Microsoft Dynamics NAV 4.0

Transkript

1 ØKONOMISTYRING Med Microsoft Dynamics NAV, tidligere Microsoft Business Solutions Navision kan du fokusere på din forretning. Fordele Du kan skræddersy softwaren, så den passer til netop dine behov. Få øjnene op for uanede muligheder. Få motivation til at gøre mere og vide mere. Fokuser på din forretning I 1494 skrev den italienske munk Luca Pacioli verdens første bog om bogføring med det formål at give den handlende hurtige oplysninger om hans aktiver og passiver. 500 år senere er hurtig og let adgang til regnskabsoplysninger stadig en forudsætning for at kunne drive en forretning. I dag har det høje forretningstempo dog forøget behovet for effektiv økonomistyring. Derfor er det sidste, du har brug for, en virksomhedsløsning, som forsinker dine operationer, fordi den stiller nye krav til virksomheden. Microsoft Dynamics NAV tilpasses og udvikles til den måde, din virksomhed arbejder på, uden at forhindre medarbejderne i at arbejde. På denne måde opdager du nye muligheder, og det motiverer brugerne til at yde og lære mere. Frihed til at vokse Når der er brug for forandring i din virksomhed, kan Microsoft Dynamics NAV gøre overgangen lettere. Det tilpasses til den måde, din virksomhed arbejder på. Du kan på få minutter tilpasse designet ved at ændre udseendet på formularer, tilføje yderligere felter og tabeller og oprette brugerdefinerede menuer. Du kan automatisere mange af dine regnskabsmetoder og -procedurer, så de passer til dine behov. Du kan definere det ønskede kontrolniveau ved at angive forretningsregler. Du kan f.eks. angive betalingsbetingelser og rabatter for bestemte kunder og leverandører. Desuden kan du håndtere alle juridiske krav og valuta-spørgsmål i forbindelse med international handel, herunder eurohandel. Du kan operere og rapportere til myndighederne i en hvilken som helst valuta. Frihed til at opdage Med Microsoft Dynamics NAV er det let at få adgang til de finansielle oplysninger, du skal bruge til at finde frem til nye tendenser og til at få indsigt i din virksomheds aktiviteter. Du kan få endnu større udbytte af din viden om, hvordan det går virksom-heden, ved at få øjnene op for muligheder, som ellers kunne være svære at få øje på. Du kan hurtigt og let undersøge individuelle transaktioner og oplysninger om bestemte begivenheder. Du kan øjeblikkeligt gå i dybden for at undersøge et bestemt beløb, eller du kan bruge meget specifikke filtreringskriterier til at finde præcis de oplysninger, du har brug for. Se alle vinklerne Med dimensioner kan du få vist oplysninger på en mere avanceret måde. Du kan markere finansposter og budgetposter med virksomhedsspecifikke dimensioner, som hjælper dig til at få mere ud af dine FÅ MERE AT VIDE OM Microsoft Dynamics NAV:

2 data. Du kan bruge dimensioner til at: Overvåg resultater Undersøg forhold Udnyt udviklingstendenser Med dimensioner kan du få mest muligt ud af dine op-lysninger. Mulighederne er uendelige, fordi det er let at tilføje nye dimensioner, og der er ingen grænser for, hvor mange du kan tilføje. Med Microsoft Dynamics NAV er der heller ingen vanskeligheder forbundet med udenrigs-handel, og du får øjnene op for mulighederne på nye markeder. Hver kunde eller leverandør får det service-niveau, som du vil tilbyde dem. Du kan modtage eller udføre betalinger i en hvilken som helst valuta (uanset hvilken valuta, der normalt bruges i forbindelse med en bestemt kunde eller leverandør). Frihed til at yde mere Microsoft Dynamics NAV indeholder meget mere end blot regnskabsværktøjer. Med Navision bliver det lettere at forstå, hvad tallene repræsenterer, og det er let at se, hvilke aktiviteter tallene kommer fra. Din nysgerrighed bliver stimuleret af Microsoft Dynamics NAV, og dit arbejde bliver mere inspirerende. Du fordyber dig mere i dit arbejde, fordi du har alle oplysninger til rådighed, og det er let at få adgang til dem. Du kan hurtigt og let finde frem til oplysninger og angive filtre. Microsoft Dynamics NAV inspirerer dig til at søge dybere end blot til kontosaldi. Ved hjælp af kontoskemaer kan du bruge data i dine finansposter til at drive din forretning. Du kan bruge en række foruddefinerede rapporter eller dine egne bruger-definerede rapporter, som er tilpasset din virksomhed. De finansielle oplysninger, som genereres på denne måde, kan derefter præsenteres i en webbrowser eller distribueres via , så chefer, medarbejdere, netværkspartnere og investorer kan blive informeret om virksomhedens aktiviteter. Kontakt din partner Hvis du vil vide mere om Microsoft Business Solutions Navision, skal du kontakte din lokale Microsoft Certified Business Solutions Partner. De har ekspertisen til at designe en løsning, der passer til netop din virksomheds behov. Du kan også besøge vores Partnerfinder på: Om Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics, der inkluderer Great Plains, Microsoft bcentral og det tidligere Navision a/s, tilbyder en lang række virksomhedsapplikationer, der gør det muligt for små og mellemstore virksomheder at blive tættere forbundet til kunder, medarbejdere, partne-re og leverandører. Microsoft Dynamics applikationer optimerer strategiske forretningsprocesser inden for finansstyring, analyse, human resources, projektstyring, CRM, field service, supply chain management, e-handel, produktion og detailstyring. Applikationerne er udviklet til at give indsigt, så kunder kan gøre deres virksomhed til en succes. Yderligere oplysninger om Microsoft Dynamics finder du på:

3 FLOWFIELDS OG LOOKUPBUTTONS Brug FlowFields til at få vist opdaterede finansielle data: Systemet opdaterer og genberegner løbende indholdet af FlowFields online. Du kan se, hvilke poster der er medtaget i beregningen af alle FlowField-beløb. Brug funktionen Naviger til at få vist en oversigt over antallet og typen af poster, der har det samme bilagsnummer, som en bestemt post. Angiv, hvilke oplysninger der skal vises i et vindue, ved at bruge filtre på FlowFields og tabeller: Du kan angive et tabelfilter på et eller flere felter i en tabel. Du kan f.eks. angive, at kun tyske kunder skal vises i vinduet Debitoroversigt. Du kan bruge filtre på FlowFields til at begrænse, hvilke poster der skal bruges til beregning af de beløb eller mængder, der præsenteres i et FlowField. Du kan f.eks. udelade poster fra bestemte afdelinger i en FlowField-beregning. LookUpButton, som findes i mange felter, giver dig direkte adgang til oplysninger i en tabel (f.eks. fra en kladde): Du behøver kun at angive oplysninger korrekt én gang. Derefter kan de genbruges konsekvent ved senere lejligheder. Datainput er hurtigere, fordi du ikke skal genindtaste oplysninger. FINANS Centraliser virksomhedens regnskabsmæssige oplysninger, posteringsspecifikationer og andre kernedata. Finans indeholder den basisfunktionalitet, du har brug for til at oprette et regnskab og bogføre til finansmodulet: kontoplan, finanskladder, momsfunktioner, gentagelseskladder og kildespor. Det indeholder desuden funktioner til intern og ekstern rapportering. Opret konti i kontoplanen. For hver konto, som du opretter, findes der et saldo/budget-vindue, som viser budgettal og/eller faktiske tal for hele kontoplanen eller for separate konti. Få vist løbende opdaterede saldi og bevægelser. Før du bogfører en kladde, kan du se, hvordan posterne vil påvirke de likvide konti. Du kan nemt spore bogførte finansposter og tilbageføre poster, der er blevet bogført med forkerte data. Du kan indtaste tal i finanskladden i alle valutaer. Du kan definere, på hvilken dato dit regnskabsår skal begynde, og du kan opdele det i regnskabsperioder. Du kan oprette budgetter i et matrixvindue for en dag, en uge, en måned, et år, eller en anden periode. Opret budgetter baseret på afdeling, projekt eller forretningsenhed. DIMENSIONER Definer et ubegrænset antal dimensioner og dimensionsværdier når som helst. Navngiv dimensioner, som du vil, så dimensionsopsætningen altid afspejler virksomhedens specifikke behov. Opret hierarkier af dimensionsværdier for at afspejle dine bogførings- og regnskabsbehov. Brug standarddimensioner effektivt for at undgå unødvendig manuel indtastning af data og for at sikre, at de ønskede dimensionsdata altid er bogførte. Brug analyser til at undersøge forhold mellem dimensioner og til at overvåge resultater. Knyt et uendeligt antal dimensioner til hver budgetpost. Udlæs dine analyser til Microsoft Excel for at udnytte Excels visuelle funktionalitet og præsentationsfunktioner fuldt ud. BANK Bank (basis) Opret et ubegrænset antal bankkonti, rediger og slet bankkonti, foretag overførsler mellem bankkonti og opret bankkontokort til debitor/kreditor. Finanskontoen opdateres automatisk, når du bogfører banktransaktioner. Checkudskrivning Automatiser og kontroller hele checkudskrivningsprocessen, opret udskrevne checks med en unik nummerserie til hver bankkonto, spor checknumre og annuller checks, hvis det er nødvendigt, og udskriv checks i mere end én valuta. Angiv, om betalingen skal foretages med en manuelt oprettet check eller en computergeneret check. Få vist checks, og udskriv dem direkte. Afstem alle dine bankkonti med kontoudtog fra dit pengeinstitut: ß Udlign transaktioner fra dit kontoudtog med bankposter. ß Bogfør yderligere transaktioner, som er registreret i pengeinstituttet, men ikke i programmet. ß Håndter fejl i dit kontoudtog.

4 SPORING Transaktioner efterlader et komplet revisionsspor, så selv komplekse forretningstransaktioner bliver gennemskuelige. Finansjournaler registrerer alle poster, samt hvor og hvornår de stammer fra. Få vist alle finansposter for alle konti eller bestemte konti fra din kontoplan, kontokort osv. Brug funktionen Naviger til at finde alle poster, som er bogført med det samme bilagsnummer og den samme bogføringsdato. I vinduet Naviger kan du se typen og nummeret på oprettede poster, og du kan få dem vist direkte fra vinduet. Dette gælder både interne og eksterne bilagsnumre. Brug funktionen Find i et hvilket som helst felt og i et hvilket som helst vindue til at finde oplysninger, f.eks. bestemte bilagsnumre. I ændringsloggen registreres alle de ændringer, som brugere foretager direkte i masterdata. Få vist en kronologisk oversigt over ændringer i alle felter i alle tabeller, og se, hvem der har foretaget ændringen. SIKKERHEDS- OG FORRETNINGSREGLER Angiv, hvilke medarbejdere og hvilke roller der har adgang til hvilke oplysninger vha. sikkerhed på recordniveau. Brug obligatoriske filtre på tabeldata for at sikre, at bestemte brugerroller kun kan få adgang til de data, som du har angivet. Hvis sælgere f.eks. kun skal kunne se salgstal for deres område, eller chefer kun skal kunne se budgetrelaterede beløb for deres afdelinger. Dette gælder kun for Microsoft SQL Server option. Automatiser procedurer og politikker i en virksomhed ved at bruge forretningsregler. Få indflydelse på, hvordan regnskaber føres, og forøg konsekvensen i indtastning af data og dermed også i udtrækning af data. Forretningsregler kan anvendes på individuelle konti, kontotyper, dimensioner, momsafregninger og på mange andre områder i Microsoft Dynamics NAV. INTERCOMPANY-BOGFØRINGER Opret intercompany-transaktioner mellem to virksomheder i en gruppe, der kontrolleres af den samme juridiske enhed. Du kan oprette korrekte forfaldne til/fra-poster i mere end et regnskab ved hjælp af mellemkonti. Håndter transaktioner som f.eks. dokumenter, ordrer, fakturaer, kreditnotaer, returvareordrer og finanskladdeposter Intercompany-bogføringer kan også håndtere virksomheder, der anvender forskellige databaser. Dataoverførslen foregår ved hjælp af XML-filer, der placeres i en bestemt netværksmappe eller sendes til en bestemt modtager- -konto ved hjælp af afsenderens -klient. Rapporten IC-transaktioner dokumenterer alle dine intercompany-transaktioner, letter den interne afstemningsprocessen og indeholder et revisionsspor. Brug forskellige valutaer og forskellige kontoplaner til at lette interaktionerne med internationale interne samarbejdspartnere. SALG OG KØB Angiv fleksible betalingsbetingelser, rabatperioder og betalingsmetoder. Angiv fleksible betalingspolitikker, herunder betalingstolerancebeløb, kontantrabatrespitperioder og afrundingsgrænser på tværs af valutaer. Angiv et ubegrænset antal rentebetingelser. Tilbagefør ukorrekte udligninger. Tilbagefør debitor- og kreditortransaktioner, som er bogført manuelt i kladder, herunder alle relaterede finansposter, momsposter og bankposter. Angiv en standardvaluta for debitorer og kreditorer, og fakturer og modtag betaling i et ube-grænset antal valutaer. Få vist debitor- og kreditorstatistik efter valuta, detaljeret transaktionshistorik og forfalds-rapporter. Automatiske forslag til kreditorbetaling ud fra forfaldsdatoer, dimensionsværdier, kreditorprioritet og rabatter. Modtag besked, når en debitor overskrider kreditmaksimum, er spærret for yderligere transaktioner eller har forfaldne beløb. Send kontoudtog eller rykkere til debitorer med forfaldne beløb.

5 Microsoft Business Solutions Navision 4.0 Funktioner MOMS OG SALES TAX Beskrivelse Brug momsbogføringsgrupper til automatisk at beregne moms for debitorer og kreditorer. Angiv, om salgspriser på salgs- og købslinjer skal være med eller uden moms. Kontroller, at SE-/CVR-numre stemmer overens med landestandarder og ikke allerede er indtastet for en anden debitor eller kreditor i databasen. Tillad manuel indtastning af moms for at sikre konsistens mellem eksterne bilag og intern bogføring. Hvis momsen på et eksternt dokument f.eks. er forskellig fra den moms, som er beregnet i programmet, kan det være relevant at indtaste det momsbeløb, som kreditoren har beregnet. Brug Microsoft Dynamics NAV til at rapportere momsoplysninger til de relevante myndigheder. ANLÆG Angiv oplysninger til et anlægsaktiv eller en anlægsgruppe. Angiv et ubegrænset antal afskrivningsprofiler for hvert anlægsaktiv, og beskriv afskrivningsbetingelserne. Vælg mellem flere forskellige standardafskrivningsmetoder: Lineær, Saldo og særlig afskrivning. Angiv vedligeholdelsesoplysninger og registrer vedligeholdelse udført på anlægsaktiver. Få vist statistik i hver enkelt afskrivningsprofil. Overvåg forsikringsdækning og årlige forsikringspræmier for dine anlægsaktiver. Systemkrav FOR AT FÅ ADGANG TIL ALLE oven- STÅENDE FUNKTIONER KRÆVES FØLGENDE MODULER OG TEKNOLOGIER: Basis (Finans) Budgetter Basisdimensioner Avancerede dimensioner Kontoskemaer Konsolidering Flere valutaer Fordelinger Ændringslog Basis-XBRL Interne bogføringer Checkudskrivning Bankafstemning Basis (Anlæg) Anlæg - forsikring Anlæg - vedligeholdelse Sales Tax Salg (basis) Køb (basis) Salgsfakturering Købsfakturering Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation og Microsoft Business Solutions ApS er datterselskaber af Microsoft Corporation. Produkt- og firmanavne nævnt i dette materiale kan være varemærker, der tilhører de respektive ejere. Selskaber, organisationer, produkter, domænenavne, adresser, logoer, personnavne og begivenheder beskrevet heri er fiktive. Det har ikke i sådanne situationer været hensigten at hentyde til eller antyde en sammenhæng med faktiske selskaber, organisationer, produkter, domænenavne, -adresser, logoer, personnavne og begivenheder.