Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Fredag den 17. januar 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 11:00-14:00 Medlemmer: Holger Spangsberg Karen Heebøll Tim Jeppesen Vibeke Kinch Side 1
Indholdsfortegnelse 1 Lukket - Personalesituationen i Team Viden & Innovation...3 2 Udmøntning af indtægtskrav i Team Udbud & Indkøb...4 3 Igangsætning af "De kommunikerende direktører"...6 4 Byrådsturen den 28. januar 2014...8 5 Emner til behandling på kommende direktionsmøder...10 6 Fællesmøde med borgmesteren...11 7 Eventuelt...12 Side 2
1 Lukket - Personalesituationen i Team Viden & Innovation Sagsnr.:14/604 Side 3
2 Udmøntning af indtægtskrav i Team Udbud & Indkøb Sagsnr.:14/453 Sagsbeskrivelse: Team Udbud & Indkøb har oplevet en øget henvendelse på gennemførelse af udbud, der ikke generede besparelser til fælles puljen. Derfor foregik der en dialog med Marianne Rasmussen om, hvordan det kunne sikres at udbuddene blev gennemført, når det samtidigt var en belastning af arbejdsresurserne i Team Udbud & Indkøb at gennemføre udbuddene. Der pågik derfor en mundtlig dialog om, at Team Udbud & Indkøb kunne tage et internt konsulenthonorar for gennemførelse af disse. Ved udmøntning af yderligere indkøbsbesparelse i 2013, blev det blevet besluttet, at pålægge Team Udbud & Indkøb et indtægtskrav på 500.000 kr. i 2013 og 1.000.000 kr. i 2014 og årerne frem. Det har efterfølgende vist sig, at det er en uhensigtsmæssig måde at dække indtægtskravet på, når der skal ydes organisationen en ensartet service. Desuden er metoden administrativ tung. Der har været en dialog mellem Tommy Abildgaard, Iben Dahl Meldahl, Lene Vangsgård Clausen og Anders Gjerløv omkring dette, da Team Udbud & Indkøb ikke har kendt teknikken bag udmøntningen af dette indtægtskrav. Det har betydet, at der ikke er generet indtægter i 2013, men gennemført udbud, der har bidraget til den samlede besparelse. Vurdering: Det er underordnet hvorvidt besparelsen udmøntes til fagafdelingerne som et konsulenthonorar eller som en indkøbsbesparelse, da alle fagafdelinger har og får gennemført udbud der ikke bidrager til den samlede besparelse. Udsnit af gennemførte udbud i 2013, som ikke bidrager til den samlede pulje for indkøbsbesparelser: Visionsproces - Byrådet Skærmprojekt Plejen Møbler plejecentre Plejen Reklame finansieret byudstyr Teknisk område Parkeringsautomater Teknisk område BI-løsning OPUS Økonomi Ipads Skolerne Tabulex Skoler og daginstitutionsområdet Brandbil Teknisk område Rådgivningsydelser Teknisk område Varetagelse af beskæftigelsesindsats Arbejdsmarkeds område Praktisk bistand - Plejen Side 4
Indstillinger: Team Udbud & Indkøb indstiller: 1. At indtægtskravet dækkes via en udmøntning (samme fordeling som udmøntning af tidligere indkøbsbesparelser), til alle fagafdelinger, da alle har gennemført udbud med assistance fra Team Udbud & Indkøb. 2. At indtægtskravet fra 2013 på i alt 500.000 kr., foreslås spar/lånet til 2014, således at der udmøntes 1.500.000 i 2014 og 1.000.000 kr. årligt fra 2015. Beslutning i Direktion den 17-01-2014: Godkendt som indstillet Side 5
3 Igangsætning af "De kommunikerende direktører" Sagsnr.:14/197 Sagsbeskrivelse: Fordeling af ansvar for kommunikation efter Lederforumsmøder: Møde i Lederforum 2014 Ansvarlig for kommunikation Torsdag 30/1 kl. 8-11 Tim Mandag 26/2 kl. 15-18 Vibeke Torsdag 27/3 kl. 13-17 Holger Torsdag 24/4 kl. 8.30-12 Karen Torsdag 15/5 kl. 8.30-12 Tim Tirsdag 3/6 kl. 8.30-12 Vibeke Henriette sender en mail til den ansvarlige direktør en uge før Lederforumsmødet og minder om opgaven, så der er tid til at overveje hvilke emne og budskaber, der skal på banen. Emnet skal ikke nødvendigvis være på dagsordenen for Lederforumsmødet. Henriette booker den ansvarlige direktør til et møde, der ligger så hurtigt efter Lederforumsmødet, som direktørens kalender tillader. På mødet sparres omkring form og indhold for kommunikationen med brug af Jesper Klits budskabstrekant, hvorefter Henriette (eller en kollega i Kommunikationsafdelingen) laver et udkast. Hvis det på forhånd er besluttet, at formen skal være video, bookes Ole til at tage med, så der kan laves optagelser med det samme. Efter godkendelse publiceres indlægget som nyhed på Medarbejderportalen samt sendes til fagcheferne, som herefter har ansvar for, at indlægget bliver distribueret/printet til medarbejdere uden skærmarbejde. Portrætter af direktionen I løbet af januar udarbejdes portrætter af direktørerne, som lægges på Medarbejderportalen sammen med en indledende tekst om, at direktionen fremover vil være mere synlig på Medarbejderportalen, således at der mindst en gang om måneden kommer et indlæg fra en af direktørerne. Helle S. Andersen bookes til at tage portrætter af direktørerne. Det vil ikke foregå på rådhuset, men på en location ude i byen vi leder pt. efter det perfekte sted. Billedet suppleres af tekst bygget op som spørgsmål og svar. Se spørgeguide på side 2. Direktionens site på Medarbejderportalen Portrætterne samt de løbende nyheder fra direktørerne gemmes fast på direktionens site på Medarbejderportalen: http://medarbejderportalen/organisation/afdelinger/direktion/sider/defau lt.aspx Sitet skal derudover opdateres med mødekalender for Direktion og Lederforum 2014. Referater fra Direktionsmøder skal fremover også være tilgængelige her. Spørgsmål til portrætter af direktørerne: Side 6
1. Hvad brænder du mest for i dit arbejde? 2. Hvad er din største personlige udfordring? 3. Hvis din ægtefælle skulle beskrive dig med tre ord, hvilke ville det så være? 4. Hvilke egenskaber værdsætter du hos andre? 5. Hvad bruger du din fritid til? 6. Hvad er din bedste ferie? 7. Hvad er dit ønske for Fredericia Kommune? Indstillinger: Redaktionsteamet indstiller sagen til direktionens drøftelse. Beslutning i Direktion den 17-01-2014: Tilrettes/bredes ud Karen taler med redaktionsteamet. Side 7
4 Byrådsturen den 28. januar 2014 Sagsnr.:14/197 Sagsbeskrivelse: Udkast til plan for Byrådets besigtigelsestur 29. januar 2014: 08:30-09:40 09:40-10:00 10:00-10:25 10:25-10:45 10:45-11:10 11:10-11:30 11:30-11:55 12:00-12:50 12:50-14:00 14:00-14:20 Indgangen til kommunen Velkomst v. Tim i forhallen (ca. 10 min) Borgerservice og digitalisering kort v. Lisbeth (ca. 15 min) Rykke op til kantine kaffe plus rundstykker (5 min har ikke hørt fra Heidi endnu) Kommunen som myndighed v. Mogens Bak Hansen (ca. 15 min) Kommunen som arbejdsplads v. Thrine Nørgaard (ca. 15 min) - Afslutning og ud til bus Kørsel og ud og ind i bus (2 minutters kørsel ifølge krak). Fortælle om sundhedspleje i bussen på vej mod institution v. Vibeke De første leveår besøg på Duponts gård (Dronningensgade 66) Kørsel og ud og ind i bus (4 minutters kørsel ifølge krak). Fortælle om børneårene i bussen v. Vibeke Børn besøg på Ullerupbæk skole (Skjoldborgsvej 25) Kørsel og ud og ind i bus (5 minutters kørsel ifølge krak). Eventuelt fortælle om UU og samarbejde med uddannelsesinstitutioner mv. - fra ung til voksen v. Vibeke og Karen Unge besøg på Musicalakademiet (Kongensgade 107) gåtur til næste stop Børn og unge Den Kreative Skole (Kongensgade 111) - Inkl. frokost Voksenliv Kørsel m. fortælling i bussen. Alle får ordet i løbet af turen fordeling af taletid (?) Skov- og naturpleje v. Holger kig fra Bus samt en strække benpause: Rands fjord (ca. 12 minutters kørsel fra Kongensgade ifl krak), Kongsted (ca. 11 minutter fra Rands Fjord og ca. 6 minutter til Danmark C rundet op ca. 40 minutters kørsel) Kørsel med rundvisning. Danmark C v. Holger evt. Karen ift. erhvervsliv og arbejdsmarked Kørsel til Affald og genbrug (ca. 4 minutter ifølge krak) Side 8
14:20 14:4 0 14:40-15:00 15:00-15:35 15:35-16:00 16:00-16:30 Voksenlivet Genbrug og affald. Bundgårdsvej 2 (Vibeke fra affald og genbrug) Kørsel plus ud og ind i bus (6 minutter ifølge Krak). Fortælling om?? Voksenlivet Besøg på Hannerup genoptræning og rehabilitering (Viaduktvej 3) - Inkl. kaffe Kørsel plus ud og ind i bus (7 minutter iflg Krak). Fortælling om rehabilitering og hjemmepleje v. Karen Gammel besøg på Hybyhus (Lundingsvej 17) Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller programmet til drøftelse, herunder planlægning af hvad der skal fortælles hvor og hvornår. Beslutning i Direktion den 17-01-2014: Drøftet. Der er opbakning til programmet. På vej fra forhallen til kantinen, skal vejen lægges forbi forkontoret. Der skal også gives byrådsmedlemmerne mulighed for at tale sammen under turen, hvorfor direktionen ikke skal tale/informere under hele kørslen. Side 9
5 Emner til behandling på kommende direktionsmøder Sagsnr.:14/197 Sagsbeskrivelse: Følgende emner står på kø til næste direktionsmøde: - Opgaver til den samordnet beredskab Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller, at punkter til næste møde/møder udvælges. Beslutning i Direktion den 17-01-2014: - Opgaver til den samordnet beredskab - Årshjulet, sammenholdt med borgmesterens ønsker. Side 10
6 Fællesmøde med borgmesteren Sagsnr.:14/197 Sagsbeskrivelse: Det er aftalt mellem borgmesteren og direktionen, at der ca. en gang hver 2. uge afholdes et fællesmøde uden fast dagsorden, hvor alle aktuelle forhold kan drøftes. Indstillinger: Til drøftelse. Beslutning i Direktion den 17-01-2014: Borgmesteren tilkendegave behov for at der afsættes den fornødne tid til gode politiske processer, som skaber grobund for idéudvikling og forpligtende ejerskab til de trufne beslutninger. at der udarbejdes årshjul 2014/2015 på de forskellige fagområder med de kendte udfordringer, samt hvornår disse skal behandles. at væsentlige sager drøftes med borgmesteren i god tid inden den politiske behandling Der er enighed om, at der er behov for at få lavet klare aftaler om rolleog ansvarsfordelingen mellem borgmester og udvalgsformænd. Side 11
7 Eventuelt Sagsnr.:14/197 Sagsbeskrivelse: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Beslutning i Direktion den 17-01-2014: - Samarbejde med Middelfart der skal være opmærksom på områder, hvor den øgede volumen i opgaven kan være en faktor eller hvor behov for specialisering gør sig gældende. - Frikommunekonference Tim og Jacob deltager. Der skal forinden holdes et orienteringsmøde med deltagelse af Jacob, Tim og Kirsten Hassing. Side 12
Underskriftsside Tim Jeppesen Vibeke Kinch Karen Heebøll Holger Spangsberg