Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling 1-1014 Martins Gård Mødedato: 4.februar 2013 kl. 17.00 18.45 Til stede: Else Marie Petersen, Willy Døj, Connie Andersen, Myrna Rønning, Verner E. Rasmussen, Kamilla Rydahl Koch, varmemester John Th. Jørgensen og lokalinspektør Poul Erik Ottosen Fra administrationen: PEO (ref.) Referat sendt ud den 14. februar 2013 Referat Referatet af den 5.november 2012 blev godkendt med følgende tilføjelse: Tilbud på bevægelse og lyd lysstyring til opgange og kælder indhentes. Tilbud på isolering af gavle + forslag til nuancering som alternativ løsning fremfor om fugning af gavle. Meddelelser fra formand Urafstemning Hundeafstemningen er afsluttet, og der blev flertal for afstemning 1. om 1 hund, under hensyntagen til afd. Best. forslag om, at det ikke er tilladt at holde nogle af de forbudte hunderacer. JA til hund 75. NEJ til hund 67. Ugyldige 20 (afleveret i postkasse uden registrering). Telefontilskud Telefontilskud fra 2013 til formand Willy Døj ønskes ikke, da det modregnes. Der er konstateret periodisk fejl på tørretumbler, som medfører, at den går på fejl. Maskinen standser, uanset om tøj fortsat er fugtigt. Varmemester afklarer i samarbejde med MIELE fejl. Revidering af husorden udføres forår/sommer 2013, således, at dette kan fremlægges som forslag for afd. Bestyrelsen inden afdelingsmødet til september. Nedsat udvalg bestående af Verner, Else-Marie, varmememster John. Th. og driften ved Poul Erik. Første møde holdes snarest - herefter forventes 2-3 yderligere udvalgsmøder. Udlejning festlokalet ændres til: henvendelse ved seddel i Afd.
Bestyrelsens postkasse, ved Kærlundevej 14, hvorefter Afd. Best vender tilbage, eller ved personlig henvendelse i de første 15. min af hvert afd. Bestyrelsesmøde den første mandag i måneden. Møder Der har været formandsmøde i DGI huset. På fælleskonferancen på LO skolen deltager 4 fra Afd. Bestyrelsen. Udkast til regnskab 2012 er udsendt til formanden for kommentering. Ordensregler for hunde. Udarbejdelse af regler for hundehold i Martins Gård, iht. beslutning ved urafstemning 30. januar 2013, vedr. hundehold i afdelingen. Afdelingen giver tilladelse til, at der må holdes en hund i lejemålet, efter ansøgning på ejendomskontoret, og med de krævede oplysninger. Du skal overholde afdelingens husdyrsorden, som er følgende.: Tilladelsen fås hos ejendomskontoret. Hunden, eller krydsning heraf, må ikke være optaget på listen over ulovlige hunderacer. Hunden skal til en hver tid være lovpligtigt ansvarsforsikret. Hunden skal være mærket og registreret (øretatoveret eller chippet) efter bestemmelserne i Hundeloven. Hunden skal bære halsbånd, som er forsynet med et skilt, der angiver ejerens navn og adresse. Hunden må ikke færdes løs på afdelingens ude Arealer, og skal til en hver tid være under ejerens fulde kontrol. Du skal fjerne hundens efterladenskaber. Hunde må ikke være til gene for medbeboere ved gøen eller hylen. Du skal betale din del af eventuelle ekstraudgifter, herunder ekstraudgifter for ejendomsfunktionærerne.(hundeposer/skraldespande)fastsættes årligt på afdelingsmødet. Hvis reglerne ikke overholdes, kan tilladelsen inddrages. Der vil 2
blive givet en advarsel. Ved yderligere overtrædelse, kan der stilles krav om, at dyret fjernes omgående. Meddelelser fra administrationen TV pakker Forsøg med individuel pakke størrelse endnu ikke afsluttet, hvorfor afd. pt. ikke kan tilbydes lille TV pakke, samt mulighed for tilvalg hos dem, som ønsker dette. Driftssamarbejde Driften orienterede overordnet om de tanker, der ligger for driftssamarbejdet, Herlev midt, fremafrettet. Vedligeholdelses plan Det sammenlagte forbrug i 2012 på konto 115. blev ca. kr. 51.353,- større en afsat. På konto 116 blev forbruget på kr. 1.527.453,- af et årsbudget på kr. 1.551.000,-. 2013 Gennemgang af de vedligeholdelses arbejder, der ligger i 2013. Service på vinduer sker i første omgang efter behov. Efter afdelingsmødet tages der så stilling til, om samtlige vinduer skal serviceres. Driften kikker på evt. energi+ vinduer i forbindelse med udskiftning af punkterede vindues glas. Vedligeholdelseskonto for den første måned blev gennemgået i hovedtal. Der henvises til X3B net for løbende at følge forbrug. Etablering af dræn udskudt til 2013 grundet afklaring af forhold. Kr. 30.000,-. Energi ISTA koder til at følge eget varme forbrug, afklares for nye lejere. Energiforbruget 2012 blev gennemgået. Vand forbrug i 2012 har fulgt budget pænt. El forbrug har ligget pænt omkring budget i 2012 Varmeforbrug har ligget pænt for hele 2012 Spørgeskemaerne/fremtidigt samarbejde Der blev holdt en overordnet snak om drift samarbejdet med afdelingen. Samarbejdes søges styrket i 2013. Serviceaftalen Driften orienterede overordnet om punkter i serviceaftaler, herunder, hvilke punkter afd. har indflydelse på. Da driften med perso- 3
nel i afdelingen kører godt, ønsker man ikke de store forandringer, hvorfor der i første omgang holdes et internt møde mellem varmemester og Verner og Willy fra afdelingsbestyrelsen. 3B Intet Accepter Intet Klager Ingen Herlev kommune Der har været afholdt dialogmøde med kommunen. Kommunen har tilskrevet afdelingerne om, at vi har nedgravede olie tanke, som kræver besigtigelse, eller bekræftelse på, om disse er lukket. Varmemester søger efter dokumentation for lukning af tank ved Kærlundevej 6. Nedsatte udvalg Forskønnelses udvalg arbejder videre i 2013. Varmemester Bom ved kærlundevej 22. er skrinlagt af udvalg, da denne efter gennemgang, ikke findes hensigtsmæssig. Der opsættes i stedet skilt på facaden med påbud om cykling forbudt. De bestilte skiltninger ved porte og vaskeri er monteret. Der er ingen klager kommet fra beboere over lukningen af port. Optimering af vasketider søges løbende tilpasset med MIELE. Herunder mulighed for frigivelse af vasketur efter egen brug, uden at dette medfører, at næste vask går ind i anden brugeres vasketid. Forsikring Stensætning foran Engløbet 10 er påkørt, og sagen kører som forsikringssag, men ALKA har været meget tung i denne sag. Træ ved Engløbet 12 fjernes i 2014. Det er blevet alt for stort. Næste møde 6. maj kl. 17.00 markvandring + budget 14. august kl. 17.00 12. september kl. 19.00 afd. Møde 4. november kl. 17.00 4
5