BBR-tilsynsrapport for Norddjurs Kommune

BBR-tilsynsrapport for Norddjurs Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 16. oktober 2008, j.nr. 08/00537

BBR-tilsynsrapport for Norddjurs kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Norddjurs kommune... 1 Indholdsfortegnelse... 1 1 Resumé... 2 2 Indledning og formål med tilsyn... 3 3 Datakvalitet... 4 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data... 4 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR... 4 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort... 5 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft... 5 4 Administration... 6 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven... 6 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 6 4.2 Organisation og motivation... 6 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 6 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning... 7 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 7 4.3 Sagsbehandling... 7 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen... 7 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 7 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen... 8 4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne... 8 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 1

1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Norddjurs Kommunes BBRdata og kan konstatere, at en række oplysninger om de af kommunen registrerede bygninger hyppigt ikke hænger sammen indbyrdes. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata ikke er på et tilstrækkeligt højt niveau i forhold til landsgennemsnittet. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret mange uoverensstemmelser. Der blev i alt fundet fejl i seks af de logiske kontroller, der er udført. Norddjurs Kommune kontrollerer ikke selv de logiske sammenhænge i registret, ved at udføre registerkontroller. Erhvervs- og Byggestyrelsen har herudover konstateret væsentlige afvigelser mellem BBR og kommunens tekniske bygningskort. Afvigelserne skyldes fejl i BBR og/eller i de kommunale plankort og bygningskort. Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Norddjurs Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. Kommunen har umiddelbart efter tilsynet modtaget de relevante fejllister fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Fremadrettet er der behov for at øge fokus på BBR-opgaven, med særligt henblik på at få rettet op i de eksisterende fejl i registeret. Det anbefales desuden, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. Denne rapport har været udsendt i skriftlig høring til Norddjurs Kommune fra midten af august til midten af oktober 2008. Dette har imidlertid ikke givet anledning til særlige bemærkninger fra kommunen. 2

2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Norddjurs Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Norddjurs Kommune den 26. juni 2008. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontrol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Norddjurs Kommune udført en række kvalitetskontroller på Norddjurs Kommunes BBR- data. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget. Da Norddjurs Kommune ikke har vand og spildevandsplaner tilgængelige i en digital form, har det ikke været muligt at foretage en sammenlignende analyse imellem disse planer og de registrerede oplysninger i BBR. Der er foretaget en sammenligning af Energistyrelsens varmeplaner over Norddjurs kommune og de registrerede oplysninger i BBR. Men da Energistyrelsens varmeplaner bliver vurderet til at være meget upræcise, vil resultatet af analysen ikke blive medtaget i tilsynsrapporten. 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret mange uoverensstemmelser. Det største antal af fejl var på sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og bygningerne, hvor der blev fundet 149 ejendomme med fejl. Der blev i alt fundet fejl i seks af de logiske kontroller, der er udført. Norddjurs Kommune kontrollerer ikke selv de logiske sammenhænge i registret, ved at udføre denne type registerkontroller. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Norddjurs Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit 5.1.1 i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Norddjurs Kommune 7.568 enfamiliehuse uden kælder og i 293 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 3,9 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er en højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner. 4

3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Norddjurs Kommunes tekniske kort. Analysen bygger på data fra Norddjurs Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, men kommunens muligheder for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 1.829 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Bygningskortet for det tidligere Grenå kommune er opmålt terrestrisk, mens resten af bygningskortet for Norddjurs kommune er produceret på baggrund af ortofoto. Dette er der ikke taget hensyn til, da den sammenlignende analyse blev udført. Det må derfor antages, at en del af de uoverensstemmelserne, der er fundet i det tidligere Grenå Kommune skyldes dette forhold. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Norddjurs Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. Norddjurs Kommune har umiddelbart efter tilsynet modtaget de relevante fejllister fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Det anbefales, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. I forhold til de 1.829 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejl registrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at bygningsejeren ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. 5

4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Norddjurs Kommune løses af 1 fast registerfører, og at 5 byggesagsbehandlere desuden registrerer i BBR. Kommunen skønner at det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven svarer til ca. 2 årsværk. Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven er uændret i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne. Det nuværende afsatte årsværkforbrug afspejler således også den situation, der var i de tidligere kommuner. 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Norddjurs kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBRopgaven sammenlignet med landsgennemsnittet, når der tages højde for kommunens størrelse og antal bygninger og boliger der skal ajourføres. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Kommunen oplyste på BBR-tilsynet, at de der beskæftiger sig med BBRopgaven ikke føler at opgaven bliver taget alvorligt i kommunen. Der bliver imidlertid ikke gjort nogle særlige tiltag for at fremme opbakning til opgaven. 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. Der er for eksempel intet i hverken BBR-loven eller byggeloven som foreskriver at ajourføringen af byggesager skal prioriteres frem for ajourføringen af BBR. De to lovgivninger bør derfor i princippet betragtes sidestillet. I praksis anbefaler styrelsen derfor at kommunen koordinerer arbejdsgangene, så der opnås synergieffekter mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR, således at løbende opdatering af BBR sikres. 6

4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Kommunen har givet udtryk for at være opmærksomme på BBR-opgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen kunne imidlertid godt tænke sig at bloktilskudprovenuet fra føringen af BBR blev gjort mere tydelig. 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring, forsikringspræmier og i nogle tilfælde forkert afregning for vand og varme, samt som tidligere nævnt betydning for fordelingen af pengestrømme, herunder bloktilskud. 4.3 Sagsbehandling 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen Kommunen modtager ca. 2000-2500 henvendelser om året som vedrører BBR. Byggesagsbehandlerne indberetter i BBR ændringsregisteret, hvorefter registerføreren kontrollerer inden videresendelse til BBR stamregisteret. Registeret ajourføres inden for en uge fra modtagelse af indberetningen. 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt at ajourføringen understøttes teknologisk ved at implementere ajourføringen af BBR som en nødvendig registrering i byggesagsstyringssystemet, så byggesager ikke afsluttes førend BBR er ajourført. I det nye BBR bliver det obligatorisk at registrere dato for modtagelse af ansøgning om byggetilladelse og dato for sagens afslutning. Herudover bliver det muligt for kommunen at registrere datoer for fyldestgørende ansøgning, naboorientering, færdigbehandling af naboorientering mv. BBR kan dermed blive et hjælpeværktøj til byggesagsstyringen. Disse nye datoer vil blive anvendt til at bestemme kommunernes byggesagsbehandlingstider. 7

Kommunen opfordres til at indtænke disse nye muligheder i det fremtidige arbejde med byggesager. 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger og GIS-ortofotokort i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder. 4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Styrelsen anbefaler at kommunen via et samarbejde mellem en GISmedarbejder og en BBR-registererfører gennemfører periodiske logiske arealkontroller, med henblik på at få nedbragt antallet af arealuoverensstemmelser i registret. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Norddjurs Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunens Miljø og Teknik forvaltning har udarbejdet et par pjecer, som bl.a. indeholder information om byggesagsområdet, hvor nødvendigheden af ejers indberetning til BBR kort omtales. Kommunen har ikke afholdt kurser i BBR, hvor bl.a. BBR s tværgående betydning for sagsbehandlingen i kommunen er blevet omtalt. 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler kommunen at linke til www.bbr.dk fra deres hjemmeside, med henblik på at give ejerne lettere adgang til information om BBR. Det anbefales desuden at kommunen indfører en Rådgiver-dag, hvor de professionelle aktører der beskæftiger sig med byggeri inviteres til en gennemgang af kommunens sagsbehandlingsprocedurer, herunder ajourføringen af BBR. Kommunen kan i øvrigt overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. 8