Hvorfor afsluttes journalen? En journal skal afsluttes hvis borger: ikke har aktive ydelser/indsatser og ikke har aktive sager i Aarhus Kommune er afgået ved døden Aktive journaler og ydelser/indsatser indgår i kommunens økonomiberegninger og i de tal, som indberettes til Danmarks Statistik. Aktive journalers oplysninger/data vil også overføres til sygehus i en automatisk indlæggelsesrapport. For yderligere information: Persondataloven (beskyttelse af personoplysninger) Lov om behandling af personoplysninger Sundhedsloven (patientsikkerhed) Sundhedsloven Processen roller og ansvar Dette skema giver et overblik over roller og ansvar, når journalen skal afsluttes ved enten ophør af ydelser og/eller dødsfald. Ved tvivl spørges borgerkonsulent, Administrativ Service eller Digitalisering: Ved borger tilknyttet Plejebolig (incl. DCA og selvejende institutioner) har Leder (kan videregives til relevant medarbejder) ansvaret for at afslutte, registrere og/eller sende besked i forbindelse med totalt ophør af ydelser Dødsfald - Afslutte Journaler Hjemmeplejen og private leverandører (modtager PP og/eller PH) Kontaktperson - Sende advis til borgerkonsulenterne eget område. - Sende advis til borgerkonsulenterne eget område, hvis de ikke står på stamdata/ tilhørsforhold. Andre visiterede ydelser under frit valg fx forbrugsgoder (borger er ikke tilknyttet hjemmeplejen eller private leverandører) Borgerkonsulenter - Afslutte Journaler. Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 1 af 6
Ved borger tilknyttet Sundhedsenheden (udelukkende tilknyttet) har Sygeplejerske, ergoterapeut eller fysioterapeut ansvaret for at afslutte, registrere og/eller sende besked i forbindelse med totalt ophør af ydelser Dødsfald - Afslutter Journaler. Vikærgården/ Akutenheden og Akutteamet (udelukkende tilknyttet) Forløbsansvarlig - Sende advis til borgerkonsulenterne eget område. - Registrere dødsfald - Sender advis til borgerkonsulenterne eget område, hvis de ikke står på stamdata/ tilhørsforhold. Folkesundhed, Ortopædisk GenoptræningsCenter (OGC) og NeuroCenter (NC) Forløbsansvarlig - Afslutte sundheds- eller træningsdomænet efter endt forløb. - Se Sådan afsluttes journalen - Registrerer dødsfald Center for syn og hjælpemidler (CSH), Administrativ Service og Sundhed og Omsorgslinjen (SOL) (udelukkende tilknyttet) Visitator/Konsulent Se Sådan afsluttes journalen Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 2 af 6
Følg denne vejledning: Trin Hvad Eksempel 1 Personoplysninger skal være opdateret. Gå til Stamdata Klik på Hent personoplysninger via Stamdata. (Opdatering sker via p-data). 2 Resultat Død ved borgers navn Ingen ændring ved borgers navn Så afslut journal i alle domæner vejledning 1. Ændre civilstand til død på fanebladet personoplysninger på stamdata (efter dødsattest). Resultat: Død ved borgers navn 2. Afslut journal i alle domæner vejledning Journalen er IKKE afsluttet før Journalen er afsluttet fremgår ved borgers navn Ved afslutning af journal genereres en automatisk advis til de grupper på borgers tilhørsforhold, der er sat op i systemet til at modtage dødsfaldsadvis. Advisen borger er død kan ikke behandles, før journalen er afsluttet. Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 3 af 6
(i alle domæner) Journalen skal afsluttes i alle tilknyttede domæner ved totalt ophør af ydelser eller dødsfald. Overblik Hvad Journalen afsluttes snarest muligt efter et dødsfald eller ophør af ALLE ydelser/indsatser. Bemærk Alle sagsark incl. ydelser/indsatser, fokusområder, specialark og formularer afsluttes på én gang og i samme handling, når denne vejledning følges. Kontroller om borger har flere aktive domæner via journalforløb. Pilen indikerer at borger har flere domæner (Omsorg, Sundhed og/eller Træning). Ved flere domæner afsluttes Omsorg som sidste domæne. Alle domæner skal afsluttes for sig. En journal er afsluttet korrekt, når Journalen er afsluttet fremgår ved borgers navn. Bemærk Kontakt borgerjournal@mso.aarhus.dk hvis du ikke har adgang til alle domæner. Oplys az-ident. Hvordan Følg denne vejledning: Trin Hvad Hvordan 1 Gå til stamdata Klik på Hent personoplysninger via Stamdata. Opdatering sker via p-data. 2 Har borger kommunal medicinadministration/ er tilknyttet FMK skal sygeplejerske/sosu.assistent afmelde dette - se vejledning. Det er kun sygepl/sosu.ass der kan udfører dette. Send advis til relevant gruppe, hvis du ikke selv kan gøre det. 3 Tjek ydelsesoversigt (F12) for aktuelle ydelser. Hvis borger Så har aktuelle ydelser gå til trin 4 ingen aktuelle ydelser har gå til trin 5-9 4 Aktuelle ydelser: Hvis borger har Så skal sende... Ibring advis til Borgerkonsulenterne. De afslutter ydelsen. Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 4 af 6
Genbrugshjælpemidler Blebevilling Personlige hjælpemidler Handicapkørsel Omsorgstandplejen Borger i Plejebolig: Kontaktperson Øvrige borgere: advis til borgerkonsulenterne, som melder borger død i leverandørs bestillingssystem. advis til kontinenssygeplejerske, som melder borger død i leverandørs bestillingssystem. Send KUN advis til Administrativ Service, hvis de IKKE fremgår af tilhørsforhold. Administrativ Service afmelder ydelsen ved leverandøren. advis til Borgerkonsulenterne. De afslutter ydelsen i WEB-solen. mail til omsorgstandplejen med oplysning om dødsfald: specialtandplejen@mbu.aarhus.dk Send KUN advis til Administrativ Service, hvis de IKKE fremgår af tilhørsforhold. Administrativ Service afmelder ydelsen ved leverandøren. Journalen afsluttes uden at afvente svar fra Administrativ Service eller andre. 5 Ingen aktuelle ydelser: Vælg journalforløb via Journal. ALLE ydelser, sagsark, fokusområder, specialark og formularer afsluttes på én gang i én og samme handling. 6 Vælg domæne. Ved flere domæner afsluttes Omsorg som sidste domæne. 7 Vælg Afslut journal. Resultat Denne dialogboks kommer frem og gør opmærksom på, hvad der afsluttes automatisk NÅR du har læst og accepteret, hvad der står - klik OK. Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 5 af 6
8 Angiv relevant årsag til afslutning. Resultat Journalforløbets historik fremkommer automatisk i dialogboksen. Ved borgers navn står der nu: Journalen er afsluttet Fremkommer Journalstatus ved borgers navn er der uafsluttede domæner Gå til trin 6. 9 Alle ydelser er nu afsluttet/borgers journal er nu afsluttet i alle domæner og borgers journal vil ikke længere fremgå via udsøgning på aktive journaler. Dokumentejer: Digitalisering Version nr.: 1 Side 6 af 6