Rigsarkivet Vejledning til private arkivskabere Sådan gør du et arkiv klar til aflevering til Rigsarkivet Allan Lyngs Kjærgaard 20-11-2015
Indledning Når man skal aflevere et arkiv til Rigsarkivet, skal der først være en aftale mellem den afleverende part og Rigsarkivet. Man bør derfor ikke følge skridtene i denne aflevering, før man har aftalt nærmere med Rigsarkivet. Denne vejledning svarer på de tilbagevendende, generelle spørgsmål omkring rensning og pakning af arkivalier, der opstår i forbindelse med, at en privatperson, organisation eller virksomhed vil aflevere sit arkiv til Rigsarkivet. Hvis der efter gennemlæsningen fortsat er spørgsmål eller noget ønskes uddybet, så vil vi meget gerne svare på dem pr. telefon eller mail. Formålet med rensning og pakning Pakning og rensning af arkivalierne skal gøre jeres arkiv velegnet til langtidsbevaring i Rigsarkivets magasiner. Rensningen mindsker materialets omfang, gør pakningen nemmere og betyder, at papirerne kan holde længere. Pakningen skal gøre materialet nemmere at tilgå for jer og evt. andre personer, der har jeres tilladelse til at se det ved Rigsarkivets læsesale. Det er vigtigt at understrege, at rensning og pakning ikke er en nysortering af materialet. Materialet skal fastholdes i den eksisterende opdeling, som I har brugt det til hverdag. Har materialet været emneopdelt, så afleveres det emneopdelt, har materialet været opdelt kronologisk, så afleveres det opdelt kronologisk, og hvis materialet har været sorteret på en helt tredje måde, så afleveres det på den måde. Den eksisterende orden i arkivet har forrang og skal bevares ved afleveringen. Dybest set handler rensning og pakning om at komme fra billederne herunder til billederne på næste side: Eksempler på arkiver før aflevering til Rigsarkivet Side 1
Eksempler på arkiver efter aflevering til Rigsarkivet. Rigsarkivet påsætter de hvide skilte med stregkoder, der forbinder æskerne med arkiv-databasen. Rensning Rensning betyder, at følgende skal fjernes fra materialet: Ringbind. Erstattes med et papiromslag (f.eks. et foldet A3-ark). Teksten fra ringbindets ryg skrives på omslagets forside. Papirclips Elastikker Tape Plastomslag. Hvis et plastomslag holder materiale samlet, der hører sammen, fordi det er en sag, papirer fra et bestyrelsesmøde eller har en anden sammenhæng, så skal det erstattes med et papiromslag. Dubletter. Hvis det samme stykke papir/gruppe af papirer ligger i to eller flere ens kopier, så skal der kun bevares en kopi i afleveringen til Rigsarkivet. Kort sagt skal alt metal og plastik fjernes fra materialet. Dog skal hæfteklammer som udgangspunkt ikke fjernes, da det er meget tidskrævende, og det kan skade papirerne mere, end det gavner. Hæfteklammer skal kun fjernes, hvis de er meget rustramte, fordi rustpletter kan ødelægge papiret. Herunder kan du se eksempler på materiale før og efter rensning. Udover at beskytte materialet mod skader fra plastik og metal, så fylder materialet også mindre efter rensning, særligt ved fjernelsen af ringbind og lign. Det kan ikke umiddelbart ses på de nedenstående billeder, men det bliver tydeligt, når materialet lægges i arkivæsker. Side 2
Materiale før rensning Materiale efter rensning Pakning Ved pakning lægges det rensede materiale i arkivæsker, der nummereres fortløbende fra 1 og op. Ved pakningen udarbejdes en liste, der tydeligt viser, hvad der er i hver arkivæske. Listen over arkivæsker og dens udformning vender vi tilbage til på de næste sider. En typisk fremgangsmåde vil være at rense og pakke løbende, f.eks. at rense et ringbind, pakke det, dernæst rense det næste, pakke det osv. Dermed forhindrer man, at forskellige materialegrupper bliver blandet ind i hinanden. Ved pakning er det vigtigt at benytte de rigtige materialer. Materialet skal pakkes i arkivæsker af typen Rigsarkivets model, da de opfylder Rigsarkivets krav om syrefri pap m.m. Æskerne findes i forskellige størrelser, der skal vælges ud fra jeres materiales størrelse. Almindelige A4-ark skal eksempelvis i A4-æsker med målene 315 x 235 x 80 mm, men ældre arkiver kan have større papirtyper og tynde protokoller, der kun passer i mellem folio eller stor folio æsker, der hhv. har målene 360 x 235 x 80 mm og 380 x 250 x 80 mm. Endelig er der scrapbøger og andre ukurante materialer, hvis mål fordrer, at de pakkes i syrefri papomslag med målene 300 x 400 mm. Side 3
Ved pakningen er det vigtigt at være opmærksom på, at arkivæskerne så vidt muligt skal passe til materialet, så det ikke kan rutsje rundt i æskerne og dermed blive skadet. Af samme årsag er det vigtigt, at æskerne hverken er fyldt for lidt eller for meget. Så vidt muligt skal der højst være 1 cm kanten eller mindre ledig plads i en æske. Eksempel på æske, der er tilpas fyldt. Ofte vil der i det oprindelige arkiv være opdelinger, der ikke passer præcist til at fylde en 8 cm høj arkivæske. Det er derfor fuldt tilladt at lægge flere forskellige typer/emner af materiale i samme arkivæske, bare de er tydeligt markeret med hver deres papiromslag (f.eks. ved at lægge hver type/emner i et foldet A3-ark), og at det bliver skrevet på listen. Materialets rækkefølge i æskerne er mindre vigtig, da vores database har helt styr materialet, så for Rigsarkivet er det vigtigste, at æskerne fyldes helt op, og at hver æskes indhold er præcist noteret. Eksempelvis vil det ofte være sådan, at der kan være ca. halvanden ringbinds indhold i en arkivæske. Her vil man normalt lægge et omslag om et helt ringbinds indhold og pakke det i æske 1. Derefter vil man dele det næste ringbind i to dele, som får hver deres omslag. Den ene halvdel pakkes i æske 1, mens den anden halvdel pakkes i som begyndelsen på æske 2. I listen noterer man så, at ringbindets indhold ligger både i æske 1 og æske 2. Den færdige liste over arkivæskerne sendes pr. e-mail til Rigsarkivet, da vi skal bruge listen til at registrere arkivet i vores database, der holder styr på arkivalierne og muliggør, at brugerne kan bestille materiale til brug på læsesalene. Side 4
Eksempler på lister over arkivæsker Som den sidste del af vejledningen vil vi vise et eksempel på korrekt nummerering af æsker samt et par eksempler på, hvordan en liste over arkivæskers indhold kan se ud. Eksempel på tydelig nummerering af æsker. Tydelige tal med kuglepen eller sprittusch er foretrukket, da de ikke kan falde af. Æskenummer til venstre og indhold med årstal angivet til højre. Skulle listen være helt perfekt, skulle der være fra og til år på hver hovedgruppe, f.eks. Eksterne beskrivelser/systemer 1980-2006. Side 5
Denne arkivskaber har haft et internt journalsystem. For at bevare den hidtidige orden i materialet er journalnummeret anført til venstre. Titlen på journalemnet ses midt for sammen med årstal og til højre hvilken æske materialet er placeret i. Desuden er det angivet, om et givent emne ligger i et eller flere læg, f.eks. ved opdeling i flere papiromslag. Side 6