Referat for: Tryggevælde Provstiudvalg PU møde 30. oktober Kl. Mødested: Provstikontoret, Kirkevænget 8, Magleby

Transkript

1 Referat for: Tryggevælde Provstiudvalg PU møde 30. oktober Kl. Mødested: Provstikontoret, Kirkevænget 8, Magleby Afbud: Ebbe Jørgensen Punkt 25 - Gunnar Kjærgaard Larsen forlod mødet under PU behandling. Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 2 Godkendelse fremsendte referat og underskrift Referat godkendt og underskrevet 3 Formanden siden sidst Provsten og arkitekt Wohlert skal den 7. november rundt i Stevns og se på kirkegårdsmure. Referat, Side: 1

2 4 Reviderede regnskaber 2011 for Stevns kommune Sag: Revisionsprotokol Stevns (1051) Alle regnskab er nu reviderede og provstirevisor har fremsendt revisionsprotokollat elektronisk. Fra de stevnske kirkekasser mangler vi at få 3 rev. protokollat og regnskab. 2 af de modtagne rev. protokollater var ikke underskrevet og returneres til resp. formand for underskrift. Der er vedhæftet excel-ark med kort beskrivelse af de bemærkninger provstirevisor har til hver enkelt regnskab. PU anmoder menighedsrådene om at kommentere provstirevisors bemærkninger til revisionsprotokollat og indsende til PU. Hårlev-PU anmoder Hårlev menighedsråd om at få udfærdiget retvisende regnskab for Provstirevisor har i flere protokollater noteret bemærkningen "overskridelse af driftramme", pu vil undersøge om dette indebærert brug af frie midler eller overskridelse af den tildelte ligning. Varpelev, Højerup, Havnelev Holtug, Hellested, Valløby, Strøby Lyderslev-Frøslev Lille Heddinge Store Heddinge Magleby Vråby Hårlev Himlingøje Enderslev Tårnby Stevns - Revisionsprotokollat vedr. regnskab 2011 Referat, Side: 2

3 5 Reviderede regnskaber Faxe kommune Sag: Revisionsprotokoll regnskab Faxe (1052) Alle regnskab er nu reviderede og provstirevisor har fremsendt revisionsprotokollat elektronisk. Fra kirkekasserne i Faxe kommune mangler vi at få 4 rev. protokollat og regnskab. 3 af de modtagne rev. protokollater var ikke underskrevet og returneres til resp. formand for underskrift. Der er vedhæftet excel-ark med kort beskrivelse af de bemærkninger provstirevisor har til hver enkelt regnskab. PU anmoder menighedsrådene om at kommentere provstirevisors bemærkninger til revisionsprotokollat og indsende til PU. Ingelstrup rev.protokollat sendes til Køge provsti. Provstirevisor har i flere protokollater noteret bemærkningen "overskridelse af driftramme", pu vil undersøge om dette indebærert brug af frie midler eller overskridelse af den tildelte ligning. Roholte Haslev Ingelstrup - Karise, Bråby, Teestrup, Ulse, V. Ø Egede. Vemmetofte, Smerup-Spjellerup Kongsted Hylleholt Alslev Øde Førslev, Terslev Freerslev Sdr Dalby, Tureby Faxe Faxe - Revisionsprotokollat vedr. regnskab 2011 Referat, Side: 3

4 6 Revideret regnskab 2011 for PUK-kassen Sag: PUK 2011 rev.protokoll (1088) Regnskabet for provstiudvalgskassen 2011 fremlægges til godkendelse og underskrift. Regnskabet er revideret og godkendt af provstirevisor PU har drøftet revisors bemærkning og vurderer at midlerne er sikkert placeret i en af hovedbankerne. Provstirevisor har revideret både Provstiudvalgskassen og reservepuljerne for Faxe og Stevns. PU bemærker at i budget 2013 er der ikke afsat midler til reservepuljerne. PUK 2011 rev.protokoll 7 godkendelse vedr. Kongsted Kirkegård Sag: Kongsted graverkontor og kundetoilet (737) - Kongsted Sogn Menighedsrådet skal fremsende finansieringsplan til godkendelse af provstiudvalget inden byggeri igangsættes. Nationalmuseet har godkendt byggeprojekt PU imødeser finansieringsplan fra menighedsrådet godkendelse vedr. Kongsted Kirkegård 8 Handicaptoilet på Vallø kirkegård Sag: Valløby (1087) - Valløby Sogn Nedenstående fremsendes til stiftet via provstiudvalget til godkendelse: Vallø MR har fremsendt projektforslag med tegninger. MR ønsker at få godkendt placering Alt. 2 NV-hjørne som ses på tegning 4.02a MR har fået bevilget kr i anlægsmidler og vedlagte summariske overslag viser at dette bør kunne holde; ca. kr PU anbefaler projektet samt godkender finansieringsplan. Sagen sendes til stiftet for videre behandling valløby tegning1 handicaptoiolet på valløby kg 9 Kirkelige handlinger Sag: Øster Egede kirke (785) pt ikke foreligger oversigt over hvordan andre "bryllupskirker" håndterer mange kunder Provst taler med menighedsrådsformanden og præsten. Fortroligt Øster Egede Antal, Øster Egede Referat, Side: 4

5 10 Ansøgning om 5 % midler Sag: Vråby, Himlingøje og Endeslev kirker (1089) - Vråby Sogn Vråby MR ansøger om kr ,41 til dækning af udgifter til vikar. PU imødekommer ansøgningen om midler fra 5 % puljen. MR bedes fremsende kontonr til provstikontoret. VS: gravervikar omk. Endeslev Ansøgning til 5 % pulje Refusion af udgifter til organistvikar ved Vråby, Himlingøje og Endeslev kirke 11 Ansøgning til 5 % puljen Sag: Store Heddinge - 5 % pulje (1091) - Store Heddinge Sogn Store Heddinge MR ansøger om kr fra 5 % puljen til dækning af manglende indtægt og varmebidrag fra præstegården, i det præstegården står tom siden 1. 7 PU imødekommer ansøgningen om midler fra 5 % puljen. MR bedes fremsende kontonr til provstikontoret. Ansøgning til 5 % puljen MR ansøger om midler til dækning af manglende leje- og varme indtægter fra præstegården. 12 Forespørgsel om mulighed for dækning af udgifter til retræteophold Sag: Karin Skovbjerg Jensen (853) - Haslev Sogn Sgp. Karin Skovbjerg Jensen ansøger om ca. kr til retræteophold. Provsten har godkendt at beløbet tages fra Provstiudvalgskassens kursuskonto. PU er enig i afgørelsen. Sognepræsten bedes fremsende regning til provstiet. Forespørgsel om mulighed for dækning af udgifter til retræteophold 13 5% midler til afløbsledning Sag: Teestrup (1015) - Teestrup Sogn MR ansøger om midler til uforudset udgift vedr. afløbsledning PU er villige til at imødekomme ansøgningen men vil se endeligt tilbud. 5% midler til afløbsledning 14 5 % midler til kontor i sognegård Sag: Karise (1096) - Karise Sogn Mr ansøger om midler til oprettelse af kontor til præstesekretær i sognegården. Pt. arbejder præstesekretær på præstens kontor og på præstens pc. 5 % midler til kontor i sognegård PU kan ikke imødekomme ansøgning om midler fra 5 % puljen, da disse midler er forbeholdt uforudsete udgifter. Er der overskud i 2012 kan MR anvende dette. MR skal returnere overskydende beløb til provstiudvalgskassen, samt fremsende endelig opgørelse over de brugte midler fra 5 % puljen. Referat, Side: 5

6 15 Supervision Sag: Lisbeth Mannerup Nielsen (1083) - Karise Sogn Sgp. Lisbeth Mannerup Nielsen ansøger om kr til supervision. provsten har godkendt at beløbet tages fra provstiudvalgskassens kursuskonto. PU er enig i afgørelsen. Sognepræsten bedes fremsende regning til provstiet. Supervision 16 Indlæggelse af takster for Haslev kirkegård Sag: Haslev kirkegård (1075) - Haslev Sogn Haslev KG ønsker godkendelse af fremsendte. PU godkender fremsendte takster Indlæggelse af takster for Haslev kirkegård 17 Invitation til møde med stiftsrådet 31. oktober 2012 Sag: Stiftsråd (615) Provst, Gunnar Kjærgård, Bendt Hansen, provstisekretær er tilmeldt mødet. Provstiudvalget gives mulighed til 3 minutters taletid, ønsker I at gøre brug af det? Provsten holder indlæg; takster/kørsel, provstikonsulentarrangement. Invitation til møde med stiftsrådet 31. oktober Inspiration fra temadag i Grene Provsti Sag: Temadag i provstit (1086) Vi (provst og sekretær) har drøftet muligheden af at efter valget og i det ny år, få arrangeret en fælles dag for menighedsråd, ansatte og præster. Dette for at skabe god kommunikation, samarbejde på kryds og tværs. PU godkender forslag. Det vil blive en lørdag formiddag i starten af Dagen vil være med fokus på menighedsrådets arbejde og samarbejde med ansatte og præster. Dette er med inspiration i de mange tiltag provstier rundt i landet gør, og der er vedhæftet til inspiration fra Grene provsti. Hvis PU kan godkende forslaget, foreslår vi en lille brainstorming. Herefter vil vi gå videre med projektet, og i det ny år og udarbejde forslag til fremlæggelse og godkendelse i PU. Inspiration fra temadag i Grene Provsti Referat, Side: 6

7 19 Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer Sag: Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer (1070) Landsforeningen har fremsendt materiale om muligheden af at PU finansierer kurser for nye rådsmedlemmer. Morten undersøger i distriktsforeningen til næste gang om der er behov for at pu arrangerer kurser Introduktionskurser for nye menighedsrådsmedlemmer 20 Forpagtningskontrakt, genfremsendt Sag: Store Heddinge (1054) - Store Heddinge Sogn Kontrakten er nu rettet til 0 i forpagtningsrettigheder og er klar til underskrift. Godkendt,underskrives og sendes retur til menighedsrådet. rev side 2 endelig forpagtningskontrakt 21 Vråby Kirke - refusion af udgifter vedr. renovering af kirken Sag: Vråby Kirke (978) - Vråby Sogn Renoveringen er nu klar og slutregningen er PU bevilgede udfra ansøgningen i juni 2012, hvor udgiften var anslået til kr , med egenbetaling kr = Nu er udgiften Kontoret har overført kr til Vråby MR. PU siger tillykke med renoveringen af kirken og glæder sig over at det blev billigere end forventet. Vråby Kirke - refusion af udgifter vedr. renovering af kirken 22 Magleby gl præstegård, nedrivning Sag: Magleby gl præstegård (1090) - Magleby Stevns Sogn MR har fremsendt til godkendelse: PU har bevilget i anlæg 2013 kr til nedrivning af den gamle præstegård. MR har indhentet 2 tilbud på nedrivning af den gamle præstegård og bortskaffelse af materialet. MR ønsker at benytte det billigste tilbud, på inkl. moms MR ønsker tilladealse at bruge de resterende til reetablering af pladsen PU er villig at imødekomme ansøgningen men ønsker at se tilbud på lukning af brønden. Herudover søger MR om ca. kr til lukning af brønden. Der er ikke indhentet tilbud på dette arbejde. Magleby gl præstegård, nedrivning Referat, Side: 7

8 23 Rådgivning vedrørende aftaler om løn for vikarer i Tryggevælde Provsti Sag: KM: løn for vikarer i Tryggevælde Provsti (1092) - Kirkeministeriet Dokumentet er ikke fjernet fra hjemmesiden uden er rettet på hjemmesiden til "vejledende vikartakster". Det er tydeliggjort at det er menighedsrådene som har vedtaget på budgetsamråd ikke at bruge kørselsgodtgørelse. Kan dette godkendes som svar til ministereit? Følgende svar sendes ad tjenestevejen til kirkeministeriet: PU anerkender naturligvis menighedsrådenes kompetence som arbejdsgiver at forhandle løn. Det pågældende dokument er nu rettet til "vejledende vikartakster", da menighedsrådet kan vælge ikke at bruge det. Angående kørselsgodtgørelse så er det menighedsrådene der på fælles budgetsamråd enstæmmigt har vedtaget at ikke give kørselsgodtgørelse til vikarer. Man anser at dette er en sag mellem SKAT og vedkommende. Rådgivning vedrørende aftaler om løn for vikarer i Tryggevælde Provsti 24 Roholte pg Sag: Roholte præstegård (959) - Roholte Sogn MR ansøger om at ophævelse af prohiberede midler. PU godkender ansøgning om ophævelse af prohiberede midler og fremsender snarest brev til formanden. Roholte pg 25 Haslev - køb af ny præstebolig Materiale eftersendes. Haslev MR ønskede købe den tidligere forstanderbolig på Emmaus, istandsat til fast pris 3.2 mil. kr. Sælger ønskede ikke at istandsætte boligen, så MR gav tilbud med at selv sætte i stand, pris 1,7 for istandsættelse. hvilket giver en købesum for ejendom på 1,6 mil. Ejendom er ikke udmatrikuleret. MR kan leje ejendommen fra 1.12 til udstykning er klar. Sælger påbegynder renovering. Hvis udmatrikulering ikke kan ske, fortsætter lejekontrakt på 10 årig uopsigelig fra udlejers (sælger) side, og sælger står for alle omkostninger til renovering. Købet finansieres ved salg af den nuværende præstebolig på Themstrupvej, og der er afsat mmidler i budget Advokat Elverdam har udarbejdet lejekontrakt og købsoption. 26 Haslev - salg af præstebolig på Themstrupvej Gunnar Kjærgaard Larsen informerede PU om sagen, og forlod herefter mødelokalet under PU behandling af sagen. PU drøftede sagen og vedtog at godkende at Haslev MR kan leje boligen fra 1.12 med henblik på køb når udmatrikulering har fundet sted, eller at leje boligen på 10-årig kontrakt. PU godkender at MR sælger Themstrupvej efter gældende regler. Materiale eftersendes. Haslev MR ansøger om at sælge præsteboligen på Themstrupvej Referat, Side: 8

9 Orientering 27 Til Mhr.:vedr. antal medlemmer Sag: Ulse - Vester - Øster Egede (1021) - Ulse Sogn Til orientering Taget til efterretning Til Mhr.:vedr. antal medlemmer 28 Bevilget tilskud fra augustinusfonden Sag: FaxeKirke (1006) - Faxe Sogn Faxe MR har fået i tilskud fra Augustinusfonden til forundersøgelser til renovering af kalkmalerierne. PU ønsker tillykke. Bevilget tilskud fra augustinusfonden 29 Budgetposter Lille Heddinge-Højerup Sag: Lille Heddinge-Højerup (1080) - Lille Heddinge Sogn Svar fra MR og regnskabsfører ang. diverse posteringer. PU takker for svar og tager dette til efterretning. budgetposter Lille Heddinge-Højerup 30 LUKKET Sag: Kirkesanger Strøby Sogn (1077) - Strøby Sogn til orientering tager til efterretning. Strøby Sogns Menighedsråd - sag om afsked af en kirkesanger 31 Teestrup - salgskapital. Sag: Teestrup (1015) - Teestrup Sogn til orientering; Teestrup MR har fået udbetalt salgskapital fra stiftet på kr tager til efterretning. Til mhr: Udbet. af salgskapital med ,21 kr. 32 sammenlægning af Magleby og Holtugs kirkekasser Sag: Magleby-Holtug (1055) - Magleby Stevns Sogn til orientering tager til efterretning. [Dok.nr.:105752/12] sammenlægning af kirkekasser Referat, Side: 9

10 Orientering 33 Varde budgetfordelingsmodel Sag: Varde budgetfordelingsmodel (1085) til orientering tager til efterretning, PU ønsker ikke at bruge denne model. Varde budgetfordelingsmodel 34 Evt. Bjarne spurgte om det er teknisk muligt at dagsorden fremover kan lægges på provstiets hjemmeside, når nu flere PU medlemmer har haft problemer med at logge ind på provstiudvalgsportalen Dette vil gøre det nemmere at hente dagsorden med bilag. Der er intet teknisk i vejen for dette og under hensyntagende til evt personfølsomme oplysninger i bilag vil dagsorden med bilag i prøveperiode også blive lagt på provstiets hjemmeside. 35 Mødet sluttede kl Gunnar Kjærgaard Larsen Bendt Hansen Lise Østergaard John Salling Bjarne Østergaard Rasmussen Morten Vive Referat, Side: 10