Rammeaftalebilag 08 Retningslinjer vedr. tildeling af leveringsaftale

Transkript

1 Rammeaftalebilag 08 Retningslinjer vedr. tildeling af leveringsaftale Rammeaftale Nærværende præciserede bilag er gældende fra d. 14. september Bilaget erstatter tidligere Rammeaftalebilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftalen efter den 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag

2 Indholdsfortegnelse 1. Direkte tildeling Generelt om direkte tildeling Generelt om evaluering ved direkte tildeling Miniudbud Tildelingskriterium og øvrige kriterier E-auktion - UDGÅR Side 2 af 12

3 1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres tildeling på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De anvendte kriterier er angivet nedenfor og skal prioriteres ift. den angivne vægtning. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterierne, og skal ved sin tildeling følge den vægtningsmæssigt prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere de samme kriterier, som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende delkriterium eller lavere kriterie. Følgende kriterier gælder for Rammeaftalen: Side 3 af 12

4 Delaftale 1 Delaftale 2 Delaftale 3 Side 4 af 12

7 Delaftale 10 Side 7 af 12

8 2. Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Behov for skærpelse af tilbudte leveringsbetingelser Behov for bonus eller bod Behov for fastpris eller maksimalpris i forhold til elementer, der ellers ville være forbrugsafregnet Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentlig det højeste rabattrin på volumenrabatskalaen Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet(de "egnede" leverandører). De egnede leverandører er alle de leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som leverandøren kan levere under delaftalen. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på Rammeaftalen, der er i stand til at udfærdige opgaven. Med henblik på at reducere antallet af leverandører, der inviteres til at udfærdige konkret tilbud, kan Kunden anvende miniudbud i trin. Prøveindbindinger I forbindelse med en fornyet konkurrence på delaftale 3 Indbinding og klargøring vil der kunne kræves leveret prøveindbindinger med bibliografisk udstyr på de nedenstående indbindingsformer (materialer til prøveindbindinger leveres af Kunden): Halvbind med påtrykt rygtekst og evt. klassemærke Rygmateriale: niger eller tilsvarende materiale Perm: Plastbelagt pap med bogomslaget indlagt mellem plast og pap Plastet forlagsbind med påtrykt rygtekst og evt. klassemærke og forside Plastning af forlagsbind med spiralryg med rygtekst og evt. klassemærke på forsiden Indbinding af løsbladsværker og tidsskrifter med påtrykt rygtekst og evt. klassemærke Ombinding med påtrykt rygtekst og evt. klassemærke Side 8 af 12

9 Indbinding af sammensatte materialer med påtrykt rygtekst og evt. klassemærke f.eks. bog med tilhørende dvd Isætning af bilagslomme i henholdsvis lærred eller plast Isætning af CD/DVD-lomme udstanset og i plast Kunden skal efterfølgende vurdere de indkomne tilbud efter nedenstående kriterier: 2.1. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kunden skal vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Vægtningen af de enkelte kriterier skal fremgå af Kundens anmodning om tilbud, og den anførte vægtning og prioritering kan ikke afvige fra den vægtning, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Nedenfor er angivet den vægtning der blev anvendt i tildelingen på de enkelte delaftaler. Delaftale 1 Delaftale 2 Side 9 af 12

12 Delaftale 9 Delaftale 10 E-auktion - UDGÅR Side 12 af 12