Aars Tennis Klub af 1913 BESTYRELSESREFERAT 20-11-2010 Til stede: Poul Erik Pedersen(PEP), Jørgen Jensen(JJ), Finn Lund Pedersen(FLP), Gert Rasmussen(GR), René Bloksgaard(RB), Bolette Kristensen(BK), Anette Johnsen(AJ), Punkt 1: Opfølgning af sidste referat. Der arbejdes stadig på muligheden for at starte ældre-idræt op i udesæsonen 2011. Der arbejdes på flere muligheder for ansvarlig. Banerne er blevet lukket ned. Børge har lagt nye fliser på gangen ned mellem banerne. Der blev ca. 35.000 kr til Aars Tennisklub fra Kimbrefesten. Thomas har lovet fremtidigt at stå for at finde hjælpere til Kimbrefesten. Punkt 2: Meddelelser fra formanden PEP. Ændring af procedure for medlemsregistrering. Ændring af dato for indberetning af medlemsantal fra 1/10 til 1/1 så nu er det samme periode for både indberetning til kommune og DTF. Jysk Mesterskab i minitennis 13/3-2011. Bekræftelse af leje af hallen på Vesthimmerlands Gymnasium har vi endnu ikke fået. Der skal skrives til Hedvig. AKJ Vi skal selv have forplejning med. AKJ Pedellen kontaktes ca. 1 uge før arrangement for aftale om net mm. AKJ Tennisseminar i Nyborg d. 22. januar 1011. GR, PEP og FL deltager. Poul Erik vil opfordre Nicolai til også at deltage. Diverse. Orienteringsmøde vedrørende Selvejende Institution i Vesthimmerlands Kommune. Endnu kun indledende drøftelser og der skal først arbejdes med tal efterfølgende, så tidshorisonten er ligeledes lidt usikker. Vi skal være opmærksomme på tilskudsordninger, reklamerettigheder, tilbagebetaling for klubhus og aftaler omkring banerne. -1-
Kontrakt Nicolai Kontrakt er forlænget med 2 år på uændrede vilkår. Kontrakt Børge Kontrakt forlænget med Børge (med lille lønstigning). Videoovervågning På grund af et par uheldige episoder er der etableret video overvågning i klubhuset. Punkt 3: Meddelelser fra kasseren JJ. Medlemstal i alt 218. Firma 17 Senior 109 Junior 92 Spillere der ikke betaler men som spiller skal lige have en lille husker når vi ser dem. Regnskab gennemgået. Punkt 4: Meddelelser fra udvalg. Junior BK/AKJ: Jubiland forløbet med succes med Jonas og Søren som ansvarlige. Træningen der har været godt fremmøde til indendørstræningen. Der bliver tilmeldt en enkelt licensturnering i udendørssæsonen 2011 se aktivitetsliste. Fade gives som præmier til licensturneringen i stedet for sponsorpræmier. Minitennis stævne 6/2-2011 med indbydelse til lokale klubber. Hobro Farsø Løgstør Støvring Fjerritslev og Skørping. Senior/Ricochetudvalg RB: Ranglisten skal checkes passer formlerne med gældende regler. Point skal slettes efter 12 mdr. RB laver et oplæg sammen med Nicolai, så vi ikke har flere forskellige ranglister. -2-
Som ansvarlig for seniorafdelingen herunder også holdene bør Rene i dialog med Nicolai være med i holdsammensætningen, da der er mange hensyn at tage til både i forhold til fødekæden til nye seniorspillere, hvem der er gode doublespillere m.m.. Som træner har Nicolai dog det overordnede ansvar for sammensætningen af holdene. Der vil blive kigget efter evt. forstærkning til førsteholdet. (husk at der er skæringsdato 1/9 og 1/3 for klubskifte). Breddeudvalget FLP: Der vil blive holdt fælles juleafslutning for tirsdagsholdene. Bygnings-/baneudvalg GR: Der er stadig 2 ovenlysvinduer der er utætte, ikke meget men dog utætte. Sponsorudvalg GR: Hård start for Christina, men hun arbejder på at få aftaler hjem. Grillhytten har lavet spillerum, dem skal vi have kontaktet de kan evt blive medlem af Team Aars Tennisklub. Det blev taget op til drøftelse om det er en idé at prøve at kontakte større firmaer for sponsoraftaler. Men da det er meget sværere at komme igennem der som en lille klub, blev det aftalt, at det er bedre at bruge dem som præmiesponsorer. Evt. lodtrækningspræmier fra Addidas og Intersport til vores store stævner. Forslag om at man ved indmeldelse på standerhejsningsdagen kan man få 250 kr i rabat ved køb af ketcher til 500 kr. (evt 350 kr ved køb af ketcher til 700 kr.) Medtages til Intersport. GR/PEP. 4B afslutning - store tennisdag. Evt lignende tilbud. Punkt 5: Sager til beslutning/drøftelse Reklameskilt Aars Trim Motion Møde afholdt. Det er aftalt at de må have deres hovedsponsors skilt hængende på gavlen men ikke mere. Vi kan låne hinandens klubhus gensidigt 2 gange om året. -3-
Tanke fremkommet Hvis vi tænker stort nok kan det evt. give os bedre faciliteter og ekstra hal. Trim + Petanque + badminton + os vi vil stå stærkere hvis vi er flere. Evt. fælles klub med separate afdelinger. Opsigelse af sponsoraftale med Frihavnskompagniet Sponsoraftale med Frihavnskompagniet. Aftale bliver opsagt. Sandsynligvis afløst af en aftale med Addidas (via Intersport) mht. tøjsponsor. Ideer i den forbindelse: Addidas/Intersport-shop ved stævner. Forhøjet tilmeldingsgebyr som så er inklusive et tilgodebevis. Lodtrækningspræmie ved egne store stævner. Punkt 6: Brainstorming seminar I Budget 2011 Budget gennemgået. Modernisering af hjemmeside Ændringer der skal laves: Diasbilleder øverst, flash på forsiden kan evt. bruges reklamemæssigt. Billeder skal over på hjemmesideserveren. Ansvarlig bestyrelsesmedlem skal senest 1. jan. kommer med ændringsforslag/opdatering af de sider, der vedrører deres område afleveres til PEP. Kommer der ikke noget, sker der intet. Eventuelle nye billeder kan hentes fra foto. Det kunne evt være en idé at få hjælp til hjemmesiden fra én med en journalistisk åre. Netbaseret regnskabsmodul Regnskabssystemet arbejdes hen imod at blive net baseret, så der bliver taget automatisk back-up. Fordelen er, at alle med rettigheder kan arbejde med systemet fra sin hjemmecomputer, eller hvor man har net adgang. Der vil komme tilgængelige medlemslister, således at man kan lave udskrivningslister til mails. Punkt 7: Brainstorming seminar II -4-
Vi skal have flere medlemmerne ind i udvalgene, for at gøre arbejdet mere overkommelig, og for at gøre bestyrelsen mindre sårbar. For ungdomsudvalgets vedkommende kan det være de 3 medlemmer vi har i ungdomsforum. Desuden bør vi få et par voksne mere med i udvalget. Der bør snarest afholdes forældremøde. Emner der bør tages op til forældremøde. Nye medlemmer OK Køkken Tvungen deltagelse. Husk børneattester. For seniorudvalgets vedkommende blev der sat navne på et par stykker som René kan forsøge at kontakte. Kontingent satser snakket igennem og vedtaget se andet vedhæftede. Nyt koncept for kontingentsatser for junior (med ekstra betaling for turneringstræning og talenttræning) medtages på generalforsamlingen. Aktivitetsplan for 2011 tilrettet og vedtaget se vedhæftede. Arrangementer der evt. søges om i 100-års jubilæumsåret 2013 er DM veteran og JM junior finaler. Punkt 8: Eventuelt JTU s initiativpulje. Vi har indsendt vores 4-års strategiplan. Men der er endnu ikke taget stilling til uddelingen af de 10.000 kr, da der ikke er indsendt ret mange forslag. Brevpapir Brevpapir og kuverter genbestilles ikke. Mail-brevpapir laves i stedet. AKJ -5-