DL-møde DL-møde... 1 1. Bordet rundt og status på aktiviteter... 3 2. Status på økonomi... 3 3. Status på LF... 3 4. Kommunikation.3 5. Status på udvalgsarbejde... 4 6. Nyt fra international... 4 7. Akutte problemer og andre beslutninger... 5 8. Evt.... 5
Torsdag d. 4. september kl. 18.00 Tilstede DL: Karin Madsen, Anders Wulff Kristiansen, Natascha Wermuth Iermiin, og Frederikke Marie Blemings Kontor: Sara Rønning-Bæk og Stefan Wachmann Referent: Sara Rønning-Bæk
1. Bordet rundt og status på aktiviteter a) Forretningsorden v. Karin og Anders Karin redegør kort for overvejelser i forbindelse med udarbejdelsen af Forretningsorden til HB. Fokus har været at strukturere HB-møderne og få nedskrevet praksisser og retningslinier, samt allerede eksisterende bestemmelser ift. HB-mødernes indhold. Foreløbig fastsættelse af fees indsættes som standardpunkt under septembermødet. Med denne kommentar indføjet udsendes udkastet til forretningsorden til HB til behandling på kommende HBmøde Karin laver en kort skriftlig introduktion til dokumentet, som Sara vedhæfter inden udsendelse. Forretningsordenen sættes på som diskussionspunkt på dette møde, mhp. at kunne vedtage en endelig version på HB-mødet i november. b) DL-weekend Punktet udgår og tages op igen på igen efter ÅJBM c) HB-dagsorden og valg til udvalg DL gennemgår udkast til HB-dagsorden, og sikrer at der er ansvarlige for alle punkter. Sara udsender udkastet samt relevante dokumenter til HB fredag d. 5. d) Nyt fra sekretariatet: procedure omkring attester, filstruktur Sara gennemgår kort udkast til indsamling af børneattester. Sara laver digital udgave af filstruktur så DL kan kommentere. 2. Status på økonomi a) Fees Børnebysudvalget er kommet med et forslag. Det behandles på HB. Karin snakker med Step Up udvalget om forslaget om at oprette rejsepulje for Step Up. b) Budgetprocedure Deadline flyttes til 1. oktober, så Anders/kassereren udsender det efter info fra IO omkring fees, efter HB har godkendt foreløbige fees og ikke mindst, når vi ved om en kasserer er konstitueret til at drive processen. c) Landskasserer Anders agerer kasserer indtil en ny kan konstitueres. Karin kontakter René angående adgange til terminalserveren. Sara, Stefan, Karin og Anders har adgang til medlemssystemet. Derudover har Anders adgang til Teller (også Sara), Business Online (også Karin). Karin og Anders taler med bogholder om praksis ift. bogholderi, lønkørsel, betalinger, mv.. Der er bestilt NemId mv. til Anders. d) Økonomi: Det ser pænt ud. Generelt ligger vi en del under budget.
3. Status på LF a) Merchandise b) Stormøde a. Stadium Punktet udsættes til næste DL møde. b. Stefan sørger for man ikke kan lave bestillinger af småt merchandise, der foregår i CISV regi, til vi har overblik Natascha orienterer om programmet. DL skal gøre en aktiv indsats for at folk kan melde sig til. Karin skriver mail til udvalg og lokalforeninger med reminder. Derudover kontakter alle folk personligt. På Stormødet planlægges også DL møder for efteråret. 4. Kommunikation a) Hjemmeside vendes kort og tages på HB b) Sharepoint Stefan inviterer og Sara arbejder med filstruktur c) Medlemssystem og ansvar Stefan og Sara sætter sig I næste uge, så Sara fremadrettet har alt I forhold til systemet. Derudover gennemgår de arket med ansvarsområder. Den skal også kommunikeres ud. Den skal sammen holdes med årshjul og tages på næste DL. Sara kontakter DUF og datatilsynet om krav ift. behandling af personfølsomme oplysninger. 5. Status på udvalgsarbejde 6. Nyt fra international a) RTF Ingen ansøgninger. Anders får overblik over hvor mange, der er kommet afsted med andre. b) IJBC Natascha og Frederikke orienterer om en god oplevelse. Til næste år kommer det til at lægge d. 4.- 9. august. 2015 sammen med Global Conference. Det nye IJB team bliver offentliggjort d. 20. september c) Global Conference 4.-9. august 2015. 90 pund pr. nat. 90 pund per nat per deltager. Det er muligt at costsharingmodellen vil betyde en lidt lavere pris for indkvartering. Det foregår i Oslo. På HB
kommer der en uddybet orientering. Der skal gerne være en deltager fra hver lokalforening. Det skal meldes 1. december. Så Anders skal vide det inden d. 1. november. 7. Akutte problemer og andre beslutninger a) UNITAS I DL vælger vi at bruge Pia Lykking som kontaktperson til UNITAS b) DUF: Refleks Der er ingen ansøgninger, og Sara har været i kontakt med DUF c) Vand i kælderen Computerne og andet åbent elektricitet på kontoret skal løftes op, så vi ved skybrud ikke risikerer at det bliver ødelagt. Det kigger Sara og Stefan på. Karin taler med forsikring og vicevært. 8. Evt. Revisorreception 17. september 2014. Desværre kan ingen deltage. DUF foreningspris skal gives på delegeretmøde DUF delegeretmøde: Ida Birkvad Sørensen deltager, fordi hun er styrelsesmedlem. Derudover skal der deltage to observatører afsted. Sidste år var det Andreas og Anders. Hvem der skal afsted i år tages der stillign til på næste DL-møde Ida vil gerne holde oplæg ved DL. Der tages kontakt til Ida, når DL er mere fuldtallig. Anders følger op på donation til fødevarebanken på 10.000kr