Målsætningen med dette kapitel er at: Bogført Opsummeret Rapporteret. Finanskonti Perioder Globale dimensioner Budgetdimensioner

Transkript

1 Kapitel 2: Finans KAPITEL 2: FINANS Målsætning Indledning Målsætningen med dette kapitel er at: Forklare hvordan man bruger Kontoplanen i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Forklare indholdet af felterne på Finanskortet. Forklare indholdet af felterne i vinduet Kontoplan. Forklare budgetfaciliteterne i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Forklare indholdet af felterne i vinduet Budget. Demonstrere hvordan du sætter et manuelt budget op og forklare ekstra budgetfaciliteter, såsom at slette budgetposteringer. Forklare hvordan man laver et budget ved hjælp af funktionen Kopier budget. Forklare funktionerne Udlæs budget og Indlæs budget. Finansmodulet er den centrale del i Microsoft Dynamics NAV 5.0. I modulet Finans bliver de finansielle informationer: Bogført Opsummeret Rapporteret I dette afsnit bliver to hovedkomponenter i finanssystemet gennemgået: Kontoplan og Budgetter. Kontoplanen giver hurtig adgang til finanskonti og saldi, og budgettets funktion giver mulighed for at sammenligne aktuelle beløb og budgetterede beløb ved at bruge en kombination af: Finanskonti Perioder Globale dimensioner Budgetdimensioner 2-1

2 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Vinduet Kontoplan Vinduet Finanskort Kernen i et regnskab er kontoplanen, der viser en oversigt over finanskonti, som finansposter bogføres på. Brug vinduet Kontoplan for at se og forespørge på: Finanskonti Saldi Finanskonti kan oprettes: Direkte i vinduet Kontoplan for hurtig dataadgang. I vinduet Finanskort, hvor man kan ændre alle felter, herunder felter som er skjulte i vinduet Kontoplan. De følgende afsnit forklarer felterne og knapperne i vinduet Finanskort og i vinduet Kontoplan. I vinduet Kontoplan er alle finanskonti tilgængelige og kan blive vist på en gang. Der er også i vinduet Kontoplan adgang til et finanskort for hver konto. For at åbne et finanskort, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Vælg den konto som du vil se. 3. Klik på knappen Konto og vælg Kort. FIGUR 2.1 VINDUET FINANSKONTO - KORT 2-2

3 Kapitel 2: Finans I dette afsnit er felterne på fanebladet Generelt og på fanebladet Bogføring forklaret og funktionerne på menuknapperne er beskrevet. BEMÆRK: Felterne på fanebladet Konsolidering er forklaret i afsnittet Funktioner til flere virksomheder, og felterne på fanebladet Rapportering er forklaret i afsnittet Flere valutaer, begge indenfor bogen Finans. Fanebladet Generelt Følgende felter findes på fanebladet Generelt: Felt Nummer Navn Type Debet/Kredit Konto type Sammentælling Beskrivelse Nummeret på finanskontoen. Bemærk at nummerserier ikke er brugt til finanskonti. Disse skal tastes manuelt. En kort beskrivelse af finanskontoen. Her kan man angive, om en finanskonto er en konto til resultatopgørelsen eller til balancen. Dette felt er vigtigt, da det bestemmer hvilke konti der bliver nulstillet ved årsafslutning. Her kan man vælge, hvilken type poster der normalt bogføres på denne finanskonto. Valget begrænser ikke typen af posteringer på kontoen. Det forbedrer kun kvaliteten af bogføringen. Her angiver man kontoens formål. Man kan vælge: Konto: Bruges til at bogføre posteringer. Overskrift: Bruges til at indtaste en overskrift. Sum: Bruges til at få sammentalt en række konti, som er specificeret i feltet Sammentælling. Bruges til at få sammentalt totaler, som ikke er i samme gruppe f.eks. bruttoavance Fra-sum / Til-sum: Fra-sum er en markering af begyndelsen på en kontogruppe. Til-sum er en markering af slutningen på en kontogruppe. For hver Til-sum skal der angives en konto/kontogruppe i feltet Sammentælling. Kontogruppen kan være kalkuleret eller være tastet manuelt. Her tastes numrene på de konti, der skal tælles med i en konto med typen Sum eller Til-sum. 2-3

4 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felt Antal tomme linjer Sideskift Søgenavn Saldo Afstembar Automatisk udv. tekster Direkte bogføring Spærret Rettet den Beskrivelse Tast antallet af blanke linjer som skal udskrives før en konto bliver vist i en rapport. Her kan man vælge om der ved udskrivning af kontoplanen skal være et sideskift umiddelbart efter denne konto. Bruges når man søger en bestemt konto, hvis man ikke kan huske kontonummeret. Feltet viser den aktuelle saldo på kontoen. Klik på Assistknappen i feltet for at få adgang til vinduet Finansposter. Her kan man vælge, om finanskontoen skal med i vinduet Afstemning i kassekladden. Vinduet Afstemning bruges før bogføring for at afstemme resultatet af kassekladdens posteringer. Hvis feltet er markeret, vil udvidede tekster automatisk blive tilføjet salgs- og købsdokumenter i feltet Beskrivelse. Hvis feltet ikke er markeret, kan man dog stadig få udvidet tekst med på kontoen og tilføje teksten manuelt på dokumenterne. For at taste udvidede tekster, klik på knappen Konto > Udvidede tekster. Her kan man vælge, om der må bogføres direkte på finanskontoen fra en kladdelinie. Bemærk at dette felt bliver tjekket automatisk ved oprettelse af nye konti. Hvis man markerer feltet, forhindrer man bogføring på denne konto. Konti kan spærres og åbnes efter behov. Automatisk genereret felt, der viser datoen for hvornår finanskortet sidst er blevet ændret. 2-4

5 Kapitel 2: Finans Fanebladet Bogføring Fanebladet Bogføring indeholder de felter, som afgør hvordan finans- og momsposter bliver registreret: Felt Bogføringstype Virksomhedsbogføringstype Produktbogførings-gruppe Beskrivelse Her kan man angive om kontoen bruges i forbindelse med salg- eller købstransaktioner eller begge dele. Feltet: Bruges sammen med felterne Momsvirksomhedsbogføringsgrupp e og Momsproduktbogføringsgruppe til at finde den konto, som moms skal bogføres på. Feltet skal kun udfyldes ved indtægtsog udgiftskonti med moms. Her kan man vælge en virksomhedsbogføringsgruppe for kontoen. Feltet: Indikerer hvem du sælger til eller køber fra. Bruges sammen med felterne Produktbogføringsgruppe og Bogføringstype til at finde de finanskonti, hvor der bliver bogført salg, køb, rabatter, forbrug og lagerregulering. Her kan man angive Produktbogføringsgruppekoden for kontoen. Feltet: Angiver hvilke typer varer du sælger eller køber. Bruges sammen med felterne Virksomhedsbogføringsgruppe og Bogføringstype til at finde de finanskonti, hvor der bliver bogført salg, køb, rabatter, forbrug og lagerregulering. 2-5

6 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felt Momsvirksomhedsbogføringsgruppe Momsproduktbogføringsgruppe IC-stand.partners finanskt.nr. Beskrivelse Her kan man vælge en Momsvirksomhedsbogføringsgruppe for kontoen. Dette felt bruges sammen med felterne Momsproduktbogføringsgruppe og Bogføringstype til: At udregne momsprocent og momsberegningstype. At finde den finanskonto, hvor der skal bogføres moms på. Her skal man indtaste en momsproduktbogføringsgruppe for kontoen. Dette felt bruges sammen med felterne Momsvirksomhedsbogføringsgruppe og Bogføringstype til: At udregne momsprocent og momsberegningstype. At finde den finanskonto, hvor der skal bogføres moms på. Feltet indeholder nummeret på den ICfinanskonto, man har valgt som man standard skal bogføre på. Når man angiver en finanskonto i feltet Modkonto på ICfinanskladden, kopieres indholdet af feltet automatisk til feltet IC-partner finanskontonr. på linjen. Når man har registreret alle bogføringstyper og bogføringsgrupper for en finanskonto, indsættes disse automatisk i en kladde, salgs- eller købslinje, når man vælger finanskontoen. BEMÆRK: Hvis Virksomhedsbogføringsgruppen er sat op med standard momsvirksomhedsbogf.gruppe, vil momsvirksomhedsbogf.gruppen automatisk blive udfyldt når man vælger virksomhedsbogføringsgruppen. 2-6

7 Kapitel 2: Finans Knappen Konto Knappen Konto på Finanskortet indeholder følgende valgmuligheder: Valg Oversigt Poster Bemærkninger Dimensioner Udvidede tekster Likviditet Indgår-i-liste Beskrivelse Viser en oversigt over alle finanskonti. Det er dog ikke det samme som i vinduet Kontoplan, fordi den ikke viser saldi og bevægelser. Viser alle finansposter for kontoen. Bruges til at vise eller registrere kommentarer vedrørende kontoen. Bruges til at vise eller registrere standarddimensioner på kontoen. Bruges til at vise eller indtaste en udvidet tekst på kontoen. Giver en oversigt over: Debitorer og kreditorers forventede likviditet i en given periode. Skyldige debitor- og kreditorbeløb sorteret efter Forfaldsdato i stedet for Bogføringsdato. Oversigten kan vises ud fra: Perioder, f.eks. dage, måneder eller kvartaler. Få forventet likviditetsoversigt for en given periode ved at klikke på valgmuligheden Bevægelse. Få forventet nettosaldo af skyldige debitor- og kreditorsaldi på hvilket som helst tidspunkt ved at klikke på valgmuligheden Saldo til dato. Viser en liste over de opsætningstabeller, som denne finanskonto indgår i. 2-7

8 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Knappen Saldo Brug knappen Saldo til at vise information omkring saldi og finanskontoens saldo. Hvert vindue, som er åbnet fra denne knap, indeholder filtre som skal være med til at gøre informationerne mere specifikke. Knappen Saldo indeholder følgende valgmuligheder: Valg Finanskonto - saldo Finans - saldi Finans - saldi pr. dimension Beskrivelse Viser en oversigt over debet- og kreditsaldo eller nettobeløbet for finanskontoen i en given periode. Viser en oversigt over debet- og kreditsaldi eller nettobeløbet for alle finanskontiene i en given periode. Viser en oversigt over saldi for alle konti i kontoplanen. Informationerne vist i felterne Vis som linje og Vis som kolonne kan sættes til en af følgende muligheder: Finanskonto Periode Globale dimensioner 1 og 2 Oprette en konto i Finanskort For at oprette en konto i vinduet Finanskort, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Klik på knappen Konto > Kort. 3. Tryk på F3. 4. Indtast kontonummer i feltet Nummer. 5. Indtast en beskrivelse i feltet Navn. 6. Klik på Assistknappen i feltet Type og vælg den relevante type. 7. Klik på Assistknappen i feltet Kontotype og vælg den relevante kontotype. 8. Indtast evt. konto/kontointerval i feltet Sammentælling 9. Indtast evt. antal blanke linjer i feltet Antal tomme linjer. 10. Sæt markeringer i check boksene efter behov. 11. Klik på fanebladet Bogføring. 12. Klik på Assistknappen i feltet Bogføringstype og vælg den relevante bogføringstype. 13. Klik på Assistknappen i feltet Virksomhedsbogføringsgruppe og vælg og vælg den relevante virksomhedsbogføringsgruppe. 2-8

9 Kapitel 2: Finans 14. Klik på Assistknappen i feltet Produktbogføringsgruppe og vælg den relevante produktbogføringsgruppe. 15. Indtast informationer på fanebladet Konsolidering og på fanebladet Rapportering hvis nødvendigt. For at tildele en dimension til finanskontoen, gøres følgende: 1. Klik på knappen Konto > Dimensioner. 2. Klik på Assistknappen i feltet Dimensionskode og vælg den relevante dimension.. 3. Klik på Assistknappen i feltet Dimensionsværdikode og vælg den relevante dimensionsværdi. 4. Klik på Assistknappen i feltet Værdibogføring, og vælg den relevante værdi, hvis der er behov for dette. 5. Luk vinduet Standarddimensioner og vinduet Finanskort. Følg denne fremgangsmåde for at indrykke den nye finanskonto: 1. Vælg den nye konto i vinduet Kontoplan. 2. Klik på knappen Funktion > Indryk kontoplan. 3. Klik på Ja for at indrykke kontoplanen. 4. Luk vinduet Kontoplan. 2-9

10 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse Opret en indtægtskonto Scenario Opret en ny indtægtskonto til diverse salg. Som økonomichef i CRONUS Danmark A/S er det dit ansvar at oprette den nye konto ved hjælp af finanskortet: Diverse salg, konto nr. 6140, er en indtægtskonto som skal bruges til at akkumulere transaktioner. Direkte bogføring er tilladt. Bogføringsgrupper er: Felt Bogføringstype Virksomhedsbogføringsgruppe Produktbogføringsgruppe Momsvirksomhedsbogf. gruppe Momsproduktbogføringsgruppe Værdi Salg INDLAND DIV INDLAND MOMS25 Kontrollér at kontotyperne er lavet og at hierarkiet er etableret. Giv dig selv en udfordring 1. Opret indtægtskontoen på grundlag af informationerne i scenariet. 2. Kør funktionen Indryk kontoplan. Har du brug for hjælp? 1. Åbn Finanskortet og indsæt en ny linje. 2. Tast de givne informationer fra scenariet i fanebladet Generelt. 3. Tast de givne informationer fra scenariet i fanebladet Bogføring. 4. Kør funktionen Indryk kontoplan. 2-10

11 Kapitel 2: Finans Vinduet Kontoplan Vinduet Kontoplan indeholder de samme felter på Finanskortet i et tabel format. Foruden informationerne på det individuelle kontokort, viser vinduet Kontoplan informationer som Bevægelse og Saldo for kontoen. FIGUR 2.2 VINDUET KONTOPLAN Hvis kontonumrene kun er numeriske, er de sorteret forskelligt afhængigt af om der bliver brugt en Microsoft Dynamics NAV Server eller om det er en Microsoft SQL Server : Med en Microsoft Dynamics NAV Server, er kontonumrene sorteret i faldende numerisk orden. Med en Microsoft SQL Server, er kontonumrene sorteret i stigende alfabetisk orden. Det betyder, at man skal være omhyggelig med at udarbejde strukturen for de numeriske kontonumre, for at være sikker på at få den rigtige rækkefølge i kontoplanen. Vinduet Kontoplan indeholder de samme knapper som i vinduet Finanskort: Konto Saldo Funktion For at kunne bruge knapperne for en konto i dette vindue, skal du først vælge en linje og så vælge funktionen. I dette afsnit er funktionen på knapperne i menuen beskrevet. 2-11

12 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Knappen Konto Knappen Konto indeholder følgende valgmuligheder: Valg Finanskort Dimensioner - enkelt Dimensioner - flere Poster, Bemærkning, Udvidede tekster, Likviditet, Indgår-i-liste Beskrivelse Viser finanskortet for den valgte konto. Den samme funktion som funktionen Dimension på finanskortet. Bruges til at oprette de samme standarddimensioner for flere konti. Eftersom vinduet Kontoplan er en oversigt over konti, er det muligt at knytte den samme standarddimension til flere konti ved at vælge de relevante konti. På denne måde reduceres tiden for opsætning af standarddimensioner. Samme funktion som beskrevet i afsnittet Finanskort. Knappen Saldo Knappen Saldo indeholder følgende valgmuligheder: Valg Finanskonto - saldo, Finans - saldi, Finans - saldi pr dimension Finanskonto Saldo/Budget Finans saldi/budget Oversigt over kontoplan Beskrivelse Samme funktion som beskrevet i afsnittet Finanskort. Viser en oversigt over debet- og kreditsaldo samt budgetteret beløb for finanskontoen i en given periode. Viser en oversigt over debet- og kreditsaldi samt budgetterede beløb for alle finanskonti for en given periode. Bruges til at få vist forskellige detaljeniveauer af kontoplanen. Brug Udvid eller Skjul funktionen for at vælge, om der skal vises konti i oversigtshovedet og - foden, eller om alle de mellemliggende konti også skal vises. 2-12

13 Kapitel 2: Finans Knappen Funktion Knappen Funktion indeholder valgmuligheden Indryk kontoplan. Denne bruges til: At indrykke kontiene i henhold til det definerede hierarki. Hierarkiet er oprettet ud fra kontotyperne Fra-sum og Til-sum. Kontonumrene, der ligger imellem et sæt Fra-sum- og Til-sum-konti vil automatisk få indsat et sammentællingsinterval for hver Til-sum-konto i feltet Sammentælling. Oprette en konto i vinduet Kontoplan Selvom Finanskortet typisk er brugt til at oprette Finanskonti med, kan du i vinduet Kontoplan hurtigt oprette konti, der dog kræver minimal opsætning. For at oprette en konto i vinduet Kontoplan, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Tryk på F3. 3. Tast kontonummeret i feltet Nummer. 4. Tast en beskrivelse i feltet Navn. 5. Klik på Assistknappen i feltet Type og vælg den relevante type. 6. Klik på Assistknappen i feltet Kontotype og vælg den relevante kontotype 7. Indtast evt. konto/kontointerval i feltet Sammentælling. 8. Klik på Assistknappen i feltet Bogføringstype og vælg den relevante bogføringstype. 9. Klik på Assistknappen i feltet Virksomhedsbogføringsgruppe og vælg og vælg den relevante virksomhedsbogføringsgruppe. 10. Klik på Assistknappen i feltet Produktbogføringsgruppe og vælg den relevante produktbogføringsgruppe. 11. Klik på knappen Funktion > Indryk kontoplan. 12. Klik på Ja for at køre funktionen indryk kontoplan. Husk at andre felter på Finanskortet kan blive vist i vinduet Kontoplan ved at bruge Vis kolonne funktionen. For at tildele en enkel dimension til en finanskonto, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Vælg Finanskontoen som du vil tilknytte en dimension. 3. Klik på knappen Konto > Dimensioner - enkelt. 4. Klik på Assistknappen i feltet Dimensionskode og vælg den relevante dimension

14 Finans i Microsoft Dynamics NAV Klik på Assistknappen i feltet Dimensionsværdikode og vælg den relevante dimensionsværdi. 6. Klik på Assistknappen i feltet Værdibogføring, og vælg den relevante værdi, hvis der er behov for dette. 7. Luk vinduet Standarddimensioner. Tildel de samme dimensioner til flere finanskonti For at tildele den samme dimension til flere Finanskonti, gøres følgende: 1. Vælg i vinduet Kontoplan alle de konti, som der skal knyttes en dimension til. 2. Klik på knappen Konto > Dimensioner - flere. 3. Udfyld feltet Dimensionskode, feltet Dimensionsværdikode og feltet Værdibogføring. 4. Luk vinduet Standarddimensioner - flere. 5. Kontroller at dimensionerne er knyttet til flere konti ved at vælge en konto og klikke på knappen Konto > Dimensioner - enkelt. 6. Luk vinduet Standarddimensioner og gentag trin 5 for en ny konto. 2-14

15 Kapitel 2: Finans Øvelse Oprette en momskonto Scenario En ny 30% købsmoms er blevet indført i EU. Som økonomidirektør er det dit ansvar at oprette den nye konto, som skal bruge følgende kriterier: Købsmoms 30 % EU, konto nummer Kontotypen skal være Balance. Direkte bogføring er ikke tilladt. Det er også blevet besluttet at oprette en områdedimension på 30 med tvungen kode i feltet værdibogføring på følgende konti: Kontrollér at kontotyperne er lavet og at hierakiet er etableret. TIP: Du skal i denne opgave bruge funktionen Vis kolonne. Giv dig selv en udfordring 1. Opret den nye konto som specificeret i opgaven. 2. Tildel dimensionerne til kontiene som specificeret i opgaven. 3. Kør funktion Indryk kontoplan. Har du brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Kontoplan. 2. Opret de nye konti som specificeret i opgaven. 3. Vis checkboksen for Direkte postering. 4. Opret område dimensionen på momskontiene som specificeret i scenariet. 5. Kør funktionen Indryk kontoplan. Trin for trin 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Tryk på F3. 3. Tast 5622 i feltet Nummer. 4. Tast Købsmoms 30% EU i feltet Navn. 5. Sæt feltet Type til Resultatopgørelse. 6. Sæt feltet Kontotype til Konto. 7. Klik på Vis kolonne i menuen Vis. 8. Klik på feltet Direkte Postering og klik på OK. 2-15

16 Finans i Microsoft Dynamics NAV Fjern markeringen i feltet Direkte bogføring, ved at klikke på feltet. 10. Ændre konto/kontoserie i feltet Sammentælling. hvis det er nødvendigt. 11. Klik for at fremhæve linjerne for kontiene 5620, 5621, Klik på knappen Konto > Dimensioner > Dimensioner-flere. 13. Klik på Assistknappen i feltet Dimensionskode, og vælg dimensionskode. 14. Klik på knappen OK. 15. Tast 30 i feltet Dimensionsværdikode. 16. Klik på Assistknappen i feltet Værdibogføring, og vælg den relevante værdi. 17. Klik på knappen OK for at lukke vinduet Standarddimensionerflere. 18. Klik på knappen Funktion > Indryk kontoplan. 19. Klik på Ja for at køre funktionen Indryk kontoplan. 20. Luk vinduet Kontoplan. 2-16

17 Kapitel 2: Finans Finansbudgetter I Microsoft Dynamics NAV 5.0, giver budgetfaciliteterne mulighed for at : Udarbejde flere budgetter med identisk tidsperiode ved hjælp af forskellige navne. Udarbejde enkle eller komplekse budgetter ved at vælge en kombination af finanskonti, perioder, de to globale dimensioner, og fire budget dimensioner. Kopiere budgetter fra tidligere perioder og revidere budgetter ved at bruge en reguleringsfaktor. Udlæse og indlæse budgetter fra Microsoft Excel. I dette afsnit gennemgås Budgetter og ovenstående funktioner vil blive vist. Opsætning af finansbudgetnavne Flere budgetter kan sættes op for identiske tidsperioder ved at lave budgetter med forskellige navne i vinduet Finansbudgetnavne. Globale dimensioner er tilgængelige på alle budgetter, men fire ekstra Budgetdimensioner kan specificeres på hvert budget. Budgetdimensions kan bruges til at: Sætte filtre på budgettet Tildele dimensions informationer til budgetposteringer For at færdiggøre vinduet Finansbudgetnavne, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn, og du vil se vinduet Finansbudgetnavne. 3. Tast et unikt navn for dette budget i feltet Navn. 4. Tast en kort beskrivelse i feltet Beskrivelse. 5. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 1-kode og vælg den relevante dimension.. 6. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 2-kode og vælg den relevante dimension. 7. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 3-kode og vælg den relevante dimension. 8. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 4-kode og vælg den relevante dimension. 9. Klik på knappen OK. 2-17

18 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Vinduet Budget Ligesom i et matrixvindue, viser vinduet Budget budgetterede beløb i et antal af varianter bl.a.: Finanskonti i forskellige tidsintervaller. Dimensioner i forskellige tidsintervaller. Dimensioner og finanskonti. Dimensioner og dimensioner. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. FIGUR 2.3 VINDUET BUDGET Vinduet indeholder 4 områder: Hovedet Linjer Tidsinterval Menuknapper Hovedet indeholder: Valg af Vis som linje eller kolonne Filtrering og afrundingsfaktor I linjerne kan man se de budgetterede beløb. Brug tidsintervallet til at regulere perioderne, såsom dage, måneder, år og regnskabsperioder. 2-18

19 Kapitel 2: Finans Menuknapperne bliver brugt til at se alternative oversigter over budgettet og til at bruge budgetrelaterede funktioner, såsom Bytte om på linjer og kolonner. Kopiere og slette budgetter Indlæse fra og udlæse til Excel. Dette afsnit giver en oversigt over vinduet Budget. Fanebladet Generelt I hovedet på fanebladet Generelt findes følgende felter: Felt Budgetnavn Vis som linjer Vis som kolonner Beskrivelse Identificerer navnet på det viste budget. Afgør hvordan linjerne bliver vist. Valgmulighederne er: Globale dimensioner 1 og 2 Finanskonti Periode Budgetdimensioner, hvis specificeret for det valgte budget Afgør hvordan kolonnerne bliver vist. Valgmulighederne er de samme som vist i feltet Vis som linjer. Fanebladet Filtre Fanebladet Filtre indeholder felter brugt til at afgøre hvordan informationerne i vinduet Budget bliver vist, bl.a.: Felt Datofilter Beskrivelse Bruges til at filtrere beløbsfelter efter dato. Hvis dette felt indeholder start- og slutdato for en periode, vil værdierne i:: felterne Bevægelse og Budgetteret beløb vise bevægelserne på en konto i den pågældende periode. felterne Saldo til dato og Budgetteret beløb til dato vise saldoen i perioden fra start- til slutdato som angivet i filteret. 2-19

20 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felt Finanskonto filter To Globale dimensionsfiltre Fire Budget dimensionsfiltre Beskrivelse Bruges til at angive et filter for finanskonti, så værdierne i de følgende felter kun er baseret på de finanskonti, der er inkluderet i filteret: Saldo Budgetbeløb til dato Budgetteret beløb Bruges til at angive et filter for en dimension, således at værdierne i de følgende felter kun er baseret på dimensionværdierne indeholdt i filteret: Bevægelse Saldo til dato Saldo Budget til dato Budgetteret beløb Bruges til at angive et filer for en budget dimension, således at beløbene i budget felterne kun er baseret på registreringer med dimensionsværdier som er angivet i filteret. BEMÆRK: Jo flere filtre der er brugt i Finansbudgettet, jo mere detaljeret er indholdet i ledelses rapporteringen. Det anbefales at registrere og filtrere budgetinformationerne på samme måde som ved Finansbogføringerne. Fanebladet Indstillinger Fanebladet Indstillinger indeholder 2 felter: Felt Afrundingsfaktor Vis kolonnenavn Beskrivelse Angiver hvordan beløbene i kolonnerne bliver afrundet. Hvis du har markeret i feltet, vises de beskrivende navne, du har givet dimensionsværdier og finanskonti, i stedet for med de tilsvarende koder. 2-20

21 Kapitel 2: Finans Budgetlinjer Budgetlinjer er delt i to dele: Den venstre del definerer linjerne som er valgt i feltet Vis som linjer i hovedet. Den højre del definerer kolonnerne som er valgt i feltet Vis som kolonne i hovedet. Visse felter på linjerne er faste uanset valget Vis som linjer: Felt Kode, Navn Budgetteret beløb Beskrivelse Viser koden og navnet på finanskontoen, dimensionen eller perioden. Viser totalbudgettet på den valgte finanskonto, dimension eller periode. Dette felt bliver automatisk beregnet og opdateret. De underliggende posteringer kan man se ved at klikke på Assistknappen i feltet. Kolonnefelterne er dynamiske og bestemt af valget i feltet Vis som kolonne. Knappen Saldo Knappen Saldo indeholder to valgmuligheder: Valg Finanskonto - Saldo/Budget Beskrivelse Viser en oversigt over følgende for de konti, der er valgt i vinduet Budget: Debet- og kreditsaldi Budgetterede beløb for forskellige tidsperioder Finans - Saldi/Budget Viser for hver konto i kontoplanen en oversigt - hvori du kan bladre- for det valgte tidsinterval følgende: Debet- og kreditsaldi Budgetterede beløb 2-21

22 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Knappen Funktion Knappen Funktion indeholder følgende valgmuligheder: Valg Byt om på linjer og kolonner Kopier budget Slet budget Udlæs til Excel / Indlæs fra Excel Beskrivelse Bruges til at bytte om på linjer og kolonner. Bruges til at kopiere et eksisterende budget til et nyt. Denne funktion er forklaret mere detaljeret i afsnittet Kopier budget i dette kapitel. Bruges til at slette alle registreringer i det valgte budget. Denne funktion er forklaret mere detaljeret i afsnittet Slet budgetregistreringer i dette kapitel. Bruges til at udlæse et budget fra Microsoft Dynamics NAV 5.0 til en Excel projektmappe og omvendt. Disse funktioner er forklaret mere detaljeret i afsnittet Udlæs og indlæs budgetter i dette kapitel. Udfyld de blanke felter: Vinduet Budgetnavn og Budgetter Afprøv din viden ved at udfylde de tomme felter herunder. 1. Brug for at angive perioden, såsom dage, måneder, år, og regnskabsperiode. 2. Felterne som kolonner og som linjer afgør hvordan kolonner og linjer bliver vist i et budget. 3. Kolonnefelterne i budgetlinjerne er. 4. Flere budgetter kan sættes op for identiske tidsperioder ved at lave budgetter med forskellige. 5. Budget kan bruges til at sætte filtre i et budget. 6. Funktionen 'Byt om på linjer og kolonner' benyttes til at bytte om på af linjer og kolonner i budgettet. 2-22

23 Kapitel 2: Finans Lave budget manuelt I Microsoft Dynamics NAV 5.0 kan budgetter laves på mange måder, bl.a. : Manuelt Kopiere fra et eksisterende budget Indlæse et udlæst budget eller et Excel regneark Dette afsnit indeholder en demonstration af at lave et budget manuelt og også vise sæt op af ekstra budget informationer, såsom: Ændre eller tilføje dimensioner Udarbejde budget ved brug af Start-totaler og Slut-totaler Slette budgetregistreringer Demonstration: Lav et budget Scenario Regnskabschefen i CRONUS Danmark A/S skal lave et januar 2009 salgsbudget, som skal gøre brug af budgetdimensionerne Forretningsgruppe og Debitorgruppe. Budgetmatrixvinduet er opsat sådan: Linjer: Finanskonto Kolonner: Debitorgruppe Månedlig oversigt Datofilter: Januar 2009 Afdeling (Global Dimension 1) filter: Salg Kolonnenavne er vist Følgende opdateringer skal laves for januar 2009: Finanskonto Intercompany Store kunder Mellem kunder Private Små kunder I denne øvelse er januar 2009 sat op. 2-23

24 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Trin Følg denne fremgangsmåde for at indstille budgethovedet: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på Assistknappen i feltet Budget Navn. 3. Tast 2009 i feltet Navn. 4. Tast 2009 budget i feltet Beskrivelse. 5. Klik på Assistknappen i feltet Budget Dimension 1-kode og vælg Forretningsgruppe. 6. Klik på knappen OK. 7. Klik på Assistknappen i feltet Budget Dimension 2-kode og vælg Debitorgruppe. 8. Klik på knappen OK. 9. Klik på OK for at lukke vinduet Finansbudgetnavne. 10. Kontrollér, at Finanskonto er valgt i feltet Vis som linjer. 11. Klik på Assistknappen i feltet Vis som kolonner og vælg Debitorgruppe. 12. Klik på knappen OK. 13. Klik på 31 i tidsintervallet. 14. Klik på fanebladet Filtre. 15. Tast i feltet Datofilter. 16. Klik på Assistknappen i feltet Afdeling Filter og vælg Salg. 17. Klik på knappen OK. 18. Klik på fanebladet Indstillinger. 19. Sæt markering i feltet Vis kolonnenavn. Følg denne fremgangsmåde for at registrere budgetlinjer: 1. Find under linjer finanskonto Tast i kolonnefeltet følgende for konto 6110: a. I feltet Koncerninterne debitorer tastes b. I feltet Stor virksomhed tastes c. I feltet Mellem virksomhed tastes d. I feltet Privat tastes e. I feltet Lille virksomhed tastes Find og vælg finanskonto Tast i kolonnefeltet følgende for konto 6120: a. I feltet Koncerninterne debitorer tastes b. I feltet Stor virksomhed tastes c. I feltet Mellem virksomhed tastes d. I feltet Privat tastes

25 Kapitel 2: Finans 5. Find og vælg finanskonto Tast i kolonnefeltet følgende for konto 6130: a. I feltet Koncerninterne debitorer tastes b. I feltet Stor virksomhed tastes c. I feltet Mellem virksomhed tastes Budgetbeløbene for hver kundegruppe er nu tastet. Ved at taste beløb direkte i vinduet Budget, bliver der lavet budgetposteringerne i vinduet Finansbudgetposter. Ændringer til budgettet bliver gemt i dette vindue. Følg denne fremgangsmåde for at tjekke posteringerne i Vinduet Finansbudgetposter: 1. Klik på linjen for enten finanskonto 6110, 6120, eller Klik på Assistknappen i feltet Budgetteret beløb. 3. Luk vinduet Finansbudgetposter. Ændre og tilføje dimensioner til budgetposteringer Selv efter at budgetposteringer er lavet, kan man: Ændre eksisterende dimensioner. Tilføje dimensioner, der ikke er inkluderet i vinduet Budget. For at bruge alle fire dimensioner, når man opsætter et budget, kan budgetposter for hver dimensionskombination indtastes med beløb i hver budgetrække og kolonne. Et budget kan opsættes med alle fire dimensioner ved at bruge en af disse metoder: Taste filteret hver gang for hver kombination Manuelt taste mange budgetposter med forskellige dimensionskombinationer. BEMÆRK: Når man laver et stort multidimensionsbudget for første gang, anbefales det at udlæse budgetstrukturen til Excel for at gøre data færdige. Budgettet kan blive indlæst i Microsoft Dynamics NAV 5.0 ved at bruge funktionen Indlæs til Excel. Budget med Start-Totaler og Slut-Totaler En Start Total konto kan bruges til indtastning af budget beløb for en kontogruppe. 2-25

26 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 For eksempel, ved at bruge detail salgskonti som inkluderer Start Total konto 6105, konti , og Slut Total konto 6195: Hvis der er tastet et beløb i kontonr. 6105, så vil denne blive brugt som et budget for hele kontogruppen Hvis der er tastet et beløb i Start Total kontoen og i andre konti i gruppen, for eksempel 6120, vil begge beløb blive lagt til i Slut Total kontoen Totalbeløbet, som er tastet i hvert eksempel, er ikke splittet op i delbeløb på finanskonti i denne gruppe. For at sammenligne budgetposter med finansposter med individuelle konti (og ikke på basis af kontogrupper), skal budgetinformationerne tastes konto for konto. Hvis en værdi i feltet kolonne bliver slettet i vinduet Budget, vil der blive lavet en negativ budgetpost i vinduet Finansbudgetposter for at opretholde sporbarheden i budget ændringerne. For at slette en budgetpost i vinduet Budget, gøres følgende: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Find og vælg et budget med posteringer. 3. Tryk på F4 i en kolonnelinje med en post for at slette værdien. 4. Klik på Assistknappen i feltet kolonne for at slette værdien. 5. Læg mærke til, at en negativ budgetpostering er blevet sat ind. For at fjerne de negative budgetposter og oprindelige poster i vinduet Finansbudgetposter, gøres følgende: 1. Vælg posterne. 2. Tryk på F4. 3. Klik på Ja for at slette de valgte linjer. 4. Luk vinduet Finansbudgetposter. Alle budgetposteringer kan også fjernes fra et budget uden at slette budgettet fra vinduet Budget. Ved at bruge funktionen Slet budget, slettes alle posteringer fra vinduet Finansbudgetposter, uden at der bliver dannet negative posteringer. Følg denne fremgangsmåde for at slette budgetposteringer ved hjælp af funktionen Slet budget: 1. Åbn et budget med posteringer som skal slettes. 2. Klik på knappen Funktion > Slet budget. 3. Klik på Ja for at slette budgetposteringerne. 2-26

27 Kapitel 2: Finans 4. Læg mærke til, at alle budgetbeløb er blevet fjernet fra vinduet Budget. 5. Klik på Assistknappen i et kolonnefelt som havde et budgetbeløb for at tjekke budgetposteringerne. 6. Læg mærke til, at en linje med minimal information, og ingen budgetbeløb, blev tilbage. 7. Luk Vinduet Finansbudgetposter og vinduet Budget. 2-27

28 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse Lav et budget Scenario Regnskabschefen i CRONUS Danmark A/S har bedt dig om at lave et nyt januar 2009 finansbudget opdelt i områder for salget til mellemstore industrikunder. Navngive budgettet Område09, for Salg pr. områder 2009 og brug Budgetdimensionerne Forretningsgruppe, Debitorgruppe og Område. De budgetterede indtægter er: Område Finanskonto Budgetteret beløb Nordeuropa (EU) ,00 Nordeuropa (EU) ,00 Nordeuropa (ikke EU) ,00 Sydeuropa ,00 Nordamerika ,00 Sydamerika ,00 Giv dig selv en udfordring 1. Opret budgetnavn ud fra kriterierne angivet i scenariet. 2. Opsæt budgethovedet ud fra kriterierne angivet i scenariet. 3. Brug en månedlig oversigt til at indtaste budgetbeløbene for salgskontiene. TIP: Det vil hjælpe at vise kolonnenavnenes beskrivelse før du registrerer budgetbeløbene. Har du brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Budget og derefter vinduet Finansbudgetnavne. 2. Opret Budgetnavnet ud fra kriterierne angivet i scenariet. 3. Marker linjer og kolonner for at forberede indtastning i vinduet Budget. 4. Sæt dato og dimensionsfiltre, baseret på de angivne informationer i scenariet. 5. Vælg at vise beskrivelsen kolonnenavn. 6. Tast budgetbeløbene ved at bruge en månedlig oversigt som angivet i scenariet. Trin for trin 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn. 2-28

29 Kapitel 2: Finans 3. Tast Område09 i feltet Navn. 4. Tast Salg pr. område 2009 i feltet Beskrivelse. 5. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 1-kode og vælg Forretningsgruppe. 6. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 2-kode og vælg Debitorgruppe. 7. Klik på Assistknappen i feltet Budgetdimension 3-kode og vælg Område. 8. Klik på knappen OK. 9. Klik på Assistknappen i feltet Vis som linjer i vinduet Budget og vælg Finanskonto. 10. Klik på Assistknappen i feltet Vis som kolonne og vælg Område. 11. Klik på fanebladet Filtre. 12. Tast i feltet Datofilter. 13. Klik på Assistknappen i feltet Afdeling Filter og vælg SALG. 14. Klik på Assistknappen i feltet Forretningsgruppe Filter og vælg INDUSTRI. 15. Klik på Assistknappen i feltet Debitorgruppe Filter og vælg MELLEM. 16. Klik på fanebladet Indstillinger. 17. Kontroller at der ikke er sat afrundingsfaktor op og sæt markering i feltet Vis kolonnenavn. 18. Klik på 31 i tidsintervallet. 19. Find finanskontonr 6110 i linjerne. 20. Tast i feltet Nordeuropa (EU) For konto 6120 tastes i feltet Nordeuropa (EU) For konto 6120 tastes i feltet Sydeuropa For konto 6130 tastes i feltet Nordeuropa (Ikke EU) For konto 6130 tastes i feltet Nordamerika For konto 6130 tastes i feltet Sydamerika

30 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Kopier budget For at undgå manuel indtastning af et nyt budget, brug funktionen Kopier budget for at kopiere fra eksisterende: Finansbudgetposter Finansposter For at køre denne funktion fra vinduet Budget, klik på knappen Funktion > Kopier budget... FIGUR 2.4 KØRSLEN KOPIER FINANSBUDGET BEMÆRK: Funktionen Kopier finansbudget er også tilgængelig fra vinduet Finanskonto - saldo/budget og vinduet Finans - saldi/budget, tilgængelig fra knappen Saldo i vinduet Budget. Kørslen Kopier Finansbudget indeholder tre områder, hvor man specificerer: Kopier fra kilde Kopier til Hvordan man anvender de kopierede informationer I dette afsnit er hvert område forklaret, og et eksisterende budget er kopieret til et nyt budget. 2-30

31 Kapitel 2: Finans Kørslen Kopier finansbudget Kopier fra området er brugt til at bestemme, hvor de kopierede budgetposter kommer fra. Felterne indenfor området er specificeret baseret på udvælgelsen i feltet Kilde: Valg Finanspost Finansbudgetpost Beskrivelse Budgettet er baseret på aktuelle Finansposter for en given periode. Specificer: Et kontointerval og/eller datointerval i felterne Finanskontonummer og Dato for at bestemme hvilke informationer der skal kopieres. Om ultimoposter skal medtages. Budgettet er baseret på Finansbudgetposter i et eksisterende budget. Specificerer: Et eksisterende budgetnavn til at kopiere fra. Et kontointerval og/eller datointerval i felterne Finanskontonummer og Dato for at angive de informationer der skal kopieres. Klik på Assistknappen i feltet Dimensioner for begge kildevalg og: Klik for at markere de dimensioner, der skal kopieres til det nye budget. Sæt ekstra filtre for kopieringsprocessen ved at definere dimensionværdifiltre. Kopier til området bruges til at specificere hvor de kopierede budget informationer skal sendes til. Følgende felter er indeholdt: Felt Budget navn Finanskontonr. Beskrivelse Tast navnet på det nye budget, eller klik på Assistknappen for at vælge et eksisterende Budgetnavn. Tast Finanskontonr. hvis en eller flere poster skal kopieres til en finanskonto. 2-31

32 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Udlign området indeholder mange valgmuligheder for kalkulationer, som kan bruges, når man skal kopiere budgetter, indeholdende: Felt Ganges med Afrundingsmetode Flyt datoer med Datokomprimering Beskrivelse Kildeposter kan ganges med en reguleringsfaktor i forbindelse med kopieringsprocessen. For eksempel, ganges der med 1.1 forhøjes beløbene med 10% og ganges der med.89 nedsættes beløbene med 11%. Specificerer hvordan de nye budgetposter skal afrundes. Her kan du angive, hvordan datoerne på de nye poster der kopieres, skal ændres vha. en datoformel, for eksempel 1M for næste måned. For at reducere antallet af poster for en given periode, kan man vælge at komprimere disse. For yderligere information om disse felter i dette vindue kan du trykke på F1 for at få online hjælp. Demonstration: Kopier budgetposter Scenario Regnskabschefen i CRONUS Danmark A/S er blevet bedt om at forberede en salgskampagnebudget for februar Der eksisterer allerede et salgskampagnebudget for januar Den eneste forskel på januar og februar budgettet er at februar kampagnen er det halve af januars beløb For at reducere tid til dataindtastning, beslutter regnskabschefen sig for at kopiere januar budgettet til februar og bruge følgende kriterier: Nye budgetposteringer kan blive tilføjet til 2008 budgettet, hellere det end at lave et nyt budget. Samme dimensioner som i januar, indeholdende: Afdeling Projekt Område Salgskampagne Reducer januar beløbene til det halve. I denne demonstration bruges funktionen Kopier finansbudget. 2-32

33 Kapitel 2: Finans Følg denne fremgangsmåde for at kopiere fra januar 2008 budgettet: 1. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn under Kopier til og vælg 2008 budgettet. 2. Tast 0,5 i feltet Ganges med. 3. Tast 1M i feltet Flyt datoer med. 4. Klik på knappen OK. 5. Klik på Ja for at starte kopieringsprocessen. 6. Klik på OK. 7. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn i vinduet Budget og vælg Sæt Vis som linjer til Finanskonto, Vis som kolonne til Periode og Tidsintervallet til Tjek posteringerne for februar, og læg mærke til at beløbene er reduceret med 50%. BEMÆRK: I stedet for at ændre linjerne og kolonnerne i hovedet, kan man skifte mellem perioder ved hjælp af knappen Næste periode i tidsintervallet eller ved at ændre datofilter. 2-33

34 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse Kopiere et budget Scenario Der er gået et par uger siden du lavede salgsbudgettet for januar Du er nu blevet bedt om at lave et ny salgsbudget for februar 2009: Dimensionsfilteret er det samme som i januar, inkluderet: Afdelinger Forretningsgrupper Debitorgrupper Områder Februars salg er budgetteret til at være 10% større end januars salg. Du beslutter at bruge funktionen Kopier finansbudget i stedet for at taste budgettet manuelt. Tjek posterne når du har kørt funktionen Kopier finansbudget for februar. Giv dig selv en udfordring 1. Start kørslen Kopier finansbudget. 2. Brug januar 2009 salgsbudgettet til at kopiere fra og til. 3. Medtag ultimoposter og sæt dimensionerne ligesom i januar budgettet. 4. Sæt reguleringsfaktoren og datoændringer. 5. Åbn februar budgettet og tjek ændringerne. TIP: Du skal ikke ændre standardværdierne i felterne Ultimoposter (Medtag) og Datokomprimering (Dag). Skift mellem perioder ved at bruge knappen Næste periode eller ved at ændre dato filtrene. Har du brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Budget og brug funktionen Kopier finansbudget. 2. Brug januar 2009 salgsbudgettet til at kopiere budgetposter fra. 3. Sæt datofiltrene for januar. 4. Sæt dimensioner som angivet i scenariet. 5. Brug januar 2009 salgsbudgettet til at kopiere til. 6. Reguler det nye budget med 10%. 7. Opdater feltet Flyt datoer med for det nye budget. 8. Kør kørslen. 9. Åben 2009 salgsbudgettet. 10. Tjek posterne for februar. 2-34

35 Kapitel 2: Finans TIP: Du skal ikke ændre standardværdierne i felterne Ultimoposter (Medtag) og Datokomprimering (Dag).Skift mellem perioder ved at bruge knappen Næste periode eller ved at ændre dato filtrene. Trin for trin 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på knappen Funktion > Kopier budget. 3. Klik på Assistknappen i feltet Kilde og vælg Finansbudgetpost. 4. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn og vælg OMRÅDE Tast i feltet Dato. 6. Klik på Assistknappen i feltet Dimensioner, og klik i feltet Markeret for at vælge dimensionerne Område, Forretningsgruppe, Debitorgruppe og Afdeling. 7. Klik på knappen OK. 8. Under Kopier til: klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn og vælg OMRÅDE Tast 1,1 i feltet Ganges med. 10. Tast 1M i feltet Flyt datoer med. 11. Klik på OK. 12. Klik på Ja for at starte kopieringen. 13. Klik på OK. 14. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn i vinduet Budget og vælg OMRÅDE Klik på knappen Næste periode (Pilen til højre) i tidsrammen. 16. Tjek indtastningerne, læg mærke til at: Filtrene er sat Beløbene er blevet forøget med 10%. 2-35

36 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Udlæs og indlæs budgetter Microsoft Dynamics NAV 5.0 viser dig muligheden for at lave budgetter ved hjælp af funktionen udlæs og indlæs. Budgetter er udlæst til Excel ved at bruge funktionen Udlæs budget til Excel. Når budgettet er udlæst kan man: Bruge Excel til at rette og tilføje i budgettet. Lav nye budgetter baseret på udlæste budgetter. Budgetter indlæses ved hjælp af funktionen Indlæs budget fra Excel. Ved at bruge denne funktion, kan man indlæse budgetter, som er: Udlæst fra Microsoft Dynamics NAV. Lavet i Excel. BEMÆRK: Før du laver et budget i Excel, anbefales det at udlæse et budget fra Microsoft Dynamics NAV 5.0 for at få det korrekte format at arbejde med. I dette afsnit er funktionen brugt til at udlæse og indlæse budgetter forklaret, og der er lavet en øvelse til udlæs og indlæs processen. Funktionen Udlæs budget til Excel Før du åbner funktionen Udlæs budget til Excel, skal du sikre dig at det korrekte budget er valgt i feltet Budgetnavn. BEMÆRK: At opsætningen i felterne Vis som linjer og Vis som kolonner ikke har nogen effekt på udlæsningen af budgettet. Det udlæste budget viser altid linjerne som Finanskonti og kolonnerne (vist som dimensioner og perioder) er bestemt i funktionen Udlæs til Excel. Funktionen Udlæs til Excel bliver startet fra vinduet Budget ved at klikke på knappen Funktion > Udlæs til Excel. Funktionen indeholder to faneblade: Finansbudgetpost Indstillinger Fanebladet Finansbudgetpost bliver automatisk udfyldt med Budgetnavn og Globale Dimensioner og Budget Dimensionens filtre specificeret på fanebladet Filtre. Disse filtre bestemmer hvilke poster der bliver udlæst til Excel og hvilke der kan ændres. Selvom, det kun er budgetdimensionerne som er indeholdt i de valgte budgetter der kan bruges. 2-36

37 Kapitel 2: Finans Trin Følg denne fremgangsmåde for at lave det nye budgethoved: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på knappen Funktion > Kopier Budget. 3. Klik på Assistknappen i feltet Kilde og vælg Finansbudgetpost. 4. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn og vælg 2008 budget. 5. Klik på knappen OK. 6. Tast i feltet Dato. 7. Klik på Assistknappen i feltet Dimensioner og klik i feltet Markeret for at vælge dimensionerne Område, Afdeling, Projekt og Salgskampagne. 8. Klik på knappen OK. ADVARSEL: Hvis filtrene er sat for dimensionerne på fanebladet Finansbudgetposter, så skal de samme dimensioner specificeres i feltet Kolonnedimensioner på fanebladet Indstillinger. Hvis ikke der er brugt de samme dimensioner, vil dimensionsoplysningerne gå tabt når budgettet bliver indlæst i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Fanebladet Indstillinger indeholder følgende felter: Felter Startdato Antal perioder Periodelængde Beskrivelse Angiver den første dato som skal med i det udlæste budget. Angiver antallet af perioder som skal med i det udlæste budget. Den totale tid som budgettet vil omfatte er bestemt af en kombination af disse felter og feltet Periodelængde. Bruger en formel til at identificere længden af regnskabsperioder, der skal med i det udlæste budget. For eksempel 1M for en måned. 2-37

38 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felter Kolonnedimensioner Medtag sammentæl. formler Beskrivelse Angiver hvilke dimensioner der bliver vist som kolonner i det udlæste budget. Hvis du har angivet filtre for dimensioner på fanebladet Finansbudgetposter, skal du altid angive de samme dimensioner i dette felt. Hvis feltet er markeret, vil sammentællingsformler blive oprettet i Excel ud fra felterne Optælling, der anvendes i vinduet Kontoplan. Når du bruger denne funktion, opdateres sammentællingsfelterne i Excel, hvis du ændrer budgettallene. Startdatoen, Antal Perioder og Periodelængde skal angives for at køre kørslen Udlæs. Udlæste Budgetter Excel regnearket bliver udarbejdet på basis af følgende opsætning: Budgetnavnet og dimensionsfiltrene står øverst til venstre. Finanskontiene vises i rækkerne. Dimensionerne, hvis de er specificeret, og perioderne vises i kolonnerne. For at importere budgetter i Microsoft Dynamics NAV 5.0, må grundopsætningen i det udlæste budget ikke ændres. Derfor anbefales det at lave budgetopsætningen i Microsoft Dynamics NAV 5.0 og så lave udlæs processen. Yderligere dimensions kolonner og dimensionsværdi filtre kan tilføjes efter udlæsning, men før indlæsning af de færdige budget beløb, så længe ændringerne bliver lavet i både: Excel regnearket. og i budgetdimensionerne i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Gem Excel regnearket, når alle ændringer er lavet. Funktionen Indlæs budget fra Excel Funktionen Indlæs fra Excel bliver startet fra vinduet Budget ved at klikke på knappen Funktion > Indlæs fra Excel. Funktionen indeholder to sektioner: Indlæs fra Indlæs til 2-38

39 Kapitel 2: Finans Felterne på fanebladet Indstillinger indeholder: Felt Projektmappe - filnavn Navnet på regnearket Budgetnavn Indstilling Beskrivelse Beskrivelse Angiver navnet på den Excel-projektmappefil, som de gemte budgetdata skal indlæses fra. Angiver hvilket regneark der skal indlæses fra projektmappen. Her kan du vælge det budget, som budgettet skal indlæses til i Microsoft Dynamics NAV 5.0. I dette felt vælges den metode, der skal bruges til at indlæse budgetposter fra Excel. Valgmulighederne er: Erstat poster: Indlæste poster erstatter eksisterende poster med de samme dimensioner, datoer og kombinationer af finanskonti. Tilføj poster: Indlæste poster er tilføjet til de eksisterende poster med de samme dimensioner, datoer og kombinationer af finanskonti. Brug denne valgmulighed til at lave et samlet budget ud fra et antal af individuelle budgetter lavet i separate Excel regneark. Her angives en beskrivelse af de indlæste budgetposter, så posterne kan skelnes fra andre budgetposter. BEMÆRK: Luk Excel før du importerer budgettet. Demonstration: Udlæse og indlæse budget Scenario Bogholderen i CRONUS Danmark A/S er blevet bedt om at lave november budget posteringer for 2008-budgettet. Bogholderen foretrækker at arbejde i Excel og udlæste derfor 2008 budgettet fra Microsoft Dynamics NAV 5.0, for at indtaste de nye budgetposteringer i Excel. Til sidst indlæser bogholderen det nye budget i Microsoft Dynamics NAV 5.0. De nye poster for 2008 salgskampagnebudgettet indeholder: Månedstal for Globale dimensioner: Salg 2-39

40 Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Budgetdimensioner: Område and Salgskampagne Poster: Finanskonto Område Afdeling Salgskampagne Beløb Salg Vinter Salg Vinter Vinter I denne demonstration bliver et budget udlæst til Excel, rettet i Excel og til sidst indlæst i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Trin Følg denne fremgangsmåde for at udlæse budgettet: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Budgetter. 2. Klik på Assistknappen i feltet Budgetnavn og vælg 2008 budgettet. 3. Klik på knappen OK. 4. Klik på knappen Funktion > Udlæs til Excel. 5. Klik på fanebladet Indstillinger. 6. Tast i feltet Startdato. 7. Tast 1 i feltet Antal perioder. 8. Tast 1M i feltet Periodelængde. 9. Klik på Assistknappen i feltet Kolonnedimensioner. 10. Klik i feltet Markeret for at vælge dimensionerne Område, Afdeling og Salgskampagne. 11. Klik på knappen OK. 12. Klik på OK for at starte udlæsningen. Følg denne fremgangsmåde for at rette i et budget i Excel: 1. Find linjen med finanskonto 6120 i Excel. 2. Tast 30 i feltet Område. 3. Tast Salg i feltet Afdeling. 4. Tast Vinter i feltet Salgskampagne. 5. Tast i kolonnen med datoen Find linjen med finanskonto Tast 70 i feltet Område. 8. Tast Salg i feltet Afdeling. 9. Tast Vinter i feltet Salgskampagne. 10. Tast i kolonnen med datoen Find linjen med finanskonto Tast 70 i feltet Område. 2-40