Referat for: Ringsted-Sorø Provstiudvalg PU møde 16. oktober 2013. Kl. 13.00 Mødested: Benløse gl. Skole Afbud med anmeldt forfald: Hanne Jørgensen og Grethe Larsen På grund af indsat punkt nr. 2 er der ændret i nummerrækkefølgen Punkt. 4 behandles kl. 15.00 i Haraldsted. 3 nye sager indkommet behandlet og sat under punkterne 20-21 - 22 Orienteringssager starter med nummer 23 Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Provstiudvalget besluttede at drøfte sagen om kirkekalkninger. Drøftelsen blev indsat som et lukket møde efter dette punkt. 2 Lukket møde - kirkekalkninger Sag: Kirkekalkninger (1281) Lukket møde - kirkekalkninger 3 Referat fra sidste møde til godkendelse og underskrift Provsten meddeler ANKON, at de ikke må bruge Folkekirkens logo samt anvende Ringsted-Sorø Provsti i deres breve/udbudsmateriale med mere. ANKON er et privat rådgivende ingeniørfirma, som ikke har noget med Ringsted-Sorø Provsti at gøre. Det meddeles over for Provstiets menighedsråd, at ANKON er et privat firma, som de kan anvende på lige fod med andre private firmaer. Det er altså menighedsrådet, der bestemmer, hvilket firma de vil anvende. Provstiudvalget har i sit møde den 15. maj 2013 besluttet, at der i Sorø ligningsområde kan anvendes 500.000 kr. til kirkekalkninger fra Provstiudvalgets 5 % pulje. De menighedsråd - Pedersborg, Lynge og Ruds Vedby - som har anvendt ANKON til kirkekalkning, kan fremsende deres specificerede regninger på det fælles udbudsmateriale, kalkning og tilsyn til Provstiet. De pågældende kirkekasser vil herefter få refunderet dokumenterede udgifter inden for følgende ramme: Pedersborg 128.250,00 kr. + 1/3 af 47.500 kr. Lynge 151.291,24 kr. + 1/3 af 47.500 kr. Ruds Vedby 171.171,25 + 1/3 af 47.500 kr. Godkendt og underskrevet. Referat,16-10-2013 Side: 1
4 Haraldsted Præstegård - jordvarme Sag: Haraldsted Præstegård - jordvarmeanlæg - energiforbedringer (1358) - Haraldsted Sogn Haraldsted Præstegård - jordvarme Vi mødes med Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd i Haraldsted kl. 15.00. Efter mødet med Haraldsted Menighedsråd besluttede Provstiudvalget, at menighedsrådet kan indhente tilbud hos håndværkere på ekstra loftisolering, energivinduer mod havesiden og til fyret brænder/cirkulationspumpe. Menighedsrådet har mulighed for at søge i Provstiudvalgets 5 % pulje, når beløbet fra brændedeputatet er opbrugt. Til orientering vedlægges referat af ekstraordinært menighedsrådsmøde den 17. september 2013. 5 Jystrup kirkegård - fældning af større træer Sag: Jystrup kirkegård - fældning af større træer (1434) - Jystrup Sogn Godkendt af Provstiudvalget med forbehold for kirkegårdskonsulentens udtalelse. Jystrup kirkegård - fældning af større træer Jystrup-Valsølille Menighedsråd anmoder i vedlagte mail med billeder af 3. oktober 2013 om tilladelse til at fælde 2 store ahorn træer på den vestlige del af Jystrup Kirkegård. Sagen er 3. oktober 2013 sendt til udtalelse hos kirkegårdskonsulent Charlotte Skibsted. 6 Munke Bjergby Kirke - tilbud på ELarbejder - energirapport Sag: Munke Bjergby Kirke - energigennemgang (1435) - Munke Bjergby Sogn Pkt. 1, 2 og 3 godkendt. Munke Bjergby Kirke - tilbud på EL-arbejder - energirapport Munke-Bjergby Menighedsråd fremsender vedlagte mail af 2. oktober 2013, idet menighedsrådet ansøger om beløb fra 5 % puljen i forbindelse med energirapporten for Munke Bjergby Kirke. Tilbud fra EL-installatør vedlægges. 7 Farendløse Kirkegård - vedtægt Sag: Farendløse Kirkegård - vedtægt (1442) - Farendløse Sogn Godkendt. 7, stk. 2 rettes (enten eller) Farendløse Kirkegård - vedtægt Nordrupøster-Farendløse Menighedsråd fremsender - modtaget post 9. oktober 2013 - vedlagte vedtægt for Farendløse Kirkegård. Referat,16-10-2013 Side: 2
8 Nordrupøster Kirkegård - vedtægt Sag: Nordrupøster Kirkegård - vedtægt (1441) - Nordrupøster Sogn Godkendt. 7, stk. 2 rettes (enten eller) Nordrupøster Kirkegård - vedtægt Nordrupøster-Farendløse Menighedsråd fremsender - modtaget post 9. oktober 2013 - vedlagte vedtægt for Nordrupøster Kirkegård. 9 Kalkning Sag: Kalkning (1438) - Pedersborg Sogn Kalkning Pedersborg Menighedsråd anmoder i vedlagte skrivelse af 2. oktober 2013 om 71.392,39 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje vedrørende regning fra ANKON betalt af Pedersborg Menighedsråd. Provstiudvalget har godkendt de 9.987,85 kr. afholdt af Provstiudvalgets 5 % pulje. Det øvrige i sagen behandlet under pkt. 2. Endvidere anmodes om 9.987,85 kr. fra samme pulje til regning vedrørende kalkning af Pedersborg Kirke samt et á conto beløb på 75.000 kr. til Kalkjarlen. Pedersborg Menighedsråd har til sagen medsendt en del materiale som vedlægges: ANKON faktura af 6. september 2013. JN Service faktura af 30. september 2013. Sognesamarbejde om kalkning af kirker af 10. maj 2013. Prioriteringsliste. Nationalmuseet skrivelse af 14. august 2013. Udbudsmateriale til kalkning af Pedersborg Kirke, Ruds Vedby Kirke Lynge Kirke af 14. august 2013. Rettelsesblad nr. 2 for Pedersborg Kirke af 15. august 2013. Rettelsesblad nr. 3 for Pedersborg, Ruds Vedby og Lynge Kirker af 19. august 2013. Udbud. Og 8. oktober 2013 regning fra Kalkjarlen. Referat,16-10-2013 Side: 3
10 Spørgsmål om indefrosset beløb Sag: Skellebjerg "graverhus" - ombygning (1436) - Skellebjerg Sogn Menighedsrådet har modtaget svar i mail af 2. oktober 2013. Spørgsmål om indefrosset beløb Tersløse-Skellebjerg-Niløse Menighedsråd fremsender vedlagte mail af 1. oktober 2013 bilagt slutregning på arbejderne på "graverhuset" i Skellebjerg. Slutregning er lydende på 538.352,50 kr. Menighedsrådet spørger i mailen om et indefrosset beløb - til belysning af dette vedlægges provstikontorets svarmail til menighedsrådet af 2. oktober 2013. Den 9. oktober 2013 har vi overført 81.000 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Tersløse- Skellebjerg-Niløse Menighedsråd. Beløbet er godkendt på Provstiudvalgsmødet den 9. juni 2010. 11 Tersløse-Skellebjerg-Niløse - budget 2014 anlæg - lån Sag: Tersløse-Skellebjerg-Niløse - budget 2014 anlæg - lån (1440) - Tersløse Sogn Godkendt lån i 5 % puljen. Beløbet afdrages i 12 måneder fra 1. januar 2014-1. december 2014. Tersløse-Skellebjerg-Niløse - budget 2014 anlæg - lån Tersløse-Skellebjerg-Niløse Menighedsråd v/flemming Greve anmoder i møde 9. oktober 2013 på Provstikontoret om et lån i 5 % puljen på de anlægsopgaver, som er budgetsat år 2014. Beløbet er på 735.000 kr. 12 Vigersted Præstegård - kalkning - 5 % puljen Sag: Vigersted Præstegård - kalkning - 5 % puljen (1426) - Vigersted Sogn Kan indarbejdes i budget 2015 som ønske. Vigersted Præstegård - kalkning - 5 % puljen Vigersted Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse m/bilag om 125.000 kr. inkl. moms fra Provstiudvalgets 5 % pulje i 2014 til facadebehandling af Vigersted Præstegård. Referat,16-10-2013 Side: 4
13 Vigersted Kirke - ansøgning til 5 % puljen - reparation af kirkens nordfacade Sag: Vigersted Kirke - ansøgning til 5 % puljen - reparation af kirkens nordfacade (1425) - Vigersted Sogn Vigersted Kirke - ansøgning til 5 % puljen - reparation af kirkens nordfacade Vigersted Menighedsråd ansøger om midler til udførelse af reparation af kirkens nordfacade. Ansøgningen har været rundsendt til provstiudvalgsmedlemmerne den 17. september 2013. Provsten meddeler i e-mail, at beløbet kan bevilges som lån til indfrielse, når det lignede beløb til samme projekt kommer i kirkekassen i budget 2014. Provstikontoret har i skrivelse af 23. september 2013 meddelt Vigersted Menighedsråd denne lånemulighed. 14 Prisen for tilrettelæggelse af kirkekalkninger Sag: Kirkekalkninger (1281) Henvises til pkt 2. Prisen for tilrettelæggelse af kirkekalkninger Provstens redegørelse af 14. september 2013 - udsendt til provstiudvalgsmedlemmer. 15 Menighedsrådslovens 40 Sag: Menighedsrådslovens 40. (1437) - Pedersborg Sogn Henvises til pkt 2. Menighedsrådslovens 40 Vedlagt Roskilde Stiftskontors svar af 25. september 2013. Referat,16-10-2013 Side: 5
16 Regnskabsfører løn - oplæg timer Sag: Regnskabsfører - aflønningsforhold (1427) Regnskabsfører løn - oplæg timer Vedlagt fremsendes oplæg vedrørende regnskabsførers løn/timer. Dorete Poulsen og Jette Mørkedal (begge regnskabsførere) erklærede sig for inhabile og forlod mødet under dette punkt. Oplæget godkendt pr. 1. januar 2014. Der vedlægges oplæg fra Stege-Vordingborg Provsti, som er godkendt på et Provstiudvalgsmøde i Stege-Vordingborg i juni måned. 17 PUK-kassen - kvartalsrapport 3. kvt. 2013 Sag: PUK-kassen (1160) Fremsendes til stiftet. PUK-kassen - kvartalsrapport 3. kvt. 2013 Provstikontoret fremsender kvartalsrapport for PUk-kassen for 3. kvt. 2013. 18 Revisionsprotokollat af den 12.09.13 - Årsregnskab 2012 Sag: PUK-kassen (1160) Godkendt. Fremsendes til stiftet. Revisionsprotokollat af den 12.09.13 - Årsregnskab 2012 Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Beierholm fremsender 15. september 2013 revisionsprotokollat af den 12.09.13 vedrørende Årsregnskab for 2012. 19 Folkekirkens fremtidige styringsstruktur Sag: Høring - debatoplæg fra udvalget om en mere sammenhængende og moderne styringsstruktur for folkekirken (1278) - Kirkeministeriet Enhedsmodel økonomi. Ingen af modellerne - kirkerne afgør selv indre anliggende. En præcisering af indre andliggender. Folkekirkens fremtidige styringsstruktur Debatoplægget blev drøftet på mødet den 11. september 2013, og medtages igen til dette møde den 16. oktober 2013. Referat,16-10-2013 Side: 6
20 Understrygning af kirkens tegltag - 5 % puljen Sag: Ruds Vedby Kirke - understrygning af tegltaget (1445) - Ruds Vedby Sogn Afventer provstesyn. Understrygning af kirkens tegltag - 5 % puljen Ruds Vedby Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse af 11. oktober 2013 om 70.045,20 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til understrygning af Ruds Vedby Kirkes tegltag. Der er indhentet 2 tilbud på arbejdet, jf. vedlagte Det billigste tilbud er lydende på 62.500 kr. her til kommer honorar og kørsel til ANKON konsulent Per B. Schleiter. 21 Elektrisk katafalk - 5 % puljen Sag: Haraldsted Kirke - elektrisk katafalk - 5 % puljen (1446) - Haraldsted Sogn Provstiudvalget finder, at menighedsrådet kan anskaffe en trækstang, som kan sættes til havetraktor. Elektrisk katafalk - 5 % puljen På baggrund af Arbejdstilsynets påbud ansøger Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd i skrivelse af 9. oktober 2013 om midler fra Provstiudvalgets 5 % pulje til en elektrisk katafalk. Pris ca. 68.750 kr. inkl. moms. 22 Ansøgning om 5% midler Sag: Lynge Kirke - reparation af udvendig revne (1447) - Lynge Sogn Afventer provstesyn. Ansøgning om 5% midler Lynge Menighedsråd ansøger i vedlagte skrivelse af 13. oktober 2013 om ca. 42.000 kr. (afhængig af antal arbejdstimer) til udførelse af reparation af revne på Lynge Kirke, samt til konsulenthonorar 4.500 kr. Der vedlægges konsulentrapport fra ANKON v/per B. Schleiter samt foto af revne. Referat,16-10-2013 Side: 7
Orientering 23 Anmodning om udbetaling Bjernede Kirke Sag: Bjernede Kirke - aut. ringeanlæg (1291) - Bjernede Sogn Anmodning om udbetaling Bjernede Kirke Vi har den 9. oktober 2013 udbetalt á conto beløb på 99.211,02 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Bjernede Menighedsråd til automatisk ringelanlæg i Bjernede Kirke. Lovet på Provstiudvalgsmødet den 12. juni 2013 med i alt beløb 174.864 kr. 24 Højttalere i Bringstrup og Sigersted Kirker Sag: Anmodning om konsulentbistand vedr. ophængning af højttalere i Bringstrup og Sigersted kirke (1431) - Bringstrup Sogn Højttalere i Bringstrup og Sigersted Kirker Roskilde Stiftskontor meddeler i skrivelse af 4. oktober 2013, at de har videresendt til Nationalmuseet Bringstrup-Sigersted Menighedsråds anmodning om konsulentbistand til ophængning af højttalere i Bringstrup og Sigersted Kirker. 25 Afslutning af aut. klokkeringning Sag: Automatisk klokkeringning (1306) - Haraldsted Sogn Afslutning af aut. klokkeringning Vi har den 9. oktober 2013 ovf. de lovede 148.775,00 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Haraldsted-Allindemagle Menighedsråd til automatisk klokkeringning i Haraldsted og Allindemagle Kirker. Det samlede arbejde beløber sig til i alt 268.698,76 kr. hvor menighedsrådet selv finansierer de 119.923,76 kr. Referat,16-10-2013 Side: 8
Orientering 26 Forslag til lokalplan 276 - screening for miljøvurdering Sag: Forslag til lokalplan 276 - screening for miljøvurdering (1379) - Ringsted Sogn Forslag til lokalplan 276 - screening for miljøvurdering Roskilde Stiftskontor forespørger i skrivelse af 10. september 2013 om Forslag til lokalplan 276 i Ringsted Kommune giver anledning til bemærkninger. Vi svarer stiftet, at vi ikke har bemærkninger. 27 Kommuneplan 2013-2015 for Ringsted Kommune Sag: Kommuneplan 2013-2015 for Ringsted Kommune (1421) Kommuneplan 2013-2015 for Ringsted Kommune Roskilde Stiftskontor forespørger i skrivelse af 20. september 2013 om Kommuneplan 2013-2015 for Ringsted Kommune giver anledning til bemærkninger. Vi svarer stiftet, at vi ikke har bemærkninger. 28 Ophævelse af beløb på prohiberet konto Sag: Ophævelse af beløb på prohiberet konto (1424) - Munke Bjergby Sogn Ophævelse af beløb på prohiberet konto Vi har 9. september 2013 godkendt ophævelse af prohibering på 16.500 kr. et beløb på depositum husleje, hvor lejer er fraflyttet lejemålet. 29 Slaglille Præstegård - frigivelse af salgskapital Sag: Slaglille Præstegård - frigivelse af midler fra salg af forpagterbolig (1209) - Slaglille Sogn Slaglille Præstegård - frigivelse af salgskapital Roskilde Stiftskontor meddeler i skrivelse af 4. oktober 2013, at de vil over 140.307,42 kr. af indestående salgskapital vedrørende arbejder i Slaglille Præstegård (have). Referat,16-10-2013 Side: 9
Orientering 30 Sneslev Kirke - 5 % puljen - energigennemgang Det Grønne Hus Sag: Sneslev Kirke - 5 % puljen - energigennemgang Det Grønne Hus (1395) - Sneslev Sogn Sneslev Kirke - 5 % puljen - energigennemgang Det Grønne Hus Vi har den 18. september 2013 overført 10.800 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til energigennemgang i Sneslev Kirke foretaget af Det Grønne Hus. 31 Sneslev Kirke - tag - 5 % puljen Sag: Sneslev Kirke - tag (1159) - Sneslev Sogn Sneslev Kirke - tag - 5 % puljen Vi har den 3. oktober 2013 udbetalt 209.081,25 kr. fra Provstiudvalgets 5 % pulje til Sneslev Kirkes tag. Af det lovede beløb restere nu kun 69.051,15 kr. til udbetaling. 32 Ansættelse af kirkesanger ved Vetterslev- Høm Pastorat Sag: Kirkesanger Karen Aagaard Dam (1375) - Vetterslev Sogn Ansættelse af kirkesanger ved Vetterslev-Høm Pastorat Vetterslev-Høm Menighedsråd fremsender 9. september 2013 ansættelse af kirkesanger Karen Aagaard Dam, jf. vedlagte. 33 Ørslev Kirkehus - tilbudsliste og tidsplan Sag: Ørslev - Sognehus (1310) - Ørslev Sogn Ørslev Kirkehus - tilbudsliste og tidsplan Ørslev Menighedsråd fremsender vedlagte tilbudsliste og tidsplan for byggeriet. 34 Stiftsrådet - referat fra mødet den 26. september 2013 Sag: Stiftsrådet (1303) - Roskilde Stift Provstiudvalgsmedlem og medlem at Stiftsrådet Dorete Poulsen refererede fra mødet. Stiftsrådet - referat fra mødet den 26. september 2013 Referat fra Stiftsrådsmødet den 26. september 2013, jf. vedlagte. Referat,16-10-2013 Side: 10
Orientering 35 Svar til 13 sogne om samarbejdsvedtægt for fælles kordegn Sag: Kordegn - Samarbejdsaftale (1239) Svar til 13 sogne om samarbejdsvedtægt for fælles kordegn Kirkeministeriets skrivelse af 2. oktober 2013 vedrørende samarbejdsvedtægt fælles kordegn. 36 Eventuelt Intet. 37 Underskrifter Således vedtaget Underskrifter: Lars Poulsen Jørgen Henriksen Hanne Jørgensen Ege Lau Frandsen Dorete Poulsen Gerda Holm Grethe Larsen Mødet afsluttet kl. 18.15 Referat,16-10-2013 Side: 11