Referat af møde i Magistra Vitaes bestyrelse, 9. december 2011

Transkript

1 Referat af møde i Magistra Vitaes bestyrelse, 9. december Formalia 2. Evaluering af besøg i Kulturarvsstyrelsen 3. Evaluering af foredrag den 21/11 4. Evaluering af Cambridge 5. Ekstra opfølgning af formidlingsseminaret 6. Generalforsamling 7. Istanbul 8. Program for forårssemesteret 9. Jobklub 10. Facebook (gruppe eller side)? 11. Opfølgninger (underviserne, banken) 12. Forventninger til arbejdsindsats 13. Meddelelser 14. Evt. Ad. 1. Ordstyrer: Sille Referent: Vibe Til stede: Sille, Vibe, Nanna, Malte, Flemming, Jacob, Hannibal, Tine Dagsorden godkendt som angivet ovenfor. Referat fra sidste møde er ikke blevet godkendt pr. mail og godkendes derfor på dette møde i den version, Vibe har sendt ud til bestyrelsen som vedhæftning til mail den 19. november Ad. 2. Det gik glimrende. Der var rigtig mange tilmeldte. Ikke alle dukkede op, men de fleste havde meldt fra. Der var 10, der ikke kom, men ud af ca. 26 i alt. Thomas Roland fra Kulturarvsstyrelsen var god til at snakke, og der var ikke aftalt sluttidspunkt, så det blev lidt langt. Det skal vi huske fremover at aftale med oplægsholder. Hellere slutte for tidligt end for sent. Og så skal sluttidspunkt også meldes ud til deltagerne på forhånd. Ad. 3. Det gik glimrende. Der var 36 personer til stedet, men kun et par og 30 tilmeldte. Det var et sjovt og spændende foredrag. Der var lidt problemer med Olden-Jørgensens PowerPoint, men ikke noget, der nævneværdigt forringede foredraget. Det var fedt, at bogen blev solgt efterfølgende, og at man kunne betale med dankort. Der er som regel stor tilslutning til vores foredrag, så det skal vi måske gøre lidt mere i eller i hvert fald fortsætte på nuværende niveau. Ad. 4. Malte synes, det var en god tur, og der har været positive tilbagemeldinger fra deltagerne. Der var ikke noget særligt stramt program, da deltagerantallet var lavt, så man diskuterede det sammen

2 undervejs. Det fungerede fint. Diskussionerne om fredagen med Helle Porsdam og Sir Christopher Baylee var rigtig givende og interessante. Cambridge er faktisk ikke så god boghandlermæssigt. De studerende definerer byen, og de bestiller alle deres bøger på amazon. Universitetsforlagsboghandlen var til gengæld imponerende (selvom den kun havde University of Cambridge Press-bøger). Det var desværre end of term, så alle de studerende var væk, og byen til gengæld fyldt med turister. Det gjorde, at der var meget, der ikke kunne lade sig gøre. Det hang fint samme økonomisk. Men der var problemer med at få et foreningskort til youth hostels fordi vi ikke havde noget officielt papir om, at vi var en forening. Det skal vi huske til næste gang, vi skal bo på hostel, og finde en løsning. Men samtidig har det ikke været et problem på tidligere studieture. Alt i alt var det en fin tur trods det lave deltagerantal. Det var skidegodt at vi kunne få lavet en sådan akuttur, men vi skal overveje det en ekstra gang, hvis tilbuddet byder sig igen, fordi det trækker kræfter, og fordi det kan være svært med et få et ordentligt deltagerantal. Ad. 5. Der var et efterslæb efter seminaret, som har gjort, at vi skal bruge ca. 600 kr. ekstra. Det gav bestyrelsen tilladelse til at bruge. Der har været problemer med kørselspengene til Martin Jensen bl.a. fordi det er et meget rigidt system fra universitetets side. Vi skal overveje andre løsninger til næste gang. Og lave bedre research til en anden gang: hvor kommer folk fra, hvad kræver det af kvitteringer m.m. Og når vi søger penge fra universitetet, skal vi måske hellere søge om tilskud til arrangementets afholdelse/drift end kørselspenge. Ad. 6. Mad: Tine har set på det og vil anbefale Kokken og Jomfruen, fordi det giver mest for pengene. Det koster 99 kr. pr. kuvert. Det er hermed vedtaget, medmindre Tines nabo kan sætte et godt tilbud sammen til os (han har egen restaurant). Foredragsholder: Nanna har forsøgt at få fat på kontaktdata til Scoccoza, men alle mails bouncer. Hun har i stedet skrevet til Peter Henningsen. Hvis han ikke kan, kontakter hun Claus Bryld eller Jakob Sørensen. Ordstyrer: Anders Dalsager. Sille overtager kontakten til ham, da Vibe er på ferie dagen for generalforsamlingen. Indkaldelsen: sendes ud i den kommende uge. Det er ærgerligt, at der ikke er kommet en varsling ud i november som sidste år, det skal vi huske til det kommende år. Generalforsamlingen vil dog ikke komme som en overraskelse for vores medlemmer, da den trods alt har stået i autosignaturprogrammet hele året. Ændringsforslag: Flemming formulerer dem og har dem klar inden for fristen. Bilag: Skal huskes at kopieres til folk på dagen. Beretning: Skriver Flemming mellem jul og nytår.

3 Ad. 7. Den endelige pris er endt på 5700 kr. Det er pt. lige omkring 15 deltagere, og vi skal op på 20 for at få tilbuddet fra flyselskabet. Der har nok manglet tid til at skrabe pengene sammen, og tidspunktet for betaling har også spillet ind på deltagerantallet til Istanbul-turen. Vi er nok gået for sent i gang med planlægningen. Det er svært at få kontakt til tyrkerne, de melder ikke så godt tilbage. Der afholdes foredrag med Mogens inden afrejse. Vi skal understrege over for deltagerne, at de får mest ud af turen, hvis de kommer til dette formøde. Vi skal aftale dato hurtigst muligt og melde ud. Indspark til programmet fra Nanna: Husk noget kulinarisk. Nanna har læst om interessant muligheder i en Politiken-artikel og vil sende et link videre til arrangørgruppen. Tilmeldingerne på studieturen er nedadgående: Dresden var på nippet, Cambridge var lav, og Istanbul-turen mangler også deltagere. Vi mangler måske vores daglige gang på instituttet. Men vi skal altså ikke kun tænke studerende, men også i høj grad færdige kandidater uanset hvad gælder, at vi skal aktivere vores netværk. Det handler også om langtidsplanlægning så destinationen kommer ud i god tid. Jf. tidligere mødes beslutning om, hvad Nanna skal lave i sin barsel Grupper hiver grupper med det kan også have betydning, hvis turen ikke er blevet hipet på forhånd. Vi skal have rejsebetingelserne på hjemmesiden. Og et menupunkt på hjemmesiden, der hedder Studieture. Flemming ser på dette. Foreninger skal vist nok have en rejseforsikring for det skal foreninger have. Så det skal vi også have. Og indtil da skal vi informere deltagerne ordentligt om, at deres egen forsikring dækker. Men det handler også om, hvilken type forening, vi er, og hvordan man arrangerer en rejse. En diskussion er også, om der skal tegnes en forsikring pr. rejse eller på årsbasis. Nanna har det som et lille researchprojekt. Ad. 8. Forslag fra medlemmerne: Signe Lund vil gerne vise rundt på Tøjhusmuseets Afghanistan-/udsendteudstilling. Mads Fritzbøger har foreslået rundtur i Christiansborgs ruiner. Emma er rundviser derinde, så vi skal høre hende, om hun vil stå for det. Studietur: Istanbul. Netværksmøde. Anders Kroppen som guide på en havnerundfart koster 1800 kr. Også for børn, bedsteforældre osv. Oplagt familieting. Det skal være med alle røverhistorierne og ikke alt det officielle pis. F.eks. en søndag eftermiddag, og man må gerne tilmelde flere personer. Slut maj-start juni.

4 Foredrag: Flemmings kollega er historiker og har skrevet en bog om Syrien. Måske vil han gerne holde et foredrag om emnet, det er jo også meget aktuelt. Flemming hører ham. Kan også tilbydes arkæologifagene og andre med interesse for området. Man kan også se, om der er nogle af instituttets ansatte, der vil/kan holde et foredrag. Hannibals mors jøde-forestilling kan måske ikke nå at blive stablet på benene til foråret. Skt. Hans Historisk quiz ved Hans Vil vi holde fredagscafe? Nej. Vi kan evt. kombinere at leje laden en hverdagsaften og lave en quiz. F.eks. en torsdag. Endnu en mentor/menteedag. Filmaften med tema: Middelalder, antik kan også være til efteråret. Det må man godt, hvis det er i foreningsregi, og vi ikke tager penge for det. Men det kan så kun være for medlemmer. Film- og medies alumneforening har noget lignende, hvor de går sammen i biffen og ser nye film. Måske kan det også blive med et foredrag fra en person, der ved noget om en films periode osv. Men vi skal også passe på ikke at drive rovdrift på de samme. Måske kan det være kandidatstuderende. Ad. 9. Tine har talt med medarbejdsløse fagkollegaer og de vil gerne have sparring med andre historikere. Tine vil gerne køre sådan noget igennem MV. Tine danner konceptet og sender et opslag ud på mailinglisten om det. Tine skal bare sende info om det fra sit egen mailadresse, så det ikke bliver centreret i MV-regi, men er noget, foreningen støtter op om. Det skal være så selvkørende som overhovedet muligt. Og til at begynde med vil Tine være med som primus motor. Linkedin-gruppen har bl.a. visse muligheder til denne slags. Men noget af det koster penge. Ad. 10. Vores FB-gruppe er ikke blevet nedlagt, fordi der har været så meget aktivitet i det. Fordele ved Grupperum: Så kan man lave events. Det kan sider ikke. Fordele ved siden: Den kan lave news feeds til folks væg. Det kan grupper ikke. Beslutning 1: Efter bestyrelsens første afstemning nogensinde er det blevet besluttet, at vi beholder både gruppen og siden. Hannibal har personligt lovet at få alle personerne fra gruppen til også melde sig til siden og omvendt. Beslutning 2: Når det en dag bliver muligt at lave events via en fanside, så lukker vi gruppen. Ad. 11. Banken: Der er desværre dårligt nyt. Vores bankmand arbejder ikke længere i Jyske Bank. Der er

5 ingen, der ved, hvor vores papirer er endt henne. Banken har lovet at følge op Underviserne: Malte har skrevet et brev til underviserne og vil banke på deres døre på torsdag, den 15. december. Og han vil efterfølgende sende en mail til de ansattes mailingliste med link til indmeldelse. Det er fremragende. Ad. 12. Fra diskussionen: Vi har brug for retningslinjer for, hvordan man kvitterer på en opgave, og at man i kvitteringen sætter en tidshorisont for, hvornår man regner med at udføre opgaven. Vi skal også blive bedre til at sætte deadlines i emnefeltet på en mail med opgaver. Inden for to dage skal man melde tilbage med, hvornår man vil give et endeligt svar på en opgave/et spørgsmål og afsender skal være bedre til at melde ud om deadline. Vi har kun to ansvarsposter: Formanden og kassereren. De resterende medlemmer af bestyrelsen arbejder i for høj grad med ad hoc-opgaver. Derfor kan det også svært at melde ud, hvem der har ansvar for hvad og hvilke beslutninger, der skal tages. Nanna foreslår bedre planlagt dagsorden, årsplan og handleplan. Og estimere i timetal. Måske skal vi også lave skriftlige evalueringer af punkter frem for at evaluere på møderne. Vi skal have større tilslutning fra bestyrelsen til forskellige aktiviteter: At man deltager i andre arrangementer end dem, man selv står for. Vi har problemer med, at alle ikke har adgang til alt, og at man skal vente på at få respons fra de andre for at kunne gøre noget. Der kan opstå propper. Skal der være plads til, at man kan melde ud, at de næste xx måneder har man ikke overskud til at lægge sit arbejde i bestyrelsen? Uanset hvad skal vi være bedre til at løfte i flok. Jf. at vi skal være flere om hvert arrangement. Man må ikke stå som enearrangør af noget. Her kommer det også ind, hvordan vi skal afpersonificere tingene, som Hannibal er stor fortaler for. Mangler vi et manifest nogle flagskibe? En strategi? Det blev besluttet: Ca. inden for to dage skal man melde tilbage med, hvornår man vil give et endeligt svar på en opgave/et spørgsmål og afsender skal være bedre til at melde ud om/hvis deadline og til den rigtige. Vi skal vidensdele mere google docs om, hvordan man gør tingene selv, f.eks. booker lokale. At man deltager i andre arrangementer end dem, man selv står for. Vi skal lave skriftlige evalueringer af punkter frem for at evaluere på møderne. Der skal være minimum to personer til at arrangere et arrangement. Og det skal ikke altid være de samme to.

6 Hannibal vil gerne lave et udkast til et manifest til næste møde det skal f.eks. indeholde flagskibe. Det skal også lede hen til en strategi. Vi skal afholde et seminar/en workshop for bestyrelsen om arbejdsopgaver/flow/m.m. Dette vil Nanna, Sille og Tine gerne arbejde videre med. Dagsorden kan formanden også sende ud nogle dage i forvejen om, at inden for x antal dage skal der komme punkter ind til dagsordenen. Og kun de punkter, der bliver sendt ind, kommer med på dagsorden. Ad. 13. Michael har fået arbejde som årsvikar på KVUC. Stort tillykke til Nanna og Michael. Sille skal giftes 15. september. Folk bedes sætte kryds i kalenderen. Ad. 14. Intet nyt.