Vejledning til Design denmark Dansk Erhvervs Standardkontrakt for funktionærer Ansættelseskontrakt for funktionærer er udarbejdet med henblik på opfyldelse af betingelserne i Lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. For at opfylde lovens krav er det vigtigt, at ansættelseskontrakten udfyldes rigtigt. Denne vejledning skal ses som en hjælp hertil. Kontrakten udskrives i 2 eksemplarer og underskrives af begge parter, således at hver part opbevarer et originalt eksemplar Funktionærer er følgende personer: 1. Handels- og kontormedhjælpere, beskæftiget ved køb eller salg, ved kontorarbejde eller dermed ligestillet lagerekspedition. 2. Personer, hvis arbejde består i teknisk eller klinisk bistandsydelse af ikkehåndværks- eller - fabriksmæssig art, og andre medhjælpere, som udfører et arbejde, der kan sidestilles hermed 3. Personer, hvis arbejde udelukkende eller i det væsentlige består i på arbejdsgiverens vegne at lede eller føre tilsyn med udførelsen af andres arbejde. 4. Personer, der i overvejende grad udfører det arbejde, som er omfattet af punkt 1 og 2. Designere er på linie med arkitekter, ingeniører og konstruktører omfattet af funktionærloven, hvis de yder en teknisk bistandsydelse, jf. ovenfor pkt. 2. Er stillingen derimod hovedsagelig af håndværks- og fabriksmæssig art med en stor grad af kunstnerisk/kreativt arbejde, kan dette bevirke, at medarbejderen falder udenfor funktionærloven. Skulle designeren efter en konkret vurdering af stillingen falde udenfor funktionærloven, kan det fortsat aftales mellem selskabet og medarbejderen, at funktionærloven finder anvendelse. Det er en betingelse for at være funktionær, at medarbejderen i gennemsnit arbejder 8 timer om ugen, er i en tjenestestilling og er undergivet arbejdsgiverens instruktionsbeføjelse. Ad ansættelseskontraktens parter Danish Her angives Design arbejdsgiverens Association samarbejder og lønmodtagerens tæt med navn Dansk og Erhverv, adresse. der har udarbejdet nærværende standard- kontrakt. Ønskes yderligere assistance i forbindelse med udarbejdelse af ansættelseskontrakter eller personalejura i øvrigt, kan De kontakte Danish Design Association (DDA) ved direktør Gitte Just (telefon 28 92 34 41), der vil henvise til de relevante medarbejdere i Dansk Erhverv, såfremt virksomheden tillige er medlem af Dansk Erhverv eller ønsker medlemskab. 1
Ad pkt. 1 Kontrakten skal indeholde en beskrivelse af arbejdet eller en angivelse af medarbejderens titel, stilling eller jobkategori. Desuden skal ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt angives. Ved ændring af en eksisterende kontrakt, skal både ændringsdatoen og det tidspunkt, hvorfra medarbejderens anciennitet skal beregnes, anføres. Endvidere skal arbejdsstedets beliggenhed angives, også selv om beliggenheden er den samme som arbejdsgivers adresse. Er der tale om f.eks. to faste arbejdspladser, anføres begge adresser. Hvis medarbejderen ikke har et fast arbejdssted, eller et sted hvor arbejdet hovedsageligt udføres, anføres på ansættelseskontrakten oplysning om, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige steder. De evt. skiftende 2
arbejdssteder skal angives så præcist som muligt. I dette tilfælde oplyses ligeledes arbejdsgiverens hovedsæde eller adresse. Ad pkt. 2 Der er et krav om, at kontrakten angiver den normale arbejdstid (f.eks. pr. dag/uge). Arbejdstiden kan anføres som daglig eller ugentlig arbejdstid enten ved angivelse af mødetider eller timeantal. Ved variabel arbejdstid skal arbejdstiden angives så præcist som muligt. Det kan f.eks. ske ved at oplyse, at der er tale om tilkaldevagter, og hvis der er aftalt et vist minimumtimeantal, skal dette ligeledes oplyses. Ad pkt. 3 Hvis arbejdstiden varierer så meget, at det er umuligt at præcisere den nærmere, kan det Her angives den aftalte startløn og lønnens udbetalingstermin. Det skal klart angives, om lønnen oplyses, at arbejdstiden er variabel. Ved variabel arbejdstid bør det altid fremgå, hvordan udbetales forud eller bagud. Der lægges videre op til, at der afholdes en årlig vurdering af arbejdstiden fastlægges. lønnen. Det er ikke et krav, at denne samtale udmønter sig i en egentlig lønstigning. Kontrakten skal endvidere indeholde bestemmelse om samtlige lønandele, herunder bonus, provision, diverse tillæg, pension, fri bil og telefon, forsikringer, kontingenter, Pc er og andre former for frynsegoder. Hvis disse andre lønformer er beskrevet i separate tillæg til kontrakten, er det tilstrækkeligt at henvise dertil. De økonomiske hovedvilkår skal dog i så tilfælde gengives i kontrakten. Hvis der aftales overtidsbetaling og eventuelt forskudstidstillæg, skal satserne herfor anføres. Hvis satserne følger en overenskomst, er det tilstrækkeligt at henvise til denne. Hvis Ad pkt. der aftales 4 en bonusordning, er det vigtigt, at principperne for beregningen fastlægges så præcist som muligt, således at der senere undgås fortolkningstvivl. Tilsvarende gælder aktieoptions- Hvis der i ansættelsesforholdet og/eller provisionsordninger indgås aftale mv. om pension, skal de nærmere retningslinier beskrives. Hvis pensionen følger af en overenskomst, er det tilstrækkeligt at henvise til denne. Hvis medarbejderen først indtræder i pensionsordningen ved en vis anciennitet, skal dette fremgå af kontrakten. Ad pkt. 5 I standardkontrakten er indarbejdet forskellige forslag til en pensionsbestemmelse. Standardkontrakten indeholder forslag til en bestemmelse om fri telefon, internet, bil mv. Hvis der ydes personalegoder, skal de nærmere retningslinier fremgå enten af kontrakten eller et tillæg dertil. Der kan også henvises til virksomhedens politik på området. I så tilfælde skal denne udleveres eller på anden måde gøres tilgængelig. Uanset om der henvises til et tillæg til kontrakten eller virksomhedens politik, skal hovedpunkterne i ordningen dog altid fremgå af kontrakten. Ved fri telefon er der mulighed for at indføre en maksimumsgrænse for arbejdsgiverens betaling til medarbejderens fri telefon og fri mobiltelefon. I forbindelse med fri telefon bør der tages stilling til, om arbejdsgiveren også betaler internetforbrug, internetabonnement, ADSLforbindelse mv. I forbindelse med en eventuel firmabil, skal der tages stilling til, om medarbejderen har fri bil ved bilferie i udlandet, og om virksomheden i tilfælde af fritstilling eller suspension af medarbejderen skal kunne kræve bilen tilbage mod betaling af en kompensation svarende til den skattemæssige værdi af bilen. Desuden bør der tages stilling til, om virksomheden skal afholde samtlige omkostninger i forbindelse med den fri bil, eller om der skal ske en vis form for egenbetaling. 3
medarbejderen kan få kørselsgodtgørelse i henhold til statens takster i det omfang medarbejderen anvender bilen i forbindelse med sit arbejde. Virksomheden kan lægge op til, at medarbejderen ved længere rejser anvender virksomhedens biler eller anvender anden form for transportmiddel. Selvom det i kontrakten er anført, at de skatte- og afgiftsmæssige konsekvenser er virksomheden uvedkommende, skal virksomheden fortsat indeholde a-skat mv. af løngoder i det omfang, Ad pkt. den 6 skatteretlige lovgivning fastsætter dette. Afsnittet er primært møntet på, hvis der senere skulle opstå skatte- og afgiftsmæssige problemer i forhold til medarbejderen. Funktionæren har ret til ferie med løn, medmindre funktionæren selv inden optjeningsårets begyndelse har anmodet om ferie med feriegodtgørelse. I givet fald skal det angives i kontrakten, at der holdes ferie med feriegodtgørelse, og denne udgør i så fald 12 % af funktionærens ferieberettiget løn. I medfør af ferieloven er der mulighed for ved aftale at fravige varslingsreglerne på hhv. 3 og 1 måned for afholdelse af hhv. hoved- og restferie. Dette kræver en aftale med medarbejderen. Hvis en sådan aftale indgås, angives den under dette punkt. Det skal i givet fald angives, hvilket varsel der er aftalt. For eksempel kan følgende aftale indgås: Virksomheden kan med en måneds forudgående skriftlig varsel kræve, at medarbejderen afholder hovedferie, og med en uges skriftlig varsel kræve, at medarbejderen afholder restferie. Ad pkt. 7 Hvis medarbejderen har ret til en række feriefridage, kan dette ligeledes angives i kontrakten, For så vidt angår de almindelig opsigelsesvarsler, er det tilstrækkeligt at henvise til hvorunder hvorledes parterne forholder sig i en opsigelsessituation. Det kan eventuelt funktionærlovens regler herom. anføres, at feriefridagene skal afholdes og ikke vil komme til udbetaling. Prøvetid skal dog aftales skriftligt. Prøvetiden kan maksimalt gælde i de første 3 måneder af ansættelsesforholdet. I prøvetiden kan det aftales, at ansættelsesforholdet gensidigt kan opsiges med 14 dages varsel. Herefter udgør opsigelsesvarslet 1 måned fra funktionærens side og fra arbejdsgiverens side gælder følgende varsler: Et varsel på: Inden udløbet af: 1 måned 5 måneder 3 måneder 2 år og 9 måneder 4 måneder 5 år og 8 måneder 5 måneder 8 år og 7 måneder 6 måneder Herefter Der er ifølge funktionærlovens 2 stk. 6, mulighed for at aftale gensidig forlængelse af opsigelsesvarslerne. Dette skal ske således, at opsigelsesvarslet som minimum forlænges lige meget fra arbejdsgiver- og lønmodtagerside. Hvis ansættelsesforholdet er tidsbegrænset, angives hvornår ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel. Ønskes det, at parterne kan opsige ansættelsesforholdet til ophør på et tidligere tidspunkt i overensstemmelse med funktionærlovens almindelige regler om prøvetid og opsigelsesvarsler, bør dette anføres. I tilfælde af tidsbegrænsede ansættelsesforhold, hvor der er usikkerhed om slutdatoen, anbefales det at søge nærmere rådgivning hos DDA/Dansk Erhverv. Såfremt virksomheden måtte ønske at forlænge en tidsbegrænset kontrakt anbefales det 4
Desuden er det muligt at træffe aftale om, at ansættelsen sker med henblik på udførelsen af en bestemt opgave, således at ansættelsesforholdet ophører uden varsel, når opgaven er fuldført. Her kan også aftales, at ansættelsesforholdet kan bringes til ophør, førend opgaven er fuldført, i overensstemmelse med funktionærlovens regler om prøvetid og almindelige opsigelsesvarsler. Hvis ansættelsesforholdet er midlertidigt og ikke skal vare over 3 måneder, kan det aftales, at opsigelse fra begge parters side kan ske uden varsel. I så tilfælde skal der ikke være en henvisning til reglerne om prøvetid og funktionærlovens almindelige opsigelsesvarsler. Ved midlertidig ansættelse må kontrakten ikke angive et ophørstidspunkt. 120-sygedages reglen gælder kun, hvis det aftales mellem parterne, hvorfor reglen skal medtages Ad pkt. 8 i kontrakten, hvis arbejdsgiveren ønsker at kunne påberåbe sig den. Bestemmelsen om tavshedspligt er ikke et lovkrav. Det beror altid på en konkret vurdering, om en overtrædelse af tavshedspligten er en grov misligholdelse, der berettiger til at bortvise en medarbejder. Det gælder også, selvom det fremgår af kontrakten, at overtrædelse vil blive betragtet Ad pkt.9 som grov misligholdelse. Bestemmelsen om immaterielle rettigheder er ligeledes ikke et lovkrav. For at undgå eventuelle diskussioner med medarbejderne om forskellige frembringelser, er det anført, at rettigheder til idéer, koncepter mv. i det hele er overgået til virksomheden. Hvis en idé/et design mv. giver virksomheden en uforholdsvis stor indtjening, kan præceptive lovregler bestemme, at der skal tilkomme medarbejderen en yderligere kompensation. For en nærmere vurdering heraf, anbefales det Ad pkt. at rette 10 kontakt til DDA/Dansk Erhverv. Det kan være relevant at tage stilling til, om medarbejderen har ret til at tage bibeskæftigelse - enten med eller uden arbejdsgiverens tilladelse. Dette punkt er ikke et lovkrav. Det vil bero på en konkret vurdering, om en overtrædelse af et forbud mod bibeskæftigelse udgør en grov misligholdelse, der berettiger til bortvisning. Af funktionærlovens 15 fremgår, at en funktionær er berettiget til uden samtykke fra arbejdsgiveren at påtage sig hverv uden for tjenesten, når hvervet kan varetages uden ulempe for virksomheden. Bestemmelsen handler imidlertid om traditionelle fritidserhverv/tillidshverv og Ad pkt. 11 hindrer ikke et forbud mod egentlig erhvervsmæssig bibeskæftigelse uden arbejdsgiverens samtykke. Her angives virksomhedens regler i tilfælde af fravær på grund af sygdom eller andet. Hvis virksomheden har specielle regler om indsendelse af tro og love erklæring eller lægeerklæring, bør disse ligeledes angives her. Har virksomheden en personalepolitik vedrørende sygdom, kan der i stedet henvises til denne. Angivelse af regler om sygdom er ikke et lovkrav. Ad pkt. 12 Hvis ansættelsesforholdet er reguleret af overenskomst, skal det i kontrakten angives, hvilken og hvor man kan gøre sig bekendt med denne. Overenskomsten skal benævnes med sit fulde navn. Det kan for designeres vedkommende f.eks. dreje sig om: Reklame og Forlagsoverenskomsten mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK/Privat Landsoverenskomsten for kontor og lager mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK HANDEL og HK/Privat Landsoverenskomsten med Teknisk Landsforbund Lederaftalen (overenskomsten mellem Dansk Arbejdsgiverforening og Ledernes Hovedorganisation gældende for arbejdsledere). Er der tvivl om, hvorvidt virksomheden er omfattet af en overenskomst, anbefales det at rette kontakt til Design denmark /Dansk Erhverv. 5
Hvis der er væsentlige vilkår gældende for ansættelsesforholdet, skal disse fremgå af kontrakten. Der kan med fordel henvises til en nærmere beskrivelse af vilkåret i personalehåndbogen. Ad pkt. 13 Oplysningerne om ansættelsesforholdet skal gives i et skriftligt dokument. Det er ikke et krav, at medarbejderen underskriver ansættelseskontrakten, men det anbefales, at den underskrives inden ansættelsesforholdets start. Det er nemlig op til arbejdsgiveren at kunne bevise, at lønmodtageren har fået oplysningerne. Når der sker ændringer i en medarbejders ansættelsesforhold, skal arbejdsgiveren foretage de nødvendige ændringer i ansættelseskontrakten. Det skal ske hurtigst muligt og senest en måned efter, at ændringen er trådt i kraft. Ændringer kan ske i form af tillæg til kontrakten, hvoraf Andre aftaler det fremgår at tillægget udgør en integreret del af ansættelseskontrakten. Det anbefales, at tillægget underskrives. Udover de punkter, der er medtaget i standard kontrakten, kan det blandt andet være relevant at træffe aftale om eksempelvis konkurrence- og kundeklausuler og uddannelsesaftaler. I så fald anbefales kontakt til Design denmark /Dansk Erhverv. 6