Oversigt over spørgsmål og svar til udbud af Hjemmepleje i Stevns Kommune

Transkript

1 Oversigt over spørgsmål og svar til udbud af Hjemmepleje i Stevns Kommune Skema opdateret den Nummer på spørgsmål/ oplysning Dato for besvarel se Spørgsmål Rammeaftale: 2 Formål og omfang Rammeaftalen udelukker ikke, at kommunen bestiller ydelser inden for rammeaftalens område hos andre leverandører Rammeaftale: 4 Visitation Spørgsmål: Under hvilke forudsætning kan Stevns Kommune gøre det, da man må antage at der i en kontrakt ligger et gensidigt forpligtende forhold? Spørgsmål: Kan leverandøren bede om en re-visitation? Selvfølgelig med begrundelse herfor. Svar Der vil efter endt udbudsforretning være to leverandører af hjemmehjælp i Stevns Kommune, den private leverandør som vinder udbuddet og den kommunale leverandør. Den passus i rammeaftalen som spørgsmålet vedrører, er indsat at hensyn til evt. ekstraordinære situationer, hvor hverken den private eller kommunale leverandør kan løse en akut opstået opgave. Der vil ikke være tale om at indgå bindende aftaler med en yderligere privat leverandør, men udelukkende en mulighed for at løse akut opståede problemer Ja ved skriftlig dokumentation af behov Rammeaftale: Stevns Kommune har en

2 40 Leverandørens sikkerhedsstillelse Sikkerheden skal stilles som anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller garantiforsikringsselskab og skal i hele rammeaftalens varighed med eventuelle forlængelser heraf udgøre mindst 15% af rammeaftalens potentielle omsætning i rammeaftaleperioden, svarende til kr. [BELØB]. Spørgsmål: Hvad er Stevns Kommunes forventning til den potentielle omsætning i rammeaftaleperioden? Rammeaftale: Forhandling Såfremt parterne ikke kan opnå enighed, skal uoverensstemmelser på skriftlig begæring fra en part forelægges personer på direktionsniveau hos hver part. Disse personer må ikke være involverede i det daglige arbejde med rammeaftalen. forventning til at den private leverandør kan opnå en markedsandel på 20 % i år 2 af rammeaftaleperioden, hvilket svarer til et årligt antal timer på ca Om dette er muligt eller hvor hurtigt dette mål kan nås har vi ikke på nuværende tidspunkt nogen vurdering af, ligesom vi ikke har kendskab til de priser, som bliver budt ind og derfor ikke kan sætte et tal på den potentielle omsætning og dermed størrelsen af anfordringsgarantien Venligst beskriv i tilbuddet hvordan leverandøren vil håndtere/løse en sådan situation Spørgsmål: Hvilken betydning har dette for en virksomhed, hvor ledelsen også er deltagende i udførelsen af opgaverne? Bilag 1 Kravspecifikation: 1.1 Opgavens omfang Der var i alt visiteret ca timer i 2014 til både personlig og praktisk hjælp. Spørgsmål: Hvad er de totale visiteret timer efter 1. kvartal 2015, hvor visiteringen er blevet ændret til plejepakker? Da Stevns Kommune først i løbet af 1. kvartal har ændret visiteringen til pakker, er det ikke muligt at oplyse et kvartals tal som alene er baseret på plejepakkevisitering. Det er forventningen at det samlede antal visiterede timer i 2015 vil være tilsvarende antal timer som i 2014, under hensyntagen til

3 Bilag 1 Kravspecifikation: Kvalitetskontrol Leverandørens social- og sundhedsassistenter, der er på vagt i det pågældende tidsrum, skal ligeledes deltage i et månedligt møde af 1,5 times varighed sammen med den kommunale sygepleje, hvor der erfaringsudveksles og drøftes konkrete borgersager. ændringer i demografi og borgersammensætning Det er blot de social- og sundhedsassistenter, som er kontaktpersoner/ansvarlige i hjemmet i relation til det mødet omhandler, der skal deltage Spørgsmål: Er det alle Social- og Sundhedsassistenter der skal deltage, eller blot den ansvarlige i de hjem som mødet drejer sig om? Bilag 1 Kravspecifikation: 3.1 Særlige funktioner I hjemmeplejen i Stevns Kommune er der pt. følgende særlige funktionsområder: inkontinensvejledere, forflytningsvejledere, praktikvejledere, demensvejledere og ambassadører på rehabiliteringsområdet. De faglige vejledere/ambassadører fungerer i første omfang som sparringspartnere for kollegaerne i gruppen. I appendiks 6-10 fremgår funktionsbeskrivelserne for disse. Leverandøren skal, under hensyntagen til antallet af medarbejdere/markedsandel, matche disse funktioner. Venligst beskriv i tilbud hvordan og i hvilket omfang leverandøren mener der er behov for særlige funktioner afhængig af opgaveomfang og særligt i forhold til opgaveomfang relateret til henholdsvis personlig pleje og hverdagstræning Spørgsmål: Hvor mange medarbejdere/hvor stor markedsandel, er der tale om her, før disse funktioner skal matches? Bilag 1 Kravspecifikation: 3.2 Nødkald Nødkaldet går i første omgang til Tunstall, der vurderer opkaldet med henblik på at iværksætte den nødvendige hjælp. Mange opkald vil dreje sig om eksempelvis toiletbesøg, der skal håndteres af leverandøren. Det er således leverandøren, der i første omgang vurderer, om sygeplejen skal inddrages. Tunstall sender besked til de telefoner, der er meldt ind i systemet den pågældende vagt og fortsætter til den bliver taget. Der skal minimum tilmeldes 3 telefoner pr. vagt. Dette er gældende hele døgnet. Leverandøren skal alene svare nødkald dag og aften ikke hele døgnet

4 Spørgsmål: Iflg. udbudsbetingelsernes indledning, er pleje om natten undtaget fra udbuddet. Hvordan hænger det sammen med at der skal kunne besvares nødkald hele døgnet? Bilag 1 Kravspecifikation: 4.1 It og kommunikation Alle medarbejdere skal have adgang til KMD Care og dokumentere i KMD Care. Alle medarbejdere skal derfor have stillet en modbilenhed til rådighed, som skal benyttes til dokumentation på stedet (i borgerens hjem). Den mobile enhed anvendes også til at åbne døren, hvor der er opsat låsesystem. Den mobile enhed skal være baseret på IOS styresystem /Apple i form af enten en Iphone eller en Ipad Spørgsmål: Hvilken mobilenhed er der tale om? Hvilket styresystem kræver det? Apple, android eller andet? Bilag 5 Stevns kommunes ydelser 3. Stevns Kommunes kontaktperson Stevns Kommunes kontaktperson skal i overdragelsesperioden anvende ca. [angiv antal timer]om ugen til opfyldelse af rammeaftalen. Spørgsmål: Hvilke opgaver har Stevns Kommune f.eks. i tankerne her? Bilag 6 Omfattende medarbejdere: 2 Principper for overdragelse på fritvalgsområdet 1 Lov om virksomhedsoverdragelse træder i kraft, såfremt der sker en væsentlig ændring af markedsandelene mellem henholdsvis den kommunale hjemmeplejeleverandør og den vindende tilbudsgiver. Ændringen skal ses i forhold til den nuværende fordeling af borgere mellem den kommunale hjemmeplejeleverandør og de private leverandører på fritvalgsområdet i Stevns. Hvorvidt der vil være tale om en virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere afhænger af, hvordan borgerne og dermed opgaverne fordeler sig, efter de har valgt mellem henholdsvis den kommunale hjemmeplejeleverandør og den kommende vindende tilbudsgiver i Stevns. Her tænkes overordnet på planlægning og koordinering af overdragelse af opgavemængden til den private leverandør En væsentlig ændring i forholdet vil i udgangspunktet være såfremt den private leverandør ved aftalestart har opnået en samlet markedsandel på minimum 15 %. Dette er dog også afhængigt af hvordan de borgere som overdrages til den private leverandør fordeler sig geografisk og opgavemæssigt. Spørgsmål: Hvad betegnes som en væsentlig ændring i forholdet? Er det 5 %, 10%, 20%??

5 Bilag 7 Priser og afregning: 4 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage fra leverandørens fremsendelse af fyldestgørende faktura. Stevns Kommune vil ikke forholde sig til at indføre en sådan frist Spørgsmål: Vil Stevns Kommune forholde sig til, at indføre en frist på hvornår Stevns Kommune skal have tilbagemeldt til leverandøren, hvis en faktura ikke er fyldestgørende. F.eks. 8 dage efter modtagelse? Appendiks 1 Kvalitetsstandarder 2015 Døgnplejen: Side 3 Følgende tidsfrister angiver, hvor lang tid der må gå fra en borgers ansøgning om hjemmehjælp, til visitationen finder sted: ved behov for personlig hjælp og pleje, herunder rehabilitering senest 3 hverdage efter henvendelsen. Hjælpen kan om nødvendigt iværksættes straks efter henvendelsen ved behov for praktisk hjælp senest 5 hverdage efter henvendelsen Ved anmodning om revisitation til personlig og praktisk hjælp er tidsfristerne følgende: ved revisitation til personlig hjælp senest 5 hverdage efter henvendelsen ved revisitation til praktisk hjælp senest 10 hverdage efter henvendelsen Ved behov forstås, at der er foretaget en umiddelbar vurdering som tilsiger, at borgeren har behov for hjælp. Ved sagsbehandling forstås den periode hvor sagen afdækkes og indtil en skriftlig afgørelse kan træffes, men hvor der forinden, ved behov, kan være iværksat hjælp Borgerens behov for hjælp vurderes og bevilges af en visitator. Som grundlag for afgørelsen om, hvorvidt man kan bevilges hjemmehjælp eller rehabilitering, skal visitator foretage en vurdering af borgerens samlede situation. I denne helhedsvurdering indgår borgerens egen vurdering sin aktuelle situation, visitators vurdering af borgerens ressourcer og evt. funktionstab samt en vurdering af borgerens hjem og omgivelser i øvrigt. Spørgsmål: Vil Stevns Kommune uddybe dette kontra nedenstående, da

6 vi synes det er modstridende Side 23 Serviceniveau for sagsbehandling Der træffes afgørelse på ansøgning indenfor 3 uger. Kan fristen ikke overholdes, orienteres borger om, hvornår en afgørelse kan forventes. Ansøgninger, der vurderes som hastende, afgøres indenfor 3hverdage. Akutte sager afgøres som hovedregel med det samme Appendiks 1 Kvalitetsstandarder 2015 Døgnplejen: Side 5 Kan hjælpen ændres, aflyses eller flyttes? Praktisk hjælp tilbydes på hverdage i tidsrummet Jf. rammeaftalens pkt. 3 udføres praktisk hjælp jf. serviceloven 83 og 83a i tidsrummet Spørgsmål: Hvordan forholder Stevns Kommune sig til disse uoverensstemmelser? Bilag 2 I udbudsbetingelserne fremgår det at prisen vægter med 40% og kvaliteten med 30%, men af bilag 2 fremgår det at prisen vægter 30% og kvalitet 40%. Hvad er det rigtige? 16 Praktisk hjælp kan udføres på hverdage i tidsrummet kl , såfremt der er et særligt borgerbehov. Som udgangspunkt skal praktisk hjælp udføres i perioden svarende til en dagvagt. Vægtningen som beskrevet i udbudsbetingelserne er den korrekte. Det vil sige pris 40%, kvalitet 30%.