Spørgsmål og svar til vikarudbud

Spørgsmål og svar til vikarudbud Besvarelse af spørgsmål 1 Spørgsmål 1: Vores 2011 regnskab foreligger først færdigt ultimo maj. Skal vi aflevere regnskab for 2009+2010? Svar på spørgsmål 1: Ja, jf. formuleringen: Den samlede omsætning de seneste to disponible godkendte årsregnskaber indenfor vikarområdet jf. udbudsmaterialets pkt. 3.1.2. I vurderingsskemaet udfyldes omsætningen med tydelig angivelse af hvilket år omsætningen hidrører. Besvarelse af spørgsmål 2 Spørgsmål 2: Afsnit 3.1.3 Teknisk og faglig formåen.københavns Kommune beder os oplyse om vores omsætning relateret til udvalgte kunder. Denne information betegner vi som yderst fortrolig for såvel vores kunder som os. Da vi er en børsnoteret virksomhed er vi underlagt ekstremt hårde regler omkring videreformidling af information. Udlevering af information af denne karakter anser vi som brud på OMX s retningsliner. Vil det være muligt for Københavns Kommune at ændre dette krav? Svar på spørgsmål 2: Alle oplysninger der indsendes til Københavns Kommune behandles fortroligt. I sagens natur kan det være nødvendigt for virksomheder at indsende følsomme oplysninger, og det kan derfor bemærkes, hvis oplysningerne anses for at være fortrolige. Dette respekteres naturligvis i videst muligt omfang. Kravet fastholdes derfor. Besvarelse af spørgsmål 3 Spørgsmål 3: Ifølge udbudsmaterialet punkt 4.3.3, har leverandøren ret til at hæve prisen med 5 %, når EUvikardirektivet er indført i dansk lovgivning. Det er meget muligt, at dette vil få uoverskuelige konsekvenser for leverandøren. Følgende eksempler illustrerer dette faktum. Honoraret kontrakten blev vundet på er f.eks. 220 DKK. per time. Lønnen for denne konsulent ansat af vikarbureauet er i øjeblikket 140 DKK. Ved indførelsen af EU-direktivet har vikarbureauet ret til at justere prisen til et maksimum på 147 DKK. pr. EU vikardirektivet medfører at konsulentens løn skal være baseret på kundens faktiske gennemsnitsløn for den samme type stilling. Det er absolut muligt, og der er tegn på, at lønningerne er højere i nogle dele af Københavns Kommune end andre dele af organisationen. Skulle en af de afdelinger med en højere gennemsnits løn bestille en konsulent, skaber dette et alvorligt problem. Hvis den gennemsnitlige løn for en sekretær i denne del af Københavns Kommune er 155 DKK. Så er der kun 3 kroner til at dække alle omkostninger for leverandøren og det indebærer et betydeligt økonomisk tab for leverandøren. Disse usikkerheder betyder, at honoraret er i strid med grundlæggende principper for offentlige indkøb, nemlig princippet om gennemsigtighed. Ifølge dette princip skal udbudsmaterialet være klart og præcist, og det skal fremgå hvilke effekter kan forudses med udbuddet. Ovenstående eksempel viser tydeligt, at

effekten af reglen om de 5 % prisjustering betyder, at udbyderen ikke kan forudse effekten af udbuddet, leverancen eller den fremtidige økonomiske situation som udbuddet medfører. Der er to løsninger på de ovennævnte problemer. 1, Udbuddet ændres hvad gælder prissætningen og anvender faktor prissætning i stedet for faste priser. Så bliver alle priser fuldstændigt transparente og gennemskuelige. 2, reglen om 5 % prisstigning udgår og erstattes med en regel om, at leverandøren har ret til at hæve prisen svarende til det niveau som adskiller konsulentens løn i henhold til aftalen med vikarbureauet og Alpha den gennemsnitlige løn, som de ansatte i kundens afdeling har. Så sker der en individuel vurdering af prisen i hvert enkelt tilfælde. Vi opfordrer Københavns Kommune til at ændre udbudsmatrialet og udbuddet for at rette denne uoverensstemmelse. Dvs. at vælge et af to alternativer til den ovennævnte opløsning. Vi beder Københavns Kommune at bekræfte den valgte metode til at undgå krænkelse af princippet om gennemsigtighed. Svar på spørgsmål 3: Eksemplet fremført beror i et vist omfang på en misforståelse. Der står i punkt 4.3.3 i Udbudsmaterialet: Eventuelle ændringer som følge af implementering af EU-vikardirektivet, som medfører en prisstigning for Københavns Kommune, kan dog maksimalt andrage 5 % af de i tilbudslisterne tilbudte priser. Hvilket betyder at de i eksemplet valgte beregninger ikke er gyldige, da reguleringen er af selve de tilbudte priser altså de 220 kroner i eksemplet og ikke de 140 kroner, da de i tilbudslisten angivne priser er inklusiv samtlige udgifter, herunder vederlag til tilbudsgiver, jf. Udbudsmaterialet punkt 4.3.3. Københavns Kommune er opmærksomme på de problemstillinger og usikkerheder markedet oplever på baggrund af den manglende implementering af vikar-direktivet. Københavns Kommune vurderer, at den valgte model for kompensation på maksimalt fem procent er en for tilbudsgiveren fuldstændig gennemsigtig løsning, der giver tilbudsgiveren mulighed for at kende de maksimale priser inden de afgiver tilbud. Ordlyden i punkt 4.3.3 fastholdes derfor, jf. dog spørgsmål 12. Besvarelse af spørgsmål 4 Spørgsmål 4: 2 Spørgsmål omkring 4,2 i Rammeaftale Københavns Kommune meddeler i dette afsnit, at leverandøren "tillægges ved Rammeaftalen en ikke - eksklusiv ret til at leverede de af Rammeaftalen fastlagte Ydelser the Køberen. Køberen er således ikke afskåret fra at anskaffe Ydelserne hos tredjemand. " Da rammeaftalen indeholder bestemmelser om leveringspligt og tilhørende sanktioner for manglende levering er 4,2 tvetydig. I bilag 1C Kravspecifikation - Delaftale C - kontor, Admin. og Regnskab punkt 2.1 indikeres det, at udbyderen skal kunne levere 95%. Ordlyden af bilag 1C plus 4,2 af Rammeaftalen står i konflikt med hinanden. Enten giver du en leverandør eksklusivitet og tilhørende sanktioner for manglende leverance eller som ordregivende myndighed beslutter at gøre brug af call-off rækkefølgen. Det sidste indebærer retten til at gå videre fra leverandør 1 til leverandør 2 når leverandør 1 ikke kan levere og så videre. At kombinere virkningerne af de to

forskellige elementer er imod praksis i Danmark, Klagenævnet for Udbud, praksis fra EG Domstolen samt fællesskabsretten og dansk ret i offentlige udbud. Svar på spørgsmål 4: Rammeaftalen er en ikke-eksklusivaftale til en leverandør med et krav om en leveringsgrad på 95 procent. Leveringsgraden er jf. punkt 2.1 i Kravspecifikation 1A, 1B og 1C udregnet på baggrund af de vagter tilbudsgiver har været i stand til at udfylde i forhold til de henvendelser der har været fra Københavns Kommune. Det er hensigten at København Kommunes behov skal dækkes af den tilbudsgiver der opnår status af leverandør. Såfremt leverandøren ikke kan levere den efterspurgte ydelse er Københavns Kommune derfor berettiget til at anvende en leverandør uden for aftalen. Københavns kommune henstiller i øvrigt hele organisationen til at benytte rammeaftalen når den foreligger, jf. Udkast til Rammeaftale punkt 3.1. Se ligeledes spørgsmål 10. De to ting har derfor ikke noget med hinanden at gøre, og der foreligger derved ikke en uoverensstemmelse mellem de to punkter. Ordlyden i Udkast til Rammeaftale punkt 4.2 og Kravspecifikation 1A, 1B og 1C punkt 2.1 fastholdes derfor. Besvarelse af spørgsmål 5 Spørgsmål 5: 3 Spørgsmål om 9,1 af Rammeaftale Vi forstår ikke betydningen af denne regel. Vi beder Københavns Kommune omformulere spørgsmålet til at indeholde et konkret faktum. Svar på spørgsmål 5: Ordlyd af punkt 9.1 i Udkast til Rammeaftale: Køberen og dennes Rekvirenter bestiller løbende de af Rammeaftalen omfattede Ydelser ved direkte henvendelse til Leverandøren. Hvis en specifik vikar efterspørges ved bestilling, forpligtes vikarbureauet til at informere om, at denne vikar har opnået eller i denne vagt vil opnå en ugentlig arbejdstid på 37 timer. Forklaring på første afsnit: Køberen henvender sig direkte til leverandøren for at bestille en vikar. Illustreret ved et eksempel vil det sige at institution X eksempelvis ringer til leverandør Y og beder om en vikar i det og det tidsrum. Andet afsnit i Udkast til Rammeaftale punkt 9.1, og Kravspecifikation 1A, 1B og 1C punkt 2.1 nummer 21 ændres til: Hvis en specifik vikar efterspørges ved bestilling, forpligtes vikarbureauet til at informere om, hvorvidt denne vikar har opnået eller i denne vagt vil opnå en ugentlig arbejdstid på 37 timer. Ny version af Udkast til Rammeaftale og Kravspecifikation 1A, 1B og 1C er uploadet til Mercell.

Besvarelse af spørgsmål 6 Spørgsmål 6: Spørgsmål 4 om rammeaftalen 14.3.1 I dette afsnit kan læses at køberen. "Skal afgive skriftlig reklamation til Leverandøren indenfor rimelig tid efter, at Køberen har konstateret, at en Ydelse er mangelfuld". Det er klart, at køberen har ledelsesansvaret for konsulenten. Derfor skal køber opdage eventuelle fejl straks. Da er det rimeligt at køberen straks reklamerer fejlen. Vi opfordrer derfor Københavns Kommune til at ændre skriftsproget til at køberen skriftligt skal reklamere senest efter 1. dag. Svar på spørgsmål 6: Københavns Kommune er en stor og kompleks organisation, hvor begrebet rimelig tid ikke lader sig gøre at definere. I nogle tilfælde vil det være inden for en enkelt dag, hvor det i andre tilfælde ikke vil kunne lade sig gøre. Derfor fastholdes ordlyden i Udkast til Rammeaftale punkt 14.3.1 Besvarelse af spørgsmål 7 Spørgsmål 7: 5 Spørgsmål om rammeaftalen 14.3.1 I dette afsnit læser man, at leverandøren er forpligtet til at "Holde Køberen skadefri for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst mod Køberen som følge af mangler, der kan henføres til Leverandøren." Der er ingen begrænsning på leverandørens ansvar, og det er urimeligt. Det mest almindelige i al købsret er, at leverandørens ansvar begrænses til direkte skade som køberen kan bevise. Vi opfordrer Københavns Kommune til at indføre en sådan begrænsning. Svar på spørgsmål 7: Københavns Kommune er selvfølgelig underlagt almindelige obligationsretlige og erstatningsretlige grundregler, og disse vil selvfølgelig blive efterlevet. Ligeledes står det kontrahenter frit for at fastsætte retningslinjerne ved mangler. Vi fastholder derfor ordlyden. Besvarelse af spørgsmål 8 Spørgsmål 8: 6 Spørgsmål ang. Kravspecifikation 2,1 Københavns Kommune meddeler i Kravspecifikation 2,1 at Leveringsgraden skal være mindst på 95% om måneden indenfor hver stillingskategori. Endvidere er kunden berettiget til at opsige rammeaftalen ifølge rammeaftalen under 22,1, hvis ikke leverandøren holder en 90% leveringsgrad. Dette er ikke rimeligt. Følgende eksempel illustrerer dette: Københavns Kommune har afgivet tre ordrer i i løbet af aftalens første 4 måneder. Alle ordrer er blevet løst på en god måde. Måned 5 bestiller en del af Københavns Kommune, for eksempel en IT supporter. På det tidspunkt er der ingen it-supporter til rådighed til at rekruttere. Det er

ligegyldigt hvilken type organisation, der forsøger at rekruttere den position, den findes simpelthen ikke i København. Det er et midlertidigt fuldstændigt ikke tilgængeligt erhverv. Leveringen er således kun 75% og pålægges sanktioner. Ville en anden del af Københavns Kommune måned 6 bestille en it-supporter, og der stadig er en total mangel på denne ekspertise, er leveringsgraden nede på 60%, og det burde være rigtigt for kunden at opsige rammeaftalen rent juridisk formelt. Ovenstående situation vedr. mangel på visse færdigheder, sker fra tid til anden. Det er ingens skyld, og der kan ikke gøres noget ved det. Det er derfor urimeligt, at Københavns Kommune har ret til at kræve sanktioner i en pludseligt opstået situation, som umuliggør levering. Vi opfordrer derfor Københavns Kommune til at ændre udbudsmaterialet og fjerne kravet om levering. At pålægge en leverandør at stå for enhver risiko for hændelser, de ikke på nogen måde kan påvirke, tillader de grundlæggende principper for offentlige udbud ikke. Svar på spørgsmål 8: I forbindelse med bestemmelsen om en leveringsgrad på 95 procent jf. punkt 2.1 i Kravspecifikation 1A, 1B og 1B er det en rimelig forventning og udvælgelsesmetode at tildele opgaven til den leverandør der er i stand til at løfte størstedelen af de henvendelser de får. Derfor fastholder Københavns Kommune kravet. I forbindelse med bestemmelserne i punkt 22.1 i Udkast til Rammeaftale står der efterfølgende ligeledes: I bedømmelsen af en misligholdelses væsentlighed indgår, medmindre andet fremgår af Rammeaftalen, Ydelsernes beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse, misligholdelsernes betydning for Køberen, Køberens eventuelle offentligretlige forpligtelse til at varetage Ydelserne samt omstændighederne i øvrigt. Ovenstående tydeliggør at spørgerens eksempel ovenfor ikke er repræsentativt for bestemmelserne i punkt 22.1. Ligeledes bemærkes det at København Kommune er en stor organisation der har et behov for en leverandør med en høj leveringsgrad. Da rammeaftalen vil ende med en eneleverandøraftale er det i den sammenhæng intet i vejen for at forlange en høj leveringsgrad. Københavns Kommune fastholder derfor kravet. Besvarelse af spørgsmål 9 Spørgsmål 9: Jf. Appendix 1 (ABC) pkt. 5 står der, at afbestilling senere end 4 timer før vagtens start betales af vikarbureauet. Det er kotyme i brachen, at kunden betaler for de 4 timer, da afbestilling kommer så sent på opstart. En fastholdelse af reglen give mindst to udfordringer: 1)Vi skal prissætte, så der er en buffer til disse afbestillinger, der vil udgøre en anseelig udgift ifht. de dækningsgrader vi normalt opererer med. Men vi har intet grundlag at beregne bufferen ud fra, da vi ikke kan vide på forhånd, hvor mange af disse afbestillinger vi skal forvente. 2)I teorien kan KBHs kommunes institutioner "overbooke" og så afbestille i sidste øjeblik. Det er ikke rimeligt for et konstruktivt samarbejde. Er der tale om en misforståelse? Svar på spørgsmål 9: Ordlyden i punkt 5, nr. 9 præciseres med nedenstående formulering: Følgende afbestillingsbetingelser gælder:

- Køberens afbestilling senest 4 timer før vagtens start: Køberen betaler intet vederlag. - Køberens afbestilling senere end 4 timer før vagtens start: Køberen betaler vikaren for hele vagten. En ny version af kravspecifikation 1A, 1B og 1C er uploadet til Mercell. Besvarelse af spørgsmål 10 Spørgsmål 10: Jf. Udbudsmaterialets pkt. 2.3, står der, at rammeaftalen er en ikke eksklusivaftale. Hvad menes der med dette? Svar på spørgsmål 10: Det er hensigten at København Kommunes behov skal dækkes af den tilbudsgiver der opnår status af leverandør. Såfremt leverandøren ikke kan levere den efterspurgte ydelse er Københavns Kommune berettiget til at anvende en leverandør uden for aftalen. Københavns kommune henstiller i øvrigt hele organisationen til at benytte rammeaftalen når den foreligger, jf. Udkast til Rammeaftale punkt 3.1. Se også spørgsmål 4. Besvarelse af spørgsmål 11 Spørgsmål 11: Jf. Udbudsmaterialets pkt. 3.1.3 skal vi bl.a. angive en leverances varighed. Indenfor f.eks. rengøring, har leverancerne typisk karakter af løbende ydelser. Indenfor kontorområdet er det typisk laverancer af måneders varighed. Hvordan kan/må vi angive denne forskel i tilbudsmaterialet? Svar på spørgsmål 11: Det skal forstås således, at tilbudsgiver skal angive kontraktens længde. Dvs. hvor længe tilbudsgiver har leveret vikarydelser til den enkelte referencekunde i forhold til den løbende levering, og derved har haft et løbende kundeforhold til den givne reference. Besvarelse af spørgsmål 12 Spørgsmål 12: I henhold til rammeaftalens pkt. 8.2 Prisgaranti vedr. fast pris til og med 31. juli 2013 gælder denne prisgaranti ligeledes en eventuel prisstigning som følge af implementering af EU-vikardirektivet såfremt direktivet træder i kraft før d. 31. juli 2013, eller gælder prisstigning som følge af implementeringen af direktivet i hele tilbudsperioden? Svar på spørgsmål 12: Ordlyden i Udkast til Rammeaftale punkt 8.3 nederst ændres til: Eventuelle ændringer som følge af implementering af EU-vikardirektivet, som medfører en prisstigning for Københavns Kommune, kan dog maksimalt andrage 5 % af de i tilbudslisterne tilbudte priser, med virkning fra ikrafttrædelsen af implementeringen. En ny version af Udkast til Rammeaftale er uploadet til Mercell.