BOMIDTVEST AFDELINGER I STRUER KOMMUNE UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 82-88 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKAB 2014

Tlf: 96 26 38 00 herning@bdo.dk www.bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Birk Centerpark 30 DK-7400 Herning CVR-nr. 20 22 26 70 BOMIDTVEST AFDELINGER I STRUER KOMMUNE UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE 82-88 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKAB 2014 CVR-NR. 29 59 46 19

82 BOMIDTVEST - CVR-NR. 29 59 46 19 REVISIONSPROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKAB 2014 Som Bomidtvests valgte revisorer har vi afsluttet den i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. samt i instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber foreskrevne revision af årsregnskabet for 2014 for afdelinger, selskabet samt spørgeskema. Årsregnskaberne omfatter resultatopgørelse og balance med tilhørende noter. I det omfang, der har været bemærkninger/kommentarer hertil, vil disse fremgå af vores revisionspåtegning på årsregnskaberne samt i nærværende protokollat. I den anledning skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskaberne. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Kommentar til forvaltningen/interne kontroller. 5. Generelle bemærkninger til årsregnskaberne. 6. Oplysninger og bemærkninger til afdelingernes årsregnskaber. 7. Ledelsens erklæring om årsregnskaberne. 8. Revisors uafhængighedserklæring mv. Vedlagte revisionsprotokol er et uddrag af revisionsprotokol som er forevist og underskrevet af bestyrelsen for Bomidtvest. I vedlagte revisionsprotokol er oplysninger vedrørende selskabet samt specifikke oplysninger om afdelinger i andre kommuner udeladt. Afsnit 1-5 og 7-8 er generelle afsnit, der vedrører alle afdelinger under Bomidtvest. Afsnit 6 vedrører de afdelinger, som er beliggende i kommunen. Protokollen omfatter afdelingerne 301, 350, 351, 368. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for 2014. Godkender bestyrelsen årsregnskabet for afdelingerne i den nuværende form, vil vi forsyne nogle af afdelingerne med en påtegning med nedenstående forbehold og konklusion. Afdeling 350 Forbehold Grundlag for afkræftende konklusion Der er ikke sammenhæng mellem indtægter og udgifter i afdelingen, hvilket har medført, at afdelingen har et opsamlet underskud på 2.396 tkr. Underskuddet skyldes primært afdelingens tab ved lejeledighed. Afdelingens likvide situation er påvirket af de opsamlede underskud, hvilket har medført, at afdelingen pr. 31. december 2014 har en gæld til boligorganisationen på 1.634 tkr. samt restancer til kreditforeningen på 349 tkr. Der er således samlet set risiko for, at afdelingen ikke vil kunne opfylde sine økonomiske forpligtelser inden for en kort årrække uden ekstern støtte. Den fremtidige drift er betinget af, at der kan opnås yderligere ekstern støtte, at udlejningssituationen forbedres, således at alle boliger kan udlejes inden for en overskuelig fremtid samt at det opsamlede driftsunderskud fortsat kan finansieres. Afdelingen kan ikke opfylde sine forpligtelser uden en afklaring på finansiering af såvel fremtidig drift som opsamlet underskud. Vi har ikke modtaget revisionsbevis, som dokumenterer afdelingens mulighed for fortsat drift.

83 Som følge af ovenstående forhold tages der forbehold for afdelingens fortsatte drift. Afkræftende konklusion Det er vor opfattelse, at årsregnskabet, som følge af betydeligheden af det forbehold, der er beskrevet i grundlaget for afkræftende konklusion, ikke giver et retvisende billede af afdelingens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2014 samt af resultatet af afdelingens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar 31. december 2014 i overensstemmelse med kravene til regnskabsaflæggelsen, således som disse fremgår af Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Det er dog vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysninger vedrørende forståelse af revisionen Boligorganisationen Bomidtvest har i overensstemmelse med bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. medtaget budgettal som sammenligningstal i resultatopgørelse og noter. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. Afdeling 368 Forbehold Grundlag for afkræftende konklusion Der er ikke sammenhæng mellem indtægter og udgifter i afdelingen, hvilket har medført, at afdelingen har et opsamlet underskud på 223 tkr. Underskuddet skyldes primært afdelingens tab ved lejeledighed. Afdelingens likvide situation er påvirket af de opsamlede underskud, hvilket har medført, at afdelingen pr. 31. december 2014 har en gæld til boligorganisationen på 48 tkr. samt en restance til kreditforeningen på 60 tkr. Der er således samlet set risiko for, at afdelingen ikke vil kunne opfylde sine økonomiske forpligtelser inden for en kort årrække uden ekstern støtte. Den fremtidige drift er betinget af, at der kan opnås yderligere ekstern støtte, at udlejningssituationen forbedres, således at alle boliger kan udlejes inden for en overskuelig fremtid samt at det opsamlede driftsunderskud fortsat kan finansieres. Afdelingen kan ikke opfylde sine forpligtelser uden en afklaring på finansiering af såvel fremtidig drift som opsamlet underskud. Vi har ikke modtaget revisionsbevis, som dokumenterer afdelingens mulighed for fortsat drift. Som følge af ovenstående forhold tages der forbehold for afdelingens fortsatte drift. Afkræftende konklusion Det er vor opfattelse, at årsregnskabet, som følge af betydeligheden af det forbehold, der er beskrevet i grundlaget for afkræftende konklusion, ikke giver et retvisende billede af afdelingens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2014 samt af resultatet af afdelingens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar 31. december 2014 i overensstemmelse med kravene til regnskabsaflæggelsen, således som disse fremgår af Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Det er dog vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysninger vedrørende andre forhold Uden at det påvirker vor konklusion skal vi henlede opmærksomheden på, at afdelingens gæld til boligorganisationen, 48 tkr., ikke er i overensstemmelse med udlånsreglerne i Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 49, stk. 3, idet afdelingen har udlejningsvanskeligheder. Supplerende oplysninger vedrørende forståelse af revisionen Boligorganisationen Bomidtvest har i overensstemmelse med bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. medtaget budgettal som sammenligningstal i resultatopgørelse og noter. Disse budgettal har ikke været underlagt revision.

84 Godkender bestyrelsen årsregnskaberne for de øvrige afdelinger, vil vi forsyne dem med en påtegning uden forbehold, men med følgende supplerende oplysning: Supplerende oplysninger vedrørende forståelse af revisionen Boligorganisationen Bomidtvest har i overensstemmelse med bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. medtaget budgettal som sammenligningstal i resultatopgørelse og noter. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskaberne Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for bestyrelsens vurdering af årsregnskaberne. Dispensation for dækning af lejetab fra dispositionsfonden Boligselskabet har søgt Ikast-Brande Kommune om forlængelse af den tidligere tildelte dispensation for dækning af lejetab fra dispensationsfonden og har med byrådets godkendelse af 24. juni 2014 fået dispensationen forlænget med 1 år. Dispensationen er givet for følgende afdelinger: Lemvig Kommune - afdeling 470 Struer Kommune afdeling 350 og afdeling 368 Ringkjøbing-Skjern Kommune afdeling 50, afdeling 92, afdeling 100 og afdeling 120 Herning Kommune afdeling 3 Holstebro Kommune afdeling 400 og afdeling 410 Det er boligorganisationens vurdering, at lejetabene for de kommende år, for de pågældende afdelinger, vil beløbe sig til ca. 5 mio. kr. pr. år, hvilket vil medføre negativ tilgang til dispositionsfonden, såfremt tabene skulle dækkes heraf. Dispensationen er givet for 1 år, og Bomidtvest skal fremlægge en handlingsplan for de berørte afdelinger inden dispensationsperiodens udløb. Tomgangsboliger nødlidende afdelinger Som en konsekvens af de mange tomgangslejemål og dermed store lejetab i visse afdelinger, er boligorganisationen i dialog med Landsbyggefonden, de berørte kommuner, kreditforeningerne samt BL omkring en løsning af problemstillingen. I den forbindelse har Landsbyggefonden den 3. december 2014 besigtiget 18 adresser udvalgt på baggrund af en af boligorganisationen udarbejdet rapport for boligområderne samt de straksindberetninger, der blev indsendt i forbindelse med revisionen for 2013. Ifølge ledelsen vil Landsbyggefonden på baggrund af besigtigelsen udarbejde et notat omkring mulige løsninger til at nedbringe antallet af boliger, herunder nedrivning, hvis det skønnes nødvendigt. Der skal for hvert område laves en strategi for nedbringelse af boliger. Ledelsen har oplyst, at de ikke har modtaget et notat endnu. Vi skal anbefale, at der snarest muligt udarbejdes handlingsplaner for de pårørte afdelinger/boliger, da der i visse afdelinger er konstateret meget store lejetab. Salg af 4 boliger i afd. 350 beliggende på adressen Stellavej 7, 7790 Thyholm Boligselskabet har af Struer Kommune fået tilladelse til salg af 6 boliger i afdeling 350, beliggende på adressen Stellavej 7-11, 7790 Thyholm. Boligselskabet har ved underskrivelse af slutseddel den 2. oktober 2013 solgt 4 boliger. Salget er ikke endelig afsluttet endnu. Salget medfører et tab, hvoraf boligselskabets andel i henhold til 1/5-ordning er opgjort til ca. 154 tkr.

85 Udlån til afdelinger med underskud, som skyldes tab ved lejeledighed Vi har konstateret, at boligorganisationen i 2014, i strid med udlånsreglerne i Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. 49, stk. 3, har forøget udlånene til afdelinger med underskud, som skyldes tab ved lejeledighed. Det drejer sig om afdeling 350 og 368. 3. Den udførte revision, art og omfang Vores revision af årsregnskaberne udføres med baggrund i en vurdering af risiko og væsentlighed i boligselskabets forretnings- og regnskabsmæssige forhold. Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til aftalebrevet af 7. april 2014. Revisionen er foretaget dels i årets løb og dels i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet. Til bekræftelse af bogføringens og regnskabets rigtighed har vi i årets løb og ved årsafslutningen foretaget sådanne analyser, sammenligninger og afstemninger af bilagsmaterialet, registreringer og regnskabsoplysninger i øvrigt, som vi har fundet nødvendige. Revisionen er i øvrigt gennemført i henhold til Bygge- og Boligstyrelsens vejledning om drift af almene boliger mv., og Socialministeriets instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Vi har ligeledes påset, at alle os bekendte forpligtelser er rigtigt udtrykt i regnskabet. Fordeling af udgifter Vi skal gøre opmærksom på, at fordeling af udgifter på afdelingerne samt vores revision heraf ofte udelukkende kan baseres på inspektørens/ejendomsfunktionærens attestation. Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 4. december 2014 og herunder påset, at der i de aflagte regnskaber er taget hensyn til de beslutninger af regnskabsmæssig karakter, der har været omtalt i referaterne. Forsikringsforhold Selskabets forsikringer gennemgås af en forsikringsmægler, hvorfor vi kun i hovedtræk har gennemgået forsikringsdækningen. Forsikringerne skal genforhandles igen 1. januar 2016. Forsikringsgennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 4. Kommentar til forvaltningen/interne kontroller Vi har ud over den finansielle revision foretaget forvaltningsrevision i henhold til bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. samt revisionsinstruks om revision af almene boligorganisationers regnskab. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision af årsregnskaberne og har omfattet en vurdering af økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vurderingerne er blandt andet baseret på analyser af udgifts- og indtægtsposter, beregning af nøgletal, undersøgelse af usædvanlige udviklingstendenser, analyse af budgetafvigelser samt realismen i budgettets forudsætninger. Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at boligorganisationen ikke er drevet under hensyntagen til god offentlig forvaltning. Boligselskabet har lavet målsætningsprogrammer for de væsentligste områder. Vi har gennemgået målsætningsprogrammerne samt målepunkter. I forbindelse med gennemgang heraf har vi, blandt andet, konstateret følgende: Der er udarbejdet jobbeskrivelser samt forretningsgange på væsentlige områder.

86 Boligselskabet foretager sammenholdelse af udvalgte omkostninger og benchmarker op mod lands- og regionsgennemsnit. Det drejer sig om omkostninger til renholdelse, almindelig vedligeholdelse samt planlagt vedligeholdelse. Boligselskabets omkostninger til de nævnte områder ligger under såvel landssom regionsgennemsnittet, bortset fra almindelig vedligeholdelse, som ligger over. Der er endvidere foretaget en sammenligning af gennemsnitligt administrationsbidrag, hvor boligselskabet ligger under lands- og regionsgennemsnittet. I forbindelse med udført vedligeholdelsesarbejde indhenter boligorganisationen normalvis 2-3 tilbud afhængig af udgiftens størrelse. Vedrørende boligorganisationens forsikringer har de tilknyttet en forsikringsmægler, som indhenter forsikringstilbud en gang hver 5. år, næste gang er i 2016. Igangværende byggerier finansieres via en kassekredit, hvor de i 2014 har betalt 1,15 % i rente i gennemsnit. Dette foretages for at opnå en fornuftig finansiering af byggerier samt lette administrationen heraf i forhold til, at der er oprettet en byggekonto pr. igangværende byggeri. Der foretages for udvalgte nøgletal sammenligning til gennemsnitlig nøgletal for alle boligorganisationer i Danmark. Vi har fået oplyst, at ledelsen følger op på større afvigelser. Til vurdering af henlæggelser til istandsættelse ved fraflytninger samt tab på fraflytninger foretages der løbende opfølgning på størrelsen af henlæggelser, hvor mange der er på venteliste/antal ledige boliger, antal fraflytninger samt fraflytninger i procent af antal lejemål. Herudover sammenholdes beregningerne med tidligere års tal for at vurdere udviklingen i henlæggelserne i forhold til antal fraflytninger mv. På øvrige områder foretages der også opfølgning på, om målsætningerne nås. Planlagt vedligeholdelse Boligselskabet har udarbejdet 20-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner, som skal sikre vedligeholdelse og fornyelse af afdelingens bygningsbestanddele, således at afdelingerne fremstår vedligeholdte. Det tilstræbes, at de årlige henlæggelser til afdelingernes drift og vedligeholdelse (kto. 120) har et minimum på 90 kr. pr. m 2. Vi har foretaget en beregning af henlæggelserne pr. 31. december 2014, som viser, at 55 ud af 74 afdelingers henlæggelser er under 90 kr. pr. m 2. Drifts- og vedligeholdelsesbudgetterne viser, at i 2020 er der kun 10 afdelinger, som ikke har henlæggelser på 90 kr. pr m 2. Ledelsen har oplyst, at de i forbindelse med udarbejdelse af budgetter for afdelinger forsøger at styrke henlæggelserne. Det er vores vurdering, at boligselskabets forretningsgange på området sikrer, at vedligeholdelsesarbejde, som udføres, også er planlagt, hvilket indikerer, at der i drifts- og vedligeholdelsesplanerne er taget hensyn til de vedligeholdelsesarbejder, som skal udføres. De seneste år har der generelt været udført færre planlagte vedligeholdelsesarbejder, end der er budgetteret med. Forskel mellem budgetteret og afholdt kan specificeres således (tkr.): Budget Afholdt Forskel Forskel i % 2004... 10.892 7.844 3.048 28,0% 2005... 12.556 9.121 3.435 27,4% 2006... 12.533 8.577 3.956 31,6% 2007... 11.362 9.273 2.089 18,3% 2008... 14.575 8.357 6.218 42,7% 2009... 14.349 12.507 1.842 12,8% 2010... 12.787 10.313 2.474 19,3% 2011... 18.694 17.618 1.076 5,8% 2012... 18.203 13.136 5.067 27,8% 2013... 17.222 13.378 3.844 22,3% 2014... 18.281 10.934 7.347 40,2%

87 Vi har fået oplyst, at en del vedligeholdelsesarbejder er udskudt til efterfølgende år, eftersom det er inspektørernes vurdering, at reparationerne kan vente til senere. 5. Generelle bemærkninger til årsregnskaberne I henhold til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber skal revisionen foretage indberetning til bestyrelse og kommunalbestyrelse, såfremt revisor konstaterer uregelmæssigheder af væsentlig betydning for selskabet eller en afdelings økonomiske drift, eller hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt selskabet eller en afdeling kan overholde sine økonomiske forpligtelser. Vi har i løbet af 2014 ikke foretaget sådanne indberetninger. Vedrørende vurdering af uomtvistelig sikkerhed for en afdelings henlagte midler skal vi henvise til vores bemærkninger til afdelingsregnskaberne. Til orientering om afdelingernes økonomiske resultat i 2014 samt størrelse af henlæggelser mv. henviser vi til oversigt, udarbejdet af ledelsen. Oversigten er udleveret til bestyrelsen. 6. Oplysninger og bemærkninger til afdelingernes årsregnskaber Vi har følgende oplysninger og bemærkninger til de enkelte afdelingers årsregnskaber: Afdeling 350 Årets resultat blev et underskud på 1.347 tkr. De væsentligste afvigelser er tab ved lejeledighed, mindre lejeindtægter ved familieboliger samt mindre udgifter til renholdelse, vedligeholdelse og nettokapitaludgifter. Afdelingen har i 2014 haft et tab ved lejeledighed på 1.398 tkr. Afdelingen er omfattet af boligselskabets dispensation for dækning af tab ved lejeledighed ved tilskud fra dispositionsfonden, jf. omtale heraf ovenfor under pkt. 2, hvorfor afdelingen selv skal dække tabet. Afdelingen har ikke i år kunnet dække noget af tabet med tidligere års henlæggelser. Saldoen på henlæggelser til tab ved lejeledighed og tab ved fraflytninger er 0 kr. Der er budgetteret med en henlæggelse på 31 tkr. i 2015, svarende til afdelingens egen andel af eventuelle tab ved fraflytninger. På grund af udlejningsvanskeligheder vil en forudsætning for fortsat drift af afdelingen være, at der opnås lejestøtte, kapitaltilførsel eller anden form for økonomisk støtte, idet boligerne ikke med deres nuværende økonomiske grundlag kan svare sine forpligtelser. Pr. 31. december 2014 har afdelingen restancer til kreditforeninger på 349 tkr. Vi har taget et forbehold for fortsat drift i afdelingens regnskab for 2014. Afdeling 368 Årets resultat blev et underskud på 121 tkr. De væsentligste afvigelser er tab ved lejeledighed. Afdelingen har i 2014 haft et tab ved lejeledighed på 149 tkr. Afdelingen er omfattet af boligselskabets dispensation for dækning af tab ved lejeledighed ved tilskud fra dispositionsfonden, jf. omtale heraf ovenfor under pkt. 2, hvorfor afdelingen selv skal dække tabet. Afdelingen har ikke i år kunnet dække noget af tabet med tidligere års henlæggelser. Saldoen på henlæggelser til tab ved lejeledighed og tab ved fraflytninger er 1 kr. Der er budgetteret med en henlæggelse på 1 tkr. i 2015, svarende til afdelingens egen andel af eventuelle tab ved fraflytninger. På grund af udlejningsvanskeligheder vil en forudsætning for fortsat drift af afdelingen være, at der opnås lejestøtte, kapitaltilførsel eller anden form for økonomisk støtte, idet boligerne ikke med deres nuværende økonomiske grundlag kan svare sine forpligtelser. Pr. 31. december 2014 har afdelingen restancer til kreditforeninger på 60 tkr. Vi har taget et forbehold for fortsat drift i afdelingens regnskab for 2014.

88 7. Ledelsens erklæring om årsregnskaberne I forbindelse med aflæggelse af årsregnskab for selskabet samt afdelingerne har direktør Per Dyhr Jensen overfor os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabernes fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 8. Revisors uafhængighedserklæring mv. I henhold til Socialministeriets instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber erklærer undertegnede: at vi opfylder de i lovgivningen fastsatte uafhængighedsbetingelser, at vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om, og at statslige og kommunale midler er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår og regler. Herning, den 16. april 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Henning K. Nielsen Statsautoriseret revisor Forevist på bestyrelsesmødet den 16. april 2015 Vedrørende underskrift henvises til side 305 i protokollen for selskabet. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.