Referat af møde i Magistra Vitaes bestyrelse, 13. november 2012 Dagsorden: 1. Formalia 2. Valgmøde 3. Bruxelles 4. Skt. Petersborg 5. Generalforsamling 6. Forårets program 7. Kubulus 8. DAL 9. Hvervning af nye medlemmer 10. Arrangementsstrategi 11. Kommunikationsansvarlig 12. Meddelelser 13. Evt. Til stede: Malte, Flemming, Ulrik, Hannibal, Tine, Nanna, Jacob og Vibe Fraværende: Sille Ad. 1 Ordstyrer: Flemming Referent: Vibe Dagsorden godkendt som angivet ovenfor. Ad. 2 Der er ikke sket de store ændringer i USA s politiske landskab efter præsidentvalget, så et foredrag om USA i fremtiden kan blive lidt tamt. Dernæst har det også vist sig svært at finde en foredragsholder. Nanna og Vibe har derfor foreslået bestyrelsen at ændre temaet til Kina efter partikongressen. Bestyrelsen blev nogle dage inden mødet spurgt om dette forslag pr. sms, og et flertal svarede tilbage positivt. Derfor bliver der nu 4. december afholdt foredrag om Kina med Leif Littrup. Ad. 3 Arrangørerne af Bruxelles-turen har oplevet nogle huller i vores kommunikation og rejsebetingelser. Ifm. turen til Bruxelles var der en del sene afbud, og folk forventede at få penge tilbage, uanset vores rejsebetingelser, hvis der blevet fundet en erstatningsrejsende. Rejsebetingelsernes punkt 4 siger:»ved afmelding af turen efter betalt depositum, hæfter den afmeldte deltager for beløbet, medmindre Magistra Vitae finder en anden deltager, der kan overtage pladsen. Såfremt der skal betales for ændring af navn på flybilletter, hotel eller andre steder, er det den afmeldte deltager, der betaler for dette«. 1
Samtidig har der været problemer med en enkelte tilmeldt deltager, der meldte fra dagen før, og pga. forvirring hos arrangørerne over det sene afbud, selv ringede og fik annulleret sin billet hos SAS. Generelt har der været en lidt for afslappet laissez-faire-stemming blandt deltagerne, måske fordi turen ikke have nogen historiefaglig guide, eller måske fordi mange af deltagerne mente, at der var tale om en vennetur. Uanset hvad skal vi øge vores professionalisme ifm. studieturene og ikke mindst vores kommunikation over for medlemmerne ang. turene. Bestyrelsen besluttede: Vi skal udmelde en deadline for afmelding til en studietur. Denne deadline skal overholdes, hvis man ønsker at få sine penge (minus depositum) tilbage. Dette skal også skrives ind i rejsebetingelserne. Depositummet skal falde inden for en måned efter udbud/tilmelding til turen. De enkelte arrangører kan selv sætte depositum-deadline inden for denne første måned. Nanna skriver de nye retningslinjer ind i rejsebetingelserne. Det blev foreslået, at vi evt. kunne have en skriftlig tilmelding, hvor deltagere først var tilmeldt, når de havde skrevet under på, at de har læst rejsebetingelser. Bestyrelsens holdning var, at det nok ville give uforholdsmæssigt meget bureaukrati, men at vi skal blive bedre til at kommunikere ud, at en tilmelding til en studietur er lig med, at man hermed også siger ja til, at man har læst og forstået rejsebetingelserne. Herudover gik turen til Bruxelles godt. Arrangørerne er ved at overveje, om der skal laves en deltagerevaluering. Nanna vil gerne hjælpe med at lave spørgeskema. Tine havde boet på værelset med et par deltagere, der efterlyste en dagsansvarlig for hver dag på turen; ideen er, at deltagerne på forhånd har fået at vide, hvem de kan henvende sig til hvilke dage, hvis de har spørgsmål, er blevet væk osv. Det er en god idé, og den bør overvejes til fremtidige studieture. Og så skal vi altid huske, når vi lægger studietursprogrammer, at der skal være god buffertid mellem arrangementer, så man kan nå at komme fra A til B. Det tager altid længere tid i ukendte byer og med store grupper. Ad. 4 Det kører. Der var hurtig fuld tilmelding og lang venteliste, men ventelisten er blevet meget forkortet, da mange er sprunget fra, fordi depositummet skulle betales hurtigt. Der går forlydender om, at mange blot har tilmeldt sig for at holde pladsen, hvis nu de skulle få lyst/have penge til det på et senere tidspunkt. I forlængelse af debatten under punkt 3 kan bestyrelsen kun igen være glad for beslutningen om, at depositum skal falde inden for en måned, så vi kan få luget evt. useriøse deltagere ud. 2
Bestyrelsen har tidligere talt om, hvorvidt vi skal have vores egen rejseforsikring. Nanna har løst undersøgt sagen og bl.a. været i kontakt med Alka. Det er grundlæggende for dyrt, lader det til, men Nanna undersøger det nærmere ved lejlighed. Ad. 5 Oplægsholder Den prioriterede rækkefølge blev: 1. Tom Buk-Swienty 2. Adam Holm 3. Birgitte Possing 4. Eivind Slottsved 5. Søren Mørch Sted Det er stadig uklart, hvornår det nye cafélokale kommer helt op at stå, og til hvor langt ud på aftenen, man må holde arrangementer på Nye KUA. Bestyrelsen diskuterede i forlængelse af samme punkt på sidste møde mulighederne. Man endte med at sætte sig fast på at booke en pavillon, hvor det ene lokale kan bruges til foredrag og generalforsamling, mens det andet kan bruges til middag og fest. Vibe booker lokalerne. Generalforsamlingen Bestyrelsen har ingen forslag til vedtægtsændringer. På valg er: Sille (genopstiller ikke), Jacob, Malte og Hannibal. Tine er ikke på valg som suppleant, men vælger at stille op til den ene bestyrelsespost. Ulriks suppleantpost er også på valg. Hannibal spørger Anders Dalsager, om han vil være dirigent igen. Flemming bad om, at bestyrelsens medlemmer allerede nu begynder at sende info om afholdte arrangementer til beretningen. Middag Drikkevarer kan vi måske få fra den nye café, og ellers kan vi nok finde ud af at gå i Fakta og købe noget selv. Ulrik står for at bestille mad. Ad. 6 I januar eller februar har vi foredrag og rundvisning ved Karl-Erik Frandsen. Nanna tjekker snarest muligheden for at låne/booke et lokale i Firkanten, og hun vil i samme forsøg undersøge, om foreninger tilknyttet universitetet har mulighed for booke lokaler løbende og gerne gratis. Vi går ikke videre med Helle Porsdams forslag om et foredrag. Hun havde foreslået en af sine bekendte som foredragsholder, men hun er ikke selv kommet nærmere ind på det, så vi lader den ligge. 3
Mads Fuglede kunne ikke holde foredrag for os dette efterår, men har sagt, at han godt kan være interesseret i foråret. Vibe følger op. I den forbindelse skal vi forsøge os med et tomandsarrangement, hvor vi få to vinkler på USA. Måske kan Steffen Gram også på dette tidspunkt. Vi aftalte på sidste møde at samarbejde med Fagrådet om deres forårsseminar. Jacob melder sig ind i arbejds-/styregruppen på førstkommende møde. Han mener ikke, der er behov for flere deltagere fra bestyrelsen, bortset fra, at i hvert fald halvdelen af os skal møde op på selve dagen. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, anbefaler Jacob, at vi trækker os igen. I første omgang skal der dog fastsættes en dato, og Jacob melder tilbage, når arbejdsgruppen er så langt. Nannas onkel vil gerne vise os rundt i Arbejdernes Landsbanks hovedkvarter. Og de vil oven i købet give en sandwich med i besøget. Det bliver en fyraftensarrangement fra ca. kl. 16. Hannibal står for en quiz. Vibe og Flemming tager sig af Skt. Hans, og Flemming lovede at tænke seriøst i en plan B i tilfælde af regn. Og så er der selvfølgelig studieturen til Skt. Petersborg. Ad. 7 Nanna foreslår, at vi holder et møde med KUBULUS for at se, om det er grobund for at genoptage kontakten med dem. Nanna og Vibe deltager i dette møde. Ad. 8 DAL har vist sig ikke at være den store samarbejdspartner, de selv lagde lidt op til i begyndelsen. Det er bl.a. svært at få dem til at svare på henvendelser. De vil ikke træde os over tæerne, men samtidig har de gang i så mange projekter, at de også lapper ind over vores områder men for både os og DAL gælder, at vi spreder os bredt, så det ville være underligt andet. DAL ser ikke ud til at blive en egentlig konkurrent til os, men det gør de måske til andre småorganisationer og foreninger på faget. Vi følger opmærksomt udviklingen i DAL. Ad. 9 Bogmærkerne er blevet afleveret til sekretariatet. Hvis der holdes specialereception i januar, kan det være en ide også denne ene gang at udlevere bogmærkerne der. Herudover blev andre medlemsindsatser diskuterede. Nanna kom med et glimrende forslag, som straks blev vedtaget: Vi iværksætter kampagnen Hverv en ven, hvor vi frem til generalforsamlingen beder vores nuværende medlemmer om at være en ven og deltager samtidig i en lodtrækning om en biograftur. Vennen skal så tilmelde sig via et særligt link, og på generalforsamlingen trækker vi vinderparret. 4
Nanna og Tine bliver arbejdsgruppe, der skal sætte det hele i gang, og de får frie hænder til at lege på Facebook m.v. for at reklamere for kampagnen. Ad. 10 På bestyrelsesdagen talte vi om en arrangementsstrategi. På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at give emnet sit eget punkt. Alligevel var der lidt uklarhed om, hvad emnet indeholder. Men det handler bl.a. om at indtænke FBA-faktoren, altid at have en plan B og holde fast i successerne. Vi har været inde på alt dette tidligere, men det kan muligvis også danne grundlag for næste bestyrelsesdag. Datoen for næste bestyrelsesdag fastlægges først efter den nye bestyrelse er trådt sammen. Ad. 11 Ulrik har efterlyst en kommunikationsansvarlig på de sociale medier. Vedkommende skal stå for at lave flavour på Facebook og LinkedIn, det kan være om både de enkelte arrangementer, men især også om andre ting, som f.eks. småbidder om, hvad vi pt. arrangerer, hvor man er henne lige nu og her (på studietur f.eks.) osv. Alle må lave sådanne flavours, men det er den kommunikationsansvarliges ansvar at holde øje med, at der løbende er nye informationer og selv at lave tekst, hvis der har været dødt for længe. Tine og Ulrik blev valgt som kommunikationsansvarlige, og vi kører med en forsøgsordning frem til generalforsamlingen. Ad. 12 Ulrik skal snart til USA, der er varmt og dejligt. Ad. 13 Jacob mindede om, at man skal huske at sætte mails, der ikke vedkommer en selv, som ulæste i indbakken. Ellers overser de ansvarlige den. Vi mangler et par mentorer, og Vibe opfordrede til, at alle tænkte i mentorbaner. Vibe efterlyste et evalueringsdokument for quizaftenen. 5