www.bdo.dk BDO Kommunernes Revision Asylgade 1 U, 5. sal DK-7800 Skive LEMVIG KOMMUNE Beretning nr. 16 (side 392-401) Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 392 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 392 2.1 Generelt... 392 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014... 393 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 393 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 393 3.1 Principper for økonomistyring... 393 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 393 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 394 3.4 Decentrale besøg... 395 4 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER... 396 5 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 397 5.1 Forretningsgange og sagsrevision... 397 5.2 Vederlag m.v. til politikere... 397 6 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 398 6.1 Generelt... 398 6.1.1 Formål... 398 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 398 6.2 Forretningsgange m.v.... 399 6.3 Personsager... 400 7 FORVALTNINGSREVISION... 401
Til Lemvig Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2014. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrig til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 14). Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 392
2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene effektueres til betaling, når bilaget er attesteret og anvist elektronisk (over 10.000 kr.). Denne fremgangsmåde sikrer, at bilagene behandles af to personer, hvilket i sig selv er en sikkerhed Økonomiafdelingen fører løbende tilsyn med bilagsbehandlingen, herunder at bilagene bliver betalt til tiden, og at anvisningen foretages løbende. Den ledelsesmæssige kontrol af øvrige bilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Det fremgår af principperne for økonomistyring, at de budgetansvarlige har pligt til at tilrettelægge, udføre og dokumentere et økonomisk ledelsestilsyn. 393
Økonomiafdelingen udfører kontroller af særlig risikofyldte manuelle udbetalinger. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er ikke i alle tilfælde etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner, hvilket kan forøge risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Til imødegåelse heraf har kommunen etableret hensigtsmæssige kontroller, eksempelvis de tilrettelagte rutiner for anvisning, bilagsbehandling og betalingsformidling samt Økonomiafdelingens øvrige tværgående kontroller og tilsyn. På revisionstidspunktet konstaterede vi, at der ikke foretages kontrol af ændringer i NemKonto-systemet. Vi skal anbefale, at kommunens kontrol heraf genoptages og udføres med tilbagevirkende kraft. Det er herudover fortsat vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomiafdelingen har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen og udfører forskellige bilagskontroller og stikprøvevise gennemgange. Der er endvidere indbygget tilstrækkelige afgrænsninger i økonomisystemet, ligesom der løbende følges op på, at de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkelig ajour med bilagsbehandlingen. De reviderede bilag er konteret efter Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler og korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 9. oktober 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principper for økonomistyring. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til principperne beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. 394
Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret betryggende forretningsgange for afstemning af balancens konti. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Vi har dog konstateret, at enkelte konti indeholder posteringer af ældre dato m.v., som bør gennemgås og afklares. 3.4 Decentrale besøg Vi har i 2014 foretaget anmeldt besøg ved Christinelystskolen den 27. november 2014 og Labyrinten den 1. december 2014. Besøgene har omfattet stikprøvevise kontroller af forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens principper for økonomistyring. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandling og afstemning af likvide beholdninger, kasseapparater m.v. Forretningsgange for indtægter Bilagsbehandling og decentral bogføring Moms- og afgiftsforhold Behandling af beboermidler Procedure for budgetopfølgning Decentral indberetning af løn De udførte besøg har givet anledning til anbefalinger om, afklaring af uoverensstemmelser mellem faktisk kontant forskud og registreret forskud i kommunens balance udførelse af ledelsestilsyn/bilagskontrol herunder ændret systemopsætning afklaring af differencer konstateret i forbindelse med afstemning af kontante beboermidler afklaring af momsmæssig behandling af indtægter På baggrund af resultaterne af de gennemførte besøg skal vi anbefale, at kommunen overvejer yderligere tiltag til sikring af overholdelse af kommunens principper for økonomistyring f.eks. ved egne besøg på steder med decentral administration. 395
4 Revision af kommunens interne itkontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Procedurer og kontroller for anskaffelse, ændring og vedligeholdelse af kommunens centrale økonomistyringssystem. Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Udvalgte applikationskontroller i KMD Opus. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i forretningsgangene og de interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefalinger: Vi anbefaler, at kommunen udarbejder en formel forretningsgangsbeskrivelse for indhentning og gennemgang af eksterne serviceleverandørers revisionserklæringer samt tilrettelægger et internt tilsyn med KMD A/S som serviceleverandør. 396
Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefalinger: Vi anbefaler, at kommunen indfører det tilsyn, som er beskrevet i informationssikkerhedspolitikken. Tilsynet har blandt andet til formål at sikre, at det ønskede sikkerhedsniveau fastholdes. Vi anbefaler, at kommunen prioriterer det videre arbejde med at udpege og definere ansvaret som systemejere for kommunens mest kritiske it-systemer. Vi anbefaler endvidere, at der i samarbejde med systemejerne udarbejdes konkrete tids- og handleplaner for udarbejdelse af beredskabsplaner for de kritiske it-systemer. Vi er bekendt med, at ovenstående er et fokusområde for kommunen. Vores øvrige anbefalinger er meddelt it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen af vores it-revision. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD A/S er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 9 lønsager til test af forretningsgangene. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 5.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Vi har undersøgt om kommunen har udarbejdet retningslinier for tabt arbejdsfortjeneste til kommunalbestyrelsesmedlemmer. 397
Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1509 af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig og principiel karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. 398
Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 57 personsager, fordelt på de forskellige fagområder, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Børne- og familiecentret har oplyst, at der for 2014 er foretaget ledelsestilsyn i marts, maj og november 2014. Vi har haft en dialog med Børne- og familiecentret om behovet for et mere struktureret og dokumenteret ledelsestilsyn. Børne- og Familiecentret har efterfølgende oplyst, at der fremover vil blive udført ledelsestilsyn kvartalsvis. Vi skal anbefale, at der i forbindelse hermed anvendes tjekskemaer. På revisionstidspunktet konstaterede vi endvidere, at der ikke var foretaget en løbende kontrol i 2014 af alternative modtagere. Denne kontrol er efterfølgende foretaget for hele 2014. Vi skal anbefale, at kontrollen fremover udføres løbende, f.eks. kvartalsvis. Vi har endelig konstateret, at kvalitetskontrollen vedrørende kontanthjælpsområdet er udført med forsinkelse. Kommunen har udover ovenstående etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres generelt løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. 399
6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Sygedagpenge Ressourceforløb Helbredstillæg Beregning af flekslønstilskud Fleksydelse Revalidering Advokatbistand Merudgifter til børn Kontanthjælp til personer omfattet af integrationsloven Uddannelseshjælp På følgende områder er der efter vores opfattelse behov for opstramning af sagsadministrationen: Ledighedsydelse I 2 ud af 4 sager, var der ikke givet tilbud i umiddelbar forbindelse med revurderingen, selvom det var skrevet i sagen, at der var anvendt tilbud. Vi anbefaler, at fokus i ledelsestilsynet vedrørende anvendelse af tilbud ved revurderinger skærpes. Forsikrede ledige I 2 ud af 3 sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning. Vi anbefaler, at der i ledelsestilsynet fremover er øget fokus på rettidig opfølgning. 400
Tabt arbejdsfortjeneste Ved revisionen har vi konstateret en generel fejl ved beregning af pension i sager vedrørende tabt arbejdsfortjeneste, da kommunen har beregnet satsen på et forkert beregningsgrundlag. Vi har fået oplyst, at samtlige sager efterfølgende er gennemgået og at det kun har givet anledning til uvæsentlige reguleringer. Hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af integrationsloven Vi har konstateret, at der foretages fejlkontering vedrørende betaling af transport fra asylcenter til kommunen. Fejlkonteringen har refusionsmæssig betydning. Vi har fået oplyst, at konteringsfejlene vil blive rettet. Vi skal anbefale, at der fremover er fokus på korrekt kontering af denne udgift som en ren kommunal udgift. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter, herunder enkeltstående væsentlige fejl. 7 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om Byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.2 og 3.3 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 5.1 om forretningsgange og sagsrevision på lønområdet Afsnit 6.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder. Skive, den 10. juni 2015 BDO Kommunernes Revision Ole Nielsen Director, registreret revisor, COR 401