Bestemmelser om udbud og tilbud Side 1 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side Orientering... 2 Bestemmelser om udbud og tilbud... 3 Egnethed... 3 Konsortier/underentreprenører... 4 Tildeling... 5 Alternative tilbud... 5 Tilbudsfasen... 5 Tilbudsafgivelsen... 5 Efter tilbudsafgivelsen... 7 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 7
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 2 af 8 Orientering Disse bestemmelser om udbud og tilbud er gældende for udbud af "Vedligehold af kirkegårde 2015 i Odense Kommune. Udbuddet er opdelt i 2 geografisk afgrænsede entrepriser (delopgaver): 1. Assistenskirkegården 2. Omegnskirkegårde (Dalum Kirkegård, Fredens Kirkegård, Korsløkke Kirkegård og Risingskirkegård, samt urnenedsætning i Kohaveskoven). Opgaverne omfatter renhold, vedligehold og gartnerisk pleje, af kirkegårdens grave og fællesarealer. Driftsopgaverne skal i overvejende grad udføres til tilstandskrav. Entreprisernes opgaver har hidtil været gennemført af HedeDanmark a/s og OKNygaard A/S. Odense kommune har besluttet at bringe virksomhedsoverdragelsesloven i anvendelse ved dette udbud, vedr. overdragelse af medarbejdere og lejemål til bygninger. Der overdrages ikke materiel. I forbindelse med overtagelsen af entreprisen skal entreprenøren overtage og ansætte en del af de medarbejdere der hidtil har arbejdet med opgaverne. For entreprise 1. Assistenskirkegården vil den overtagende entreprenør skulle leje ca. 700 m 2 kontor, mandskabs-, værksteds- og lagerfaciliteter mv. som del af entreprisen. For entreprise 2. Omegnskirkegårde vil den overtagende entreprenør have mulighed for at leje mindre mandskabs-, værksteds- og lagerfaciliteter mv. på kirkegårdene. Ordregiver er: Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Nørregade 36-38 5000 Odense C
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud Arbejdet udbydes i offentlige udbud ved bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende (TED) den 2. september 2014. Udbuddet er omfattet af den vejledende forhåndsmeddelelse i EU- Tidende, nr. 2014/S 045-075445, offentliggjort den 5. marts 2014. Udbuddet afholdes iht. Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet vil være bekendtgjort i EU-Tidende, samt på Odense Kommunes køberprofil www.odense.dk/udbud, hvor udbudsmateriale vil være gjort tilgængeligt, og hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til tilbudsgiverne vil blive offentliggjort. Egnethed Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet (2004/18/EF) artikel 45 stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den/de tildelte virksomhed(er), højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. Den juridiske virksomheds personlige forhold For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved at fremlægge: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister, eller tilsvarende register i tilbudsgivers hjemland. Tro og love erklæring om: at der ikke er afsagt endelig dom af strafferetlig karakter over virksomheden af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 omtalte grunde. at virksomhedens forhold hverken helt eller delvist, er omfattet af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. at virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 50.000 kr. jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæringen indgår i Tilbudslisten (TBL).
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 4 af 8 Tilbudsgiver dokumenterer sin økonomiske og finansielle formåen ved at fremlægge: Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: o samlet omsætning o omsætning inden for relevante arbejdsområder o resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst: o 5.000.000 kr. for Assistenskirkegården o 2.000.000 kr. for Omegnskirkegårdene Ved relevante arbejdsområder forstås traditionelle anlægsgartneropgave og kirkegårdsopgaver. For overdragelse af begge entrepriser vil minimumskravet til omsætning være summen af ovennævnte angivelser. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved fremlæggelse af regnskab, skal disse senest 3 dage efter anmodning fra ordregiver dokumenteres ved en revisorerklæring. Tilbudsgiver dokumenterer sin tekniske og faglige formåen ved at fremlægge: Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder har udført sammenlignelige opgaver (Drifts- og vedligeholdsopgaver i park og på kirkegårde) inden for et år, i et omfang, svarende til ovenstående beløb. Omfanget bedømmes ved firmaets referencer. Oplysning om virksomhedens faglige leder, ved CV eller lignende. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at den faglige leder har en relevant uddannelse og erfaring. Ved virksomhedens faglige leder forstås den person, der fastlægger virksomhedens faglige standarder, og har ansvaret for at de efterleves. Ved relevant uddannelse forstås uddannelse som Have- og parkingeniør, Jordbrugsteknolog, Skov- og landskabsingeniør, Landskabsarkitekt, anlægsgartner eller tilsvarende. Konsortier/underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle konsortiets parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 5 af 8 Såfremt tilbudsgivers egnethed er baseret på anvendelse af underentreprenører, skal der vedlægges en erklæring fra disse underentreprenører om hvilke opgaver de vil kunne udføre samt at deres tekniske og eller økonomiske kapacitet står til rådighed for tilbudsgiver. Underentreprenører, der har en primær funktion i arbejdet skal være anført i tilbuddet. Tildeling Alternative tilbud Tilbudsfasen Odense Kommune vil ved licitationen vælge den kombination af tilbud, der udgør den laveste pris for kommunen. Odense Kommune modtager ikke alternative tilbud. Tilbudsmaterialet er gjort tilgængeligt for tilbudsgivere på Odense Kommunes køberprofil, www.odense.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Såfremt blot en tilbudsgiver ønsker afholdt spørgemøde, vil dette ske tirsdag den 16. september kl. 10:00 på Kirkegårdskontoret, Falen 40, 5000 Odense C. Det vil i så fald blive annonceret på www.odense.dk/udbud. Ved mødet vil tilbudsgiverne få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt mulig fremsendt inden mødet pr. e- mail til prahl@prahl.dk Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han senest 10 dage inden tilbud afgives indhente oplysning herom hos: PRAHL Rådgivende Ingeniører A/S E-mail: prahl@prahl.dk Tilbudsafgivelsen Ved licitationen kan der afgives tilbud på én eller begge de udbudte entrepriser, idet felterne på tilbudslisternes forside samt tilbudsspecifikationerne for de relevante entrepriser udfyldes i deres helhed. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal han på tilbudslisternes forside anføre det maksimale antal entrepriser, han ønsker at overtage. Såfremt tilbudsgiver ønsker at afgive rabat ved samlet overdragelse af flere entrepriser, skal dette anføres på tilbudslisternes forside. Tilbuddet opfattes derefter som ét samlet tilbud med én tilbudssum, beregnet som summen af de enkelte tilbud med fradrag af rabatten. Ved kontraheringen bringes den tilbudte rabatprocent til anvendelse på hver enkelt entreprise,
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 6 af 8 idet alle udbetalinger baseret på tilbudslistens priser fradrages den tilbudte rabatprocent. Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde hele tilbudslisten med alle tilhørende bilag. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Der accepteres ikke forbehold vedr. betaling for vinterforanstaltninger, alternativt tidsfristforlængelse og godtgørelse, ud over hvad der indgår i Tilbuds- og afregningsgrundlaget (TAG). Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiverne anmodes om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Tilbudslister udleveres såvel som pdf-filer som på Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet bedes afleveret i en original papirudgave og en elektronisk udgave. Den elektroniske udgave bedes bestå af tilbudslisterne som excelfiler, samt det samlede tilbud (inkl. TBL) som én pdf-fil. Den elektroniske udgave afleveres på Cd-rom, DVD eller USB-stik. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbud mærket Vedligehold af kirkegårde 2015 modtages indtil tirsdag den 30. september 2014 kl. 10:00 på følgende adresse: Odense Kommune By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Mødelokale Rosen Nørregade 36-38 5000 Odense C Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der er til stede. Tilbudssummer samt eventuelle forbehold vil blive læst op. Tilbudsgivere skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 7 af 8 Efter tilbudsafgivelsen Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter en sådan underretning. Odense Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele det gennemførte udbud eller annullere en af de udbudte entrepriser (delaftaler), såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Odense Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Odense Kommune kunne annullere helt eller delvist, som anført ovenfor, og træffe en ny tildelingsbeslutning for samtlige ikke-annullerede entreprisers vedkommende. Odense kommune udbetaler ikke godtgørelse for forgæves afholdte omkostninger til afgivelse af tilbud, såfremt udbuddet annulleres helt eller delvist. Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiveren kan på nedennævnte adresser få relevante oplysninger om forpligtelser vedr.: Skatter og afgifter miljøbeskyttelse forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7222 1818 Fax: + 45 7222 1919 E-mail: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Telefon: + 45 3266 0100 Fax: + 45 3266 0479 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 8 af 8 Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7012 1288 Fax: + 45 7012 1289 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk