4632 4454 BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. 4000 Roskilde Tlf.: 4637 3033, Fax: E-mail: roskilde@kr.dk HALSNÆS KOMMUNE Beretning nr. 8 (side 128-138) Løbende revision indtil 30. november 2009 Delberetning for regnskabsår 2009 BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60% af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 128 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 129 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 129 2.2 Uanmeldte eftersyn på institutioner m.v.... 129 2.3 Samlet konklusion... 130 2.4 Centralt Beholdningseftersyn... 130 2.5 Administration af NemKonto... 131 3 LØNNINGER... 131 4 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 132 4.1 Generelt... 132 4.1.1 Formål... 132 4.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 132 4.2 Forretningsgange m.v.... 133 4.3 Personsager... 134 4.3.1 Tilbud til udlændinge... 134 4.3.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser)... 134 4.3.3 Revalidering... 135 4.4 Særlig revision på fleksjobområdet... 136 5 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 137 5.1 Sygedagpenge... 137 5.2 Kontante ydelser (herunder aktivering, kontanthjælp, forrevalidering) og Revalidering (herunder ledighedsydelse og revalidering).... 137 5.3 Særlig revision på fleksjobområdet... 138
Til Halsnæs Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2009 udført indtil ultimo december 2009. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2009 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 128
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, hvordan regulativet er implementeret i organisationen. Ud fra den foretagne gennemgang er det vores vurdering, at regnskabsføringen foretages i overensstemmelse med gældende regler og danner et korrekt grundlag for den løbende økonomirapportering og den senere regnskabsaflæggelse. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Uanmeldte eftersyn på institutioner m.v. Der er i forbindelse med revisionsbesøget foretaget uanmeldt kasseeftersyn i månederne september og oktober 2009 på 30 institutioner m.v. Formålet med revisionen har været, at kontrollere midlernes tilstedeværelse, samt foretage en vurdering af, om kommunens forretningsgange på kasse- og likvidområdet er hensigtsmæssige, og fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende, og om de er i overensstemmelse med det af kommunalbestyrelsen fastlagte kontrolniveau. Revisionen har omfattet følgende handlinger/vurderinger: w Vurdering af økonomistyring og udført ledelsestilsyn w Optælling af likvide beholdninger (forskudskasse) samt påset afstemning af bankkonti. w At den anvisningsbemyndigede foretager legalitetskontrol af indtastede udgiftsbilag, w At eventuelle indtægter tilgår regnskabet w Vurdering af etablerede forretningsgange for opbevaring af beboermidler Omkring forretningsgangen for KMD Web-betaling, har vi foretaget stikprøvevis kontrol af bilagsmaterialet. Der er herunder påset: w At bilaget er bogført med korrekt beløb w At bilag er anvist/attesteret w At bilaget er korrekt med hensyn til moms Side 129
w At bilaget er betalt rettidigt w At bilaget vedrører institutionen 2.3 Samlet konklusion Indledningsvist er det vores overordnede opfattelse, at administrationen af området er betryggende. På en enkelt institution har vi dog konstateret manglende iagttagelse af retningslinjerne for administration af beboermidler, og har anmodet om, at administrationen heraf bringes i overensstemmelse med disse. 2.4 Centralt Beholdningseftersyn I tilslutning til de uanmeldte kasseeftersyn er der rekvireret afstemninger af væsentlige beholdningskonti pr. 31. juli 2009, herunder indeståender i pengeinstitutter, obligationsbeholdninger, deponerede beløb, byggekreditter, fejlkonti samt konti i tilknytning til kassevirksomheden. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Vi har endvidere påset, at der månedligt foretages beregning samt rapportering til Økonomiudvalget af den forventede gennemsnitlige kassebeholdning ultimo regnskabsåret 2009. Generelt ses beholdningskonti m.v. undergivet løbende kontrol og afstemning i overensstemmelse med de gældende retningslinjer, og det er vores opfattelse, at de lovmæssige krav til kommunens gennemsnitlige kassebeholdning er overholdt. Den løbende kontrol og afstemning af 3 seperatkonti, tilknyttet sociale udbetalingssystemer, har dog udvist mindre mangler. Disse er i sig selv ikke anset for væsentlige, og vi har anmodet administrationen om at bringe forholdet i orden. Side 130
2.5 Administration af NemKonto Kommunerne har adgang til at oprette konti i NemKonto-registret, eksempelvis når en udbetaling skal overføres til en anden konto end borgerens NemKonto. Vi har undersøgt, hvordan kommunen har organiseret ansvaret for at indberette til dette register, og herunder tilrettelagt den efterfølgende kontrol af indberetningerne. Det er vores opfattelse, at har organiseret administrationen af NemKonto på en hensigtsmæssig måde, og at der er etableret de nødvendige kontroller af indberetningerne. 3 Lønninger Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2009 til 31. juli 2009. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller 1, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og vederlag til byrådet er ligeledes gennemgået stikprøvevist. Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer betryggende. Der er dog konstateret mindre fejl i udbetaling af vederlag til medlemmer af byrådet. Det er oplyst, at fejlene efterfølgende er berigtiget. 1 Bl.a. kontrol af ind- og uddata fra Lønsystemet Side 131
4 Revision af de sociale områder med statsrefusion 4.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 4.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1246 af 15. december 2008 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 om udbetaling, regnskabsaflæggelse af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob. 4.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Side 132
Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 4.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner) w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personområderne, samt at der generelt administreres i overensstemmelse med disse. Vedrørende dagpengeområdet har vi dog konstateret mangler omkring rettidigheden i den foretagne opfølgning samt unøjagtigheder i forretningsgangen for berigtigelse af statsrefusion. Der henvises i øvrigt til afsnit 5.1, Revisionens bemærkninger. Vedrørende områderne aktivering, forrevalidering, kontanthjælp, revalidering og ledighedsydelse forekommer der manglende iagttagelse af forretningsgange omkring opfølgning på det individuelle kontaktforløb. Der henvises i øvrigt til afsnit 5.2, Revisionens bemærkninger. Side 133
4.3 Personsager På de under afsnit 4.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Der er dog ikke foretaget stikprøver på området førtidspensioner og personlige tillæg. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 4.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 2 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. 4.3.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 28 personsager. Beskæftigelsesministeriet: Der er ved gennemgangen konstateret 3 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 1 sag med udbetaling af aktiveringsydelse, er pågældende ikke startet i tilbuddet i 2 sager med udbetaling af sygedagpenge, er efterfølgende opfølgningssamtaler ikke afholdt rettidigt Side 134
Der er ved gennemgangen konstateret 5 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 4 sager med udbetaling af kontanthjælp, aktiveringsydelse eller forrevalideringsydelse, er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 1 sag med udbetaling af sygedagpenge, er efterfølgende opfølgningssamtaler ikke afholdt rettidigt (udbetaling over 52 uger) Indenrigs- og Socialministeriet: Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangel i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 2 sager med udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, er støtten registreret på barnets personnummer. Der er tale om en mangel af generel karakter. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne boligsikring, boligydelse, børnetilskud, børnefamilieydelse og ydelser efter servicelovens 41 og 100 samt efter aktivlovens 82 generelt er administreret i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores opfattelse, at personsagsområderne dagpenge, aktivering, kontanthjælp og forrevalidering på enkelte punkter ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Manglerne vedrører specielt gældende regler omkring opfølgning, der i flere sager ikke er foretaget rettidigt. Der henvises i øvrigt til konklusionen under punkt 4.2. 4.3.3 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 12 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 6 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 2 sager med revalidering er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 2 sager med udbetaling af ledighedsydelse, er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 2 sager med revalidering er der mangler i forbindelse med udarbejdelse af ressourceprofilen. Side 135
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne fleksydelse og fleksjob generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores opfattelse, at sagsområderne revalidering og ledighedsydelse på enkelte punkter ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Manglerne vedrører specielt gældende regler omkring opfølgning, der i flere sager ikke er foretaget rettidigt. Der henvises i øvrigt til konklusionen under punkt 4.2. 4.4 Særlig revision på fleksjobområdet Med udgangspunkt i resultatet af den særlige gennemgang af området for regnskabsåret 2007, har Arbejdsmarkedsdirektoratet den 20. marts 2009 anmodet kommunen om at sikre, at kommunens revisor gennemgår alle kommunens resterende sager fra perioden den 1. januar til den 31. december 2007 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet, og at statsrefusion vedrørende sagerne berigtiges, således at loven overholdes. Gennemgangen af de resterende 22 sager viser, at administrationen, i 2007 af revurderinger på fleksjobområdet, ikke er foretaget i overensstemmelse med lovgivningen. Der forekommer fejl i 16 af de gennemgåede sager, og der henvises i øvrigt til afsnit 5.1, Revisionens bemærkninger Side 136
5 Revisionens bemærkninger 5.1 Sygedagpenge I lighed med tidligere år, er der i et vist omfang konstateret mangler i forhold til rettidig opfølgning i sagerne. Manglende rettidighed i opfølgningen medfører tab af statsrefusion, og der er ultimo september udarbejdet en oversigt over sager, hvor der i regnskabsårene 2008 og 2009 ikke kan hjemtages statsrefusion for en periode. Vi har stikprøvevis efterprøvet validiteten for denne opgørelse, og det er konstateret, at der mangler sager, hvor den manglende rettidighed er konstateret i forbindelse med revisionen af personsager i 2008 og 2009. Endvidere har vi foretaget gennemgang af 6 sager fra opgørelsen, hvor vi, alene i en sag, er enige i kommunens beregning af tabt statsrefusion. På baggrund af ovenstående resultater er det oplyst, at afdelingen revurderer procedurerne for registrering af, samt beregning i disse sager således, at der kan foretages korrekt beregning af tabt statsrefusion. Det er i øvrigt vor opfattelse, at der løbende udføres et større kontrolarbejde omkring administrationen af dagpengeområdet, men at effekten heraf ikke i fuldt omfang ses implementeret i sagsbehandlingen. Vi skal derfor anbefale, at der foretages en overordnet vurdering af hensigtsmæssigheden i de tilrettelagte kontroller og ledelsestilsyn omkring sagsadministrationen på dagpengeområdet. 5.2 Kontante ydelser (herunder aktivering, kontanthjælp, forrevalidering) og Revalidering (herunder ledighedsydelse og revalidering). Udbetalinger ses generelt foretaget korrekt, men i forhold til regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser omkring sagernes indhold, journalføring m.v., forekommer der mangler i flere sager omkring: Rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb hver 3. måned Ovenstående mangler vurderes som værende af generel karakter. Vi skal anbefale, at forhold omkring rettidig opfølgning undergives skærpet ledelsestilsyn således, at der kan indføres tiltag, der kan medvirke til en forbedring af rettidigheden i opfølgningen. Vi har endvidere henledt opmærksomheden på, at der i, fra 1. januar 2009, er indført bestemmelser om overordnet ledelseskontrol med udbetalingssager. Side 137
Ud over en nærmere beskrivelse af fremgangsmåde og omfang, er der indeholdt krav om udarbejdelse af dokumentation og rapportering af den udførte kontrol. Det tilrettelagte ledelsestilsyn bør således justeres således, at det fremover udføres i overensstemmelse med disse bestemmelser. 5.3 Særlig revision på fleksjobområdet Med udgangspunkt i resultatet af den særlige gennemgang af området for regnskabsåret 2007, har Arbejdsmarkedsdirektoratet den 20. marts 2009 anmodet kommunen om at sørge for, at revisor gennemgår alle kommunens resterende sager fra perioden den 1. januar til den 31. december 2007 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet, og at statsrefusion vedrørende sagerne berigtiges, således at loven overholdes. Der er i den forbindelse foretaget gennemgang af 22 sager. Der er konstateret fejl i 16 af de gennemgåede sager. I 8 tilfælde er revurderingen ikke sket rettidigt, og i 8 tilfælde er der ikke redegjort for anvendte tilbud i forbindelse med revurderingen. Den nu foretagne gennemgang har således med ført, at kommunen har mistet retten til refusion i en periode på indtil 36 måneder i yderligere 16 sager. Perioden beregnes fra det tidspunkt, hvor visitationen eller revurderingen er foretaget eller skulle være foretaget. Ved den foretagne gennemgang i regnskabsåret 2008 blev der konstateret mangler i 18 ud af 33 revurderingssager. Det må således forventes, at ministeriet også for regnskabsåret 2008 anmoder om, at de resterende revurderingssager gennemgås, samt at kommunen mister retten til refusion i fejlbehæftede sager. Det fremgår af kommunes besvarelse til den afsluttende beretning for regnskabsåret 2008, at det er aftalt med området, at der iværksættes en række tiltag, samt at der føres skærpet ledelsestilsyn på området. Vores gennemgang af området for regnskabsåret 2009 er planlagt udført i starten af 2010, hvorefter effekten af indførte tiltag kan forventes afdækket. Roskilde, den 27. januar 2010 BDO Kommunernes Revision Kenneth S. Andersen Registreret revisor Side 138