konvertering 28. januar 2015 - Nuuk

konvertering 28. januar 2015 - Nuuk

Konvertering finans Kontoplan/Dimensioner Konverteringstabel i forhold til ny kontoplan -- konverteringstabel skal som udgangspunkt sikre, at der kan laves sammenligninger/rapporter for hele året og for alle saldi. Mulighed for at se gamle data i tidligere økonomisystemer. Ved drift 1/1 skal kun sum poster medtages. Ved drift på andet tidspunkt medtages sum poster + transaktioner fra 1/1 til go live dato. Konverteringstabel skal vise kontostreng i gammelt system når man konterer i AX2012 Kommuner benytter Winformatik til flere regnskaber og mellemregninger - hovedregnskab styrer dette. Eksterne regnskaber med egen kontoplan som integreret del af kommunal kontoplan. Er dette beskrevet i kravspecifikation? Idriftsættelse midt i et regnskabsår Hvilke udfordringer/fordele giver det? Statuskonti Afstemning af interimskonti, bankkonti m.m. --- Transaktioner Saldi/Transaktioner Opslag i gamle transaktioner (Rettigheder til disse) Øvrige eksterne regnskaber EG A/S 2

Konvertering finans datamængde (selvstyret) Finanstransaktioner i gennemsnit pr. år - 3,4 26.110 forskellige drift dimensioner med en aktuel bevægelse i 2014 3.560 forskellige status dimensioner med en aktuel bevægelse i 2014 Artskonti med bevægelser i 2014 (Drift/Status) (108/130) Kimik skal levere oplysninger for kommuner, fordelt på enheder/by/bygd eller samlet for kommune. 1. Borger 1. Virksomhed 1. Grønland 200 afdelingsgrupper/rettighedsgrupper til finansposter Nøglen til roller der beskriver adgang til data, funktioner, værktøjer (KPI, køer, rapporter m.m.) EG A/S 3

Konvertering - Debitor Stamdata (adresse?, bankkonti, ingen afskrivning, ingen modregning osv.) Kontonummer i eskat er det primære hvis der er flere kontonumre vises dette i en oversigt og den enkelte enhed vurderer, hvad der efterfølgende skal ske med disse. Adresse tages via GAB fra GER/CVR eller CPR Vaskning af data (samme fysiske person/firma findes flere gange) Gælder også moduler selvom de ikke er med i første fase. Adresse tages via GAB fra GER/CVR/CPR/fiktiv. Alle relationer skal vaskes til en person/en virksomhed. Der laves checkliste, der viser hvorledes vaskning gennemføres optimalt for hver enkelt enhed Dimensioner Konverteringstabel til Ny kontoplan Der udarbejdes konverteringstabel, således der vil være mulighed for at se gammel kontostreng på diverse skærmbilleder og rapporter Afstemning af samlekonti Transaktioner Skat skal have adgang til gamle data, både åbne og lukkede i 20 år. Lukkede poster konverteres ikke, men lægges i død SQL-database. Åbne poster og saldi konverteres til AX Saldi/Bevægelser pr. art/status åbne/lukkede poster (udstedelse af debitorkontoudtog) Posttyper på transaktionsniveau Arter/restancetyper konverteringstabel til ny ydelsesoversigt transaktionsniveau både hos Kommuner og DcR konverteres alle åbne poster. Der laves checkliste til hvorledes antal transaktioner kan minimeres før konvertering Afstemning og lukning/afskrivning af alle relevante åbenstående poster Har vi et reel tilgodehavende? EG A/S 4

Konvertering - Debitor Åben post (historik/revision) Notater Dokumenter (breve, rykker, rentenota mm) Meddebitorer Debitor = Kreditor Fakturajournal EG A/S 5

Konvertering Debitor - Datamængde Ca. 800.000 debitortransaktioner i gennemsnit pr. år 57.000 forskellige debitorer har registreret bogføringer i 2014 Antal debitorer Debitorer i alt 162.853 Heraf 36.045 debitorer med en åben saldo 36.045 Heraf 7.538 debitorer med en åben saldo som ikke er CPR eller GER 593.654 bilag som er åben med 38 forskellige posttyper 1. Borger 1. Virksomhed 1. Grønland 53 arter/restancetyper med saldi 1.070 forskellige dimensioner med åbne saldi 9 forskellige debitorgrupper EG A/S 6

Konvertering - Kreditor Stamdata (adresse?, bankkonti m.m.) Som hos debitor. Fra CPR og GER (og fiktive). Bankkonto - ved CPR samme model som for debitor. Ved GER sammenlignes bankkonti hos Selvstyre (XAL) og kommuner (WINF). Hvis identisk Ok, hvis ikke lægges kontonumre ud på liste Alle åbne poster overføres uanset alder ---- samme mix ifm. rapporter hvor gamle data flettes sammen med data fra AX Checkliste. Der er behov for kraftig oprydning, hvor fokus rettes mod betalinger, udligning og afstemning. Der laves en total status på borgere/virksomheder før go live Vaskning af data (samme fysiske person/firma findes flere) Der foretages ingen vaskning af kreditor data. Dimensioner (en dimension hvad med kommunerne) Konverteringstabel til Ny kontoplan Afstemning af samlekonti Transaktioner Saldi/Bevægelser Kan alle åbne poster ikke udbetales/modregnes inden idriftsættelse? Åben post (historik/revision) Notater IRIS transaktioner Der skal kigges specifikt på, om der ligger data under IRIS som skal konverteres ifm. Go live Kreditor = Debitor Kreditorjournal/Betalingshistorik EG A/S 7

Konvertering Kreditor - Datamængde 320.000 kreditortransaktioner i gennemsnit pr. år Antal kreditorer Ca. 5.000 aktiv kreditorer Ca. 3.000 forskellige kreditorer har modtaget betaling for 2014. Åbne posteringer/transaktioner (bør ikke være åbne) Dimensioner 1. Borger 1. Virksomhed 1. Grønland 3 kreditorgrupper EG A/S 8

Konvertering finanslov / bevilling Kontoplan/Dimensioner Sammenligningsgrundlag Igangværende FL/TB/bevillinger Tekstbemærkninger/Aktiviteter Anlæg/Projekt (ikke fase 1) Budget gamle (døde) data konverteres ud i stationær tabel (sql/excel). Undersøges nærmere i Deep Dive Anlæg (ikke i scope) hvad er konsekvens ved ikke at have anlæg med i scope Generelt skal processer til FL og kommunal budgetlægning kortlægges i Deep Dive EG A/S 9

Konvertering - Ledelsesinformation Realiseret saldi Historik Budget Finanslov (i FFL15 er der data fra 2009 og frem) Sammenligning fremad Grundlag Mulighed for opslag i to databaser Historik Budget Gamle (døde) data lægges i tabel (sql Excel) Komlis er ikke i scope, men hvad gør man med Komlis EG A/S 10

Konvertering - Organisationsændringer Ressortomlægning - Selvstyret Historik Fremtid Organisationsændringer - kommunerne Historik Fremtid Ingen konvertering EG A/S 11

Konvertering - Skattestyrelsen Skattebetalinger (overskydende skatter, 5 og 85 indbetaling m.m.) Skat gemmer indeværende år og sidste år altså alle transaktioner gemmes for de to år Skatteopkrævninger (B-skat, Restskat, Selskabsskat og A-skatter m.m.) - Løbende Lønoplysninger (Månedsredegørelser, Lønangivelser A10 og A11) -- forventes væk ved implementering Afgifter Indførsel/Udførsel Godsregistrering (åbne/lukkede) Data fra C5 skal som udgangspunkt konverteres, men dette afgøres under planlagt Deep Dive Inkasso - Deep Dive planlagt for det samlede område. Vigtigt at kommuner inddrages, da de gerne vil modregne. hvad siger loven, og hvordan håndteres det hos eks. INI, Nukissiorfiit m.m. Åbne / lukkede (afstemning til fordringshaverne) Oprydning i restancemassen Restancer over et hvis beløb? Løntræk Afdragsordninger Udlæg Nedskrivninger Notater og skabeloner/breve Afviste inkassosager Motorkartotek/Automater/Stempel - Også her gennemføres Deep Dive for hele området EG A/S 12

Konvertering Skat - Datamængde Månedsredegørelser 257.051 i alt ca. 30.000 er oprettet/registreret i 2014 Antal biler/automater/stempel 11.846 biler i alt heraf 7.536 aktive (5.693 betalende) 201 automater i alt heraf 122 aktive 29.883 registreringer Afgifter Indførsel/Udførsel Godsregistrering (åbne/lukkede) 24.103 godsregistreringer XAL/Sulinal ca. 12.000 pr. år Afgiftsnotaer pr. år. ca. 22.000 (tallene er fra 2007) 1. Borger 1. Virksomhed 1. Grønland Inkasso 830.711 inkassosager i alt heraf er 266.465 aktive / ca. 70.000 nye oprettet i 2014 18.400 løntræk/afdragsordninger i alt heraf er ca. 4.000 aktive 31.000 nedskrivninger i gennemsnit pr. år. 53 fordringsgrupper og 249 fordringstyper EG A/S 13