AKB Blåkildegård Referat af Ejendomskontor møde Tirsdag d. 20 Januar 2015 kl. 17:00-19:00. I mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Peter Møller, Kenneth Berg, Jan-Erik Lund, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Lone Skougaard Sørensen, Niels Bisgaard, Jens Peter Skaarup. Sekretær: Michella Engelstock. Afbud: Franck Fogh-Dahl. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 16 December 2014. 3. Status siden sidst. 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. 6. Opsætning af lydisolering i seniorklubbens lokale. 7. Maling af selskabslokalerne og ejendomskontoret. 8. Prisnedsættelse på fjernvarme. 9. Beboerklagenævnets afgørelse af skimmelsag. 10. Økonomi status pr. 16/01-2015. 11. Forbrugermåling. 12. Kursus program 2015 og seminar for bestyrelser. 13. Eventuelt. 1 af 13
AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelsens sekretær, fredag d. 16 Januar 2015. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referat fra EK møde d. 20 Januar 2015. Referatet blev skrevet og godkendt på mødet d. 20 Januar 2015. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Status siden sidst. - Besøg af Eva Juul Toldam er aftalt til onsdag den 4 Februar 2015 kl. 19.00-21.00. Eva vil fortælle om sin afsluttende eksamens opgave Om at bo i beton. og beboerne vil have mulighed for at stille spørgsmål. - Tagpap på den gule container vil blive igangsat senere i lighed med maling af containeren. Bestyrelsen har oplyst at denne skal males i en passende grøn farve, som vil falde naturligt ind i omgivelserne. - Seneste byggemøde referater og statusopgørelse for projekt havehegn er fremsendt til byggeudvalgets medlemmere. - Der er skrevet ud til 37 boliger angående manglende vedligeholdelse af have. I 6 tilfælde er der ikke sket noget på trods af gentagne henstillinger. Vi vil afvente foråret, da det ikke tjener noget formål med vinter og sne at bede om afslutning i de resterende boliger. Vi følger op i uge 13, Marts 2015. - Der er skrevet ud til 20 boliger for nedtagning af slyngplanter på facader. Der resterer kun 1 bolig, som først er opdaget for nylig. Der er skrevet ud til denne. De resterende er bragt i orden. - Vi afventer bestyrelsens tilbagemelding angående revidering af lejekontrakt. 2 af 13
AKB Blåkildegård 3. Status siden sidst - fortsat fra forrige side. - Paraboler der har siddet for højt på 2 boliger, er nu sat ned. - Vi vedlægger dagsordenen, en arbejdsplan over rengørings områderne. - Fjernelse af ulovligt parkerede biler er sket. - P-plads ved Trekanten D vil ikke blive åbnet, da den skal bruges til byggeplads. - Nordlys vinduerne på atelierhusene er blevet gennemgået. Der er kun den ene rude, som er defekt. Udskiftning er bestilt. - Vi har gennemgået lysene på multibanen og i vaskeriet. - Rækværk ved trappe, Trekanten G 19-20 er reetableret. Vi har skrevet til kommunen angående genopsætning af steler og reetablering af flisebelægning på sti. - Der har været nogle henvendelser angående reetablering af havehegn imellem enkelte boligers haver. Ejendomskontoret vil hjælpe med at afskærme for husdyr i det omfang det er nødvendigt. Der vil blive opført hæk til foråret imellem haverne. Og det gamle hegn vil blive fjernet. Jævnført bestyrelsens beslutning d. 27 August 2013. - Det er aftalt med KAB at Blåkildegård uden beregning kan få leveret 10 brugte pc er med styresystem Windows 7. Når de er klar til afhentning vil ejendomskontoret afhente dem og levere dem til bestyrelsens lokale. - Ejendomskontoret afventer bestyrelsens tilbagemelding angående forslag til ny husorden Råderets regler og vedligeholdelsesreglement. - Forsalg til bestemmelser for installations ret er vedlagt dagsordenen. - Rutsjebanen bag ejendomskontoret er blevet monteret. - Indhentning af tilbud på etablering af græsplæne ved stueboligernes overtagelse af haverne, jævnfør bestyrelsens beslutning d. 27 August 2013 afventer endelig beslutning om ny trappe, og altan til 1-sals boligerne. Der er opført ny hæk hele vejen. - Vi har tidligere talt om beboercafé-møder, så beboerne kan få mulighed for at få oplysninger om bestemte emner og stille spørgsmål. Vi skal have aftalt tidspunkt for 1. møde. - Kælkebakken vil blive reetableret når vejret tillader dette. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Er der beboere der har problemer/mangler omkring reetablering efter havehegn skal der rettes henvendelse til Ejendomskontoret ang. dette. Resten er taget til efterretning. 3 af 13
AKB Blåkildegård 4. Meddelelser fra ejendomskontoret. - Bemandingssituationen: Der vil være 1 medarbejder på kursus i 6 dage samlet i Januar og Februar måned. Vi har p.t 2 personer fra jobcentret i job prøvning i 13 uger. Ny elev er påbegyndt praktik i afdelingen pr. 26/01-2015. Poul Erik Eriksen har fremover fri hver fredag. Afløsning varetages af Steen Jensen og Peter Pedersen på skift. - Vi har godkendt at der lægges fliser foran containeren til møbler, så man kan gå nogenlunde sikkert ved containeren, når møbler tages ind og ud. - Vi vil lade cykel- og metal værkstedet indkøbe nye skabe, luftkompressor og slibstensafretter til en samlet pris af 7.464,25 kr. - Ejendomskontoret er igang med at udføre et prøveprojekt i Firkanten F med udskiftning af alle blandingsbatterier i boligerne i denne række, til nye moderne energi- og vandbesparende blandingsbatterier. Når forsøget er afsluttet, vil bestyrelsen blive orienteret om resultatet. - Politiet har godkendt ansøgningen om forlængelse af tilladelsen til videoovervågning. Tilladelsen gælder til den 13 December 2019. - Ejendomslederen har fået tildelt kursus i boligjura. Kurserne afholdes 6 gange i løbet af efteråret 2014 og 1 halvdel af 2015 med 2 dages varighed hver gang. Kurset afsluttes med diplom. - Ejendomslederen har fået tildelt kursus i anerkendende kommunikation. Kurserne afholdes d. 28-29 Januar 2015. - Istandsættelse af bogcaféen er næsten afsluttet. Der mangler aflevering af høj-skab. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 4 af 13
AKB Blåkildegård 5. Spørgsmål til ejendomskontoret. - Info fra miljø- og energicentret om ny lyskilde (EK ser på sagen) - Omdeling af info til beboerne kiksede første gang dette skulle udføres. (EK ser på sagen) - Der blev spurgt ind til om man på overvågningen ved container gården ved sekskanten, kan se hvem der stiller skraldesække udenforan før aftalt tid. (EK ser på sagen) - Der bliver spurgt ind til parkerings reglerne i forhold til, lastbiler/trailere i Blåkildegård. - Der bliver spurgt ind til indbrud i Blåkildegård de seneste par måneder. Vi henstiller beboerne til at anmelde dette til politiet, hvis de bliver udsat for kriminalitet. - Der blev spurgt ind til kloak arbejdet på stamvejene. - Der blev spurgt ind til utætte skur tage. (EK oplyser at det vil blive opført i forbindelse med helhedsplanen - indtil da lappes tagene i det fornødne omfang.) - EK fik overdraget en klage fra en beboer ang. en skade på bil. - Der er kommet en beboer klage angående den nye pavillon ved Blåkanten. (EK ser på sagen) Indstilling: Det indstilles at ejendomskontoret tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 6. Opsætning af lydisolering i seniorklubbens lokale. Bestyrelsen har tidligere godkendt indkøb af materialer og opsætning med hjælp fra personalet. Materialerne er indkøbt og ligger nu i klubbens lokale. Ejendomskontoret må erkende at det ikke på nuværende tidspunkt er muligt at udføre opgaven. Vi har derfor indhentet tilbud på arbejdet, så det kan udføres hurtigst muligt. Tilbuddet lyder på 29.820 kr. Vi henter kontrol tilbud. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 5 af 13
AKB Blåkildegård 7. Maling af selskabslokale og ejendomskontoret. - Vi har indhentet tilbud på maling af selskabslokale Femkanten J og ejendomskontoret. Billigste tilbud er fra Blåkildegårds sædvanlige maler og lyder på 20. 625 kr. for ejendomskontoret og 29.250 kr. for selskabslokalet. - Alle vægge og lofter i selskabslokalet og alle lofter og vægge i adgangsvejene i ejendomskontoret vil blive malet. Kontorerne og mødelokalet vil ikke blive malet i denne omgang. De fremstår pæne. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 8. Prisnedsættelse på fjernvarme. VEKS bestyrelse har nedsat deres pris, gældende fra d. 1. Januar 2015. Høje Taastrup Fjernvarme s bestyrelse har derfor, under henvisning til den bemyndigelse repræsentantskabet gav på repræsentantskabs mødet d. 27 November, vedtaget at nedsætte prisen for tilsvarende. Det vil sige at prisnedsættelsen i Høje Taastrup Fjernvarme, bliver på 5,8 % i stedet for de 2,35 % der blev vedtaget på repræsentantskabs mødet d. 27 November. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 9. Beboerklagenævnets afgørelse på skimmelsag. Beboerklagenævnet har fremsendt deres afgørelse på dækning af udgifter i forbindelse med skimmelsvamp i boligen. Afgørelsen blev at beboeren er pligtig til at betale for udbedring af skimmelsvampen, da den skyldes beboeradfærd. Beboerklagenævnets afgørelse vedlægges referatet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 6 af 13
AKB Blåkildegård 10. Økonomi status pr. 16/01-2015. Udskrift af udgiftskontrol vedlægges dagsordenen til kommentering og orientering. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 11. Forbrugermåling. Udskrifts rapport over forbrug af varme, vand og el vedlægges dagsordenen til kommentering og orientering. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 12. Kursusprogram 2015 og seminar for bestyrelser. Kursusprogram for 2015 og indbydelse til seminar for bestyrelsesmedlemmer vedlægges dagsordenen. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning. 13. Eventuelt. - Lone stopper som medlem i bestyrelsen, da hun fraflytter bebyggelsen. 7 af 13
AKB Blåkildegård Referat af Afdelingsbestyrelses møde. Tirsdag d. 20 Januar 2015, kl. 19:00-22:00. I mødelokalet Femkanten J 1. Til stede: Søren Evers, Peter Møller, Kenneth Berg, Jan-Erik Lund, Poul-Erik Sørensen, Pia Jensen, Sonja Van Arsdale, Lone Skougaard Sørensen, Sekretær: Michella Engelstock. Afbud: Franck Fogh-Dahl. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen. 2. Godkendelse af referat fra AB/EK møde d. 16 December 2014. 3. Spørgsmål fra beboere. 4. Nyt fra formanden. 5. Nyt fra BSU. 6. Nyt fra infoudvalget. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. 8. Bestyrelsesmedlem Lone Skougaard Sørensen takker for denne gang. 9. Eventuelt. 10. Mødeplan. 8 af 13
AKB Blåkildegård 1. Godkendelse af dagsordenen. Udkast til dagsordenen med bilag er udsendt til bestyrelses medlemmer, fredag d. 16 Januar 2015. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen. Beslutning: Dagsordenen er godkendt. 2. Godkendelse af referat fra AB møde d. 16 December 2014. Referatet blev skrevet og godkendt på mødet d. 20 December 2015. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender referatet. Beslutning: Referatet er godkendt. 3. Spørgsmål fra beboere. - Ingen spørgsmål fra beboerne. Indstilling: det indstilles at bestyrelsen drøfter punkterne og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Ingen beslutning er taget. 9 af 13
AKB Blåkildegård 4. Nyt fra formanden. Orientering om diverse sager på mødet. - Formanden uddelte på papir, to forslag fra beboere til gennemlæsning. (Efter gennemlæsning af det omdelte materiale, besluttede afdelingsbestyrelsen at rette henvendelse til forslags stillerne.) - Formanden orienterede om de omdelte husorden og råderets regler. Afdelingsbestyrelsen mener ikke at det skal hastes igennem da der er en helhedsplan, som bestyrelsen bruger alt deres tid på lige nu. - Afdelingsbestyrelsen har rettet henvendelse til ejendomskontoret om afholdelse af infomøde for beboerne om status på helhedsplanen. Efterfølgende er datoen for infomødet blevet fastsat til: Mandag d. 9 marts 2015 - mere info følger. - Afdelingsbestyrelsen ønsker et samarbejde med ejendomskontoret i forbindelse med bladet Mellem os. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 5. Nyt fra BSU. Orientering om diverse sager på mødet. - Der er rettet henvendelse fra genbrugsgrupperne om manglende regelsæt for disse. Forslag til disse regler skal komme fra genbrugsgrupperne selv. BSU har på nuværende tidspunkt kun modtaget forslag til regler fra tøj- og bogcaféen. - Ansøgning modtaget: Vi er 4 beboere, som ønsker at oprette et festudvalg i Blåkildegård, som varetager de festlig arrangementer for børn og voksne i vores bebyggelse. Vi vil i 2015 afholde følgende arrangementer: Fastelavnsfest den 15/2 i samarbejde med guf en gaffels frivillige. Blåkilde dagen den 8/8, hvor vi vil samarbejde med klubber, genbrugsgrupperne og interesserede beboere i at afholde en festlig dag for alle. Juletræsfest den 6/12. Festudvalget ønsker egen bankkonto, og vi har et ønske om, at vi fast har 10000 kroner på kontoen, så vi kan jagte gode tilbud til vores arrangementer, og derved spare på Blåkildegårds penge. Til Blåkildedagen den 8/8-2015 ansøger vi allerede nu, om en underskudsgaranti på 80000 kroner til dækning af følgende udgifter: - mad 15000 kr. -øl og vand 12000 kr. - musik 15000 kr. -Popcorn, slush ICE mm 3000 kr. 10 af 13
5. Nyt fra BSU (fortsat) -Børneunderholdning 15000 kr. -leje Af telt 10000 kr. -t'shirts, præmier, dekorationer mm 10000 kr. AKB Blåkildegård Med venlig hilsen Pernille Rieber 6B8 Zena Laukamp 3F8 Jeanette Sørensen 4G6 Betina Rasmussen 4B6 Overstående ansøgning er godkendt. - Ansøgning modtaget: Søndag den 15/2-15 vil vi gerne holde fastelavnsfest for Blåkildegårds børnefamilier, og søger derfor om en underskudsgaranti på 5000 kroner til at afholde arrangementet. Budgettet er taget ud fra de to sidste års arrangementer. Med hensyn til omdeling af invitationer og planlægning af fastelavnsfesten, ønsker vi et hurtigt svar på vores ansøgning. Med venlig hilsen betina Rasmussen Firkanten B6 Overstående ansøgning er godkendt. - Ansøgning modtaget: Hej afdelingsbestyrelse. Vi skal bruge penge på: Haven. Til frø og planter. Udstyr. Til ekstra spæk brædder, poser, elastikker, dymo, hyldeknægte osv. Klubaftener. Madvare med mere til guf en gaffels arrangementer Det var 5000 kr, håber dette er bedre. Karsten Overstående ansøgning er godkendt. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 11 af 13
AKB Blåkildegård 6. Nyt fra Infoudvalget. Orientering om diverse sager på mødet. - Infoudvalget orienterede om hjemmesiden. - Infoudvalget arbejder ihærdigt på at fastsætte dato for afholdelse af et infomøde om helhedsplanen for alle involverede parter. På næste helhedsplanmøde for afdelingsbestyrelse forelægge dette for helhedsplan gruppen, så der kan findes en endelig dato. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 7. Nyt fra byg og grønt udvalget. - Byg og grønt udvalget orientering om status/udfaldet af mødet, omkring havehegn med ejendomskontoret og entrepenøren. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen drøfter punktet og meddeler beslutningen til ejendomskontoret. Beslutning: Taget til efterretning. 8. Bestyrelsesmedlem Lone Skougaard Sørensen takker for denne gang. Lone Skougaard Sørensen udtræder af afdelingsbestyrelsen efter mange års virke, da hun fraflytter bebyggelsen. Afdelingsbestyrelsen takker på beboernes vegne, Lone for hendes arbejde i bestyrelsen igennem alle årene. Indstilling: Det indstilles at ejendomskontoret drøfter punkterne og meddeler beslutningen til afdelingsbestyrelsen. Beslutning: Overnævnte medfører at Franck Fogh-Dahl indtræder i bestyrelsen i stedet. 12 af 13
9. Eventuelt. - Ingen orientering. 10. Mødeplan. Afdelingsbestyrelsens referent deltager ikke i AB mødet d. 17/02-15, grundet ferie. Alle forslag til dette møde skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest torsdag d. 12 Februar 2015, Kl. 12:00. Afdelingsbestyrelsen har åbent i bestyrelses lokalet Femkanten I 19, Torsdag d. 05 Februar 2015, fra 17:00-18:00. AKB Blåkildegård MØDEART. DATO. TIDSPUNKT. STED. AB møde. Tirsdag d. 17 Februar 2015. EK/Helhedsplan møde Onsdag d. 18 Februar 2015. Kl. 17.00 Femkanten J 1. Kl. 17.00 Femkanten J 1. 13 af 13