Tilsyn Uanmeldt tilsyn 26. januar 2015 Socialpsykiatrisk Center, Herning Leder Susanne Østergård Tilsynsførende Mia Gry Mortensen Tilsynsførende Pia Bjerring Strandbygaard
Tilsynet 2014 Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16, Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Formålet: at se på sammenhænge mellem visiterede ydelser, metoder og indsats. Metode: Socialpsykiatrisk Centers målgruppe og lovgrundlag, er baseret på 85 ydelser jf. Lov om Social Service, og Herning Kommunes Serviceramme for Støtte i eget hjem og botilbud til sindslidende gyldig 2012, rev. 2013. Tilsynet foregår ved systematisk gennemgang af indhentet dokumentation. Der er udvalgt dokumentation for 5 borgere pr. tilbud. Borgerne er udpeget tilfældigt af Tilsynsenheden og uden forudgående kendskab til den enkelte borger. Tilbuddet har indsendt Borgerens visitation kopi af bevilling/ afgørelse og dokumentation for at borgeren er er omfattet af målgruppen til tilbuddet. Borgerens 141 handleplan Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag f pædagogiske handleplaner, metodebeskrivelser eller andet der viser hvordan der helt praktisk arbejdes Evaluering af indsatsen Løbende dagbogsnotater Tilsynet har foretaget en gennemgang af det skriftlige materiale. Formålet er at kontrollere Om dokumentationen har en professionel og faglig tilgang At der er dokumentation for, at borgerne tilhører målgruppen for tilbuddet At der er foregået en visitering At der er sammenhæng mellem visiterede ydelser, mål, metoder og evaluering Tilsynets resultater er beskrevet i delområder og en samlet konklusion. Derudover har ledelsen fået tilsendt en uddybning af de enkelte områder, med henblik på fremtidig læring. Uddybningen indgår ikke i rapporten idet det indeholder personfølsomme oplysninger Lederen af tilbuddet har haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til, hvordan den fremadrettede indsats vil blive, i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning, sidst i rapporten. 2
Samlet konklusion Tilsynet kan konstatere, at der i den fremsendte dokumentation er afgørelser, handleplaner og løbende journalnotater, som lever op til minimumskravene på området. I dokumentationen ses, at der er dokumentation for opstillede mål, og der laves journalnotater løbende, men målene er ikke konkrete og målbare, hvilket gør at det er svært at evaluere på om målet er nået eller skal justeres. Der ses ikke tilfredsstillende og relevante beskrivelser af hvilke metoder/indsatser man vil benytte, da der ofte mangler beskrivelser af hvilken metode/indsats, der arbejdes med for at nå de opstillede mål. Der er ikke en evaluering/vurdering/faglig refleksion på, om den støtte man yder har haft en effekt eller ej, og hvordan man fremadrettet skal støtte borgeren i forhold til de opstillede mål. I de løbende journalnotater ses der ikke beskrevet, at man bevidst arbejder med målene og heller ikke en beskrivelse af hvilke metoder og indsatser man vælger at arbejde med. Det fremgår ikke tydeligt i dokumentationen, at der er opmærksomhed på, at borgeren bliver inddraget i tilrettelæggelsen af støtten og, at opfølgningen sker ud fra borgerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Tilsynet kan ikke konstatere, at der er en sammenhæng mellem det bestilte, handleplanerne og de leverede ydelser, da der ikke sker en faglig refleksion og evaluering af, hvordan man arbejder med og ved borgeren. Endvidere arbejdes der med mål ved borgeren ud fra de pædagogiske handleplaner, som der ikke ses beskrevet i myndighedens handleplan. Der er ikke givet henstillinger i forhold til dokumentationen, da der ikke er specifikke krav til, at der sker skriftlig evaluering og refleksion i fht, handleplaner og løbende journalisering. Det skal dog fremadrettet sikres, at man laver løbende journalnotater jf. notatpligten således at alle væsentlige oplysninger, der kan have betydning for sagen, noteres. Dette for at sikre borgerens ret til aktindsigt og mulighed for at gennemskue de beslutninger der træffes. Sikre en kontinuerlig og ensartet sagsbehandling, og give kollegaer mulighed for at handle hensigtsmæssigt i en sag. Endvidere for at dokumentere en sagsgang, blandt andet at fastslå hvilke aftaler der er indgået, og ikke mindst hvorfor aftalerne indgås. At arbejde med handleplaner indebærer, at der kan skabes et grundlag for en systematisk evaluering af indsatsen, og er et udgangspunkt for en kvalitetssikring af indsatserne Derfor anbefales det, at man er mere bevidst om, at der sker en systematisk evaluering og faglig refleksion, da det vil være med til, at skabe læring og udvikling både blandt de professionelle, men også i forhold til den enkelte borger, og det vil også synliggøre sammenhængen mellem det bestilte og det leverede. 3
Tema: Sammenhænge Delmål: er der sammenhæng mellem målgruppe, visitation/bestilling, handleplaner og leverede ydelser Myndighed Er der foregået en visitering og foreligger der en afgørelse, der angiver om borgeren er fundet omfattet af målgruppen Har målene sammenhæng med punktet væsentligste problemstillinger/opgaveformulering i handleplanen jf. Servicelovens 141 141 handleplanen Er målene målbare og konkrete Det ses beskrevet i afgørelserne, at borgeren er omfattet af den lovgivningsmæs- sige afgrænsede målgruppe. Der er mål, der kan henføres til hvad der er beskrevet som væsentligste problemstillinger i handleplanen, men der er også sager hvor, der ikke ligger en fyldestgørende beskrivelse af, hvad de væsentligste problemstillinger er. Problemstillingerne er ikke altid præcise, derfor kan man ikke se en sammenhæng mellem problemstillingerne og målene. Generelt er de langsigtede mål i handleplanen ikke konkrete og målbare. Der ses, at nogle af de kortsigtede mål er opstillet som mere målbare og konkrete. Det kan være vanskeligt, at vurdere om målene er opfyldt eller skal justeres, når de er brede og ikke konkrete. Det ses ikke dokumenteret, at myndigheden har udført den opfølgning som, der er beskrevet, der vil ske i myndighedens egen handleplan. Ligeledes er det heller ikke dokumenteret, at der er sket en myndighedsopfølgning i henhold til Herning Kommunes serviceramme om støtte jf. Servicelovens 85, hvor der er skrevet at der vil ske en løbende opfølgning dog mindst 1 gang årligt. Er der sket opfølgning på indsatsen. Det ses, at bostøtten løbende har udarbejdet en status i den pædagogiske handleplan, på hvad der er sket siden sidste handleplan er udfærdiget, ved borgeren. Men det ses ikke dokumenteret om denne status løbende er tilbagemeldt til sagsbehandler eller ej. Idet der ikke ses dokumentation for løbende opfølgning, er der stor risiko for, at borgeren ikke modtager den rette støtte. 4
Det anbefales, at der er langt større sammenhæng mellem problemstillinger og mål, således at opgaven bliver præcis både for borger og for bostøtten. Det anbefales, at dokumentationen indeholder løbende opfølgning, så det sikres, at borgeren får den rette støtte, uanset om det er støtte i opadgående eller nedadgående retning. I forhold til målene er det vigtigt, at de er beskrevet så konkrete og målbare som muligt således, at man kan se om målet er ved at være opfyldt, eller om der er behov for at justere på målene. Tilsynets vejledning er, at det skal dokumenteres, hvis der sker en ændring i borgerens funktionsniveau eller borgerens behov for støtte ændres, samt at sagsbehandler bliver orienteret. Det anbefales at Myndigheden følger egen serviceramme i forhold til opfølgninger. Pædagogiske Handleplaner langsigtede og kortsigtede mål Er målene målbare og konkrete I de 5 sager tilsynet har kigget på, ses det overvejende, at man ikke har anvendt målene fra myndighedens handleplan, udarbejdet jf. Servicelovens 141. I 3 af sagerne, er der endnu ikke udarbejdet en pædagogisk handleplan. I den ene fordi det ikke tænkes at borgeren alligevel skal modtage støtte fra Socialpsykiatrisk center, i de 2 andre er der angivet begrundelser som, at det ikke har været muligt fordi borgeren er i den indledende fase, og i den anden, fordi borgeren har haft svært ved at forholde sig til det. De langsigtede mål er meget bredt formuleret, og det er svært at vurdere om målet er på vej til at blive opfyldt, eller er opfyldt. Ved de kortsigtede mål, ses der på få af målene, en mulighed for at vurdere effekten af indsatsen. Andre af de kortsigtede mål er bredt formuleret, hvorfor det ikke vil være muligt at vurdere på effekten af indsatsen, og hvor langt man er på vej i forhold til opfyldelse af målet. Har målene sammenhæng med de beskrevne væsentligste problemstillinger i myndighedens handleplan udarbejdet jf Servicelovens 141. Der er meget få mål der hænger sammen med de beskrevne problemstillinger i myndighedens handleplan. Andre mål er muligvis opstillet i samarbejde med borgeren, men dette kan man ikke se ud af den pædagogiske handleplan 5
Tilsynet anbefaler, at den pædagogiske handleplan indeholder målbare mål og, at det sikres, at man får alle målene fra myndighedens handleplan flettet ind i den pædagogiske handleplan, således at man kommer omkring alle målene. Ligeledes er det vigtigt, at det dokumenteres, hvis man afdækker problemstillinger der kræver nye mål. I forhold til målene, er det vigtigt, at de er beskrevet så konkrete og målbare som muligt, således at man kan se om målet er ved at være opfyldt, eller om der er behov for at ændre på målene, eller om det ikke er muligt for borgeren at blive i stand til håndtere målet uden støtte. Bostøtten bør sikre sig, at ændringer i borgers funktionsniveau eller behov for støtte, orienteres til sagsbehandler, således sagsbehandler har mulighed for at udarbejde en fornyet 141 handleplan, hvis det vurderes, at der er behov for dette. Pædagogiske Handleplaner Indsats (hvordan arbejdes der med målene) Giver beskrivelsen af indsatsen en præcis anvisning til hvordan der arbejdes med målene Der er i de 5 pædagogiske handleplaner ikke angivet hvilken indsats, man yder ved borgeren. Der er angivet en status/siden sidst, hvor der, i de 2 sager hvor der ligger en pædagogisk handleplan, er beskrevet kort hvad der er arbejdet med siden sidst. Men det er ikke beskrevet hvilken indsats bostøtten har ydet. Der er meget forklaring/beskrivelse af borgeren, frem for en præcis beskrivelse af indsatsen. Det er tilsynets vurdering, at manglende tydelighed i beskrivelsen af indsats og metoder, kan give anledning til at der handles på baggrund af medarbejdernes individuelle erfaringer og tavs viden, og ikke på baggrund af en faglig eksplicit tilgang. Det anbefales, at man mere tydeligt beskriver hvilken indsats man vil yde ved borgeren, da dette er med til at sikre, at man ved hvordan man støtter borgeren, og dermed også lettere kan evaluere på den givne indsats i forhold til, hvilken indsats har virket/ikke virket. Det anbefales, at man opstiller nogle anvisninger til hvordan man vil opnå målene, f via nogle succeskriterier, på hvilken måde kan man se at man nærmer sig målet. Faglige refleksioner kan med fordel indgå i beskrivelsen af metoder, da dette giver mulighed for at evaluere og tilpasse indsatsen. 6
Pædagogiske Handleplaner evaluering Der evalueres på målene/problemstillingerne Det kan konstateres, at der 1 gang årligt, skrives en samlet status på, hvordan situationen har været, siden sidste handleplan er udarbejdet. Det kan ikke ses om borger, og evt. andre samarbejdspartnere, er en del af den beskrevne status/siden sidst. Der ses i en enkelt handleplan, at man evaluerer på nogle af målene. Det er ikke tilfredsstillende at man ikke præcist forholder sig til målet, men alene forholder sig til en status/hvordan det er gået siden sidst Der evalueres på effekten af indsatsen/metoden - Kritisk forholde sig til om den indsats man har valgt har effekt eller ej - Faglig refleksion Jf. ovenstående, indeholder dokumentationen ikke en evaluering, og dermed refleksion over om, den indsats der ydes til borgerne er den rette, eller om der skal foretages justeringer. Det er ikke tilfredsstillende, at der ikke ses nogen faglige refleksioner i dokumentationen. Dokumentationen fremstår derfor som dagbogsnotater og meddelelsesbog, frem for et redskab til faglig udvikling til gavn for både borger og medarbejdere. Det anbefales, at der skabes en større bevidsthed om journalens betydning og, hvorledes den kan være med til at skabe fremdrift i indsatsen hos borgeren og samtidig større faglig bevidsthed og udvikling hos medarbejderne Løbende journalisering - kontinuitetsark Overholdes kravene til dokumentation i henhold til lovgivning (notatpligten) - Er den ajourført og tilgængelig Der ses i flere tilfælde, at et notat fra et besøg på en bestemt dag, først er noteret op til 24 dage efter besøget, dette er ikke tilfredsstillende jf. notatpligten. I andre journaler kan der gå op til flere 7
måneder før der noteres noget i den enkelte journal. Tilsynet undrer sig over, at det er muligt at yde støtte ved en borger i så lang en periode, uden at der sker hændelser, der ikke er omfattet af notatpligten. Eller hændelser som ikke er relevante i forhold til de mål der er opstillet med man skal arbejde med. Ses der dokumentation for den faglige indsats i dagligdagen Man kan nogle steder i journalerne, se en sammenhæng mellem mål og den indsats der ydes ved borgeren hvad man har arbejdet med, f i forhold til økonomi, men der ses ikke en dokumentation for, at man bevidst fra - eller tilvælger de mål der arbejdes med. Og der ses heller ikke en faglig refleksion over, om den støtte man yder har en effekt eller ej. Ses der dokumentation for den faglige refleksion i dagligdagen Generelt ses der ikke, i den løbende journalisering, at hvis en indsats ikke virker så reflekterer man over hvordan indsatsen kan ændres, således at det tilpasses det behov borgeren har. Jf. Offentlighedslovens 13, skal en myndighed snarest muligt tage notat, om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. I praksis betyder det, at der skal noteres alle væsentlige oplysninger der kan have betydning for sagen. Pligten til at lave notat hænger sammen med borgerens ret til aktindsigt og mulighed for at gennemskue de beslutninger der træffes. Notater sikrer en kontinuerlig og ensartet sagsbehandling, notater er kollegaers mulighed for at handle hensigtsmæssigt i en sag. Notater dokumenterer en sagsgang, bla. At fastslå hvilke aftaler der er indgået og ikke mindst hvorfor aftalerne indgås. Det anbefales at, man i de løbende notater i journalen, dokumenterer de faglige refleksioner man måtte have, hvis en indsats ikke virker, eller hvis der opstår ændrede behov for støtte ved borgeren. Dette i forhold til at dokumentere de overvejelser man har gjort sig i forhold til den støtte man yder, men også i forhold til når man skal lave opfølgning og evaluere på den indsats man har ydet. Sprog Kan handleplanerne og notaterne læses og forstås af f en kollega eller en udenforstående Alle noterer i den elektroniske journal, EKJ. 8
Der anvendes et neutralt sprog Der ses i en sag, at der bruges værdiladet sætninger og ord, som kan være svære at gennemskue betydningen af. De resterende 4 sager er skrevet i et neutralt sprog. Notater skal skrives på en måde så de er egnet til at blive læst af andre. Det anbefales at anvende et neutralt sprog uden værdiladede ord og sætninger, således at tingene bliver skrevet direkte, så man er sikker på at andre kan forstå hvad der menes med netop det der står skrevet. Borgerens selvbestemmelse og retssikkerhed Sikres det at borgeren bliver hørt og hvordan dokumenteres dette. Generelt ses det i myndighedens handleplan dokumenteret, at borgerens ønsker for støtten er beskrevet. Der er dog opstartet en ny handleplansskabelon i 2014, hvor det ikke ses, at der er et decideret punkt til borgerens egne ønsker i handleplanen. Dette medfører at sagsbehandler selv skal være opmærksom på, at få skrevet borgerens egne ønsker ind under et af de andre punkter, således man ved hvad borgeren har af ønsker til indsatsen. Det ses i overvejende grad ikke dokumentation, i de pædagogiske handleplaner, eller i journalerne, at borgeren bliver hørt og inddraget i udarbejdelsen af målene og indsatserne. Det ses heller ikke dokumenteret i, hverken myndighedens handleplan eller i den pædagogiske handleplan, at der er afholdt den løbende opfølgning som fastsat i myndighedens handleplan Jf Servicelovens 148 stk. 2, skal Kommunalbestyrelsen løbende følge de enkelte sager for at sikre sig, at hjælpen fortsat opfylder sit formål. Kommunalbestyrelsen skal herunder være opmærksom på, om der er behov for at yde andre former for hjælp. Opfølgningen skal ske ud fra modtagerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne. Tilsynet anbefaler derfor, at man dokumentere, at man har lavet opfølgning sammen med borgeren, og hvilke aftaler der er indgået. 9
Lederen har efter tilsynet haft mulighed for at indføje sine bemærkninger til hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets evt. henstillinger og vejledning. Kommentarer fra leder i VHP - Myndighed: Vi genkender problemstillingen om, at målene opstillet i myndighedshandleplanen ikke altid er konkrete og målbare. Vi har et stort opmærksomhedspunkt på dette, og har i forbindelse med indførelse af Voksenudredningsmetoden arbejdet med at dygtiggøre os i at udarbejde SMART sikre mål, således målene fremadrettet bliver så specifikke, målbare, accepterede, realistiske og tidsbestemte som muligt. Vi har i december 2014 samt januar 2015 i gang sat et samarbejde på tværs af myndighed og drift, netop med fokus på målene samt på sammenhæng i mellem myndighedshandleplanen, samt den pædagogiske plan. Bemærkninger til samlet konklusion i tilsynsrapporten fra leder i SCH: Overordnet er der udarbejdet en ny kvalitetsbeskrivelse for SCH i oktober 2014, som tager højde for bemærkningerne i den samlede konklusion. I den sammenhæng er der nedsat et koordinationsudvalg, som arbejder med procedurer, manualer og retningslinjer i forhold til opfølgning, handleplansskabelon, notater i EKJ m.m. Konkret vil der blive implementeret en pædagogisk handleplansskabelon, som betyder at målene bliver konkret og målbare, samt at metode/indsats bliver beskrevet. Denne skabelon vil tydeliggøre effekten af indsatsen og hvordan borgeren fremadrettet skal støttes. Journalnotaterne i EKJ vil i den sammenhæng blive målrettet og alle væsentlige oplysninger vil blive præciseret. Denne implementering vil foregå ved at vi i koordinationsudvalget udarbejder en manual, der sikre ovenstående. Værdierne og metoderne i SCH tager udgangspunkt i borgerinddragelse i alle sammenhænge. Fremadrettet vil det blive tydeliggjort i journalnotaterne via en beskrivelse i manualen om, hvordan det gribes an. Kvalitetsbeskrivelsen beskriver en systematisk evaluering og faglig refleksion i forhold til at skabe sammenhæng mellem det bestilte og det leverede. I forhold til en sammenhængende indsats og dokumentation, er der igangsat en proces i mellem myndighed og drift, hvor der fremadrettet vil blive samarbejdet om, hvordan vi kan udvikle redskaberne i forhold til VUM, indsatsmål, bestilling og den pædagogiske handleplan. Der er ved at blive aftalt en procedure på opfølgning på alle sager. 10