Udbudsmateriale Anskaffelse og implementering af BI Løsning 1
1.0 Hvem er vi Kolding Kommune har, som landets øvrige kommuner, en bred portefølje af opgaver. Kolding Kommunes drift har en størrelse, der gør styring til en løbende udfordring. Det kræver overblik og styring at skulle levere gode og økonomisk bæredygtige ydelser til kommunens ca. 89.500 borgere. Kolding Kommune består i dag af fem forvaltninger: Centralforvaltningen, By- og Udviklingsforvaltningen, Børne- og Uddannelsesforvaltingen, Social- og Sundhedsforvaltningen og Seniorforvaltningen. Kolding Kommune beskæftiger ca. 6.500 årsværk og har et årligt budget på 5 mia. kr. Kommunens organisation kan findes på kommunens hjemmeside 1.1 Hvorfor en BI løsning Seniorforvaltningen benytter allerede i dag en BI løsning fra SAS institute, som har til formål at understøtte styring af driften. I dag er anskaffelsen og anvendelsen af kommunens forskellige BI Løsninger lokalt forankret, hvilket har fordele og ulemper. Fordelen ved denne decentrale model er, at det enkelte område har en løsning som opfylder deres specifikke ledelsesinformationsbehov. En anden vigtig fordel er, at implementeringen har været behovsdrevet. Udsprunget af en lokal erkendelse af et øget styringsbehov. Ulempen er, at modellen gør de enkelte områder sårbare overfor personaleudskiftninger. I langt de fleste tilfælde kræver en god og konstruktiv brug af BI løsninger stor viden om system og område. Kompetencer som tager tid at opbygge. For at reducere sårbarheden og styrke økonomi- og produktionsstyringen i hele Kolding Kommune vil kommunen på sigt have en fælles BI platform. Kolding Kommune er dog kommet til den erkendelse, at én BI platform ikke skal realisere en samlet fælles styringspolitik. I stedet for skal løsningen være i stand til at understøtte det enkelte driftsområdes behov for styring. Derfor er et kardinalpunkt for den nye BI platform, at løsningen kan sammenstille data vedr. personale, økonomi og aktivitetsdata fra fagsystemer på en let tilgængelig facon, der giver overblik og inspirerer til rettidig omhu. For at undersøge eventuelle potentialer i en fælles løsning vil Kolding Kommune implementere en løsning, som dækker følgende områder: økonomi, løn og seniorområdet. Udover en reduktion i sårbarhed, forventer Kolding Kommune at BI løsningen kan bidrage til: 2
Gennemsigtighed i sammenhængen mellem aktivitet og økonomi Vidensbaserede beslutninger Forbedre mulighederne for optimering af produktionen Systematisk feed back på handlinger 1.2 Rammerne for en fælles BI løsning Kolding Kommune er i en opstartsfase, hvorfor indkøbet sker via tilbudsloven. Det indebærer, at den forventede tilbudssum ikke må overstige 1,5 mio. kr. over en fireårig periode. For at få mest mulig BI for pengene vil Kolding Kommune drive løsningen selv. For at sikre, at Kolding Kommune har de rette kompetencer til at drive løsningen kompetent, skal løsningen kunne afvikles på Microsoft SQL servere, der i dag udgør rygraden i kommunens It installationer. Kolding Kommune vurderer samtidigt at en SQL baseret løsning vil give den største frihed i valget af leverandør, når en BI løsning formentlig skal konkurrenceudsættes en gang i fremtiden. Kolding Kommune er opmærksom på, at ønsket om at kombinere økonomi- og personaledata med aktivitetsdata forudsætter, at førstnævnte data er tilgængelige. Det er dog vigtigt at understrege, at disse data i sig selv ikke giver stor forretningsmæssig værdi for Kolding Kommune. Det skyldes at Kolding Kommune forventer, at kunne foretage den nødvendige økonomiopfølgning i Fujitsus Prisme og SDs lønsystem. Det er vigtigt at understrege, at udrulningen skal ske hurtigst muligt under hensyn til tilbudslovens beløbsgrænse. I udgangspunktet forventes kontraktperioden at være fireårig med medio august 2012 og idriftsættelse senest medio september 2012. Kommunens hidtidige erfaringer viser, at realisering af forretningsmæssige gevinster ikke kommer af sig selv. Det kræver både organisatoriske, kompetence- og datamæssige tilpasninger at høste gevinsterne af en BI løsning. Kolding Kommune er vant til og forventer fremadrettet at samarbejde med en BI leverandør, der kan rådgive kommunen så brugen af BI løsningen optimeres. 2.0 Kravspecifikation Krav og data, som er relevante i dag kan være overflødige om en uge. Derfor har Kolding Kommune forsøgt at minimere antallet af specifikke krav om eksempelvis prædefineret rapporter. I stedet for vil Kolding Kommune have en fleksibel standardløsning, hvor så mange data som muligt er til rådighed. Som nævnt før ønsker Kolding Kommune et tilbud på 3
områder: økonomi, løn og seniorområdet. I nedenstående omfatter termen løsningen de tre områder. Leverandøren bedes redegøre for opfyldelse af følgende krav. 2.1 Generelle minimumskrav 1 Løsningen skal kunne drives af Kolding Kommune. 2 Løsningen skal kunne afvikles i kommunens IT Miljø jf. bilag 4 3 Tilbudsgiver skal redegøre for hvilke tekniske minimumskrav, der kræves for at drive løsningen i Kolding Kommune. Her tænkes på krav til software, serverinfrastruktur- og kapacitet. 4 Løsningen er på dansk. 5 Løsningens opsætning skal dokumenteres. 6 Kolding Kommune ejer egne data. 7 Virksomheden skal kunne dokumentere erfaringer med lignende projekter fra andre danske kommuner. Referenceliste ønskes. 8 Tilbudsgiveren skal redegøre for form og adgang til support. 9 Implementeringen skal foregå med en gennemgående projektleder. 10 Tilbudsgivers kontrakt oplæg skal indeholde overskrifterne i bilag 3 2.2 Generelle Krav 11 Løsningen skal fungere uafhængigt af valgte fagsystemer. Dvs. at udskiftning af fagsystemer ikke påvirker BI Løsningen. 12 Tilbudsgiveren skal i videst muligt omfang dokumentere, at løsningen fungerer med forskellige kommunale fagsystemer. Tilbudsgiver bedes i denne sammenhæng udfylde bilag 2. 13 Tilbudsgiver skal lave en overordnet beskrivelse af et implementeringsforløb inkl. forslag til tidsplan, projektmodel samt kommunens forventede forbrug af ressourcer (timer). 14 Tilbudsgiver skal udarbejde en oversigt over svartider i forbindelse med support, fejl- og tilretninger m.m. 15 Tilbudsgiver skal udarbejde en oversigt over BI løsningens svartider ved simple/ afgrænsede forespørgsler og ved store/komplekse forespørgsler. 16 Oplæg til betalingsplan og betalingsbetingelser for implementering af løsningen (se afsnit 3.1.1). 4
17 Tilbudsgiveren bedes redegøre for, hvilke andre moduler BI løsningen indeholder i dag og hvilke udviklingsplaner leverandøren har for BI løsningen. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilke fagsystemer i bilag 1, der indgår i et allerede udviklet BI modul. 18 BI løsningen er et standardsystem med mulighed for individuel tilpasning. 19 BI løsningens grundpakke skal være i drift medio september 2012 (jf. 3.1.1). 20 Tilbudsgiver skal redegøre for hvilke snitflader fra andre leverandører, som Kolding Kommune skal erhverve sig for at få de nødvendige data ind I BI-løsningen. Tilbudsgiver skal klart og tydeliggøre opmærksom på hvilke snitflader som ikke indgår i tilbuddet. I den forbindelse oplyses det, at Kolding Kommune ikke er med i FLIS samarbejdet. 21 Tilbudsgiver skal oplyse hvor mange årsværk, der udvikler og vedligeholder BI løsningen. 2.3 Funktionelle Krav 22 Brugerfladen for slutbrugeren skal være overskuelig og intuitiv. 23 Løsningen har en nemt håndterbar brugeradministration. 24 Løsningen er i stand til at udsende standardrapporter. 25 Det er muligt at udforme egne rapporter på flere niveauer. 26 Løsningen har en analysefunktionalitet. 27 Løsningen kan eksportere data til Excel. 28 Løsningen er i stand til at håndtere brugertyper, der har forskellige behov. Kommunen har forskellige aktører: Direktører, områdechefer, afdelingsledere, økonomikonsulenter og sagsbehandlere. Aktørernes behov for data er meget forskellige hvad angår omfang og detaljeringsniveau. Selvom data præsenteres forskelligt er datagrundlaget identisk. 29 Løsningen er i stand til at håndtere flerårig historik. 30 Løsningen er fleksibel mht. udbygning både hvad angår antallet af tilsluttede fagsystemer og brugere. 31 Løsningens brugerflade indeholder både tal, tabeller og grafiske præsentationer. 32 Opdateringsfrekvensen er daglig. 33 Løsningen er tilgængelig på en tablet computer i form af en App eller lignende. 2.4 Kravspecifikation use case At Kolding Kommune allerede har erfaring med BI løsninger gør, at Kolding Kommune er meget opmærksomme på at BI-løsningen skal kunne understøtte forretningen. Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes BI løsningen kan understøtte use casen. Use casen bruges til at vurdere i hvilket omfang systemet understøtter og imødekommer kommunens krav i praksis. 5
Tilbudsgiveren bedes oplyse, hvor mange områdespecifikke variable BI løsningen stiller til rådighed. Use case: Seniorområdet Den nuværende BI løsning i Seniorforvaltningen er omdrejningspunktet for afregningen til decentrale enheder inden for hjemmeplejen, plejecentre og hjemmesygeplejen. Afregningen sker på grundlag af data fra kommunens omsorgssystem (KMD care). Løsningen bruges også til produktionsstyring inden for ovennævnte områder. Løsningen har været i stand til at sammenlæse data fra PDC vagtplan, KMD Care og KMD Løn. Efter skiftet til økonomi- og lønsystem har Seniorforvaltningen valgt ikke at udvikle nye snitflader, pga. arbejdet med en fælles BI løsning. Løsningen har været brugt til at optimere den enkelte hjemmeplejegruppes produktion ned på personniveau. Eksempelvis ved at samstille den enkelte medarbejders leverede timer og arbejdstid per dag. Løsningen spiller en vigtig rolle i effektvurdering af Seniorforvaltningens store rehabiliteringsprojekt, der bliver fulgt op på udviklingen i ydelser til den enkelte borger. BI løsningen bruges også til at lave ad hoc analyser af forskellige økonomiske problemstillinger og som beregningsgrundlag i forbindelse med budgetlægningen. 3.0 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal være på dansk og indeholde følgende i nedenstående rækkefølge. 1. En besvarelse af kravspecifikationen. 2. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, EAN nummer og kontaktperson for tilbudsgiver. 3. Tilbudsgiver skal samtidigt med afgivelsen af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen må ikke være mere end 3 måneder gammel. 4. Oplæg til kontrakt, der stemmer overens med tilbudsgivers besvarelse af kravspecifikationen. Kolding Kommune gør opmærksom på, at Kommunen ikke kan indgå kontrakt før den valgte leverandør kan fremvise en aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen 3.1 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som vurderes på baggrund af følgende kriterier: 6
Pris (40 %) Generelle krav (25 %) Funktionelle krav (35 %) I nedenstående afsnit forklares hvorledes de tre kriterier fortolkes. 3.1.1 Pris Alle priser er eksl. moms. Tilbudsgiver skal komme med en samlet fastpris for en pakke indeholdende tre moduler: Økonomi Personale Seniorområdet I prisen skal indgå samtlige udgifter. Eksempelvis projektledelse, installation, opsætning, support, uddannelse af 10 superbrugere, 10 superbrugere licenser og 100 slutbrugere (med adgang til begrænsede funktionalitet), installation og løbende vedligehold over en fireårig periode. Derudover indregnes 100 årlige konsulenttimer i perioden. Endeligt skal exit omkostninger indregnes. Prisens enkelte elementer skal udspecificeres og prisfastsættes. Eventuelle rabatter skal fremgå separat. 3.1.2 Generelle krav Vurderes på baggrund af krav 11-21. 3.1.3 Funktionelle krav Vurderes på baggrund af krav 22 33 og besvarelse af use casen 3.2 Håndtering af indkomne besvarelser Tilbud der ikke opfylder de generelle minimumskrav, overskrider det fastsatte skriftlige omfang for tilbuddet eller modtages efter svarfristen betragtes som ukonditionelle, og vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddene bedømmes af projektgruppen. Kontrakten forventes, at blive indgået ultimo juni. I tilfælde af tilbuddet overstiger EU-lovens tærskelværdi forbeholder Kolding Kommune sig retten til at reducere i den indkøbte mængde. Ligesom Kolding Kommune forbeholder sig 7
retten til at tilpasse i den foreslåede implementeringsplan, kontrakt og dermed betalingstidspunkterne. Kolding Kommune forbeholder sig ligeledes retten til ikke at købe noget. 3.3 Frist for besvarelse Frist for modtagelse af tilbud er 22. juni 2012. kl. 12.00 Tilbud afsendt senere end denne frist vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ikke ske offentligt. Tilbud skal sendes i PDF format til Kolding Kommune på følgende mailadresse: indkoeb@kolding.dk Emnefeltet skal tekstes således Tilbud på BI. Den samlede besvarelsen af kravspecifikation og use cases må ikke overstige 45 sider (inkl. skærmdumps, grafik og bilag). Skrifttype verdana pkt. 10, linjeafstand 1,5. Bemærk kontraktudkastet indgår ikke i de 45 sider. Spørgsmål kan rettes skriftligt til Morten Outtrup moou@kolding.dk. Der vil ikke blive besvaret spørgsmål efter 15. juni 2012. Svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside under aktuelle udbud. 8
Bilag 1: Oversigt over relevante fagsystemer Acadre Elbek og Vejrup GeoEnviron KMD Byggesag KMD Aktiv KMD Børn og Voksne KMD Care KMD Dagpleje KMD Dagpenge KMD Easy KMD Institution KMD Matrix KMD Sag EDH KMD Opera Mastercater Prisme SD Løn SD tjenestetid 9
Bilag 2: Sammenhæng mellem BI løsning og fagsystem BI Modul Fagsystem Kommune (lav selv flere rækker) 10
Bilag 3: Kontraktindhold Kontrakten skal som minimum indeholde følgende overskrifter: - Parterne - Leverandørens leveringsforpligtelser - Benyttelse af underleverandører - Optioner - Tidsplan - Priser (samlede og specificeret på enheder) - Betalingsplan - Kundens deltagelse - Samarbejdsorganisation - Servicemål og incitamenter - Garanti - Vedligeholdelse - Afprøvning (overtagelsesprøve og driftsprøve) - Leverandørens misligholdelse (forsinkelse og mangler) - Udtrædelsesadgang - Force majeure - Underskrifter 11
Bilag 4: Kommunens IT-miljø Kolding kommune afvikler Microsoft SQL i et vmware-miljø baseret på Vmware vsphere 5.1, Cisco UCS og NetApp. Der er mulighed for at afvikle alle nuværende og fremtidige versioner af Microsoft SQL inklusiv enterprise udgaverne. Der anvendes Windows 2008 R2 og Citrix XenApp 6.5 på en virtualiseret platform baseret på Xen og Provisioning. Brugerne får adgang til de administrative systemer via en fuld desktop. Alle brugerne har adgang til den fulde Microsoft Office 2010 Pro kontorpakke. Der anvendes Internet Explorer 9.0 som webbrowser, men der er mulighed for at anvende alternative browsere så som Chrome eller Firefox. 12