Organisationsbestyrelsesmøde den 19. oktober 2015, kl Lyngbygårdsvej 135

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 19. oktober 2015, kl Lyngbygårdsvej 135 Til stede Erik Frikke, Henrik Petersen, Jan Hansen, Per Boje Nielsen, Per Kloster Andersen & Ole Søndergaard Nielsen Afbud fra Preben Mosolff Fra administrationen Lisbet Schaltz, Steen Jørgensen og Anne Kirstine Olesen (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 4. juni Revisionsprotokol 4. Optagne lån i perioden 4. juni oktober Godkendelse af afdelingernes budgetter 2016 a. Etagehusene b. Fortun Midtby c. Geels Plads d. Rækkehusene e. Højhuset f. Varmecentralen 7. Renoveringsarbejder a. Status nye opgangs- og kælderdøre samt dørsamtaleanlæg med 1/5

2 monteret kamera Etagehusene b. Status skraldeøer Etagehusene c. Udvendig gavlisolering samt isolering af lofter Etagehusene d. Styringsdialogmødet den 22. oktober Meddelelser: Fra formanden Fra afdelingerne Fra administrationen: a. Status E.ON tilbagebetalingerne b. Anvisningsreglerne for udlejning af AKB Lyngbys boliger 10. Fastsættelse af dato for næste møde 11. Eventuelt. 1. Valg af dirigent Formand Erik Frikke 2. Godkendelse af referat Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet uden bemærkninger. 3. Revisionsprotokol Ingen indførelser i protokollen. 4. Optagne lån i perioden den 4. juni oktober 2015 Ingen optagne lån i pågældende periode 5. Godkendelse af afdelingernes budgetter 2016 Afdelingerne har over en årrække oparbejdet et overskud og som en konsekvens heraf er der ikke budgetteret med huslejestigninger i de enkelte afdelinger. Organisationsbestyrelsen savner nogle nøgletal; en form for budgetresume for hver afdeling, således at budgetmaterialet fremstår mere overskueligt, når et hurtigt overblik ønskes. Almenbo vil tage ønsket til efterretning i forbindelse med fremtidige budgetpræsentationer. 2/5

3 Fælleshuset og Ejendomskontoret fremgår ikke længere som selvstændige afdelinger i budgettet, idet udgifterne fordeles ud på afdelingerne. Varmecentralen er bibeholdt med tal der udelukkende omfatter energiudgifter. Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter for Renoveringsarbejder a. Status på nye opgangs- og kælderdøre samt dørsamtaleanlæg med monteret kamera Etagehusene En urafstemning blandt beboerne foretages lige nu og stemmerne optælles den 26. oktober Hvis flertallet stemmer for, vil arbejdet blive igangsat umiddelbart herefter. b. Status skraldeøer - Etagehusene Skraldeøerne står færdige i slutningen af uge 44. Kommunen mangler at levere spande og der skal indhentes dispensation førend skaktene kan lukkes. Ejendomskontoret skal udarbejde et dokument, der belyser, hvordan man afhjælper de beboere, der ikke selv kan gå ned med affaldet. c. Udvendig gavlisolering samt isolering af lofter Etagehusene Et forslag til finansiering af gavlisolering er vedlagt som bilag til organisationsbestyrelsesmødet. En gavlisolering vil betyde en lejeforhøjelse på 7, 4 kr. pr. m2 om året. Budgettet for projektet skal fremlægges på afdelingsmødet i 2016 og forventes igangsat herefter. d. Styringsdialogmødet den 22. oktober 2016 Kommunen har kontaktet AKB Lyngby med henblik på de fremtidige ungdomsboliger som planlægges bygget på traceet, idet man tilbyder AKB Lyngby at administrere en andel af de i alt 1500 nye lejligheder. Organisationsbestyrelsen er enig om, at man skal takke ja til mere info om projektet. Der skal blandt andet laves vurdering af den økonomiske risiko. 7. Meddelelser Fra formanden: Der afholdes møde den 4. november med firmaet bag afdelingens reklamesponsorerede brochure med henblik på en opdatering af denne og eventuelle udarbejdelser af film til hjemmesiden. 3/5

4 Udgifterne til fordeling af overskydende E.ON-midler er blevet på ca kr. selvom det i første omgang blev vurderet at kunne gøres for kr. Det har været meget ressourcekrævende at finde de mange fraflyttere og samtidig har der ikke været tilsvarende projekter at trække erfaring fra. Organisationsbestyrelsen godkender beløbet. Den 18. november afholdes en introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer. Formanden opfordrer til, at også erfarne bestyrelsesmedlemmer deltager. Fra afdelingerne: Rækkehusene: Kældergange skal renoveres og vinduesfacader udbedres. Trappenedgange renoveres fortsat løbende. Skelskør Anlægsgartnere er blevet hyret til pasning af de nyetablerede bede. Etagehusene: Det skal undersøges, hvorvidt AKB Lyngby har ansvar for at sikkerhedsreglerne overholdes i forbindelse med etableringen af skraldeøerne. Ejendomskontoret undersøger dette. Højhuset: Regler om 2 timers parkering ved butikshuset er blevet nedstemt ved årets afdelingsmøde. De handicapskilte der ved samme lejlighed er blevet fjernet ved en fejl opsættes igen. Nye lejekontrakter for de to erhvervslejemål er forhandlet på plads og betyder en næsten fordobling af nuværende lejeindtægt. Lejen indeksreguleres løbende og kontrakten indeholder uopsigelighed, således at butikkerne ikke kan opsige lejemålet 10 år frem og AKB Lyngby omvendt heller ikke kan opsige lejemålet de næste 5 år. Midtbyen: Søren Timann har aftrådt formandsposten og Helle Hanne Jensen er ny formand i afdelingen. Hun anmoder om ret til deltagelse i fremtidige organisationsbestyrelsesmøder trods manglende stemmeret. Organisationsbestyrelsen godkender dette. Fra administrationen: a. Status E.ON tilbagebetalingerne På årets afdelingsmøde på Geels Plads kom det frem, at beboerne ikke har fået overskydende E.ON-penge tilbage. Der er rettet henvendelse til henholdsvis KAB og DAB for et svar. b. Anvisningsreglerne for udlejning af AKB Lyngbys boliger Anvisningsreglerne er blevet ændret således at man nu veksler mellem de 5 kriterier og dermed sikrer, at alle kriterier tilgodeses. Det skal overvejes, om rotationen skal udvides, så boligsøgende udefra kommer mere i spil. Ejendomskontoret har været på kursus i Råderet og B-ordning og bestyrelsesformænd kan få tilsvarende kurser, hvis der er interesse for dette. Organisationsbestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 4/5

5 8. Dato for næste møde Den 25. maj Eventuelt Der er indhentet tilbud på nyt vagtordningssystem, som træder i kraft pr. 1. december Der gives økonomisk kompensation til de to ansatte på ejendomskontoret, som ikke længere skal varetage vagttelefonen. Der regnes med en årlig besparelse på kr ,-. 5 års eftersynet af demonstrationsprojektet i Etagehusene har fundet sted den 23. oktober 2014 og blev foretaget af KAB. Det er normal procedure udelukkende at foretage en overordnet gennemgang af bygningen ved et 5 års tjek. Således syner man ikke de indvendige lejemål i den forbindelse; et sådan tjek finder almindeligvis sted under 1 års gennemgangen. I løbet af 2016 vil ejendomskontoret i samarbejde med cheftekniker Claus Sieben Hansen fra Almenbo gennemgå demonstrationsprojektets 2 salslejligheder for fejl og mangler. Der er afsat kr. til formålet. Beboerne i de pågældende lejligheder ønsker klarlagt hvad der evt. skal hæftes for i forbindelse med en fraflytning. Steen Jørgensens udmelding er, at fraflyttere ikke skal hæfte for fejl og mangler i de nævnte lejemål. Referaterne fra tidligere afholdte dialogmøder er lagt på Kommunens hjemmeside. Her står der fejlagtigt, at det allerede er vedtaget i Etagehusene, at der skal etableres nye døre med dørtelefoner samt foretages gavlisolering. Deltagerne vil fremover være mere omhyggelige med gennemlæsning af de udsendte referater Erik Frikke Anne Kirstine Olesen Formand/dirigent Referent 5/5