Fælles Bestemmelser om udbud og tilbud

Transkript

1 Vejdirektoratet Side 1 af 10 Fælles Bestemmelser om udbud og tilbud Orientering Vejdirektoratet forestår vintertjenesten på alle statsveje og enkelte overordnede kommunestrækninger. Vintertjenesten udføres ved private vognmænd, der kører med Vejdirektoratets saltspredere og sneplove. Dette udbud omfatter administration, eftersyn, vedligehold og reparation af Vejdirektoratets vintermateriel, for perioden fra 1. september 2013 til den 30. september 2016, med option på forlængelse i op til 2 ét-års perioder. For perioden 1. til 30. september 2013 omfatter arbejdet alene udarbejdelse af vedligeholdelsesmanualer, procedure, instruktioner og kvalitetsplaner. Det samlede arbejde udbydes i 6 geografisk afgrænsede entrepriser: Entreprise nr. 1: Nordjylland Entreprise nr. 2: Vestjylland Entreprise nr. 3: Østjylland Entreprise nr. 4: Sydjylland og Fyn Entreprise nr. 5: Sjælland Entreprise nr. 6: Hovedstaden Entrepriseopdeling fremgår af oversigtskort vedlagt som bilag A. Oversigt over materiel tilknyttet de enkelte entrepriser fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser m.m.. Ordregiver er: Vejdirektoratet Driftsområdet Niels Juels Gade 13 Postboks København K Anvendte definitioner fremgår af Fælles Vilkår, side 3.

2 Vejdirektoratet Side 2 af 10 Bestemmelser om udbud og tilbud Arbejdet udbydes i offentligt udbud, iht. EU's direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet finder sted iht. bekendtgørelse fremsendt til EU den 25. april Udbudsbekendtgørelse og -materialet er gjort tilgængeligt på Vejdirektoratets leverandørportal: under Vinterudbud 2013 med titlen Servicering af Vejdirektoratets vintermateriel. Rettelsesblade og meddelelser til de bydende vil blive lagt på leverandørportalen, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring eller supplering af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål, svar samt meddelelser og eventuelle rettelsesblade afgivet under spørgerunden er modtaget af tilbudsgiver og er denne bekendt. Ansvaret for et eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt meddelelser og eventuelle rettelsesblade, påhviler alene tilbudsgiver. Tidsplan for gennemførelse af udbud Udbuddet forventes foretaget efter følgende tidsplan: 25. april 2013 Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU- Tidende til offentliggørelse, og materialet offentliggøres på Vejdirektoratets leverandørportal 16. maj 2013 Orienteringsmøde afholdes 4. juni 2013 Frist for modtagelse af spørgsmål, der kan forventes besvaret, jf. efterfølgende afsnit "Tilbudsfasen" 7. juni 2013 Frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelsesblade på Vejdirektoratets Leverandørportal 14. juni 2013 Frist for tilbudsgivning udløber 5. juli 2013 Indstilling om valg af tjenesteydere for-

3 Vejdirektoratet Side 3 af 10 ventes at være truffet og resultatet meddeles tilbudsgiverne 6. juli 2013 Stand-still perioden træder i kraft 17. juli 2013 Stand-still perioden udløber og kontrakter forventes at kunne indgås 1. september 2013 Kontrakterne træder i kraft Udvælgelse Ordregiver vil udelukke tilbudsgivere, der er under konkurs, betalingsstandsning o.l. iht. udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2. Tro- og loveerklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. LBK nr. 336 af af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love skal afleveres som en del af tilbuddet på hver delaftale. Ved sammenslutninger af flere virksomheder (f.eks. et konsortium) skal Tro- og loveerklæring afgives af hver enkelt af de i sammenslutningen deltagende virksomheder. Ordregiver forbeholder sig ret til efter tildeling, men før aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den/de tildelte virksomhed(er), højst 6 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og 2, litra a) - c) og e) - f). Såfremt der afgives tilbud på flere entrepriser, kan tilbudsgiver med mindre andet er anført dokumentere opfyldelse af nedenstående punkter samlet for alle entrepriser, der afgives tilbud på. Tilbudsgivere skal bevise deres økonomiske og finansielle formåen ved at vedlægge tilbuddet: Revisor attesteret nøgletal for de seneste tre år, omfattende o Samlet omsætning o Ydelsesspecifik omsætning o Resultat før skat og egenkapital. I tilfælde hvor det ikke er muligt at fremskaffe oplysningerne 3 år tilbage, skal en gyldig eller rimelig årsag hertil

4 Vejdirektoratet Side 4 af 10 oplyses. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk og finansiel formåen gives for hver enkelt virksomhed, der deltager i sammenslutningen. Ved sammenslutning af virksomheder beregnes tilbudsgivers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår som summen af den samlede omsætning i de 3 seneste regnskabsår i sammenslutningen, dvs., at sammenslutningen i de 3 seneste regnskabsår samlet skal opfylde mindstekravet. Der kræves en ydelsesspecifik omsætning inden for det udbudte område, som minimum svarer til tilbudssummen. Tilbudsgivere skal bevise deres tekniske formåen og faglige dygtighed ved at fremlægge oplysning om: Erfaring: o Liste indeholdende dokumenterede referencer vedrørende de betydeligste opgaver, som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år, med angivelse af op til 5 kunder for hvert år. I referencen skal oplyses kunde, udførelsessted, ordrestørrelse (beløb i DKK), beskrivelse af den udførte opgave, tidspunkt for udførelse af opgaven samt oplysning om telefonnummer eller mailadresse på kontaktperson på referencen. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer direkte. Resurser: o Antal ansatte i alt samt antal ansatte inden for det opgavespecifikke område - opgivet pr. entreprise, der afgives tilbud på. Ved sammenslutninger af flere virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om teknisk og/eller faglig formåen afgives af hver enkelt af de i sammenslutningen deltagende virksomheder. Ved sammenslutning af virksomheder er det summen af de afgivne dokumenterede referencer, der samlet vil blive vurderet. Tildeling Vejdirektoratet vil vælge de økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet sammenlagt for alle entrepriser, hvorfor de tilbud, der enkeltvis er de økonomisk mest fordelagtige, ikke nødvendigvis også er det økonomisk mest fordelagtige tilbud samlet set for Vejdirektoratet.

5 Vejdirektoratet Side 5 af 10 Ved bedømmelse af tilbuddene anvendes en tillægs- og fradragsprismetode, hvor der beregnes en sammenligningspris på baggrund af følgende elementer: 1. Tilbudssum i henhold til Tilbudslistens forside 2. Fradragspris for Bemanding, jf. nedenfor 3. Fradragspris for Værksted, jf. nedenfor Indledningsvis findes de økonomisk mest fordelagtige tilbud for hver entreprise. Herefter vurderes tilbuddene for alle entrepriser, hvor eventuelle reduktioner ved overdragelse af flere entrepriser samt eventuelle alternative tilbud tages i betragtning. Dokumentation til brug for bedømmelse af nedenstående kriterier skal afleveres pr. entreprise, der afgives tilbud på. 1. Den tilbudte pris Indregnet med sin fulde værdi, som den fremgår af den udfyldte tilbudsliste, tillagt evt. kapitaliserede forbehold. 2. Bemanding Tilbudsgiver skal i tilbuddet anføre den til pågældende entreprise tilbudte bemanding samt medsende CV på følgende nøglepersoner (Maks. 2 sider/person): Intern auditør Ansvarlig for værkstedet Ansvarlig for det administrative område Der skal ikke nødvendigvis være tale om tre personer, dog skal den Interne auditør kun bestride denne funktion af de tre nævnte og må ikke være medejer af firmaet. Tilbudsgiver skal ligeledes anføre navne på de til den pågældende entreprise tilbudte medarbejdere samt disses erfaring i vedligehold af saltspredere. Tilbudsgivers besvarelse og præsentation bedømmes på en skala fra Ved bedømmelsen lægges vægt på: Nøglepersoners faglige og ledelsesmæssige kvalifikationer Medarbejdernes faglige kvalifikationer mht. vedlige-

6 Vejdirektoratet Side 6 af 10 hold af saltspredere Kriteriet indgår med en prisvægt på 0,25 (se regneeksempel nedenfor). 3. Værksted Tilbudsgiver skal dokumentere sit "planlagte værksted", ved angivelse af placering, størrelse og indretning, jf. kravene i Fælles vilkår for arbejdets udførelse. Ordregiver vurderer placering og adgangsforhold i forhold til Vejdirektoratets vejnet for hver enkelt entreprise på en skala fra 0-10, idet der lægges vægt på: Gode adgangsforhold til det overordnede rutenummererede vejnet placering nær tyngdepunktet for Vejdirektoratets vejnet således, at tiden for vinterentreprenørernes kørsel fra rute til værksted minimeres. Kriteriet indgår med en prisvægt på 0,05 (se regneeksempel nedenfor). Sammenligningspris: Den til hvert kriterium givne karakter (k) divideres med 10, og ganges med tilbudssummen og vægtning. Produktet udtrykt i kroner fratrækkes tilbudssummen. Når samtlige ovennævnte produkter er fratrukket i tilbudssummen, fremkommer en "sammenligningspris", som indgår ved ordregivers vurdering af, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige. Eksempel: Tilbudssum på kr. Bemanding: Karakter 10 Værksted: Karakter 10 Sammenligningspris: kr. (10/10 * kr. * 0,25) (10/10 * kr. * 0,05) = kr kr kr. = kr. Hvor der tilbydes en reduktion på samtlige enhedspriser ved overdragelse af flere entrepriser, beregnes sammenligningspriser med udgangspunkt i reduceret tilbudssum,

7 Vejdirektoratet Side 7 af 10 men efter tilsvarende principper. Resultat: Entrepriserne overdrages til de samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud, til de i tilbuddet anførte priser. Underleverandører Såfremt tilbudsgiver påregner at anvende underleverandører, skal det af tilbuddet fremgå, hvem der påregnes anvendt og til hvilken ydelse. Udskiftning af underentreprenører må ikke ske uden ordregivers godkendelse. Underentreprenører skal, sammen med hovedentreprenøren, opfylde samme krav som hovedentreprenør. Ordregiver forbeholder sig således ret til, ikke at acceptere underentreprenører efter de udelukkelsesgrunde som fremgår af EU s Udbudsdirektiiv artikel 45 og 46, eller som ikke har erfaring i relevant omfang i forhold til opgaven og dens størrelse. I det omfang der anvendes kommunale underleverandører, forudsætter Vejdirektoratet: At kommunen har hjemmel til at udføre opgaverne iht. kommunalfuldmagten hhv. Lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber (Lov nr. 548 af 08/06/2006). At tilbud er beregnet efter bestemmelser om indtægtsdækket virksomhed, således at der ikke sker konkurrenceforvridning i forhold til private tilbudsgivere. Tilbudsfasen Vejdirektoratet forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at ændre i udbudsmaterialet, herunder forlængelse af tilbudsfasen. Vejdirektoratet forudsætter, at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Spørgsmål skal stilles skriftligt til: [email protected] Alle spørgsmål (i anonymiseret form) samt svar herpå vil blive lagt på Vejdirektoratets leverandørportal. Rettelsesblade og meddelelser til de bydende vil blive lagt

8 Vejdirektoratet Side 8 af 10 på leverandørportalen, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring eller supplering af udbudsmaterialet. Det påhviler de bydende selv at holde sig orienteret om sådanne ændringer og suppleringer. Alle spørgsmål, der modtages senest 4. juni 2013, kan påregnes besvaret senest 7. juni Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at lægge svar på leverandørportalen senest 7. juni Spørgsmål, der modtages senere end 7. juni 2013, vil ikke blive besvaret. Rettelsesblade og meddelelser til de bydende lægges på leverandørportalen senest 24. maj Orienteringsmøde: Vejdirektoratet vil i tilbudsfasen afholde et orienterings- og spørgemøde. Dette forventes afholdt: Den 16. maj 2013, kl til 16.00, på Scandic Hotel i Silkeborg. Spørgsmål bedes så vidt muligt fremsendt inden mødet pr. til [email protected]. Eventuelle forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed med hensyn til om et påtænkt forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til - inden tilbudsafgivelsen - at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnittet Tilbudsfasen. Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Vejdirektoratet, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, der som anført ovenfor vil medføre forkastelse af tilbuddet.

9 Vejdirektoratet Side 9 af 10 Ved kapitalisering menes, at der vil blive foretaget en saglig/realistisk prissætning af forbeholdets betydning, så det sikres, at den pågældende tilbudsgiver ikke opnår en økonomisk fordel ved forbeholdet, og der således skabes sikkerhed for, at tilbuddet med forbehold bliver sammenligneligt med tilbud, der ikke indeholder forbehold. Kapitaliseret forbehold vil blive tillagt tilbudssummen. Såfremt Vejdirektoratet ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på sikker og saglig vis, er Vejdirektoratet forpligtet til at afvise tilbuddet som ikkekonditionsmæssigt. Tilbudsafgivelsen Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde hele tilbudslisten med alle tilhørende bilag. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser, kan han på tilbudssamlelisten anføre en eventuel reduktion ved samlet overdragelse af flere entrepriser. Reduktionen skal anføres som den samme procentuelle reduktion af tilbudspriser i alle de omfattende entrepriser. Tilbudslisten er gjort tilgængelig på såvel pdf-fil som Excelregneark. Vejdirektoratet har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i ordregivers regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbud, inkl. bilag, skal afleveres i én original elektronisk udgave på USB-nøgle eller CD-disc, og én papirudgave. Såfremt der er modstrid mellem disse udgaver, gælder den elektroniske. Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert. Der modtages ikke elektronisk fremsendte tilbud (via mail mv.). Tilbud mærket: "" og påført entreprisenumre og afsender, adresse og telefonnummer modtages hos ordregiver: Vejdirektoratet Nordjylland Driftsafdelingen, Operativ Vintertjeneste Niels Bohrs Vej 30

10 Vejdirektoratet Side 10 af Aalborg senest 14. juni 2013 kl. 10:00. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Vejdirektoratet vil senest den 21. juni 2013 udsende udfaldslister med tilbudssummer til samtlige tilbudsgivere. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbuddets åbning. Indgåelse af aftale I henhold til LOV nr. 492 af 12/05/2010 kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter underretning af samtlige tilbudsgivere om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakter.

11 Vejdirektoratet Bilag A