Rebild Kommune Udbudsbetingelser Asfaltreparationer Januar 2016 Rebild Kommune Center Plan Byg og Vej Hobrovej 110 9530 Støvring
Opgavens beskrivelse Rebild Kommune, i det følgende benævnt ordregiver, ønsker at udbyde reparation af asfalt. Udbuddet gennemføres som en offentlig licitation efter tilbudsloven (lov nr. 1410 af 7. december 2014 med senere ændringer). Kontraktperioden er fastlagt for 2 år, med kontraktstart 1. marts 2016 frem til og med 31. december 2017, med option for 2 x 1 års forlængelse. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at anvende den vindende tilbudsgiver til udførelse af de udbudte opgaver. Udbuddet gennemføres med forbehold for endelig godkendelse af resultatet i Rebild Kommunes økonomiudvalg. Rebild Kommune har samlet ca. 775 km asfalteret vejstrækning, der fordeler sig med ca. 570 km vejstrækninger i åbent land og ca. 205 km vejstrækninger i by eller tættere bebygget område. Det forventes, at der skal udlægges ca. 1.100 t/år +/- 50 %. Der er historisk forbrugt følgende mængder asfalt til reparationer: År 2010 2011 2012 2013 2014 Forbrug/t 642,71 1.240,86 961,73 1.505,97 1.200,74 Svarende til et gennemsnitligt forbrug på 1.110,42 ton/år. Lappeopgaverne skal udføres med PA 6t. ved håndudlægning. Opgaven omfatter reparation af bl.a. slaghuller,lapper, tilfyldning langs kantsten, asfaltramper langs kantsten, indstik, vandrender og udlægning af asfalt omkring brøndkarme, bl.a. hvor der er sket regulering eller udskiftning af brøndgods. Særligt om kant- og sporopretninger: Der kan regnes med, at der skal maskinudlægges 150-200 t/år PA 6t. som kant- eller sporopretning. Bredden på sporopretninger kan variere fra 1,2 1,5 m. Mængden pr. udlægning forventes at være 10-15 t/rekvisition. Mængden kan variere +/- 100 %. Retningslinjer for prisregulering Den tilbudte pris er fast i de første 12 måneder af kontraktperioden (1. marts 2016 til 28. februar 2017), uden mulighed for indeksregulering. De tilbudte priser for arbejder efter fastprisperiodens udløb (dvs. fra 1. marts 2017 og fremefter) reguleres én gang årligt. Beregningen foretages i overensstemmelse med cirkulære om pris og tid (cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 med senere ændring)
Som grundlag benyttes Danmarks Statistiks omkostningsindeks for anlæg, delindeks for Asfaltarbejde. Første regulering finder sted iht. indeks 1. kvartal 2017. Udover ovennævnte regulering kan der foretages regulering af entreprisesummen efter cirkulære om pris og tid 8 og 9. Bestilling af opgaver Ordregiver har udfærdiget en bestillingsliste, der er vedlagt dette udbud. Af bestillingslisten vil fremgå hvilken skadestype, hvilken prioritering samt evt. bemærkninger, der er til arbejdet. Dette skema danner grundlaget for bestillingerne og faktureringer. Dertil kommer også de arbejder, der er beskrevet i tilbudslisten. Dette skema vil blive sendt til tilbudsgiver 1 gang pr. uge, med mindre der er tale om enten pos. 3 eller pos. 4 opgaver. Disse vil blive meddelt pr. mail eller pr. telefon. Tilbudsgiver forpligter sig til at melde tilbage via skemaet, når reparationen er udført. Ordregiver arbejder med en løsning baseret på GIS4Mobile til erstatning af ovennævnte skema. Det forventes, at der skal meldes ind via systemet både fra ordregiver samt fra tilbudsgiveren, når reparationen er udført. En nærmere beskrivelse af dette system vil foreligge på et senere tidspunkt. Det forventes, at systemet kan anvendes sammen med sædvanligt hardware. Indkøb af hardware, for at tilbudsgiver kan løfte denne kommunikation, er ordregiver uvedkommende. Tidsfrister og sanktioner Tilbudsgiver er forpligtet til, at udføre reparationer inden for følgende tidsrammer (fra modtagelse af rekvisition): Pos. 1 Rutinemæssige opgaver inden maks. 10 arbejdsdage Pos. 2 Pressende opgaver inden maks. 5 arbejdsdage (ca. 60 opgaver/år) Pos. 3 Ekstraordinære opgaver inden maks. 2 arbejdsdage (ca. 15 opgaver/år) Pos. 4 Akutte opgaver inden maks. 3 timer (ca. 10 opgaver/år) Opgaverne på de fremsendte rekvisitioner vil være prioriteret i henhold til ovenstående. Større reparationsarbejder/lappeopgaver skal aftales nærmere i hvert enkelt tilfælde. Ved overtrædelse af ovennævnte tidsrammer for reparationer har ordregiver følgende sanktionsmuligheder: Pos. 1 Enhedsprisen reduceres med 20 % Pos. 2 Enhedsprisen reduceres med 25 % Pos. 3 Enhedsprisen reduceres med 40 % Pos. 4 Enhedsprisen reduceres med 80 % I gentagende tilfælde, kan ordregiver lade arbejdet udføre på regning af anden entreprenør. Faktura for sådanne opgaver vil blive modregnet i næstfølgende faktura fra nærværende entreprenør.
Bestemmelser om udbud og tildelingskriterium Arbejdet udbydes i offentlig licitation i henhold til tilbudsloven. Udbudsmaterialet består af nærværende udbudsbetingelser dateret januar 2016. Dertil kommer tilbudsliste januar 2016, Tro og love erklæring samt bestillingsliste Lappeopgaver. For udbuddet gælder endvidere: AB 92 AAB- Varmt blandet asfalt, februar 2012. Vejregler for afmærkning af vejarbejder, oktober 2013 Håndbøger og branchevejledninger Vejregler - Specifikationer for bitumiøse bindemidler til vejformål m.m. Tilsynshåndbog for asfaltarbejder, 1. september 2005 Tildelingskriteriet er laveste pris. Tilbud skal afgives på tilbudslisten, dateret 28. januar 2016. Tilbuddene skal indeholde alle ydelser, der kræves efter dette udbudsmateriale og skal i øvrigt være inkl. afgifter samt øvrige omkostninger ved arbejdets udførelse. Tilbuddet skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbudskuverten mærkes Asfaltreparationer i Rebild Kommune, 2016-2017. Tilbud der fremsendes pr. e-mail eller lignende kan ikke accepteres. Licitationen afholdes den 19. februar 2016 kl. 10:00 i mødelokale 1, administrationsbygningen i Nørager, Jernbanegade 13, 9610 Nørager. Hvis den bydende ikke ønsker at være til stede ved åbningen af tilbudskuverterne, skal tilbudskuverten være afleveret senest 18. februar 2016 kl. 10:00 i receptionen på Rådhuset, Hobrovej 110, 9530 Støvring. Spørgsmål skal stilles skriftligt og kan rettes til: Dorte Marlene Munk Nielsen, e-mail: dmmn@rebild.dk. Senest torsdag den 11. februar 2016. Alle spørgsmål og svar på disse vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Rebild Kommunes hjemmeside: http://rebild.dk/erhverv/udbud-og-leverandoer Øvrige betingelser Tro- og loveerklæring Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Tro og love erklæringen er vedlagt nærværende tilbudsbetingelser, og skal returneres til ordregiver i udfyldt stand. Arbejdsklausul Tilbudsgiver skal sikre, at de ansatte, som tilbudsgiver og eventuelle underentreprenører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn - og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn - og ansættelsesvilkår, i henhold til gældende kollektive overenskomster på området. Rebild Kommune vil til enhver tid kunne udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen fastsætter.
Tilbudsgiver er forpligtet til, efter påkrav herom, at fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne, som eventuelle underleverandørers arbejdstagere inden for 5 arbejdsdage. Rebild Kommune kan søge rådgivning hos relevante arbejdsgivere- og/eller arbejdsorganisationer, til sin vurdering af, om tilbudsgiver eller underentreprenører har overholdt klausulen. Rebild Kommune kan tilbageholde vederlag til tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne. Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. Rebild Kommune skal inden opgaven påbegyndes skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører tilbudsgiveren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Tilbudsgiver skal endvidere på forlangende på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Rebild Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt hvilke arbejder, de udfører. Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere Tilbudsgiver er forpligtiget til at sikre, at tilbudsgiveren eller dennes underleverandører, såfremt de har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder denne forpligtigelse. Dokumentation Tilbudsgiver har bevisbyrden for at tilbudsgiverens forpligtelser i henhold til klausulen er overholdt, og Ordregiver kan på forlangende kræve at se dokumentation for tilbudsgiverens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser, ansættelsesbeviser samt den referenceramme tilbudsgiveren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Rebild Kommune i den konkrete sag anmode tilbudsgiveren om at fremsende andre, efter kommunens skøn, relevante dokumenter.