Postkasser i digital post Denne vejledning beskriver trinvis, hvordan du opretter en postkasse i den digitale post-løsning Version: 5.1 Udarbejdet: november 2011 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen Vejledningen og andre med samme relevans ligger på http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post- NemSMS-og-fjernprint/Teknisk-dokumentation-ogvejledninger S i d e 1
Indholdsfortegnelse 1. Introduktion til vejledningen... 3 2. Administrationsportalen og rettigheder... 4 2.1. Administrator og superadministratorrollen... 4 2.2. Administrationsportalen... 4 3. Trin et Postkasse... 6 4. Trin to Levering... 10 5. Trin tre Emner... 12 6. Trin fire Felter... 14 7. Trin fem Nøgleord... 17 8. Trin seks Godkendelse... 18 9. Opret mappe... 19 10. Opret ny sikker e-mail-adresse... 21 10.1. Advarsel mod automatiske kvitteringer... 27 11. Sådan ser det ud i Post på borger.dk... 28 S i d e 2
1. Introduktion til vejledningen Den løsning, der tidligere blev betegnet Dokumentboks, hedder nu den digitale post-løsning eller blot digital post / digital postkasse. Digital post og varianterne heraf er altså den endelige betegnelse, mens Dokumentboks blot har været en arbejdstitel under projektstadiet for løsningen. Her benyttes betegnelsen digital post (med små bogstaver) om den fællesoffentlige postløsning til håndtering af sikre digital brevkommunikation. Vejledningen giver en trin for trin-gennemgang af, hvordan du opretter postkasser til dit myndigheds-kontakthierarki i digital post. Vejledningen giver derimod kun meget overfladiske anvisninger på, hvordan din myndigheds kontakthierarki kan se ud samt fordele og ulemper ved forskellige typer af hierarkier. Eksempler på forskellige typer af kontakthierarkier er tidligere lavet. Du finder dette oplæg i vejledningen Kontakthierarkier. Siden første vejledning blev lavet har de fleste myndigheder oprettet en eller flere kontaktpostkasser på digital post. Det kan anbefales at man besøger andre myndigheds kontakthierarkier for at få inspiration. Alle vejledninger kan findes her: http://www.oes.dk/digitaliseringsstyrelsen/digital-post-nemsms-ogfjernprint/teknisk-dokumentation-og-vejledninger S i d e 3
2. Administrationsportalen og rettigheder Det sted du opretter postkasser, og administrerer de øvrige dele af digital post, hedder Administrationsportalen. Før du kan logge på Administrationsportalen, skal du have rettigheder til det. 2.1. Administrator og superadministratorrollen Administrationen af postkasser varetages af rollen administrator eller superadministrator. Du kan læse mere om de forskellige roller og rettigheder i Administrationsportalen i dokumentet Brugerstyring i digital post. 2.2. Administrationsportalen Du finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk Du logger på Administrationsportalen og møder her en velkomstside. Dette er vist i figur 1. Figur 1. Når du står på velkomstsiden, går du ind i det faneblad, der hedder Kontaktmuligheder og kommer her ind i den del af Administrationsportalen, der benyttes, når du skal oprette postkasser. Dette er vist i figur 2. S i d e 4
Figur 2. Som det fremgår af figur 2 finder du under Kontaktmuligheder linket Opret en postkasse, som du klikker på. Herefter åbner en ny side, Ny postkasse, som er den første side i det forløb, hvor du kan tilføje en ny postkasse til dit myndighedskontakthierarki. Som du kan se i figur 3, så gør du dette via følgende trin: 1. Postkasse 2. Levering 3. Emner 4. Felter 5. Nøgleord 6. Godkendelse S i d e 5
3. Trin et Postkasse Figur 3. Det første du skal gøre er at definere navn og placering af postkassen. I figur 3 er der indrammet fire områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. Rød indramning: I feltet Postkassens navn, skiver du det navn, som borgerne og virksomhederne (som konsekvent betegnes slutbrugerne i Administrationsportalen) vil se, når de ønsker at skrive til din myndighed. Derfor bør navnet være så sigende som muligt. I dette tilfælde er navnet på postkassen Flytning. Det er vigtigt at understrege, at postkasser (eller måske mere præcist postkassenavne) i digital post er helt abstrakte begreber, som ikke i sig selv er systemer til at modtage post. De skal snarere opfattes som den måde din myndighed ønsker at præsentere det eller de systemer, I ønsker at modtage post i. Til to postkasser, f.eks. Flytning og Vielse, kan der altså godt være samme sikre e-mail-adresse. Dette er sikkert ret uforståeligt ved første gennemlæsning, men det bliver mere klart, når du har læst hele denne vejledning igennem. Grøn indramning: I feltet Beskrivelse kan du knytte en beskrivelse til postkassen, som kan give borgerne en mere udførlig beskrivelses af, hvornår man bør skrive til den på- S i d e 6
gældende postkasse. Det anbefales, at man arbejder grundigt med at formulere disse hjælpetekster. I figur 24 er det illustreret, hvordan en hjælpetekst ser ud i Post på borger.dk Blå indramning: I feltet Vælg mappe til placering af postkassen kan du vælge en mappe til den pågældende postkasse. Mapperne virker på samme måde som en fold-udmenu på en webside. I figur 23 er det illustreret, hvordan den mappestruktur, der er vist i dette eksempel, ser ud i Post på borger.dk Du behøver ikke at lægge en postkasse i en mappe. I valgmenuen i dette eksempel vil postkassen blive lagt i roden, hvis du vælger [Næstved Kommune]. Dette er defaultindstillingen, så hvis du ønsker at lægge postkassen her, behøver du ikke at gøre noget. [Næstved Kommune] er ikke en rigtig mappe (derfor markeret med [] ), idet slutbrugeren ikke skal folde Næstved Kommune ud for at komme til de postkasser, der er lagt her. Postkasserne vil være lagt direkte under Skriv til [myndighed xx]. I figur 28 er det illustreret, hvordan dette ser ud i post på borger.dk, med Økonomistyrelsen som eksempel. Hvis du vil gemme en postkasse i en mappe, vælger du mappen i valgmenuen. I dette eksempel er den valgte mappe Flytning, byg og bolig. Orange indramning: I dette eksempel er der allerede oprettet en række mapper, som Administratoren vil kunne vælge imellem, når man opretter postkasser i Næstved Kommune. Når du opretter den første postkasse, vil der imidlertid ikke være nogen mapper at vælge imellem. Det er netop kun dig, der kan oprette de mapper, som din myndighed ønsker at benytte (hvis I ønsker at benytte nogen). Hvis du ønsker at oprette en mappe, klikker du på knappen Opret ny mappe. Da opretning af mapper er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af mapper i et særskilt afsnit 8. Opret mappe. S i d e 7
Figur 4. I figur 4 er den nederste del af Postkasse-siden vist. Rød indramning: I feltet Aktiveringsdato skriver du den dato, hvor du ønsker at denne postkasse skal aktiveres. Hvis en postkasse er synlig for borgerne (for en beskrivelse af synlige og usynlige postkasser - se punkt 3 i beskrivelsen af Indstillinger nedenfor) vil aktiveringsdatoen betyde, at postkassen kan ses og benyttes fra denne dato. Postkasser der er usynlige, vil kunne benyttes, men vil ikke kunne ses af borgerne. Grøn indramning: I området Indstillinger skal du tage stilling til tre indstillinger: 1. Skal postkassen bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte? 2. Skal en kopi af alt modtaget post i postkassen gemmes? 3. Skal postkassen være synlig for slutbrugerne? Denne postkasse skal bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte: Indstillingen benyttes til at fortælle digital post, at denne postkasse skal indsættes som svarpostkasse, hvis en borger modtager en besked via digital post, hvor der mulighed for at svare, men hvor der ikke er angivet nogen specifik svar- S i d e 8
postkasse. Det anbefales, at myndighedens sikre hoved-e-mail-adresse anvendes. Evt. kan man oprette en skjult postkasse til dette formål. Eksempel: Næstved Kommunes hoved-e-mail-adresse er borger@naestved.dk. Næstved kommune opretter en skjult postkasse, Borger, i digital post, som vil bliver gjort til standard for modtagelse af post (for en beskrivelse af synlige og usynlige postkasser - se punkt 3 nedenfor). Gem kopi af alt modtaget post i postkassen: Denne indstilling sikrer, at der gemmes en skyggekopi af al post der sendes til postkassen. Postkassen skal være synlig for slutbrugerne: Som udgangspunkt vil alle postkasser, der oprettes i Administrationsportalen, være synlig for borgerne, men man kan godt vælge at gøre en postkasse usynlig ved at fjerne fluebenet i dette felt. Der kan være en række grunde til, at det kan være praktisk at arbejde med usynlige postkasser. Den mest oplagte er, at myndigheden af kanalstrategiske årsager f.eks. kun ønsker, at borgerne skal kunne skrive til én postkasse ved uopfordrede henvendelser, men at myndigheden, ved svar på en henvendelse, gerne vil kunne sætte en direkte svaradresseadresse ind i svaret. Eksempel: Den fiktive kommune Bredsund Kommune ønsker kun at have én synlig postkasse i digital post Skriv til Bredsund Kommune, men hvis en borger f.eks. skriver omkring flytning, ønsker man, at Folkeregister skal kunne indsætte en direkte postadresse Folkeregister i svaret, som borgerne ved yderligere henvender, kan benytte. For at dette kan lade sig gøre, skal postkassen Folkeregister være oprettet i Administrationsportalen. Det anbefales, at der mindst oprettes skjulte postkasser svarende til alle de sikre e-mail-adresser, som myndigheden opretter i Administrationsportalen. Bemærk. Du kan komme ud for at du ikke vil kunne oprette en synlig postkasse se figur 5. Pt. kan kun e-boks gøre postkasser synlige e-boks ønsker at gennemføre en tilslutningstest, for at sikre sig myndighederne kan returnere en besked til digital post. For at få gjort postkasser synlige kontaktes e-boks. Økonomistyrelsen arbejdes på at fjerne denne restriktion, så det er ikke sikkert at du vil møde den. Figur 5. Du er nu færdig med siden Postkasse, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Levering. S i d e 9
4. Trin to Levering På siden Levering skal du bestemme hvilket afhentningssystem, der skal knyttes til den postkasse, du er ved at oprette. Dette er vist i figur 6. Figur 6. Digital post er ikke et mailsystem. Det betyder, at den enkelte myndighed selv kan bestemme hvilket system, der skal modtage post sendt via den enkelte postkasse. Et eksempel på et system, der kunne modtage post, er f.eks. myndighedens ESDH system. Her vil vi dog nøjes med at fokusere på brugen af sikre e-mailpostkasser, som leveringsmetode, da det her og nu er den foretrukne leveringsmetode. Bemærk! For ikke at forvirre begreberne postkasse og sikker e-mailpostkasse benytter Administrationsportalen konsekvent begrebet e-mail-adresse og ikke e-mailpostkasse. Det vil vi også gøre i det følgende. I figur 6 er der indrammet tre områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. Rød indramning: Som allerede nævnt er postkasser i digital post (som her Flytning ) abstrakte begreber, der ikke i sig selv er fysiske postkasser. Betydningen af det bliver mere klart nu, for under e-mail-adresse skal du nu vælge den sikre e-mail-adresse, du ønsker skal modtage posten fra en borger. I dette eksempel er der oprettet to sikre e- mail-adresser borger@naestved.dk og teknik@naestved.dk. borger@naestved.dk valgt. S i d e 1 0
Den enkelte myndighed skal selv oprette de sikre e-mail-adresser, der skal kunne modtage post via digital post. Første gang du opretter en postkasse, skal du derfor oprette mindst én sikker e-mail-adresse. Dette gør du ved at klikker på linket Opret ny e- mailadresse. Da opretning af nye e-mail-adresser er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af sikre e-mail-adresser i et særskilt afsnit 9. Opret ny sikker e-mail-adresse. I dette eksempel oprettes den sikre e-mail-adresse jobcenter@naestved.dk, og det er den sikre e-mail-adresse, der vælges til postkassen Flytning. Grøn indramning: Under Afhentningssystemer kan man oprette og vælge andre modtagersystemer end sikre e-mail-adresser. Et sådant system vil typisk være et ESDHsystem. Med mindre du har fået klare instruktioner om det modsatte, skal du bare ignorere denne del af skærmbilledet. Blå indramning: I området Indstillinger, skal du tage stilling til to ting: 1. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse. 2. Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse: Mange hoved-e-mail-adresser returnerer en kvittering, når der ankommer post til adressen. Er den e-mail-adresse, du knytter til postkassen, sat sådan op, bør der sættes flueben her. Det er selvsagt god service, at borgerne får en kvittering for afleveret post, men du skal huske, at alle beskeder i digital post koster minimum 70 øre. Dette gælder også for kvitteringer. Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen: En dialogtråd hjælper med at styre et svar fra din myndighed hen til den borger, der har sendt postbeskeden. Den hjælper også til at binde relaterede postforsendelser sammen i digital post. Derfor skal du altid sætte kryds i dette afkrydsningsfelt, med mindre at du har fået helt klare instruktioner om det modsatte. Du er nu færdig med siden Levering, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Emner. S i d e 1 1
5. Trin tre Emner Figur 7. Til alle postkasser kan du oprette et uendeligt antal emner eller emneord for at være mere præcis. Det er vigtigt at understrege, at emner er en mulighed, men ikke et krav. Du kan altså godt gå videre fra denne side uden at oprette emner. I figur 28 er det illustreret, hvordan en brevskabelon uden emner ser ud i Post på borger.dk. Emner er en mulighed for at lave en yderligere sortering (end postkasser) af post, der sendes via digital post. Emner vælges i selve den brevskabelon, som borgerne/virksomhederne skriver beskeden i, på samme måde som hvis der var knyttet emner til en mailskabelon i f.eks. Outlook. I figur 26 er det illustreret, hvordan en udfoldet emne-valgliste ser ud i Post på borger.dk Figur 7 viser et øjebliksbillede, hvor der allerede er oprettet ét emne Børneflytninger, og et nyt Flytning til udlandet er ved at blive oprettet. Siden er næsten selvforklarende. Under Oprettede emner ser du de emner, der allerede er oprettet. Lige under listen over kan du sætte flueben ved Slutbrugeren skal vælge et ovenstående emne ved henvendelse til denne postkasse. Sætter du flueben her, vil emner være et tvangsfelt i den brevskabelon, borgerne får adgang til, når de vælger postkassen Flytning (som jo S i d e 1 2
er den postkasse, vi er ved at oprette her). Borgeren vil altså ikke kunne sende en mail til Flytning, uden at have valgt et emne fra valglisten. I feltet Opret emne / Navn på emne skriver du navnet på det emne, du ønsker at oprette, og du opretter det ved at klikke på knappen Opret emne. Du fortsætter, indtil du har oprettet de emner, du ønsker at knytte til den pågældende postkasse. Du er nu færdig med siden Emner og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste > Du kommer nu ind på siden Felter. S i d e 1 3
6. Trin fire Felter Figur 8. Felter er fritekst-indtastningsfelter, som du kan knytte til emner. Du kan knytte op til to felter til hvert emne. Dette er en mulighed, men ikke et krav. Du kan altså godt oprette emner, som ikke har felter tilknyttet. I figur 8 er første skridt i tilføjelsen af et felt til et emne vist. Først vælger du det emne, du ønsker at knytte et eller flere felter til (her er børneflytning valgt). Når du har valgt emnet, ændres skærmbilledet, så du kan oprette det ønskede felt. Dette er vist i figur 9. S i d e 1 4
Figur 9. Rød indramning: I området Emner til indtastningsfelter kan du se det emne, du har valgt at knytte felter til. Grøn indramning: I feltet Navn skriver du den tekst, som borgerne vil se ud for feltet. I dette eksempel vil borgerne altså se Barns CPR. I figur 27 er det illustreret, hvordan dette felt ser ud i en brevskabelon i Post på borger.dk Blå indramning: Feltet ESDH-kode vil være skjult for borgerne. I feltet kan du angive en fast kode, som er knyttet til indtastningsfeltet. Dette kan være nyttigt, fordi indtastningsfelter jo er fritekstfelter, og derfor kun egnede til automatisering i begrænset omfang (borgeren kan taste forkert). Værdien ved feltet er således, at indholdet her altid er det samme indhold, uanset hvad borgeren måtte taste ind i indtastningsfeltet. ESDH-kode feltet kan rumme f.eks. et KL journalnummer eller et FORM nøgleord, men man kan også benytte et selvopfundet navn som f.eks. Barns CPR. Det kan være lidt misvisende, at der står ESDH-kode, for feltet kan også benyttes til andet end direkte ESDH-integration. Hvis man f.eks. har et automatisk maildistributionssystem, vil feltet kunne bruges i forbindelse med denne distribution. Feltet kan dog også benyttes til f.eks. straks-journalisering i forbindelse med integration til et ESDHsystem deraf navnet. S i d e 1 5
Orange indramning: I afkrydsningsfeltet Slutbrugeren skal altid medtage indtastningsfeltet i sin meddelelse, kan man gøre indtastningsfeltet til et tvangsfelt. Borgeren vil altså ikke kunne sende sin meddelelse uden at have udfyldt feltet. Du er nu færdig med siden Felter og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Du kommer nu ind på siden Nøgleord. S i d e 1 6
7. Trin fem Nøgleord Figur 10. I trin fem Nøgleord kan du tilknytte nøgleord til et emne, som f.eks. vil kunne bruges til straks-journalisering ved integration til din myndigheds ESDH-system. Der er næppe tvivl om, at hvis dette er relevant for jer, så vil det være som led i et projekt, og der vil være konsulentstøtte på til at hjælpe med at få udfyldt disse oplysninger korrekt. I først omgang skal du bare springe denne side over, med mindre at du har fået andre instruktioner. Du vil altid senere kunne vende tilbage og lave de nødvendige opsætninger. Du er nu færdig med siden Nøgleord og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Du kommer nu ind på siden Godkendelse. S i d e 1 7
8. Trin seks Godkendelse Figur 11. Du er nu nået til sidste trin i oprettelsen af postkassen. Som du kan se i figur 11, får du et kortfattet resume af det, du har oprettet. Hvis du ønsker at rette noget, kan du gå tilbage i trinene ved at benytte < Tilbage knappen. Hvis du er tilfreds med det oprettede, trykker du på Godkend-knappen, og så er postkassen oprettet. Du vil altid senere kunne rette i den/de oprettede postkasser (din myndighed kan f.eks. ønske at benytte et andet afhentningssystem eller sende til en anden sikker e-mail-postkasse). Du vil nu kunne se den oprettede postkasse i en liste over mapper og postkasser. Dette er illustreret i figur 12 nedenfor. Figur 12. S i d e 1 8
9. Opret mappe Hvis du ønsker at oprette en mappe klikker du på knappen Opret ny mappe som du finder i trin ét (Postkasse) i oprettelsen af en postkasse. En lille dialogboks Opret mappe kommer nu frem. Denne er vist i figur 13. Figur 13. I Opret mappe kan du oprette mappen, ved at skrive dens navn i feltet Navn. I dette eksempel hedder den mappe, der ønskes oprettet, Økonomi. I feltet Beskrivelse kan du knytte en beskrivelse til mappen, som kan give borgerne en mere udførlig beskrivelses af, hvilke postkasser borgeren kan forvente at finde i mappen. Det anbefales, at din myndighed arbejder grundigt med formuleringen af disse hjælpetekster. Endelig kan du vælge, hvor du vil placere mappen, i valg-listen Placering. Som det fremgår, er denne menu helt den samme som menuen Vælg mappe til placering af postkassen. Det betyder, at hvis du vælger [Næstved Kommune], vil mappen Økonomi blive lagt på samme niveau, som de øvrige mapper. Vælger du f.eks. Byråd og politik vil den blive lagt under denne mappe, som illustreret her: Byråd og politik Økonomi S i d e 1 9
Du kan altså oprette lige så mange mapper og undermapper, som du ønsker. Når du er tilfreds, opretter du mappen ved at klikke på knappen OK. Som det fremgår af figur 14, er der nu oprettet en ny postkasse Økonomi. Fordi vi i dette eksempel valgte at placere mappen under [Næstved Kommune], ligger den på samme niveau, som de øvrige mapper. Hvis du ønsker at oprette flere mapper med det samme, kan du godt gøre det. Du gentager bare ovennævnte procedure, indtil du har de mapper du ønsker. I figur 25 er det illustreret, hvordan den oprettede mappe Økonomi ser ud i Post på borger.dk. Som det ses ligger Økonomi til sidst i den alfabetisk sorterede mappeliste, og det manglende + ud for mappen viser, at der ikke er lagt nogen postkasser i mappen. Dette er et gammelt skærmprint. I dag vil mapper der ikke indeholder postkasser ikke blive vist på borger.dk og e-boks.dk. Figur 14. S i d e 2 0
10. Opret ny sikker e-mail-adresse Der er to måder, du kan oprette en ny sikker e-mail-adresse. 1. Du kan gøre det ved at gå ind på e-mail-adresser og trykke på knappen Opret e- mail-adresse, som vist i figur 15. 2. Du kan gøre det i trin to levering (se afsnit 4 trin to Levering), når du er ved at oprette en postkasse. Her gør du det ved at klikke på linket Opret ny e-mailadresse. Dette er vist i figur 16. Figur 15. Nedenfor er punkt 2 brugt som eksempel, men det er nøjagtig samme procedure man følger for punkt 1. Du klikker på linket Opret ny e-mail-adresse. En lille dialogboks Opret e-mail-adresse kommer nu frem som illustreret i figur 15. I figur 15 er felterne allerede udfyldt, men før vi når så langt, skal du først finde det nøgle-certifikat, der skal knyttes til den sikre e-mail-adresse. S i d e 2 1
Figur 16. I feltet Medarbejder- eller virksomhedscertifikat, skal du knytte et såkaldt certifikat eller en offentlig nøgle til den sikre e-mail-adresse, du navnegiver i feltet e-mailadresse. Det vil føre for vidt at beskrive principperne for sikker forsendelse af post via PKI (Public Key Infrastructure), som er den teknologi, der benyttes her. Hvis du vil hvide mere om PKI, kan du søge på enten PKI eller Public Key Infrastructure på nettet, og så vil du finde adskillige artikler om emnet. Her er det nok at sige, at det certifikat, du uploader til digital post, fungerer som en nøgle, som digital post låser borgerens besked med (hvad man kalder at kryptere). Kun den sikre modtager-e-mail-adresse, der har en matchende privat nøgle, kan derefter låse beskeden op (hvad man kalder at dekryptere). At navngive en sikker e-mail-adresse er, som det fremgår af figur 15, let nok. Du taster bare navnet på den sikre e-mail-adresse ind i feltet e-mail-adresse. I dette eksempel er den sikre e-mail-adresse jobcenter@naestved.dk. At tilknytte et certifikat er imidlertid lidt vanskeligere. Først skal du finde det certifikat, du ønsker at uploade. Hvordan dette gøres kommer an på om det certifikat du leder efter er til NemID eller den tidligere digitale signatur (OCES). Der er to separate adressebøger der indeholder henholdsvis NemID certifikater og OCES certifikater. Hvis du ikke ved, om modtageren har NemID eller den tidligere digitale signatur, er du nødt til at søge begge adresssebøger. Det anbefales at du starter i NemIDs adressebog, som du finder via dette link: S i d e 2 2
https://www.nemid.nu/support/sikker_e-mail/soeg_certifikat/ Figur 17. Rød indramning: I området Skriv den e-mail-adresse du vil sende sikker e-mail til, kan du søge efter NemID certifikater. I skrivende stund er det relativt få af disse der er udstedt, så der er mere sandsynligt at det er et OCES certifikat du leder efter. Grøn indramning: I feltet Søg certifikat til den tidligere digitale signatur, finder du en kort vejledning, og et link til den webside, hvor du kan søge efter OCES certifikater. Du kan også gøre det direkte herfra via dette link: https://www.certifikat.dk/export/sites/dk.certifikat.oc/da/soegning/ Klikker du på linket, kommer du til den webside, der er vist i figur 18. S i d e 2 3
Figur 18. I feltet Indtast e-mail-adresse skriver du navnet på den sikre e-mail-adresse, hvis offentlige nøgle-certifikat, du ønsker at finde. I feltet Tekst på billedet indtaster du den tekst, du ser på billedet. Dette felt er udelukkende til for at sikre sig imod maskinel kopiering af certifikater. Det kan nogle gange være lidt vanskeligt at se, hvad der står, men fejler du første gang, så prøv bare igen. I dette tilfælde er det den sikre e-mail-adresse jobcenter@naestved.dk, som vi slår op. Det gør du ved at klikke på Søg. I figur 19 er resultatet af søgningen vist. Figur 19. Klikker du på den lille pil, der er indrammet med rødt, får du mulighed for at åbne eller gemme det certifikat, du har fundet. Du vælger Gem. S i d e 2 4
Du gemmer nu certifikatet i en mappe, hvor du let kan finde det igen. I figur 19 er denne proces vist. Som det fremgår, er certifikatet NæstvedKommune Jobcenteret.cer netop lagt ned i en mappe, hvor et andet certifikat NæstvedKommune borger.cer allerede ligger. Figur 20. Du går nu tilbage til dialogboksen Opret e-mail-adresse. Her finder du certifikatet via knappen Gennemse. Når du har fundet certifikatet, uploader du det ved at klikke på Åbn. Dette er illustreret i figur 21. Figur 21. S i d e 2 5
Du har nu givet de nødvendige oplysninger om e-mail-adresse og certifikat, og dialogboksen vil se ud som figur 22. Klik på OK, og den nye e-mail-adresse er nu oprettet, som det fremgår af figur 23. Figur 22. I figur 23 er den nye sikre e-mail-adresse oprettet. I ovenstående eksempel vælges denne postkasse jobcenter@naestved.dk som leveringsadresse. Figur 23. S i d e 2 6
10.1. Advarsel mod automatiske kvitteringer I mange hoved e-mail adresser er der sat et automatisk kvitteringssvar ind. Det er meget vigtigt at man slår autokvittering fra i de sikre adresser der modtager post fra digital post eller at man ikke vælger e-mail-adresser der har sådanne autosvar. Problemet med autokvitteringer er, at hvis en slutbruger sender en besked fra digital post til en sikker e-mail adresse, der returnerer autokvitteringer, så vil dette udløse et automatisk kvitteringssvar. Kvitteringen modtages i indgaende@e-boks.dk, men da kvitteringen ikke indeholder nok informationer til at beskeden kan videresendes til slutbrugeren, vil indgående@e-boks.dk søge at advare afsender mod den fejlede forsendelse ved at sende en automatisk fejlmeddelelse retur. Denne fejlmeddelelse vil udløse en kvittering, og sådan vil korrespondancen fortsætte i en uendelighed. Dette vil resultere i at e-boks må slå den pågældende sikre e-mail adresse fra for at stoppe loopet. S i d e 2 7
11. Sådan ser det ud i Post på borger.dk I dette afsnit kan du se en række skærmprint af, hvordan Næstved Kommunes postkassehierarki ser ud i borgerens postkasse på borger.dk. Afsnittet viser også, hvordan forskellige postkasser med forskellige indstillinger ser ud. Figur 24. I figur 24. kan du se den mappestruktur, som Næstved Kommune har oprettet. Her er mapperne foldet sammen. Figur 25. I figur 25 er mappen Flytning, byg og bolig foldet ud, og vejledningen til postkassen flytning er kaldt frem. I bunden ser du mappen Økonomi, som vi oprettede i afsnit 8. Opret mappe. S i d e 2 8
Figur 26. I figur 26 er postkassen Flytning valgt. Rød indramning: Valglisten til feltet Emne er foldet ud, og de emner, som kan tilknyttes postforsendelser til Flytning, er vist. Her er emnet Børneflytning markeret. Når man klikker på knappen Vælg emne, er emnet valgt. Figur 27. S i d e 2 9
I figur 27 er postkassen Flytning valgt. Rød indramning: Under Emne er emnet Børneflytning valgt Grøn indramning: De felter der er knyttet til emnet Børneflytning, er blevet synlige. Der kan maksimalt være to felter, og i dette eksempel er der kun ét - Barns CPR. Det fremgår, at dette felt skal udfyldes, før meddelelsen kan sendes. Figur 28. I figur 28 er postkassen Jobcenter valgt. Som det ses, er der ikke knyttet hverken emner eller felter til denne postkasse, som dermed meget ligner f.eks. en Hotmail e- mailskabelon. Den eneste afvigelse er, at man ikke frit kan taste en modtageradresse ind, men er tvunget til at vælge prædefinerede postkasser. Figur 29. S i d e 3 0
I figur 29 er en postkasse, der er lagt i roden på kontakthierarkiet vist. I dette tilfælde er der tale om postkassen Skriv til Økonomistyrelsen. S i d e 3 1