WINCOM M A G A S I N E T N R. 1. - N O V E M B E R 2 0 0 2. UDVIDET ENGELSK TIL VIKAREN SIDE 3 TEMP-TEAM LÆGGER SIG I SPIDSEN SIDE 6 HVAD TÆNDER EN PERSONALECHEF? SIDE 8 PRO-AXP ER OGSÅ TIL MINDRE BUREAUER SIDE 10
LEDEREN WINCOM SÆT TER FOKUS PÅ VIK AR,- OG REKRUT TERINGSBRANCHEN TEKST: DORTHE JENSEN, REDAK TØR TEKST: METTE NØRLEM, CAND.JUR., PID, FOTO: RYAN MCVAY & PATAGONIK WORKS 2 3 Du sidder med første nummer af WinCom Magasinet, som udsendes til alle aktive deltagere i vikar,- og rekrutteringsbranchen, samt til et stort antal interesserede personale og HR ansvarlige i danske virksomheder og organisationer. WinCom har igennem længere tid arbejdet med effektivisering af arbejdsgange og processer inden for HR i bred forstand. Det er der kommet et antal meget effektive IT baserede løsninger ud af. Løsninger, der kan anvendes som enkelt moduler, eller som større totale løsninger. Længere inde i magasinet kan du læse mere om aktuelle kundecases. IT er naturligvis interessant, men ikke som noget i sig selv. Derfor vil WinCom også være en del af den debat der foregår på området. I vort daglige arbejde møder vi mange spændende mennesker med forskellige syn på det, at arbejde med effektiv HR administration og udvikling. I dette nummer af magasinet bringer vi således også artikler med synspunkter der kan stå alene, og bidrage i debatten. Interessen for indlæg til magasinet har været overvældende, hvilket må understrege det potentiale, der ligger i at forvalte det vigtigste af alle ressourcer. God læselyst,- og på gensyn. WinCom Magasinet udgives af WinCom aps., Toldbodgade 49, 1253 København K. Tel. 70 27 25 22. Citat og eftertryk er tilladt med tydelig kildeangivelse. WinCom aps. er en uafhængig dansk ejet virksomhed, uden ejermæssige eller andre interesser fra vikar og rekrutterings branchen. UDVIDET ENGELSK TIL VIKAREN STÅENDE OVERFOR SMÅ ÅRGANGE OG STIGENDE VIGTIGHED AF GODE MEDARBEJDERE, ER DER KOMMET ØGET FOKUS PÅ MEDARBEJDERNE I DA NSK E VIRKSOMHEDER. Selv om ansættelsesforholdet ikke er det samme, bør vikarbureauerne nok indse, at de i fremtiden skal arbejde hårdt for at fastholde de gode vikarer, de har. For hvis forholdene lønmæssigt og på andre områder er bedre i faste jobs, risikerer man nemlig, at mange vikarer søger derover. I dag er der megen fokus på konstant faglig og personlig udvikling af medarbejderne, og virksomhederne bruger enorme summer på at efteruddanne medarbejderne, men der findes en gruppe, som ikke har fast tilknytning til virksomhederne, men som alligevel hver dag skal præsentere en indsats nemlig vikarerne. Så hvad med at indføre flexible benefits ordninger for vikarerne og lade dem, der vil, bruge en del af deres point til at købe kurser for!! Det kunne godt være, at det fik nogle vikarer til at blive, mens det for andre ville være andre goder, der gjorde tilværelsen som vikar tiltrækkende. LØNTILFREDSHED Tanken bag flexible benefits er, at dele af medarbejderens bruttoløn skal
4 5 kunne fastsættes individuelt. Medarbejderens bruttoløn består af en basisløn, der udbetales, mens den resterende del kan sammensættes efter den enkeltes ønsker og behov. Ideen med at indføre flexible benefits er som udgangspunkt ikke, at virksomheden skal bruge flere penge på medarbejderne. Det er derimod ideen, at man bruger de samme penge, men opnår højere tilfredshed, fordi medarbejderne selv får lov til at vælge en del af lønnens indhold. Typisk gennemføres ordningerne ved, at hver medarbejder efter stilling, niveau, anciennitet eller lign. får tildelt et antal kroner eller point, hvorefter vedkommende kan gå ud og shoppe mellem elementerne i ordningen. UDDANNELSE En flexible benefits ordning for vikarer ville nok sjældent omhandle firmabil, fri telefon og lign., men hvem siger, at en mindre pensionsopsparing ikke kunne være relevant. Som tidligere nævnt kan uddannelse være oplagt netop for vikarer. De får sjældent tilbud om efteruddannelse, så lav en række aftaler med kursusudbydere, og lad dem vælger ved brug af deres point. En sidebemærkning hertil er, at dette ikke kun vil være en fordel for medarbejderen. Vikarbureauet ville også få mere kompetence vikarer, som de kan sende ud. SUNDHED Som ansat kan man være med i en eller anden form for sundhedsordning gennem sin virksomhed. En vikar får ofte ikke det tilbud, og det kunne måske derfor være interessant, hvis en flexibel benefits ordning indeholdt mulighed for, at vikaren kunne komme til fysioterapeut, massør eller andet. Eller hvad med sygeforsikring. For mange vikarer vil det have stor betydning, hvis man gennem vikarbureauet kunne tegne en sygeforsikring som for eksempel gav adgang til operation uden om ventelisterne. ØKONOMI Hos nogle virksomheder optræder muligheden for at kunne få uafhængig rådgivning af økonomisk karakter også i flexible benefits ordningen. For mange medarbejdere er dette interessant i forhold til køb af hus, forsikringer, pension eller andet. Endelig kan nævnes elementer som hjemme PC, rengøringshjælp, ekstra feriedage, og endnu flere ideer ville komme frem, hvis man spurgte de ansatte selv. SKAT Inden man indfører flexible benefits, skal man gøre sig klart, at der er en række skattemæssige problemer. Nogle goder bliver medarbejderne beskattet af, og nogle goder er kun skattefrie, såfremt de gives til fastansatte medarbejdere og så videre. Det betyder, at man skal checke godt op på reglerne, inden man går i gang med at indføre ordningerne, så man er fuld klar over konsekvenserne for virksomhed og medarbejdere. FORKÆL VIKARERNE Ud over at indføre flexible benefits, som jo er en del af lønpakken, kan det også være på sin plads at huske, at mange virksomheder i dag bruger mange penge på goder for medarbejderne. Det er også vigtigt, at vikarbureauerne giver deres medarbejdere - altså vikarerne en række goder. Vil man tiltrække nye vikarer og fastholde de kvalificerede man har, er der ind i mellem behov for at forkæle dem lidt. Ofte ser man, at oplevelser betragtes som havende større værdi end en slat mere i lønningsposen, så måske skulle loyalitet, god arbejdsindsats eller fleksibilitet belønnes med et valg mellem en skønhedskur, en dag i Zoologisk have for hele familien eller et PC kørekort til computeren!!
FOTO: JUSTIN PUMFREY & DAVID LEES 6 7 TEMP-TEAM LÆGGER SIG I SPIDSEN VI ER STOLTE AF I DAG AT VÆRE ET AF DE FØRENDE PERSONALEUDVÆLGELSES- OG VIK ARBUREAUER I DANMARK. I en branche som har haft tradition for at vokse relativt hurtigt igennem årene, har det været let at fokusere på traditionelle områder, når væksten og næste års budgetter skulle sikres. Men nu er markedet og vilkårene blevet noget anderledes, hvorfor det er blevet meget vigtigere, at sikre, at selve virksomheden og alle processer hviler på et effektivt grundlag, således rentabiliteten kan holdes på plads, selv om tiderne skulle stramme mere til. Derfor besluttede temp-team for godt et år siden, at det var på tide at finde et nyt IT-system som, på afgørende vis, kunne danne rammen om virksomhedens videre udvikling. INTERNET I CENTRUM Da vi er en international virksomhed, så vi på systemer fra såvel Danmark, som andre områder ude i verden, men opgaven var ikke helt let. Et af vore kernepunkter var, at det fremtidige system skulle være centreret omkring Internets mulighederne, og ikke stille større krav til brugerne end tilstedeværelsen af en browser, udtaler IT-chef Ivan Givskov fra Juhler koncernen. Og netop anvendelsen af Internettet fangende vor interesse var, at skal være med til at åbne temp-team i Pro-AXP fra begyndelsen indeholdt forhold til kunder, vikarer og på tværs en stor del af de funktioner som vi af landegrænserne. allerede havde defineret og andre som blev synlige ved nærmere eftersyn. På Vi forsøgte derfor, at udforme en mange måder det bedste bud på en kravspecifikation indeholdende de løsning til temp-team. ønsker og krav, vi kunne forestille os at stille til det fremtidige system, og Herefter nedsattes arbejdsgrupper, indbød derefter et antal leverandører repræsenterende medarbejdere fra NETOP ANVENDELSEN AF INTERNET TET SK AL VÆRE MED TIL AT ÅBNE TEMP-TEAM I FORHOLD TIL KUNDER, VIK ARER OG PÅ T VÆRS AF L ANDEGR ÆNSERNE til byde på projektet. Vel inde i denne flere områder, og de skulle gennemgå proces blev det klart for os, at der den grundlæggende funktionalitet i ikke rigtigt var nogle leverandører, der Pro-AXP for herigennem at vurdere, havde den nødvendige forståelse for om det kunne blive det system vor branche og dens mange specielle man ville arbejde med i fremtiden. arbejdsgange og problemstillinger. Og Arbejdsgrupperne var fra Danmark den grundlæggende forståelse anser og Norge og tilbagemeldingerne var vi som en vigtig forudsætning for, at særdeles positive. køre et så forholdsvist stort projekt igennem, udtaler Ivan Givskov. IMPLEMENTERES I ALLE LANDE Implementeringen af Pro-AXP ALLE BLEV HØRT kommer til at foregå over en periode, Igennem processen blev vi startende med Danmark. Det opmærksomme på Pro-AXP som en forventes at alle 345 medarbejdere mulighed. Det der i første omgang i Juhler koncernen vil komme til at anvende Pro-AXP som deres primære arbejdsredskab, og at vi i løbet af de næste seks måneder vil være i stand til at dele data på tværes af de geografiske grænser. Hermed vil hele koncernen arbejde med ét samlet system, og vi kan begynde at høste fordelene af systemet. Vi forventer, at kunne spare mellem 15-20 % på vore arbejdsprocesser samtidig med at vi kan introducere en række nye tiltag overfor vore kunder og vikarer, slutter Ivan Givskov. Temp-team A/S er et af de førende personaleudvælgelsesog vikarbureauer i Danmark. Temp-team indgår i en dansk koncern etableret i 1979 og har søsterselskaber i Norge, Sverige, Tyskland, England, Skotland, Schweiz, Singapore og Australien. Temp-team tilbyder vikarer og personaleudvælgelse inden for bl.a. kontor, lager, pleje og it.
HVAD TÆNDER EN PERSONALECHEF? NÅR PERSONALECHEFER RINGER TIL SIT VIK AR- BUREAU, HVAD ER SÅ ÅRSAGEN TIL DET TE? TEKST: KIM STA ACK NIELSEN, CEO, PID-PERSONALECHEFER I DANMARK 9 I 8 ud af 10 tilfælde er det sikkert, fordi personalechefen har akut behov for en vikar. Hvad sker der så i de perioder, hvor personalecheferne ikke har behov for vikarassistance? Er det en opringning med oplysninger om, at man som vikarbureau altid kan tilbyde de medarbejdere, som virksomheden står og mangler, eller er det oplysningen om, at man er 10% billigere end de andre vikarbureauer? Svar til begge spørgsmål er helt entydigt NEJ. INDKØBER Det, som gælder for personalechefer, er, at deres indkøbsmønstre er som alle andre indkøberes. Første gang personalechefen benytter et nyt vikarbureau testes kvaliteten og servicen. Anden gang man benytter samme vikarbureau, så er det personlige forhold, der er opbygget til personalekonsulenten fra vikarbureauet, man handler ud fra, da personalechefen nu ved, at kvaliteten på den ydelse, man ønsker at købe, er i orden. Derfor er svaret til spørgsmålet om, hvad det er personalechefer tænder på: Et samarbejde med en personalekonsulent hvis personlighed matcher den kultur, som personalechefen arbejder og bevæger sig i til dagligt. Hvordan opnås så denne fortrolighed med personalechefen, og hertil er svaret ikke entydigt, men så lad se på nogle af dem: NYHEDER Når vikarbureauet har noget særligt at byde på, så skal det kommunikeres videre til personalechefen. Ofte ved brug af nyhedsbreve eller få trykt en firefarvet brochure. Dette er helt almindelige henvendelsesmetoder, og de virker som andet direct mail kun i 2-4% af tilfældene. Der bør derfor tænkes i nye baner. OPLEVELSER Ja men hvad kan man så gøre? Rekrutteringskonsulenten kunne for eksempel invitere personalechefen på en tur i Tivoli. Send et gratis Tivoliturkort. Eller hvad med at invitere på en halv times tur i en limousine med kaviar og en uformel samtale, imens man kører. INVESTERING FOR SALG Nu er der sikkert nogle, som sidder og tænker, handler dette blot om at give personalecheferne en oplevelse på andres regning? Jo, man er i dag nødt til at investere, hvis man vil have et større afkast, end det man investerede. En telefonopringning eller et brev er ikke altid nok til, at en kunde vil skifte vikarbureau. Da man får næsten den samme service og kvalitet hos de forskellige bureauer, handler det i større og større grad, om vikarbureauet kan differencere sig fra sine konkurrenter og sælge den ydelse - som er den samme som konkurrenternes - på en mere attraktiv og interessant måde. Konklusionen er nemlig, at det handler om at se med nye øjne på tingene og gøre noget anderledes, end det man altid har gjort, og det som konkurrenterne gør.
PRO-AXP ER OGSÅ TIL MINDRE BUREAUER 10 Det er ikke antal af medarbejdere, der afgør om vikarbureauet skal implementere Pro-AXP eller ej. For fælles for alle uanset bureauets størrelse, handler det om at effektivisere sin forretning, og differentiere sig i forhold til sine konkurrenter specielt nu, hvor der ifølge Danmarks Statistik kun er vækst inden for sundhedsområdet, når det gælder vikariater. STORE ADMINISTRATIVE BESPARELSER Medejer af Green Temp, fynsk vikarbureau siger: Selvom vi kun er 3 medarbejdere på kontoret repræsenterer vi jo en database med rigtige mange vikarer, som færdes ude blandt alle vores kunder, så vi behøver et system, som kan hjælpe med at lette den tunge administrative arbejdsgang her på kontoret. PRÆCIS TIL OPGAVEN Vi har valgt at udvikle et funktionsspecifikt styringsværktøj, der understøtter hele bureauets forretningsgrundlag. Et tilbud til dem i branchen, som ønsker at indgå i en dialog omkring optimering af deres forretning. Når nye kunder små som store - har valgt at købe Pro-AXP har det været afgørende, at systemet er udviklet på baggrund af input fra branchen, og dermed virkelig forstår vikar- og rekrutteringsbranchens arbejdsgange. Desuden tager systemet højde for de problemstillinger og udfordringer, som medarbejderne på bureauerne dagligt støder på i deres travle hverdag, herunder at bureauets medarbejdere kan tilgå systemet hjemmefra. Ole Suse fra Green Temp fortsætter: Valget faldt på Pro-AXP, da det er det eneste tidssvarende system på marked, som målrettet henvender sig til branchen. For det enkelte bureau er det også en stor fordel, at Pro-AXP indeholder en mængde moduler, der hjælper med til at definere udtræk, rapporter og statistikker nøjagtigt tilpasset bureauets behov, slutter Ole Suse. Greentemp ligger i Odense og tilbyder vikarer indenfor gartneri, lager og produktion. Greentemp beskæftiger 3 medarbejdere. NÅR NYE KUNDER SMÅ SOM STORE - HAR VALGT AT KØBE PRO-A XP HAR DET VÆRET AFGØRENDE, AT SYSTEMET ER Ole Susé (strithår) og Jan Jacobsen Green Temp, Odense. UDVIKLET PÅ BAGGRUND AF INPUT FR A BR ANCHEN
M A N I P U L A T I O N. A S - J F K AN DU FORESTILLE DIG NOGET LET TERE? Der er flere gode grunde til at vælge en løsning fra WinCom. En af dem er, at løsningerne gør arbejdet i bureauet meget lettere og dermed effektivt. En anden er, at løsningerne er utroligt lette at implementere, på grund af Internet teknologien. En tredje,- du bestemmer. W I N C O M A P S. - T O L D B O D G A D E 4 9-1 2 5 3 K Ø B E N H A V N K - T E L. 7 0 2 7 2 5 2 2 - W W W. W I N C O M. D K