Mollerup Golf Club Bestyrelsen Mødereferat: møde # 2 efter GF 2016. Mødedato og sted: onsdag d. 20. April 2016 i Klubhuset Deltagere: H. C. Ralking (HC) Niels Halleløv (NCH) Knud Høgh (KH) Hans Martin Skou (HMS) Jesper Lorentzen (JLO) Ulla Køpfli (UK) Niels Thyssen (NT) Rikke Brøndum (RB) Jan Lauridsen (JL golfmanager) Fraværende: Morten Nielsen Olesen (MNO suppleant), Lasse T. Kristensen (LK suppleant) Gæst: Poul Lindberg (intern revisor). 1
Dagsorden som følger: 1. Godkendelse af referat fra 30. marts 2016 2. Godkendelse af dagsorden og afklaring af habilitet 3. Konstituering 4. Orientering 5. Økonomi 6. Banen 7. Organisationsudvikling i MGC 8. Status på projekter 9. Driftsoptimering 10. Eventuelt 11. Næste møde 12. Personale og fortrolige sager pkt. 1: Godkendelse af referat Referat af 30. marts 2016 Der er fremsendt rettelser ved. Knuds tilstedeværelse og omkostninger til dræn. o Knud havde meldt afbud. o Rettelse vedr. pkt. 6: Beløbet kr. 350.000,- er et ønske og estimat for 2017 - ikke 2016. Referatet hermed godkendt. pkt. 2: Godkendelse af dagsorden og afklaring af habilitet. Ingen bemærkninger pkt. 3: Konstituering a) Revideret forretningsordenen incl. at genindføre FU er udsendt d. 1. April. Gennemgået, godkendt og underskrevet. Den underskrevne forretningsorden rundsendes til Bestyrelsen / JL. b) Supplerende forslag til konstituering formænd for udvalg. Formænd til Baneservice og Juniorudvalget endnu ikke afklaret. UK 2
undersøger nye potentielle emner. c) Stående udvalg. Formændenes indstillinger godkendt: o Organisationsudvalget: Niels Thyssen. o Erhvervs- og sponsorudvalget: Valgt af og blandt Business Clubbens medlemmer: Klaus Thomsen, Allan Jensen og Jesper Højbye. Indstillet af formanden: Per Røddik, Brian Sejr, Hans Secher, Jan Lauridsen og Søren Jensen. o Baneudvalget: Hans Trautner, Pia Søby, Leni R. Larsen og Ulrik Sørensen. o Husudvalget: Jakob Søholt, Jørgen Østergaard og Jan Lauridsen. o Informationsudvalget: Niels Eilif Hansen, Kjeld Larsen og Linda Askjær. o Trivselsudvalget: Erik Bendixen, Lotte Halleløv og Larry Hansen. o Begynderudvalget: Hanne Fredensborg, Lars Fredensborg, Marianne Ørntoft, Claus Nielsen, Ellinor Carstensen, Uffe H. Vithen, Svend Erik Have, Winnie Rasmussen, Sorthe Bager Andersen, Michael Sejer Andersen. o Turneringsudvalget: Ernst Hamann, Preben Højfeldt, Merete Grønvold, Niels Halleløv, H.C. Ralking, Marianne Maegaard og Hanne Jacobsen. o Eliteudvalget: Lasse Torben Kristensen, Fin Pugholm, Klaus Thomsen, Søren Jensen og Rikke Brøndum. Øvrige udvalg konstitueres senere. pkt. 4: Orientering a) Formanden o HC og JL var til møde om Den lovlige forening Især de skærpede krav vedr. persondataloven skal der være fokus på. Der skal være en fast plan for, hvornår vi skal indhente tilladelser og underskrifter. o Første FU møde afholdt. b) Golfmanageren o Simon og JL har søgt Tuborg-fondet om midler til at købe en ny servicevogn. o Medlem har henvendt sig vedr. overflyvning af vores huller med en drone. JL afholder møde asap. o Made in Denmark JL laver fremstød for salg af billetter til MID. 33% af billetprisen tilfalder MGC. Får vi solgt alle billetter indbringer det MGC ca. kr. 22.000,- c) Udvalgene: Trivselsudvalget: o Golfens Dag: referat er på nettet. Pt. har dagen givet 15 nye prøvemedlemmer. Der er flere på vej. Der er ønske om at få 3
lavet en gruppe, der skal indsamle kommentar og evaluere ros/ris. o Fin aften for vores nye medlemmer NH og HC. Sportsudvalget: o Microgolf for 3-9 årige (tidl. Sandkassegolf) starter hver søndag fra d. 8. maj. Turneringsudvalget: o Første turnering afholdt selve turneringen forløb godt i godt vejr. Der opstod misforståelser under selve præmieuddelingen turneringslederen beklager meget. pkt. 5: Økonomi a) Kvartalsregnskab, budgetopfølgning og pengestrømsanalyse. Kvartalsregnskab og ledelsesrapport blev gennemgået. De få afvigelser, der var, for kvartalet blev belyst. Der bliver brugt mange ressourcer og penge på banen. Der er meget udviklingsarbejde i gang. JL får styr på, hvad der er drift og hvad der er udviklingsarbejde og får det konteret, så det ikke belaster Ulriks budget for banedrift. Alle poster er afstemt pr. 31. marts. Der manglede et likviditetsbudget og en balance. Det vil sammen med regnskabet blive gennemgået på BM fremadrettet. b) Fremsendte forslag vedr. frigivelse af B-midler: Maling af klubhus (NH) samt dræningsarbejde og udskiftning af dekoder til vandingsanlæg (JLO). o Beslutning vedr. malerarbejde udskydes til senere. o Udgifter til dræning af hul 9, kr. 51.000,- er effektueret og konteret. Skal ikke belaste driften. JL kigger på det. o Tilbud på nyt styresystem, hovedvandlås m.m. Der er indhentet flere tilbud. Mest fordelagtige: kr. 114.000,-. Beløbet blev bevilget. Da det er uden for budgettet, går alle budgetansvarlige tilbage og trimmer budgetterne pkt. 6: Banen a) Status her og nu Greenkeeperne arbejder rigtig hårdt med tingene på banen. Desværre lider de under vejrforholdene. De er meget glade for de nye maskiner. Mandskabsmæssigt går det rigtig godt og vi har de folk vi skal bruge. b) Status vedr. baneændringer Baneudvalget arbejder med de forskellige løsningsforslag og kommer snarest med en indstilling. pkt. 7: Organisationsudvikling i MGC 4
a) Indsatsen for frivillige. Forberedelse af kick-off møde 25. April. KH tovholder. Udvalgene fremkommer med forslag til opgaver der kan udføres af frivillige. KH udarbejder et katalog. Helge Caspersen fra Køge Golfklub indleder. b) Opfølgning på strategien. Drøftelse af, hvorledes igangsatte aktiviteter understøtter strategien udskudt til næste BM. c) Virksomhedsplan. Opfølgning møder med udvalgene Iværksættes hurtigst muligt HC og NT kontakter udvalgene. d) Årshjulet for bestyrelsen. Næste tema: Greenfee Oplæg kommer fra HC og Per Røddik. e) Servicekoncept for nye medlemmer. Begynderudvalget er i gang med at implementere det nye servicekoncept. pkt. 8: Status på projekter a) Hul 15 b) Peters gård c) Tordenhytter d) Brøndboring Aktuelt intet nyt. pkt. 9: Driftsoptimering a) Baneområdet Vi har aktuelt to medhjælper med tilskud fra Kommunen. Det er en rigtig god hjælp for vores greenkeeperne. b) Klubhuset Møde om Jordvarme med Jytas afholdes i uge 16. c) Status på Onlinekontoret - d) Valg af leverandører. Samarbejde med PartnerMedia vedr. indkøbsportal via link på vores hjemmeside. Klubben får royalty af omsætningen og medlemmerne får procenter. RB undersøger nærmere og vender tilbage. pkt. 10: Eventuelt Ingen bemærkninger pkt. 11: Næste møder o Onsdag d. 18. maj kl. 17.00 o Torsdag d. 16. juni kl. 17.00 pkt. 12: Personale og fortrolige sager a) Ferieafvikling for personalet. Restferie skal være afviklet inden 1. Maj 2016. Såfremt dette undtagelsesvist ikke er muligt, skal evt. overførsel godkendes af bestyrelsen. JL indhenter dokumentation og fremviser på næste 5
BM. b) Møde mellem bestyrelsen og personalet Indkaldes til møde tirsdag d. 17. maj kl. 07.30. JL indkalder personalet. Mødet hævet af formanden kl. 21.30. Referatet godkendt d. Godkendt af: HC Ralking Niels Halleløv Knud Høgh Ulla Køpfli Jesper Lorentzen Rikke Brøndum Hans Martin Skou Niels Thyssen 6