Foreløbigt referat fra bestyrelsesmøde mandag den 4. december 2011 Deltagere: Fra bestyrelsen: Fra administrationen: Torben Søndergaard (TS), Birgitte Jensen (BJ), Anne Engsig (AE), Torben Haugaard (TH), Bo Hansen (BH) og Rose Henriksen (RH) Jens Szabo (JS) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af møde den 7. november 2011 Referatet fra mødet 7. november 2011 blev godkendt med en enkelt ændring. 3. Generalforsamling 2011 Der ønskes en evaluering af generalforsamling 2011. Generalforsamlingen blev evalueret. Bestyrelsen har drøftet den alvorlige situation. Der er fuldstændig enighed blandt alle om, at samarbejdet skal fungere og alle vil yde det ypperste hertil. Bestyrelsen vil lægge sig i selen for at bevise det via handling og via gensidig respekt for hinanden. Det enkelte bestyrelsesmedlem er ordførende for eget område. Der er ligeledes fuldstændig enighed om, at problemstillingerne skal løses omkring bestyrelsesbordet. Det blev besluttet, at administrationschefens funktionsbeskrivelse skal gennemgås. 4. Foreningsåret 2012 Drøftelse af hovedpunkterne i bestyrelsesarbejdet for 2012, herunder tematisering af møderne og fastlæggelse af mødedatoer. Oplægget blev drøftet og tiltrådt med enkelte ændringer. BJ udarbejder revideret oversigt. 5. Forretningsorden 2012 Forretningsordenen for bestyrelsens arbejde i 2012 fastlægges, herunder konstituering og ansvarsområder. om nugældende forretningsorden.
Forretningsordenen godkendt uændret, idet navne udgår og erstattes af funktioner. Der igangsættes en ordning, så Sportskomiteen forsøgsvis kan få hjælp af administrationens medarbejdere til referatarbejde mod betaling over eget budget. Ordningen igangsættes indenfor den nuværende personaleramme. Bestyrelsen konstituerede sig som følger: Information og PR (BJ) Herning og Hedeland (JS samt DIA og DIS samt St. Bededagsudvalget vedr. Herning) Sponsorer (JS og THa) Etisk udvalg (BJ og BH) Strukturudvalg (afventer konkret drøftelse i bestyrelsen) Butik (BJ og administrationen) DRF, DIF og Friluftsrådet (TS og LH samt JS i administrative forhold) Hesteloven (BJ) Forum for hestevelfærd (Afhængig af tema) Videncenter Hest (DI-A) VM 2015 (TS, BJ, DIS, DIA) NM 2014 (TS, BJ, DIS) Hestens Værn Plakette (DIA) Indlæg til Tölt kære læsere blev fordelt som følger: Januar/februar: TS Marts: RH April: TH Maj: BH Juni: AE Juli/august: Natur September: Junior Oktober: BH November: TH December: BJ 6. Økonomi 2012 Drøftelse af økonomistyringen i foreningsåret samt kort gennemgang af procedurer ved brug af omkostningsbilag m.v. Der udarbejdes fortsat budgetopfølgning hvert kvartal. Budgetopfølgningen drøftes i bestyrelsen. Generalforsamlingsvalgte revisorer kan indkaldes efter behov. 7. VM 2015 Orientering om status for ansøgningen til VM 2015. Vi (= de nordiske lande) har som bekendt fremsendt ansøgning om tildeling af VM 2015. Ansøgningen er fremsendt ultimo august 2011. FEIF har fremsendt spørgsmål til ansøgningen. Svar herpå er fremsendt til FEIF. FEIF er nu i gang med at se på budgetterne samt ansøgningen incl. uddybende svar. Møde forventes afholdt i Kastrup Lufthavn med FEIF, hvor TH og BH også er inviteret. Mødet forventes afholdt ultimo januar 2012. FEIF stiller som betingelse, at der er ét ansøgerland. Og det er Danmark
men det er et fælles virke med de øvrige nordiske lande. TS har bekræftende mail fra samtlige lande på, at den aftalte økonomiske aftale mellem de nordiske lande står ved magt. Det er aftalt, at formanden for den kommende organisationskomite er dansk og det er Ole Søgaard. Ole Søgaard inviteres til at deltage på næste bestyrelsesmøde. 8. NM 2014 Orientering om status for NM 2014 TS orienterede om arbejdet med planlægningen af NM. Organisationskomiteen for NM- 2014 består af organisationskomiteen for VM-2015 i samarbejde med St. Bededagsudvalget. 9. Hesteloven Der gives en status på arbejdet med hesteloven, herunder det oplæg der sendes til Justitsministeriet Bilag fremsendt pr. mail Oplæg v. Birgitte BJ orienterede om arbejdet og henviste til de fremsendte bilag. Arbejdet afsluttes på møde den 13. december 2011. Kravet om beslagsmede er problematisk henset til antallet af heste contra antallet af uddannede beslagsmede. Bestyrelsen bakkede op om arbejdet. 10. Vaccinationsregler Orientering og drøftelse af DI s holdning til de internationale vaccinationsregler. Oplæg v. Birgitte og Jens S. Punktet udsat til næste møde. BH udarbejder beslutningsoplæg. Der skelnes mellem sportsheste og øvrige heste. 11. Riderute Nordjylland Oplæg v. Anne E. AE formulerer skrivelse til Åse og Kenneth Hansen med informationer om, hvad bestyrelsen er blevet pålagt af generalforsamlingen, og at deres medlemskab af DI er problematisk. Bestyrelsen arbejder videre med generalforsamlingens pålæg om ændring af 7 stk 4. Ændringerne ligger under Fælleskomiteen. 12. Landsmót Ambassadors
Kari Baklund er udpeget. 13. Knudsrødgård. BH undersøger nærmere. 14. Baneforhold i Herning. Ansøgning om materialer til Herning. Oplæg ved Torben Bestyrelsen har forståelse for ønskerne, men økonomien er ikke til det for nærværende. Bestyrelsen er åben for at indkøbe en container til opbevaring. Ideerne kan indgå i de kommende forhandlinger med kommunen vedr. NM-2014 og VM-2015. 15. Medlemsregistrering. Drøftelse af medlemsregistreringen i DI Oplæg v. Rose Punktet udsat. 16. Hesteevent 2012 Drøftelse af hesteevent 2012 Oplæg v. Rose Interesserede personer/klubber indbydes til møde indkaldt af Klubkomiteen. Udgangspunktet er, at klubberne selv må stå for arrangementet. 17. Nyt fra komiteerne 18. Nyt fra næstformand 19. Nyt fra formand
20. Nyt fra sekretariatet, herunder orientering om den aktuelle økonomiske situation Punktet udsat der mailes rundt. 21. Evt. BH: BH orienterede om arbejdet med at opmåle banerne. Der svares på de indkomne ansøgninger og informeres via hjemmeside m.v. TS: Henvendelse vedr. fundraising: BH er interesseret.