Referat af bestyrelsesmøde i AVALAK København Dato: 14. januar 2016 Sted: Avalaks kontor, DGH Navn Deltager Afbud Udeblevet Nyoka Steenholdt (Formand, HB-suppl.) Avaruna Mathæussen (Næstforman, HB-rep.) Paninnguaq Boassen (Kasserer) Pam Stach (Informationskoordinator, DGH-rep) Aki-Mathilda Høegh-Dam (Menig) Michael Severin Bro (Menig) Riikki Jensen (Menig) x Lasse Kyed (Menig) Næste møde: D. 16. Februar, kl. 19.oo. Dagsorden: Punkt Orientering (Udfyldes før mødet) Diskussion/Bemærkning -> Beslutning 1. Ordstyrer og referent Husk forventningsafstemningen om ordstyrerens rolle! Hold fokus og tid på diskussion, og vær gerne en smule skrap. Ordstyrer: Pam Referent: Avaruna 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen er godkendt, punkt 13 slettes. 3. Godkendelse af referat(er) Lasses navn skal lige rettes., ellers er den godkendt. 4. Gennemgang af arbejdsopgaver Se skema nederst. (Ikke inkluderet i offentlig
5. Meddelelser til/fra formanden Jeg er som sagt på praktik i Nuuk i ca 10 uger, og næstformand Avaruna er derfor fungerende formand mens jeg er væk. Jeg vil dog fortsat følge med i jeres arbejde, og læse referater i perioden. TIL: version) FRA: Nyoka skriver på Facebook når hun finder ud af hvornår hun tager afsted. - Der diskuteres om der skal afholdes ekstraordinær generalforsamling. Dette punkt tages op til næstemøde. 6. Økonomi (kasserer) - Kassestatus - Meddelelser til/fra kassereren Banken: Vi har betalt gebyrer til banken på i alt 593 kr i dag, og deraf 425 kr af dem på at bruge døgnboksen. Så jeg vil foreslå at man i fremtiden går ind i banken og indbetaler pengene, da det ikke koster noget at blive betjent af en ekspedient. Vi har fået 3,92 kr i rente for 2015. 168 kr er blevet brugt til overførsler i banken i 2015, så jeg foreslår man får udbetalt kontant hvis man som bestyrelsesmedlem har udlagt med under 200 kr. MobilePay: Vi har en kontrakt der skal underskrives, og så skal den sendes af sted. Derefter skal vi vente på at de arbejder på det, og at der kommer nøgleviser og pinkode så vi kan se bevægelserne på computeren. Vi får nogle mærkater som viser vi har Mobilepay. Vi skal vælge en form på hvilken slags Mobilepay vi vil TIL: Kontoens indhold: 26.777,72 øre. Hovedbestyrelsen skal betale den beløb, de skylder for pbs betalinger for medlemskab. Kassebeholdning: Omkring 800 kr. FRA: Diskussion: Godkender kasserens forslag. Der er 3 forskellige, 0 kr 99kr og 199kr. - Dette undersøges, når vi har sendt underskrifterne.
7. Indkommen post (Infoko/svarer) - 8. Meddelelser til/fra HB (HB-repræsentant) - Nivikka om kommunikation have - hvor nogle af dem koster at bruge Mobilepay. Og der er transaktionsgebyrer og forbrugsafgifter på Mobilepay business. Vi har rigtig mange fb-sider, som vi kunne lukke eller ændre så det blev mere overskueligt for vores fremtidige og nuværende medlemmer. - Nye medlemmer., Pam ønsker at der skal være en besvarelses skabelon, der skal sendes til nye medlemmer. TIL: HB skal lave en skabelon, hvor man påminder de gamle medlemmer at der et nyt kontingent år, og at man skal huske at betale. FRA: HB har arbejdet med Inatsisartut forslaget, og har sendt bemærkninger til disse. Dette kan ses i hovedbestyrelsens referat. Bestyrelsen er blevet enige om at beholde Likesiden og forum-siden under navnet Avalak. Strikke klubben og køb-salg siden skal ændre navn. 9. Meddelelser til/fra DGH (DGH-repræsentant) TIL: Avalak ønsker at DGH skal skrive på hjemmesiden, at det koster 15 kr at deltage til kirkekaffen. (da vi har oplevet at flere forventede at det ville være gratis) FRA: Mødet afholdes først i slutningen af januar. 10. Meddelelser til/fra vejledere (DGH-repræsentant) TIL: Der spørges til om der skal afholdes en introdag med vejleder. FRA:
11. Evaluering af afholdte arrangementer (Hvad gik godt? Hvad kan gøres bedre?) - Star Wars 18. dec - Hvervning af frivillige koordinering og stratege, brunch-møde 10. jan - Seminar Star Wars: Der var en tilmeldt der ikke kom, så vi endte med 4 tomme pladser vi betalte for. Da Paninnguaq havde haft den oplevelse til Hunger Games, at bruge flere billetter end der var tilmeldt, så havde vi ubrugte billetter som sikkerhed. Vi burde lave en aftale i bestyrelsen så man enten har ekstra billetter, eller betaler for de billetter så der er nok til de tilmeldte. Vi fik 750 kr tilbage for ubrugte billetter. Der var god stemning og det eneste problem for arrangøren, var uvisheden om antallet af tilmeldte. Star Wars: Vi skal være opmærksom på at der skal være en frist til at møde op, hvor hvis man ikke kommer 15 min før, kan man ikke længere få billet, da de resterende billetter skal refunderes. Brunchmøde: Blev ikke afholdt. Seminar: - HB skal først diskutere seminaret til mødet i slutningen af januar. Brunchmøde: Seminar: Hvor langt er HB? Hvornår? Og hvad vil kbhs opgaver bestå af? Evt. hvad vil vi gerne stå for? 12. Kommende arrangementer Så vidt muligt få lagt en kalender for HELE det kommende semester (selvfølgelig med forbehold for ændringer løbende). Januar: 27 Fattigrøvsdag. Åben for alle. Februar: Filmvising, med Arne Mogensen. Spørge DGH om der er ledigt i Ajamut d. 6 februar, og i den Grønlanske repræsentation. Aki- Matilda er tovholder, og muligvis Paninnguaq. - Semesterstartsfest: Lørdag d. 13: Tema forslag: Space-tema. Arrangeringsmødet afholdes d. 10 kl 16.00.
- mulig fattigrøvsdag i februar. Marts: - 6.marts kirkekaffe. - pubcrawl, forslag d. 12 marts. - Muligvis fattigrøv- spilleaften. - Biotur: Batman vs superman April: - Hjemve workshop, evt i samarbejde med udd vejledningen. Eller oplæg fra Rotary, og AFS. - Fattigrøvsdag. Maj: - Picnic - Paintball, forslag d. 14 april. - Lektiecafe Juni: - Semester afslutningsfest, dato 11. Juni. *Bemærk at de fleste datoer kun er forslag. 13. Evt. 14. Evaluering af mødet Returnering af flasker. Udsmidning af udløbet mad på kontoret (køleskab + skab). - Tages til mødet d. 10. - Madet skal smides ud. - Forslag til retningslinjer: Hovedrengøring i den sidste møde før sommerferie. - Forslag til vedtægtsændringer, man kan skrive undervejs i bestyrelsesåret, op mod generalforsamlingen. - Mødet er forgået fint, og ingen menings konflikter.
15. - Det fungerer godt med orienterings punkt. - Man skal huske at melde, hvis man ikke kommer til at deltage til mødet.