Vejledning til PURE for redaktører på IHK Peter Hald 5.11.2010 Dette er en tilrettet udgave af Vejledning til PURE for publikationsredaktører i VIA, af Charlotte Greve 02.02.2010 1
Vejledning for godkendelsesprocedure, redaktører Det er væsentligt, at inddateringerne i Pure har en vis kvalitet, derfor gennemløber de enkelte indberetninger et workflow, inden de bliver søgbare og synlige i UCviden.dk eller på IHKs lokale søgeportal. Når alle felter, der er markeret med en rød stjerne (*), er udfyldt, kan inddateringen sendes til godkendelse. Indberetteren har inden da valgt Synlighed. Her kan de vælge mellem tre muligheder: Frit tilgængeligt: IP-adresse: Backend: Åben IHK portal her bliver inddateringen offentligt tilgængelig for alle på og uden for IHK Lukket IHK portal - her bliver inddateringen synlig for studerende og medarbejdere på IHK vha. et logon. Inddateringen er synlig for de medarbejdere på IHK, der logger sig på Pure (se nedenfor under Søg i Backend ). Der findes fire søgemuligheder i Pure. Man kan søge i den nationale eksterne portal, der er fælles for alle professionshøjskolerne i Danmark. Man kan søge i den eksterne IHK portal, der alene viser videnproduktion fra IHK. Disse portaler er begge frit tilgængelige. Dernæst er der mulighed for at søge i en intern IHK portal. Dette kræver et logon. Endelig kan man søge i alle inddateringer i Pure (Backend). Workflow vælges af indberetteren, hver gang de afslutter en indberetning. Det ser således ud: Indberetteren har tre valgmuligheder: Oprettet: Her gemmes inddateringen som en kladde. Indberetteren kan derfor ændre i eller tilføje nyt til inddateringen. Til godkendelse: Her sendes inddateringen til den fag eller funktionsleder, der er tilknyttet den organisation, som i inddateringsskemaet står opgivet med betegnelsen Primær organisation eller Placering. Denne inddatering bliver fx sendt til den publikationsredaktør, der er tilknyttet faggruppen industri: 2
Indberetteren kan altid tilføje eller slette organisationer. Er du i tvivl om, hvorvidt en inddatering tilhører dig, kontroller da altid, hvilken organisation, der er angivet under Forfattere, organisationer og placering. Hvis en bruger har valgt Til godkendelse i Workflow, ændrer skemaet sig: Til venstre kan brugeren nu tilføje en kommentar, der bliver sendt til publikationsredaktøren (dig), når der klikkes på Gem. Kommentaren kan fx være, at ISSN nummeret ikke kunne fremfindes eller lignende. 3
Overblik over siden Nu ryger inddateringen til godkendelse. Dvs. at inddateringen vil være synlig, når du klikker på en af indholdskategorierne Skriftlig produktion, Ikke-skriftlig produktion, Projekter og Aktiviteter (cirklerne og tallene forklares nedenfor). 1 3 6 2 5 4 Vis alle redigerbare (helt til venstre på siden) (1) Klikker du på Vis alle redigerbare, vil du kunne se alle inddateringer, der specifikt er tilknyttet dig som publikationsredaktør. Dine inddateringer vises i det store felt på midten af siden. Mine redaktionelle opgaver (helt til højre på siden) (2) Her kan du se alle dine redigerbare Skriftlige produktioner, Ikke-skriftlige produktioner, Projekter og Aktiviteter. Her kan du altså se, hvor mange fra hver kategori, der endnu ikke er godkendt. Klikker du på Skriftlig produktion, får du altså kun skriftlige produktioner at se og ikke andet og så fremdeles. Søgning på inddateringer (3) 4
Du kan fremsøge specifikke inddateringer på navn eller enkelte ord i søgefeltet foroven på siden. Du kan fx søge alle inddateringer frem i Skriftlig produktion af en bestemt forfatter. Godkendelsesstadie (4) Ud for hver enkelt inddatering kan du se, om inddateringen endnu ikke er godkendt (dette angives med Til godkendelse ), oprettet som kladde (dette angives med Oprettet ) eller godkendt (dette angives ved et tomt felt). Er inddateringen oprettet som kladde og derfor ikke sendt til godkendelse, kan den ikke redigeres og godkendes af dig. Du kan altså kun redigere de inddateringer, der står som Til godkendelse. Når inddateringen er godkendt af dig, kan brugeren ikke længere redigere og tilføje til inddateringen. Synlighed (4) Ud for hver inddatering er det angivet med en lille hvid eller sort prik, som inddateringen er synlig på intern eller ekstern portal (hvid prik) eller om den kun er synlig i Pure (Backend) (sort prik) Stjerne (4) Den hvide stjerne kan du anvende, hvis du vil gemme en inddatering som en favorit (se punkt 5). Du kan klikke på stjernen, hvorefter den bliver gul. Herefter kan du genfinde den under Favoritter. Favoritter (5) Du kan se dine favoritter til højre på siden. I Favoritter kan du fx gemme inddateringer, der er i proces. Dvs. inddateringer, der er sendt tilbage til indberetter (se nedenfor under Tilbage til indberetter) eller projekter, der endnu ikke er afsluttet (se nedenfor under Særligt om projekter). Søgefiltre Hvis du har mange inddateringer, kan du begrænse din søgning ved hjælp af filtre. Du kan fx begrænse søgningen til en bestemt periode: Til nogle bestemte personer, synlighed (frit tilgængeligt, IP-adresse eller backend), type (fx bog/rapport i Skriftlig produktion), workflow (oprettet, til godkendelse eller godkendt) og placering (fx Studiecentret). Søg i Backend Mit indhold vil være markeret med blåt (default). Dette angive, at du kun kan se inddateringer, som du kan redigere. 5
Du kan imidlertid klikke fluebenet ud for Indhold jeg kan redigere væk, hvorved ALLE inddateringer i Pure fra IHK kan ses. Dette er Backend. Her kan du således også søge på inddateringer, der er oprettet men ikke sendt til godkendelse. OBS: du kan kun redigere og godkende de inddateringer, der er tilknyttet dig som redaktør. 6
Godkendelse Indberetninger, der er sendt til godkendelse redigeres, tilbagesendes eller godkendes af redaktørerne inden for to uger. Sådan gør du Du klikker fx på Skriftlige produktioner til venstre på siden, hvorefter alle publikationer, der er tilknyttet dig viser sig i midterfeltet på siden. Du kan godkende og redigere alle inddateringer, der er markeret med Til godkendelse. Klik på inddateringen. Inddateringsskemaet popper nu op, og du kan redigere inddateringen. Herefter har du tre muligheder: Tilbage til indberetter: Hvis der er fejl og mangler i inddateringen, som du mener, at indberetteren selv skal rette, eller har du spørgsmål til indberetteren, kan du sende inddateringen Tilbage til indberetter. Vær opmærksom på, 7
at du kan skrive en besked i venstre felt: Kommentar til workflow ændring (se nedenfor). Husk at klikke på Gem. OBS: funktionen Tilbage til indberetter kan kun anvendes, hvis inddateringen er Til godkendelse. Lad være til godkendelse: Denne funktion kan bruges hvis du fx er i gang med at udfylde manglende felter på en indberetning men mangler en enkelt oplysning, før den er klar til godkendelse. Du kan nu gemme en kladde ved at klikke på Lad være til godkendelse og Gem. På den måde gemmer du dine inddateringer uden at godkende den. Tilsvarende kan du sende en inddatering, der allerede er godkendt, tilbage i workflow ved at klikke på Lad være til godkendelse. Det kan være aktuelt, hvis en inddatering er i proces (se afsnittet Særligt om projekter nedenfor). Vil du sende en inddatering tilbage i workflow kan du klikke på Lad være til godkendelse og Gem. Herefter kan inddateringen igen rettes og evt. sendes tilbage til indberetter. Det kan også være aktuelt, hvis en indberetter selv ønsker at ændre eller slette dele af en inddatering. Dette kan kun lade sig gøre, når inddateringen står som Til godkendelse eller Oprettet. Indberetteren kan altså ikke selv uden din medvirken ændre eller slette en inddatering. Godkendt: Hvis du vurderer, at inddateringen er korrekt, kan du klikke på Godkendt og Gem. Derefter er inddateringen godkendt, og den bliver synlig i søgeportalen. Her kan du og indberetteren se, hvilke redaktører, der modtager besked om indberetningen i workflow (når du er redaktør for en indberetning vil dit navn ikke være synligt for dig selv dit navn vil kun være synlig for indberetteren). Her kan du oprette en kopi af inddateringen Her sletter du en inddatering Opret kopi (primært for indberettere): Denne funktion kan bruges, hvis man skal lave en indberetning som ligner den man har i forvejen med små varianter, f.eks. hvis man har haft den samme artikel i flere tidsskrifter. Slet: Du kan slette indberetninger men kun efter aftale med indberetteren! 8
Redigering Indberetterne har som udgangspunkt ansvaret for, at inddateringer i Pure er korrekt, ligesom det i sidste ende er underviserens fagleder, der har ansvaret for kvaliteten af den inddaterede produktion (ikke inddateringen). Redaktørens ansvar er at hjælpe indberetteren med at oprette korrekte inddateringer. Som redaktør kan du derfor rette små fejl og mangler, eller du kan bede indberetteren om at rette, ændre eller tilføje til inddateringen, hvis der er større fejl og mangler. Hvis du har spørgsmål af teknisk karakter, kan du henvende dig til en lokaladministrator (se listen nedenfor). Hvis du derimod har spørgsmål af faglig karakter, kan du henvende dig til indberetterens studieleder. Alle fejl og mangler skal rettes i indberetningerne. Du kan enten selv rette små fejl og mangler og tilføje små ændringer til inddateringen. Du skal dog altid være opmærksom på, at det i princippet er indberetterens tekst. Så træf som udgangspunkt altid aftale med brugeren om din ret til at foretager tilføjelser og større ændringer i inddateringen. Du kan også sende inddateringen Tilbage til indberetter med en anmodning om, at brugeren selv foretager ændringer (se også Kommentar til workflow ændring nedenfor). Eksempler på små fejl og mangler Du kan selv rette små fejl og mangler som fx: Trykfejl og stavefejl Store og små bogstaver i fx titel, undertitel, emneord ISBN, ISSN Sidetal Tidsskriftsnummer Emneord (uhensigtsmæssige emneord kan slettes) Du kan også selv tilføje fx: manglende sidetal Volume Tidsskriftsnummer Sidetal Emneord Tilbage til indberetter Du kan sende en inddatering Tilbage til indberetter med angivelse af, hvad indberetteren bør rette, ændre eller tilføje til inddateringen. Eksempler kan være de ovenfor nævnte samt: Projekt er et projekt forankret i et videncenter skal det pågældende videncenter altid tilføjes til indberetningen 9
Forkert placerede inddateringer en inddatering kan være placeret i den forkerte indholdskategori (fx kan en aktivitet være indplaceret under Ikke-skriftlig produktion). Abstract der skal som udgangspunkt altid være en kort beskrivelse af et projekt, også gerne af en publikation og en aktivitet Ophavsret du skal åbne uploadede filer. Hvis der er billeder i dokumentet, skal du sende en besked tilbage til indberetter og bede dem tjekke en ekstra gang, om de har ophavsret til billederne. Tjek, om url-adresse og links fungerer. Hvis de ikke gør, skal du bede indberetteren om at rette eller slette links. Synlighed har brugeren valgt det rette synlighedsniveau (se afsnittet Synlighed og kvalitetssikring nedenfor)? PDF/TIFF alle uploadede dokumenter bør være konverteret til PDF og billeder til TIFF (det gratis program CutePdf kan konvertere Word-filer til PDF www.cutepdf.com). Tjek, om uploadede dokumenter er læselige. Mm. Mange af disse forslag til rettelser, ændringer eller tilføjelser til inddateringen beror på dit skøn og dit kendskab til indberetteren. Det er derfor vanskeligt at udstikke klare regler herfor. I tvivlstilfælde kan du altid henvende dig til en lokaladministrator, eller, hvis du har spørgsmål af faglig karakter, til indberetterens studieleder. Du bør også tænke på indberetterens (og dit eget) tidsforbrug. 10
Synlighed og kvalitetssikring Godkendte inddateringer bliver som udgangspunkt altid synlige på IHKs eksterne eller interne søgeportal. Om inddateringerne bliver synlige på IHKs eksterne søgeportal afhænger af indberetterens valg af synlighed. Din opgave som redaktør er at vurdere, om indbereretteren har valgt det rigtige synlighedsniveau. Er du i tvivl kan du først spørge indberetteren og derefter indberetterens studieleder. Frit tilgængeligt: Her bliver inddateringerne synlige på IHKs eksterne søgeportal, der er frit tilgængelig for alle i og uden for IHK. Disse inddateringer har som udgangspunkt altid gennemgået en eller anden form for kvalitetssikring: Forsknings- og udviklingsprojekter er godkendte og deltagerne har fået tildelt timer af en leder på IHK til at gennemføre udviklingsarbejdet. Skriftlig produktion er som udgangspunkt bedømt og redigeret på et forlag, i en redaktion eller anden udgivende institution Konferencebidrag, foredrag og workshops samt andre aktiviteter i tilknytning til faglige aktiviteter på IHK må formodes at gennemgå en godkendelse i form af en invitation eller udpegning. OBS: Der udgives projektbeskrivelser, rapporter, arbejdspapirer og lignende fra videncentre og forsknings- og udviklingsprojekter. Disse dokumenter er ikke altid udgivet fra et forlag og skal derfor evalueres nøjere da de må formodes ikke at have gennemgået en traditionel kvalitetssikring. For alle andre indholdskategorier (undtagen studenterprojekter) gælder de samme principper. Disse indberetninger kan i princippet ligge frit tilgængeligt, hvis der er en stærk formodning om, at de pågældende videnprodukter har gennemgået en form for godkendelse/kvalitetssikring. IP-adresse: IHKs interne søgeportal (er tilgængelig for ansatte og studerende på IHK med et logon). Her skal alle andre inddateringer være tilgængelige. Det kan være en power point præsentation fra et konferenceoplæg, undervisning eller andet ikke-publiceret undervisningsmateriale, konferencedeltagelse (uden rolle som oplægsholder) og meget mere. Backend: Inddateringer kan kun søges frem i PURE (se Søg i Backend ovenfor). Denne mulighed bør som udgangspunkt ikke vælges. 11
Særligt om projekter Med funktionen Relationer er det muligt at danne et samlet billede af fx et projekt og den videnproduktion, der er resultatet af projektets aktiviteter. For projekter, konsulentydelser og undervisningsforløb gælder det, at det er muligt at skabe relationer fra fx projektet til andre overliggende og underliggende projekter, skriftlige produktioner, ikke-skriftlige produktioner og aktiviteter (overliggende projekter kan være et større projekt som nærværende projekt er en del af, mens underliggende projekter kan være delprojekter under nærværende projekt). OBS: Da påbegyndte projekter løbende skal godkendes med henblik på at være synlige på den eksterne søgeportal, er det vigtigt at være opmærksom på, at alle projekter, konsulentydelser og undervisningsforløb, der er godkendt af en publikationsredaktør, ikke længere kan redigeres af indberetteren. Der kan kun tilføjes relationer til fx et projekt, hvis projektet står som Til godkendelse eller Oprettet. Derfor sendes alle påbegyndte projekter tilbage til indberetter x gange årligt, det giver indberetter mulighed for at opdatere Relationer. Igangværende projekter kan gemmes som favoritter, således at de er lette at hente frem. Nærmere vejledning for godkendelsesprocedurer for projekter følger. Relationer 12
Kommentar til workflow ændring Når du sender en inddatering Tilbage til indberetter skal du sende en kommentar med i feltet til venstre for neden på inddateringsskemaet under Kommentar til workflow ændring. På den måde ved indberetteren, hvad din henvendelse drejer sig om. Din skrivestil afhænger altid af dine personlige præferencer og dit kendskab til indberetteren, men du skal altid huske at gøre opmærksom på, hvor de finder Pure (på Insite eller ved at skrive URL en). Her er et eksempel: Kære NN Jeg har gennemgået din inddatering og har følgende kommentarer: xxxxx Du kan ændre i din inddatering ved at logge på Pure: https://www.ucviden.dk/admin. Find din inddatering frem i Skriftlig produktion/ Ikke-skriftlig produktion/ Projekter /Aktiviteter til venstre på siden. Klik på inddateringen og foretag dine rettelser/tilføjelser. OBS: Husk altid at klikke på Gem til sidst. 13