UDBUDSBREV - KRAVDATABASE

Transkript

1 Nyt Hospital Hvidovre Hvidovre Hospital Kettegård Allé Hvidovre UDBUDSBREV - KRAVDATABASE Opgang 1 Afsnit 139 Til: Interesserede tilbudsgivere Dato: 4. december 2013 Udbud af kravdatabase mv.: Nyt Hospital Hvidovre Nybyg Dette udbud omhandler indgåelsen af en aftale vedrørende levering af en kravdatabase til anvendelse under programmering, projektering og udførelse af nybyggeriet vedrrøende Nyt Hospital Hvidovre. Udbuddet indeholder en option på levering af kravdatabasen til brug for programmering, projektering og udførelse af ombygningsarbejder på det eksisterende hospital. Nybyggeriet udgør ca m 2 bruttoareal, mens ombygningsarbejderne består af syv individuelle projekter med en størrelse på i alt ca m 2. Udbuddet gennemføres som en offentlig licitation efter tilbudslovens afsnit II i henhold til udbudsannonce offentliggjort på den 4. december Interesserede bydende kan i øvrigt orientere sig om Nyt Hospital Hvidovre samt se eventuelle rettelsesblade vedrørende dette udbud på 1 Den ordregivende myndighed / sagens parter Den ordregivende myndighed er: Region Hovedstaden v/ Amager og Hvidovre Hospitaler Kettegård Allé Hvidovre Tlf Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v. skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: COWI A/S Parallelvej 2 DK-2800 Kgs. Lyngby Kontaktperson: Bitten Munk Warmdahl Tlf.: Mobil: [email protected] NNH0_A06-1_B23_UDBUDSBREV-KRAVDATABASE.DOCX Oprettet: Revision 0 af Udarbejdet: IGAB Kontrolleret: BMWA Godkendt: BMWA

2 2 Opgaven Opgaven består i levering af en kravdatabase, som kan rumme rum og udstyr, og som kan rumme data fra oprettelse af byggeprogram gennem projekterings- og udførelsesfaserne og frem til eksport af data fra kravdatabasen til et driftssystem. Krav og ønsker til kravdatabasen er beskrevet i kravspecifikation. Option Interesserede bydende skal ligeledes give pris på en option bestående i udvidelse af udbyders anvendelse af kravdatabasen, således at den også kan dække ombygningsarbejder på hospitalet i forbindelse med en større rokade, som dækker 7 individuelle rokadeprojekter, hver med op til 3 års varighed. De syv rokadeprojekter har følgende størrelser: 1. Gynækologisk ambulatiorium: m 2 2. Billeddiagnostisk enhed: m 2 3. Ortopædkirurgisk ambulatorium: m 2 4. Medicinsk ambulatiorium: m 2 5. Infektionsmedicinsk ambulatorium: m 2 6. Svangre- og fødeafdeling: m 2 7. Sengestuer: m 2 For optionens vedkommende er der behov for, at der løbende kan ske udtrækaf data til udbyders fremtidige driftsystem i takt med, at rokadens etaper færdiggøres. 3 Tilbudstekniske betingelser 3.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles det tilbud, som efter en samlet vurdering af pris og kvalitet vurderes som det bedste tilbud. Pris Ved vurdering af kriteriet pris lægges der vægt på den laveste pris. Alle priser angives i DKK eksklusive moms. Der ønskes redegørelse for prismodellen for kravdatabasen, og hvordan den endelige pris beregnes i dette tilbud. Er der tale om leje af plads på en webdatabase / webhotel og hvordan regnes dette ind i den samlede pris? Der gøres rede for hvordan og hvor ofte priserne reguleres. De samlede omkostninger skal inkludere: Pris for benyttelse af kravdatabasen Værtskab for hjemmesiden Side 2

3 Al backup Teknisk forvaltning, fejlretning og support Licenser til den underliggende database software Licenser til al øvrig nødvendig software (plug-in etc.) Standard vedligehold af alle programmer Nye versioner, der er i takt med de nye Revit versioner, skal være inkluderet i prisen. Eventuelle ekstra moduler der kan udvide funktionaliteten ønskes prissat særskilt. Der redegøres for prisstruktur for antal brugere. Der skal gøres rede for om brugerkonti kan bruges af flere personer. Det oplyses, om oprettelse af en generisk brugerkonto, for personer der kun har læserettigheder, er mulig (begrænsning af bygherrens omkostninger). Kursus, tilpasninger og support omkostninger skal inkludere: Pris pr. kursusdag (standard) for et angivet maksimalt antal brugere på projektstedet Samlet pris for det anbefalede kursusforløb ved implementering Pris pr. time eller dag for rekvireret specialkursus på stedet Udgifter forbundet med kursus eller support (rejse, kørsel mv.) Support via telefon og i kontortiden (9 til 16) Support udenfor kontortiden Pris pr. time for særlig rekvireret support eller projekt processtøtte på stedet Priser for ændring i standard rapport eller for udvikling af ny type rapport Priser for ændringer af datavinduer til inddatering i rum og udstyr Priser for eksport af data efter projektets afslutning. Tilbudsgiver skal beskrive, hvilke faktorer prisen beregnes ud fra, f.eks. tid, areal, brugerflade (antal brugere) osv. Herudover skal tilbudsgiver beskrive, hvilke faktorer, der kan få indvirkning på prisen under kontraktens løbetid, således at det står klart for udbyder om og på hvilket grundlag, der vil blive opkrævet eventuel ekstrabetaling. I denne henseende tænkes blandt andet på, hvilken betydning en eventuel ændring af f.eks. de ovenfor nævnte faktorer vil få. Prissætning af optionen Ud fra samme retningslinjer bedes tilbudsgiver redegøre for prisen og reguleringen heraf i forbindelse med udbyders eventuelle tilvalg af optionen om udvidelse af kravdatabasen til brug for ombygningsarbejderne på hospitalet. Fakturering og betalingsbetingelser Fakturering ønskes pr. måned. Faktura skal opdeles i: Side 3

4 Afgift for benyttelse af kravdatabase samt nødvendige tillægsprogrammer Licenser for underliggende programmer og databaser Standard support og vedligehold for alle programmer Kurser og rekvireret support faktureres særskilt. Betalingsfristen skal være på 30 kalenderdage. Kvalitet Ved vurdering af kriteriet kvalitet lægges der vægt på, i hvor høj grad kravene i kravsspecifikationen kan opfyldes, blandt andet med fokus på, om kravenes opfyldelse kan ske på en brugervenlig måde, hvor en overskuelig struktur og en hurtig og effektiv indføring i systemet kan medvirke til at give udbyder et effektivt styringsværktøj under nybyggeriet og eventuelt under rokadeplanen. 3.2 Tilbuddets indhold For at opnå et ensartet grundlag for tilbudsafgivelse og efterfølgende evaluering, opfordres tilbudsgivere til i det omgang, det er muligt at disponere deres tilbud i overensstemmelse med strukturen i kravspecifikationen. Alle punkter i udbuddet behandles, hvad enten den bydende er i stand til at levere punktet eller ej. Tilbuddet bedes således indeholde følgende: Pris Besvarelse af kvalitet i overensstemmelse med kravspecifikationen Tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 3.3 Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 3.4 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består udover nærværende udbudsbrev inklusive bilag af følgende dokumenter: Udbudsannonce offentliggjort på den 4. december Kravsspecifikation af 4.december Prissætning af forbehold og afklaring af uklarheder Såfremt tilbudsgiverne efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål (jf. afsnit 6) bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. Side 4

5 Der gøres særligt opmærksom på, at udbyder er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller som indeholder fobehold, der ikke kan kapitaliseres. Ved forbehold overfor ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan udbyder vælge enten at afvise tilbuddet eller at kapitalisere forbeholdene og tillægge den kapitaliserede værdi til tilbudssummen. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at afklare eventuelle uklarheder ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. afsnit 6 nedenfor. Der modtages ikke alternative tilbud. 5 Udbudsforløb Det skal lægges til grund for tilbuddet, at aftaleindgåelse forventes at ske i slutningens af januar Følgende datoer er gældende for udbudsforløbet: Dato for offentliggørelse af udbudsannonce 4. december 2013 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 13. januar 2014 kl Frist for udbyders besvarelse af spørgsmål 16. januar 2014 Tilbud skal afleveres senest 24. januar 2014, kl Forventet tildeling 31. januar 2014 Korventet kontraktindgåelse (ingen standstill) 3. februar 2014 Kontraktens løbetid 3. februar 2014 til 31. december Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmålene skal være skriftlige på dansk og skal rettes til COWI A/S, jf. kontaktdata i punkt 1 ovenfor og modtages kun pr. . Spørgsmålene skal fremsættes skriftligt inden den13. januar 2014 kl Alle modtagne spørgsmål vil blive skriftligt besvaret samlet, og besvarelserne bliver offentliggjort på udbyders hjemmeside ( senest den16. januar Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, vil dette blive offentliggjort Side 5

6 samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt. 7 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er: den 24. januar 2014 kl Der afholdes ikke licitation. Tilbuddet skal afleveres i 1 papirbaseret original, 1 papirbaseret kopi samt 1 digital kopi (på dvd, usb-stick eller lignende) på følgende adresse: COWI A/S Att.: Bitten Munk Warmdahl Parallelvej 2 DK-2800 Kgs. Lyngby Mærket: Tilbud Nyt Hospital Hvidovre Må ikke åbnes i receptionen Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet indleveres rettidigt. 8 Offentliggørelse af beslutning Region Hovedstaden v/ Amager og Hvidovre Hospitaler forventer at offentliggøre beslutning om tildeling af opgaven den 31. januar Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 30. april Behandling af tilbud m.v. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Region Hovedstaden v/ Amager og Hvidovre Hospitaler og disses rådgivere. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed overfor uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet for nærværende udbudsforretning og de heri indeholdte informationer, er Region Hovedstadens ejendomsret og skal behandles fortroligt, jf. ovenstående. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden Region Hovedstadens forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. Side 6

7 Med venlig hilsen Bitten Munk Warmdahl Bygherrerådgiver 11 Bilag Bilag 1: Tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Side 7