl. 09.00 Side 4 af 6
Den manglende driftsikkerhed ved de dynamiske nøglesystemer er den altovervejende grund til Forvaltningens indstilling om at målrette udbudsmaterialet et traditionelt nøglesystem, hvor driftssikkerheden vurderes at være markant højere. Beredskabscenter Aalborg har siden september 2008 varetaget driften og administreret nuværende elektroniske nøglesystem. Forvaltningen indstiller, at godkender, at forvaltningen fortsætter samarbejdet med Beredskabscenter Aalborg, når det nye elektroniske nøglesystem skal implementeres samt efter implementeringen. ***** Når har truffet beslutning om hvilken type nøglesystem, udbudsmaterialet skal sigte mod, går udbudsprocessen i gang efter tidsplanen, som er skitseret i Bilag 1. Ældrerådets høringssvar Det er ældrerådets opfattelse, at det traditionelle system er det mest brugervenlige og sikre, hvilket derfor anbefales. Det er ligeledes ældrerådets opfattelse at beredskabscentret fortsat skal løse opgaven. Handicaprådets høringssvar Handicaprådet takker for muligheden for at afgive høringssvar. Handicaprådet har taget sagen til efterretning. FMU-ÆH høringssvar FMU-ÆH anbefaler indstillingen, dog med den bemærkning, at der ved valg af nøglesystem skal være fokus på medarbejdernes sikkerhed i forhold til den mulighed, som falske beskyldninger kan give. Det kan give problemer for den ansatte, hvis nøglesystemet ikke kan vise, hvilken nøgle, der har været brugt på de forskellige tidspunkter af dagen. Forvaltningens bemærkninger: Forvaltningen er enig i, at der skal være fokus på sikkerhed for medarbejderen. Derfor er der lagt op til, at der i kravspecifikationen skal indgå: 1. Krav om at anvendelsen af de nøgler, som Aalborg Kommune råder over, registreres i systemet med tidspunkt for anvendelsen i en given lås, samt hvilken nøgle, der har været anvendt. 2. Krav om at borgerens nøgler ikke registreres, så de enkeltvis kan identificeres i systemet. Dog skal systemet rumme mulighed for at finde ud af, om der har været anvendt en borgernøgle i et givent tidsrum. Tidsplan Forvaltningsledelsen 08.09.2015 23.09.2015 godkendelse af høringsgrundlag Ældrerådet 08.10.2015 høring FMU-ÆH 22.10.2015 høring Handicaprådet 27.10.2015 høring Forvaltningsledelsen 10.11.2015 25.11.2015 endelig godkendelse kl. 09.00 Side 5 af 6
Bilag: Bilag 1 - Tidsplan Udbud af elektronisk nøglesystem.docx kl. 09.00 Side 6 af 6