Kontrakt mellem Kunden V./ Rigspolitiet Koncernservice CVR-nr.17143611 Polititorvet 14 1780 København V (herefter benævnt Kunden) og Kunde CVR-nr. Adresse (herefter benævnt Leverandøren) (sammen benævnt Parterne) Om indkøb af registreringsanlæg til politiets tankanlæg
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BILAGSFORTEGNELSE... 3 2. KONTRAKTENS FORMÅL OG BAGGRUND... 4 3. LEVERANDØRENS YDELSER... 4 3.1 Levering... 4 3.2 Forsinket levering... 4 3.3 Sikkerhed... 5 3.4 Priser... 5 3.5 Betaling... 5 3.6 Garantier... 7 4. KUNDENS MEDVIRKEN... 7 5. GENERELLE BESTEMMELSER... 7 5.1 Ophævelse... 7 5.2 Misligholdelse i øvrigt... 8 5.3 Kundens forhold... 8 5.4 Force majeure... 9 5.5 Tavshedspligt mv.... 9 5.6 Ikrafttræden, ophør og opsigelse... 10 5.7 Ændringer og fortolkning... 11 5.8 Tvister... 11 6. UNDERSKRIFT... 12 2
1. BILAGSFORTEGNELSE Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Kontraktbilag 2: Priser Kontraktbilag 3: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 4: Leverandørens Løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 5: Eksempler på anlæg Appendiks A: Økonomisk og finansiel formåen Appendiks B: Underleverandører. Appendiks C:Virksomhedsoplysninger Tro og love erklæring 3
2. KONTRAKTENS FORMÅL OG BAGGRUND Efter afholdelse af annoncering efter tilbudsloven indgår Rigspolitiet en kontrakt vedrørende indkøb af registreringsanlæg til politiets egne tankanlæg. 3. LEVERANDØRENS YDELSER 3.1 Levering Leverandøren skal levere, installere registreringsudstyr på de aftalte egne tankanlæg, samt forestå drift af it-systemet og forestå samling af data fra tankning. Leverandøren skal både samle data vedrørende tankning på politiets egne anlæg og på politiets brændstofleverandørers servicestationer. Produkterne og ydelserne skal opfylde alle krav og beskrivelser i bilag 1 - kravspecifikation samt kontrakten i øvrigt. Leverandøren skal kunne installere første anlæg senest 4 uger efter kontraktindgåelse. Registreringsudstyret skal være i fuld drift på Kundens udvalgte egne tankanlæg senest 3 måneder efter bestilling. Maksimalt omfang fremgår af udbudsbetingelserne. 3.2 Forsinket levering Der foreligger forsinkelse, såfremt en bestilling af produkter/ydelser ikke leveres indenfor de i punkt 3.1 anførte frister. I tilfælde af forsinkelse påhviler det leverandøren uden ugrundet ophold straks at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelsen eller formindske dens virkning. Leverandøren er forpligtet til straks ved enhver forsinkelses opståen, eller når sådanne forsinkelser måtte kunne påregnes at opstå, skriftligt at meddele kunden årsag og forventet varighed. 4
Hvis den nye leveringstid ikke kan accepteres af kunden, er kunden berettiget til omgående ved fremsendelse af skriftlig advis til leverandøren og i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler om forsinkelse, at forbeholde sig ret til at annullere bestillingen helt eller delvist. 3.3 Sikkerhed Det er en forudsætning for indgåelsen af kontrakten, at leverandøren og dennes personale samt eventuelle underleverandører til varetagelsen af denne kontrakt til enhver tid skal have: Sikkerhedsgodkendelse til tjenestebrug eller højere i henhold til CIR nr. 204 af 07/12/2001 (cirkulære vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt). Overtrædelse af krav om sikkerhedsgodkendelse vil blive betragtet som en væsentlig misligholdelse og vil medføre øjeblikkelig opsigelse af kontrakten. 3.4 Priser Priserne er angivet i bilag 2 - priser i DKK, inklusiv alle afgifter og told, dog eksklusiv moms. Priserne der er angivet af leverandøren i bilag 2 skal indeholde samtlige omkostninger der er forbundet med levering af den pågældende ydelse. 3.5 Betaling En fyldestgørende faktura skal betales med en frist på løbende måned + 30 dage efter at kunden har modtaget fakturaen. Enhver faktura skal ske elektronisk, gebyrfrit og uden omkostninger for kunden. Fakturering af Kunden skal ske under overholdelse af reglerne i lov om offentlige betalinger m.v., jf. lov nr. 1203 af 27. december 2003 med senere ændringer, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven. 5
Såfremt kunden skal faktureres et beløb i et bestemt kalenderår, skal fakturaen, hvori beløbet afkræves, være kunden i hænde senest medio december, således at udbetaling til leverandøren kan ske medio januar i det følgende kalenderår. Fyldestgørende faktura skal for at kunne anvises til betaling indeholde Leverandørens navn og adresse CVR-nummer Kundens navn og adresse Kundens kontaktperson Kundens EAN-nummer Bankoplysninger (bankregistreringsnummer og kontonummer) Fakturadato Fakturanummer Betalingsbestemmelser Betalingsdato Omfang, art og dato for den leverede ydelse Pris fordelt på ydelser Leveringsadresse Momsgrundlaget Pris uden moms Momsbeløbet i kr. Fakturatotal Såfremt oplysningerne på fakturaen er mangelfulde eller fakturaen ikke er fremsendt elektronisk, forbeholder kunden sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt. Fakturering forudsætter levering af kontraktmæssig ydelse. Ved forsinket betaling, der skyldes forhold hos kunden, er leverandøren berettiget til at beregne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 6
Såfremt det efter kontraktens indgåelse findes hensigtsmæssigt at ændre på den ovenfor beskrevne procedure, forpligter leverandøren sig til, uden beregning, og efter nærmere aftale med kunden, at foretage disse ændringer. 3.6 Garantier Leverandøren garanterer, at der i hele perioden frem til kontraktperiodens ophør opretholdes den fornødne kapacitet og viden til udførelse af opgaven, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 4. KUNDENS MEDVIRKEN Kunden er forpligtet til at indgå i en åben og konstruktiv dialog i forbindelse med leverandørens løsning af opgaven. 5. GENERELLE BESTEMMELSER 5.1 Ophævelse Kunden kan hæve kontrakten, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger kunden til at ophæve kontrakten i sin helhed: Leverandøren anvender personale, der ikke er sikkerhedsgodkendt jf. kontraktens pkt. 3.3 Sikkerhed. Leverandøren dømmes ved endelig dom for deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, EU-svig, hvidvaskning af penge eller for strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed, hvormed tænkes på overtrædelse af den nationale miljølovgivning og arbejdsmiljølovgivning, begåede alvorlige fejl ved udøvelse af erhvervet, restancer i forhold til det offentlige vedrørende betaling af bidrag til sociale sikringsordninger, skatter og afgifter og endelig svigagtig afgivelse af urigtige oplysninger om de forhold, der er relevante for kontraktens opfyldelse. 7
Leverandøren bliver insolvent, begæres konkurs, træder i likvidation, indleder forhandlinger om akkord, indleder tvangsakkord, meddelelser betalingsstandsning eller befinder sig i en økonomisk situation, som giver grund til at antage, at leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde kontrakten fuldt ud. Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Leverandøren ophører med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller såfremt faktiske forhold, som kan tilskrives leverandøren, i øvrigt giver grund til at antage, at leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde kontrakten fuldt ud. Leverandøren foretager akkumuleret misligholdelse af kontraktgrundlaget. Ved akkumuleret misligholdelse forstås, at leverandøren gentagende gange overtræder kontraktgrundlagets forpligtigelser for så vidt angår det samme forhold. Leverandørens ansvarsforsikring ikke længere er gældende Et konkursbo har mulighed for at indtræde i kontrakten. Kunden skal inden 5 dage have meddelelse om, hvorvidt konkursboet ønsker at indtræde. 5.2 Misligholdelse i øvrigt Hvor andet ikke følger af bestemmelserne i nærværende kontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag. 5.3 Kundens forhold Ved forsinket betaling svares rente med rentelovens til enhver tid gældende rentesats. Kunden er erstatningsansvarlig over for Leverandøren efter dansk rets almindelige regler. Erstatning for forhold, der vedrører betaling af rente, kan kun kræves udover rentebeløbet i det omfang, der dokumenteres et tab udover rentebeløbet. 8
Kunden er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Kundens erstatningsansvar er begrænset på tilsvarende måde som Leverandørens erstatningsansvar. 5.4 Force majeure Hverken Leverandøren eller Kunden skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder generalstrejke og tilsvarende lockout, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandører foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal dage, som force majeure-situationen varer. Såfremt en tidsfrist for ydelser udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. 5.5 Tavshedspligt mv. Leverandøren og dennes personale, skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt, herunder oplysninger vedrørende adgangsforhold hos kunden og andre oplysninger af sikkerhedsmæssig karakter. Overtrædelse heraf vil kunne straffes i henhold til gældende lovgivning. Tavshedspligten påhviler også leverandøren og dennes 9
personale efter kontraktens ophør, samt efter erhvervets henholdsvis ansættelsens ophør. Leverandøren må ikke uden kundens forudgående skriftlige samtykke bruge kunden som reference. Dog er Leverandøren berettiget til at medtage kunden på en simpel referenceliste, og Leverandøren har ret til at give meddelelse som foreskrevet i henhold til børsetiske regler. Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens indhold. For Kundens personale gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Konsulenter og andre, der bistår Kunden, pålægges tilsvarende forpligtelse med hensyn til oplysninger om Leverandørens forhold, som gælder for Leverandøren med hensyn til Kundens forhold. Såfremt kunden pålægges et erstatningsansvar som følge af, at leverandøren, det ansatte personale eller eventuel underleverandør overtræder deres tavshedspligt, er leverandøren forpligtet til at dække et sådant. 5.6 Ikrafttræden, ophør og opsigelse Kontraktperioden er 4 år gældende fra 18. oktober 2012 til og med 18. oktober 2016, hvor den ophører uden yderligere varsel. Kontrakten er gensidigt opsigelig med 6 måneders varsel til udgangen af en måned. Kunden er berettiget til at opsige kontrakten helt eller delvist, såfremt Klagenævnet for Udbud i henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. har erklæret kontrakten for uden virkning på grund af overtrædelse af udbudsreglerne og påbudt Kunden at bringe kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist. Kundens opsigelse skal i en sådan situation ske med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds påbud. Kontrakten 10
ophører ved opsigelse således helt eller delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt 5.7 Ændringer og fortolkning kontrakten kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Parterne og inden for de til enhver tid gældende udbudsretlige rammer. Det gælder også ændringer, som indebærer en ændring af Leverandørens tilbud. Sådanne kontraktændringer skal fremgå af en ændringsmeddelelse, der er underskrevet af Parterne, kontrakten hørende kontraktbilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning til denne kontrakt eller til en bestemmelse heri omfatter også de til kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og ordlyden af kontraktens bilag, har selve kontrakten forrang frem for bilagene. 5.8 Tvister Kontrakten er undergivet dansk ret. Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse, er såvel leverandøren som Kunden forpligtet til øjeblikkeligt at orientere den anden part herom. Kan en eventuel opstået uenighed ikke løses gennem forhandling, skal eventuelle tvivlsspørgsmål parterne imellem løses i henhold til kontraktgrundlaget. Kontrakten er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne eller mellem Leverandøren og Kunden i forbindelse med nærværende kontrakt eller træk herpå, skal Parterne og i givet fald Kunden med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højeste plan i Parternes og i givet fald Kundens organisationer. Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole. Værnetinget er Københavns Byret. 11
6. UNDERSKRIFT Denne kontrakt underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager et eksemplar. København, den / 2012 København, den / 2012 For Kunden: For Leverandør i henhold til tegningsreglerne: 12