BBR-Kommune Systemadministration Brugervejledning
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1. Forord... 4 1.2. Formål... 4 1.3. Adgang... 4 1.4. Opbygning af vejledningen... 4 2. Skærmbilledets opbygning... 5 2.1. Startbillede... 5 2.2. Vælg niveau... 6 2.3. Knapfunktioner m.m.... 6 3. Kommuneoplysninger... 8 3.1. Definition... 8 3.2. Anvendelse... 8 3.3. Oprette... 8 3.4. Ændre... 9 3.5. Slette... 9 4. Tilpas tooltip-tekster... 10 4.1. Definition... 10 4.2. Anvendelse... 10 4.3. Ændre... 10 5. Tilpas sidehjælp... 11 5.1. Definition... 11 5.2. Anvendelse... 11 5.3. Ændre... 11 5.4. Ændring af tekster i sidehjælp... 11 5.4.1. Stor overskrift... 11 5.4.2. Lille overskrift... 12 5.4.3. Almindelig tekst i et afsnit... 12 5.4.4. Punktopstilling... 12 5.4.5. Fed normalskrift... 13 6. Tilpas fejltekster... 14 6.1. Definition... 14 6.2. Anvendelse... 14 6.3. Ændre... 14 7. Kommunespecifikke felter... 15 7.1. Definition... 15 7.2. Anvendelse... 15 7.3. Vælg niveau... 15 7.4. Krævet udfyldelse... 18 7.5. Ændre... 18 7.6. Slette... 19 8. Notatlinjer på BBR-Meddelelsen... 20 8.1. Definition... 20 8.2. Anvendelse... 21 8.3. Ændre... 21 Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 2 af 37
9. Indstillinger for BBR-Meddelelse... 22 9.1. Definition... 22 9.2. Anvendelse... 23 9.3. Ændre... 23 10. Kommunespecifikke links... 24 10.1. Definition... 24 10.2. Anvendelse... 24 10.3. Parameterstyring... 24 10.4. Oprette... 25 10.5. Ændre... 25 10.6. Slette... 26 11. Overførsel... 27 11.1. Definition... 27 11.2. Anvendelse... 27 11.3. Ændre... 27 12. Tidsfrister... 28 12.1. Definition... 28 12.2. Anvendelse... 28 12.3. Oprette... 28 12.4. Rette... 29 13. ESDH... 30 13.1. Definition... 30 13.2. Anvendelse... 30 13.3. Oprette... 30 13.4. Ændre... 30 13.5. Slette... 30 14. Inddataboksoplysninger... 32 14.1. Definition... 32 14.2. Anvendelse... 32 15. Faste tekster for Inddataboksen... 33 15.1. Definition... 33 15.2. Anvendelse... 33 16. Genvejstaster... 34 16.1. De generelle genvejstaster... 34 16.2. Genvejstaster til fanebladet Systemadministration... 34 17. Øvrig hjælp til Systemadministration... 36 17.1. Hotline... 36 18. Ændringslog... 37 18.1. Ændringer i version 4.0... 37 18.2. Ændringer i version 5.0... 37 18.3. Ændringer i version 6.0... 37 18.4. Ændringer i version 7.0... 37 18.5. Ændringer i version 8.0... 37 18.6. Ændringer i version 9.0... 37 Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 3 af 37
1. Indledning 1.1. Forord Denne brugervejledning indeholder en beskrivelse af BBR Kommunes faneblad Systemadministration og de funktioner, som fanebladet stiller til rådighed for sagsbehandleren. Den nyeste udgave af vejledningen vil altid være tilgængelig på www.bbr.dk. 1.2. Formål Registrering af Bygninger og Boliger er en lovbunden opgave, der udføres af alle landets kommuner. Kommunernes forskellige måde at organisere arbejdet på medfører, at der kan være forskellighed i arbejdsgangene. Systemet indeholder derfor mulighed for at tilrette systemets anvendelse efter den enkelte kommunes ønske og behov. Kommunerne har f.eks. selv mulighed for at tilrette egne kommunale felter samt tekster mv. i BBR-Kommune. Ændring af tekster i systemets pop op-vinduer til en selvvalgt tekst gør, at teksten på pop op-vinduet ikke ændres ved opdatering af nye releases men skal vedligeholdes af kommunens systemadministrator. 1.3. Adgang Hvis det er adgangsrettigheder, du mangler, skal du kontakte Brugeradministratoren i din kommune eller i din forvaltning. 1.4. Opbygning af vejledningen Denne vejledning indeholder 18 kapitler i alt. Kapitel 2 giver et overblik over fanebladets funktioner. De efterfølgende kapitler 3 til 15 beskriver en funktion ad gangen. Kapitel 16 beskriver genvejstasterne, som gælder på de forskellige skærmbilleder under fanebladet Systemadministration. Kapitel 17 giver en vejledning til, hvordan man kan få yderligere hjælp til fanebladet Systemadministration. Kapitel 18 beskriver ændringer i vejledningen i forhold til tidligere versioner. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 4 af 37
2. Skærmbilledets opbygning 2.1. Startbillede Når du klikker på fanebladet Systemadministration, vises nedenstående billede: De forskellige funktioner under fanebladet Systemadministration bliver listet. Kommuneoplysninger her kan du angive kommunens kontaktoplysninger til brug for BBR-Meddelelser. Tilpas tooltip tekster her kan du ændre de tooltip tekster, der er knyttet til de enkelte indberetningsfelter i systemet. Tilpas sidehjælp her kan du rette teksterne til sidehjælpen. Tilpas fejltekster her kan du rette de fejltekster, der benyttes af systemet, når indtastningerne ikke er korrekte i forhold til valideringsreglerne. Kommunespecifikke felter her kan du oprette/ændre/slette kommunespecifikke felter. Notatlinjer på BBR-Meddelelsen her kan du angive, hvilke notatlinjer der skal udskrives på BBR-Meddelelserne. Indstillingerne for BBR-Meddelelse her kan du angive diverse indstillinger for udskrivning af BBR-Meddelelserne samt oprette egne årsagstekster. Overførsel her kan du angive, om du ønsker at få overført tinglyst areal fra ejerlejligheder i ESR. Kommunespecifikke links her kan du definere og vedligeholde kommunespecifikke links, dvs. webadresser til opslag på hjemmesider. Tidsfrister her kan du vedligeholde tidsfrister for overførsel af anmeldelsessager og påbegyndelsesrykkere. ESDH her kan du vedligeholde links til lokale journalsystemer Inddataboksoplysninger her kan du vedligeholde tidsfrister og den kommunespecifikke e-mail adresse hørende til Inddataboksen. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 5 af 37
Faste tekster for Inddataboksen her har du mulighed for at opsætte forud formulerede tekster, som kan bruges i forbindelse med at der sendes mail til Inddataboks sagens indberetter. 2.2. Vælg niveau Hvis du vælger funktionen Tilpas tooltip-tekster, Kommunespecifikke felter eller Notatlinjer på BBR-Meddelelsen, skal du på disse også vælge det niveau, du vil ændre. Vælg først den funktion, du vil ind og ændre Klik på pilen i boksen til højre for at vælge, hvilket niveau du vil ændre på 2.3. Knapfunktioner m.m. Her er en oversigt over knapper og øvrige små funktioner på fanebladet Systemadministration: Knapper Annuller Gem Beskrivelse Her kan du fortryde dine indtastninger. Her gemmer du de indtastninger, du har lavet. Tilføj Her tilføjer du den linje, der er indtastet i. Obl., checkboks Hvis der er markering i denne checkboks ud for et kommunespecifikt felt, betyder det, at sagsbehandleren skal vælge at udfylde feltet på det tilsvarende niveau, det forekommer. LINKS Ret Ved klik på linket får du mulighed for at rette i et felt. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 6 af 37
Knapper Slet Beskrivelse Ved klik på linket, får du mulighed for at slette indhold i et felt. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 7 af 37
3. Kommuneoplysninger 3.1. Definition Skærmbilledet Kommuneoplysninger indeholder de kontaktoplysninger, kommunen vælger at angive på BBR-Meddelelser. For at se eller rette i kommuneoplysninger skal du klikke på Kommuneoplysninger i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 3.2. Anvendelse Når du skal udskrive BBR-Meddelelser, vil der på disse fremgå data om kommunen. Disse oplysninger stammer fra denne side, så det er vigtigt, at data hele tiden er korrekte. På skærmbilledet Kommuneoplysninger kan sagsbehandleren angive følgende oplysninger: Feltnavn Kommunens navn Afdeling Adresse Postnr./By Telefonnr. E-mail Hjemmeside Kort feltbeskrivelse Kommunens navn, som den vil fremgå af BBR- Meddelelsen. Den afdeling i kommunen, som varetager registrering af BBR data. Kommunens adresse, som den vil fremgå af BBR- Meddelelsen. Kommunens postnummer og by, som de vil fremgå af BBR-Meddelelsen. Telefonnummer til den afdeling i kommunen, som varetager BBR registrering. E-mail-adresse for den afdeling, som varetager BBR registrering. Link til kommunens hjemmeside eller anden hjemmeside der kan anvendes til BBR-henvendelser. 3.3. Oprette Når du første gang skal indtaste oplysninger, gør du følgende: Udfyld alle de relevante felter Klik på knappen Gem. Data er nu gemt og vil blive anvendt på BBR-Meddelelser Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 8 af 37
3.4. Ændre Når du skal ændre oplysninger, gør du følgende: Ændr alle de relevante felter Klik på knappen Gem. Ændringen er nu gemt og vil blive anvendt på BBR- Meddelelser. 3.5. Slette Skal du have slettet en eller flere oplysninger således, at disse ikke fremgår af BBR- Meddelelser, skal du gøre følgende: Slet teksten i de felter, der ikke skal fremgå af BBR-Meddelelser Klik på knappen Gem. Data er nu gemt, og slettede oplysninger vil ikke fremgå af BBR-Meddelelser mere Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 9 af 37
4. Tilpas tooltip-tekster 4.1. Definition Tilpas tooltip-tekster er en af de hjælpefunktioner, der findes i BBR-Kommu-ne. Der er tooltip for hvert eneste indberetningsfelt i Nyt BBR. For at se eller rette i tooltip-tekster skal du klikke på Tilpas tooltip-tekster i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 4.2. Anvendelse Der findes ét sæt standard tooltip-tekster og udover disse et sæt, hvor det er muligt at ændre, slette eller tilføje tekst. Standard tooltip-teksterne kan ikke slettes. Når du retter, sletter eller tilføjer tekst i et tooltip, træder standard tooltip-tekst på feltet ud af kraft og erstattes af kommunens egen tekst. Det gælder kun for de tooltip-tekster, du ændrer på. 4.3. Ændre Vil du ind og skrive eller rette i et tooltip, skal du gøre følgende: Find i boksen Vælg niveau det niveau, du vil ændre tooltip i Find i listen Vælg felt det tooltip, du vil ændre tekst i Tooltip-teksten vises i boksen Tooltip-tekst Indtast din rettelse til den bestående tekst Klik på knappen Gem for at gemme ændringen eller på Annuller for at fortryde din rettelse Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 10 af 37
5. Tilpas sidehjælp 5.1. Definition Til hvert skærmbillede i Nyt BBR findes en sidehjælp, der er en uddybelse af tooltipteksten. Denne fremkommer, når du klikker på spørgsmålsknappen i overskriftsbjælken. For at se eller rette i sidehjælpstekster skal du klikke på Tilpas sidehjælp i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 5.2. Anvendelse Der findes ét sæt standard hjælpetekster, og udover disse et sæt, hvor det er muligt at ændre, slette eller tilføje tekst. Standard hjælpeteksterne kan ikke slettes. Når du retter, sletter eller tilføjer tekst i Hjælp, træder standard hjælpeteksten ud af kraft og erstattes af kommunens egen version. Det gælder kun for de sider med Hjælp, du ændrer under systemadministration. 5.3. Ændre Vil du ind og skrive eller rette i en sidehjælp, skal du gøre følgende: Find i listen Vælg side den sidehjælp, du vil ændre tekst i Teksten i sidehjælpen vises i boksen Sidehjælpen Indtast din rettelse til den bestående tekst Klik på knappen Gem for at gemme ændringen eller på Annuller for at fortryde din rettelse 5.4. Ændring af tekster i sidehjælp I det følgende vises eksempler på alle typer ændringer af teksterne i sidehjælpen. Eksemplerne er taget fra sidehjælpen til Bygning. 5.4.1. Stor overskrift Tekst fra sidehjælpen: Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 11 af 37
Bygning (BOB-02) Indtastning: <H1><B>Bygning (BOB-02)</B></H1> Koder: <H1>er koden for start med de store skrifttyper <B> er koden for start på fed skrift </B> er koden for afslutning af fed skrift </H1> er koden for afslutning for de store skrifttyper. 5.4.2. Lille overskrift Tekst fra sidehjælpen: Definition Indtastning: <H3><B>Definition</B></H3> Koder: <H3>er koden for start med den lidt mindre skrifttype <B> er koden for start på fed skrift </B> er koden for afslutning af fed skrift </H3> er koden for afslutning for den lidt mindre skrifttype. 5.4.3. Almindelig tekst i et afsnit Tekst fra sidehjælpen: Hvis du ikke har indberettet felterne korrekt, f.eks. hænger feltet Varmeinstallation sammen med feltet Opvarmningsmiddel, vil BBR-Kommune fremkomme med en fejlmeddelelse om, hvad fejlen er. Ret fejlen og klik på knappen Opret igen. Indtastning: <P>Hvis du ikke har indberettet felterne korrekt, f.eks. hænger feltet Varmeinstallation sammen med feltet Opvarmningsmiddel, vil BBR-Kommune fremkomme med en fejlmeddelelse om, hvad fejlen er. Ret fejlen og klik på knappen Opret igen.</p> Koder: <P> er koden for start et nyt afsnit efter en blank linie </P> er koden for afslutning af et afsnit. 5.4.4. Punktopstilling Tekst fra sidehjælpen: Find via søgning den bygning, du vil foretage ændringer på. Indtast dine oplysninger. Klik på knappen Gem. Ændringerne er nu gemt. Indtastning: <UL> <LI>Find via søgning den bygning, du vil foretage ændringer på.</li> <LI>Indtast dine oplysninger.</li> <LI>Klik på knappen Gem.</LI> </UL> Ændringerne er nu gemt. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 12 af 37
Koder: <UL> er koden for en blank linie før punktopstilling <LI> er koden for start på punktopstilling </LI> er koden for slut på punktopstilling </UL> er koden for blank linie efter på punktopstilling. 5.4.5. Fed normalskrift Tekst fra sidehjælpen: Klik på det ønskede niveau. BBR-Medd-data. Ved klik på denne knap kan du se et skærmbillede med BBR- Meddelelsesoplysninger. Indtastning: Klik på det ønskede niveau.</br> <P><B>BBR-Medd-data.</B> Ved klik på denne knap kan du se et skærmbillede med BBR-Meddelelsesoplysninger.</P> Koder: </BR> er koden for tvunget linieskift <P> er koden for start et nyt afsnit efter en blank linie <B> er koden for start på fed skrift </B> er koden for afslutning af fed skrift </P> er koden for afslutning af et afsnit. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 13 af 37
6. Tilpas fejltekster 6.1. Definition Fejltekster er de tekster, der fremkommer, såfremt der er indtastet oplysninger, som ikke er korrekte i forhold til systemets valideringsregler. Fx er der felter, der skal udfyldes, og felter, der skal afstemmes i forhold til andre felter. Først når oplysningerne er korrekte, gemmes de af systemet. For at se eller rette i fejltekster skal du klikke på Tilpas fejltekster i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 6.2. Anvendelse Du har mulighed for at ændre/tilføje/rette i systemets fejltekster. Dvs. de fejltekster, der skal fremkomme, såfremt du har lavet noget i BBR-Kommune, som ikke er tilladt. Der kan kun ændres på systemets fejltekster, ikke fejltekster, der fremkommer ved forkert brug af PC en eller andre programmer. Når du retter, sletter eller tilføjer tekst i Tilpas fejltekster, træder standard fejlteksterne ud af kraft og erstattes af kommunens egne. Det gælder kun for de felter med fejltekster, du ændrer under Systemadministration. 6.3. Ændre Vil du rette i fejlteksterne, skal du gøre følgende: Find i listen Vælg fejltekst den tekst, du vil ændre i Fejlteksten vises i boksen Fejlteksten Indtast din rettelse til den bestående tekst Klik på knappen Gem for at gemme ændringen eller på Annuller for at fortryde din rettelse. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 14 af 37
7. Kommunespecifikke felter 7.1. Definition Med kommunespecifikke felter menes de kommunespecifikke oplysninger, der findes under Bygning og bolig. For at se eller rette i kommunespecifikke felter skal du klikke på Kommunespecifikke felter i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 7.2. Anvendelse Der er mulighed for selv at tilføje værdier, der har betydning for din kommune. Overskriften vises under alle niveauer undtagen under Matrikeloplysning. Såfremt din kommune ikke har defineret felter på disse, vil de blive vist som nedenstående, og de er forskellige for alle niveauer. Der er mulighed for at definere tre felter med tilhørende drop down-bokse og tre med mulighed for at indskrive tal. Det er ikke muligt at slette Kommunespecifikke felter helt. De vil altid fremgå på siderne for de forskellige niveauer, dog kun som overskrift i en gruppeboks. Vær meget opmærksom på, at har du først én gang tilføjet en ny overskrift til ledeteksten, kan du ikke slette teksten. Feltet må ikke være tomt. Skal det ligne de andre, må du indtaste den tekst, der står til venstre for indtastningsfeltet f.eks. Kommunalt felt 1. 7.3. Vælg niveau Når du vil tilføje kommunespecifikke felter, skal du gøre følgende: Vælg fra listen Vælg niveau det niveau, du vil ændre i Efter, at du har valgt grundniveau, vises nedenstående skærmbillede: For at ændre på ledeteksten Kommunalt felt 1-6, skal du gøre følgende: Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 15 af 37
Klik på linket Ret ud for det felt, hvortil du vil tilføje ny tekst. Indtast din tekst. Klik på knappen Gem. Det vil nu være tilføjet det niveau, du har valgt at tilføje den på. I ovenstående eksempel vil det være på Grund. For felterne 1-3, skal du tilføje drop down-bokse, for at det giver mening at ændre på ledeteksten. Klik på linket Tilknyt drop down-boks. Følgende vil fremkomme på skærmbilledet: Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 16 af 37
Indtast en kode, du selv definerer. Det kan være tal eller bogstaver. Det anbefales at anvende tocifrede tal, da dette gør sorteringen korrekt. F.eks. 01, 02 osv Indtast herefter kodeteksten, som kan se ud som nedenstående eksempel Klik på Tilføj. Gør på samme måde med alle de valgmuligheder, der skal være Klik til sidst på knappen Gem, for at gemme hele drop down-boksen Din liste kan nu se ud som nedenstående eksempel. Læg mærke til, at funktionen Tilknyt drop down-boks nu er ændret til Ret drop down-boks. På denne måde kan du se, at der er indhold til checkboksen. Det er vigtigt, at du klikker på Tilføj først. Indtaster du kode og kodetekst og kun klikker på knappen Gem, bliver oplysningen ikke gemt. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 17 af 37
Hvis du kun klikker på Tilføj og glemmer at klikke på knappen Gem, vil det heller ikke blive gemt. Din liste vil nu fremgå af det niveau, du valgte at oprette drop down-listen på. Her illustreres det for Grund under Bygning og bolig. 7.4. Krævet udfyldelse Hvis de anvendte kommunespecifikke felter skal udfyldes, skal checkboksen Obl. klikkes aktiv (flueben). Herved kontrollerer systemet, at feltet på det pågældende niveau bliver udfyldt. Husk at klikke på knappen Gem, for at systemet gemmer oplysningen. 7.5. Ændre For at rette ledetekst til de kommunespecifikke felter, gør du følgende: Klik på linket Ret til højre ud for det felt, du vil rette teksten på Tilret teksten Klik på knappen Gem For at rette på indholdet i drop down-boksene, gør du følgende: Klik på Ret drop down-boks Klik på linket Ret, hvis indholdet i de enkelte punkter skal rettes, eller klik på linket Slet, hvis punktet ikke skal være der mere Klik herefter på knappen Gem Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 18 af 37
7.6. Slette Vil du slette et af de kommunespecifikke felter, skal du ved drop down-bok-sene gøre følgende: Vælg det niveau, hvor du vil slette kommunespecifikke felter Klik på Ret drop down-bokse Klik på linket Slet ud for hver af de valgmuligheder, der er for denne drop down-boks Klik på knappen Gem Klik herefter på linket Ret ud for den ledetekst, hvor du lige har slettet drop down-boksen Slet eksisterende tekst, og erstat den evt. med teksten Kommunalt felt 1, 2 eller 3, alt efter hvilken tekst, du vil have til at stå neutralt Vil du slette et af de tre indtastningsfelter, skal du gøre følgende: Klik på linket Ret ud for den ledetekst, du vil slette Slet eksisterende tekst, og erstat den evt. med teksten Kommunalt felt 1, 2 eller 3, alt efter hvilken tekst, du vil have til at stå neutralt Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 19 af 37
8. Notatlinjer på BBR-Meddelelsen 8.1. Definition Notatlinjer under fanebladet Systemadministration, har til formål at fortælle systemet, hvorvidt en notatlinje skal vises på en BBR-Meddelelse eller ej. For at se om en notatlinje skal udskrives på til BBR-Meddelelsen skal du klikke på Notatlinjer på BBR-Meddelelsen i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: Vælg herefter niveau. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 20 af 37
8.2. Anvendelse På dette billede kan du for alle 99 notatlinjer markere, om notatlinjerne skal udskrives på BBR-Meddelelsen, og du kan til enhver tid ændre markeringen til det modsatte. På fanebladene Bygning og bolig kan sagsbehandleren i hvert niveau for hver enkelt notatlinje se i Checkboksen Synlig, om notatlinjen skal udskrives på BBR-Meddelelsen. 8.3. Ændre Skal en notatlinje ændre status fra udskrift til ikke udskrift eller omvendt, skal du gøre følgende: Find det notatlinjenummer, der skal have ændret status fra udskrift til ikke udskrift eller omvendt Klik i checkboksen til højre Klik på knappen Gem i bunden af skærmen. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 21 af 37
9. Indstillinger for BBR-Meddelelse 9.1. Definition På skærmbilledet Indstillinger for BBR-Meddelelse kan du angive intervaller for udskrivning, kuvertering osv. i forbindelse med kommunens BBR-Meddelelser. For at se eller rette i indstillinger for BBR-Meddelelse skal du klikke på Indstillinger for BBR-Meddelelse i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 22 af 37
9.2. Anvendelse På skærmbilledet kan følgende oplysninger ses: Udskriftsinterval Feltnavn Sidste udskrivning Næste levering i uge Kuverteres Forsendelse Årsagskoder, der ikke skal kuverteres Egne årsagskoder Kort feltbeskrivelse Indstillinger for den centrale udskrivning af meddelelser: Med hvilket interval udskrives centrale BBR-Meddelelser Feltet viser dato for sidste central udskrivning af BBR- Meddelelser. Feltet viser ugen, Hvor der næste gang leveres BBR- Meddelelser. Indstillinger for den centrale udskrivning af meddelelser: Skal de kuverteres eller ej Indstillinger for den centrale udskrivning af meddelelser: Skal de sendes til kommunen eller med postvæsenet. Her kan man vælge, hvilke årsagskoder, der ikke skal kuverteres. BBR-Meddelelser med disse årsagskoder sendes ukuverteret til kommunen. Kommunen kan oprette sine egne kommunespecifikke årsagskoder. 9.3. Ændre Vil du ændre indstillingerne for BBR-Meddelelser, skal du gøre følgende: Tilret relevante felter Klik på knappen Gem Skal du yderligere angive egne årsagskoder, skal du indtaste disse og klikke på knappen Tilføj under gruppeboksen Egne årsagskoder Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 23 af 37
10. Kommunespecifikke links 10.1. Definition Skærmbilledet Kommunespecifikke links åbner mulighed for på kommunalt niveau at definere og vedligeholde webadresser til opslag på hjemmesider. For at se eller rette i kommunespecifikke links skal du klikke på Kommunespecifikke links i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 10.2. Anvendelse Der kan tillige tilknyttes information, der ønskes overført til hjemmesiden sammen med webadressen. Der kan oprettes et ubegrænset antal links. Samtidig med oprettelsen eller vedligeholdelsen skal kommunen tage stilling til, hvilke skærmbilleder det enkelte kommunespecifikke link skal vises på. På skærmbilledet indberettes Titel og http-adresse på den hjemmeside, kommunen ønsker. Samtidig markeres i checkboksene, hvilke skærmbilleder web-adressens Titel skal vises på. Indberetning og markering afsluttes med klik på linket Tilføj. Webadressernes Titel vises i gruppeboksen Kommunespecifikke links nederst på de valgte skærmbilleder. Webadresserne skal starte med http://www. 10.3. Parameterstyring Du kan benytte parametre, når du laver et kommunespecifikt link. For hvert niveau (Bygning, Opgang, Enhed, osv.) er der defineret en række parametre, som kan sendes med i et link. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 24 af 37
Dette illustreres her med et eksempel: Hvis du vil lave et kommunespecifikt link, som linker til Google Maps med adressen på en bygning, skal du oprette et kommunespecifikt link som beskrevet i afsnit 10.3. Udfyld Titel med Google Maps og Http-Adresse med http://maps.google.com/maps?f=q&source=s_q&hl=da&geocode=&q=dan mark+<%postdistrikt%>+<%vejnavn%>+<%husnr%>. Klik af i checkboksen Byg. Når du herefter søger en bygning frem og klikker på linket Google Maps nederst i skærmbilledet, får du vist bygningens adresse i Google Maps. Du laver en parameter i et kommunespecifikt link sådan: <%parameter-navn%>, hvor parameter-navn er navnet på den parameter, du gerne vil have sat ind. Når du klikker på det kommunespecifikke link på en aktuel bygning, vil disse parametre blive udfyldt med værdier fra den aktuelle bygning. I ovenstående eksempel vil <%PostDistrikt%> blive erstattet med fx Odense C, <%Vejnavn%> vil blive erstattet med fx Allegade. <%HusNr%> vil blive erstattet med fx 5. For hvert niveau (Bygning, Opgang, Enhed, osv.) er der defineret en række parametre: Niveau Mulige parametre GRU Vejnavn, HusNr, PostNr, PostDistrikt, EjendomsNr, BK_ESDHReference. MAT KommunaltEjerlav, LandsEjerlav, LandsEjerLavKode, MatrikelArtskode, MatrikelTal, MatrikelBogstav, MatrikelDelnr. BYG VejKode, Vejnavn, HusNr, PostNr, PostDistrikt, EjendomsNr, Bygningsnr, BK_FOT_id, BK_ESDHReference. OPG VejKode, Vejnavn, HusNr, PostNr, PostDistrikt, EjendomsNr, BygnNr, BK_ESDHReference. ETA Etage, ESDHReference. ENH VejKode, Vejnavn, HusNr, Etage, SideDør, PostNr, PostDistrikt, BK_ESDHReference. BRU VejKode, Vejnavn, HusNr, Etage, SideDør, PostNr, PostDistrikt, BK_ESDHReference. RUM EjendomsNr, BygningsNr, RumNr, ESDHReference. 10.4. Oprette Ved oprettelse af et nyt link gøres følgende: Udfyld felterne Titel og Http-Adresse i den tomme indberetningsboks nederst på billedet. Klik i hver af de checkbokse, hvor linkene skal vises. Klik på linket Tilføj 10.5. Ændre Vil du rette i de kommunespecifikke links, skal du gøre følgende: Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 25 af 37
Klik på linket Ret ud for de oplysninger, der skal rettes Tilret de relevante felter Klik på linket Gem for at gemme oplysningerne Eller på linket Afbryd, hvis indtastningen er forkert 10.6. Slette Vil du slette et kommunespecifikt link, skal du gøre følgende: Klik på linket Slet ud for de oplysninger, der skal slettes Oplysningerne er nu slettet Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 26 af 37
11. Overførsel 11.1. Definition På skærmbilledet overførsel skal kommunen vælge, om den ønsker tinglyst areal fra ejerlejligheder i ESR overført automatisk til BBR. For at se eller rette i Overførsel skal du klikke på Overførsel i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 11.2. Anvendelse Systemadministratoren skal ud fra valget udfylde skærmbilledets oplysninger hertil. Klik på radioknappen for: Ja, kommunen ønsker automatisk overførsel af tinglyst areal Eller Nej, kommunen ønsker ingen automatisk overførsel af tinglyst areal Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne 11.3. Ændre Er der valgt forkert indtastning: klikkes blot på den modsatte radioknap og afsluttes med klik på knappen Gem for at gemme oplysningerne Eller klik på knappen Annuller. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 27 af 37
12. Tidsfrister 12.1. Definition På skærmbilledet Tidsfrister vedligeholdes tidsfrister for overførsel af anmeldelsessager og påbegyndelsesrykkere. For at se eller rette i tidsfrister skal du klikke på Tidsfrister i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 12.2. Anvendelse For Overførsel af anmeldelsessager vælges, hvor lang tid efter byggesagens tilladelsesdato, der automatisk skal overføres fra ændringsdata til stamdata: Anmeldelsessager - Småhuse (byggesagskode 2) Anmeldelsessager Øvrige (byggesagskode 5) Kommunen vælger, om der skal være samme månedsangivelse på de to typer anmeldelsessager. For Påbegyndelsesrykkere vælges en månedsangivelse. Udskrivning af anmeldelsessager og påbegyndelsesrykkere startes i linkene Anmeldelsessager og Påbegyndelsesrykkere foroven i skærmbilledet under fanebladene. 12.3. Oprette Månedsangivelserne for anmeldelsessager og påbegyndelsesrykkere oprettes første gang sådan: I drop-down-boksen for Småhuse og Øvrige vælger du antal måneder for anmeldelsessager for de tilsvarende sagstyper Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 28 af 37
I drop-down-boksen for Påbegyndelsesrykkere vælger du antal måneder for disse Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne Du skal huske at klikke på Gem, hvis du har ændret på månedsangivelserne, ellers gemmes oplysningerne ikke. 12.4. Rette Find den rigtige liste og vælg det rigtige antal måneder Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne, ellers gemmes oplysningerne ikke Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 29 af 37
13. ESDH 13.1. Definition På skærmbilledet ESDH vedligeholdes webadresser til, på kommunalt niveau, at etablere link til lokale journalsystemer, der er baseret på intranettet. For at se eller rette i ESDH skal du klikke på ESDH i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 13.2. Anvendelse For at linket kan dannes, skal feltet ESDH-reference på de tilsvarende niveauer i Bygning og bolig være udfyldt med identen på det tilhørende sagsdokument. Der kan indtastes webadresser til følgende niveauer: Grund, Teknisk anlæg, Bygning, Opgang, Etage, Enhed, Rum og Brugsenhed. Webadresserne, der skal starte med http://, er forskellige fra kommune til kommune, men de kendes af kommunens it-chef eller systemadministrator. Webadresserne indtastes i felterne: GRU, TEK, BYG, OPG, ETA, ENH, RUM og BRU, svarende til de ovenfor viste niveauer. 13.3. Oprette Find det rigtige niveau og indtast webadressen Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne, ellers gemmes oplysningerne ikke Når en webadresse oprettes, dannes samtidig links lige efter de udfyldte ESDH felter på det tilhørende niveau. 13.4. Ændre Find det rigtige niveau og indtast webadressen Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne, ellers gemmes oplysningerne ikke 13.5. Slette Find det rigtige niveau og slet webadressen Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 30 af 37
Klik derefter på knappen Gem for at gemme oplysningerne, ellers gemmes ændringen ikke Når en webadresse slettes, slettes samtidig de links, der er dannet efter de udfyldte ESDH felter på det tilhørende niveau, men indholdet i ESDH feltet ændres ikke. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 31 af 37
14. Inddataboksoplysninger 14.1. Definition På skærmbilledet Inddataboksoplysninger vedligeholdes 2 tidsfrister for Inddataboksen og den kommunespecifikke e-mail adresse hørende til Inddataboksen. For at se eller rette i inddataboksoplysningerne skal du klikke på Inddataboks i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede fremkommer: 14.2. Anvendelse Kommunens systemadministrator kan på kommunebasis opsætte tidsfrister for, hvornår en indberetning i Inddataboks skal være sagsfordelt hhv. sagsbehandlet. Derudover skal der angives en kommunal e-mail adresse. Tidsfrist fra Modtaget til Under behandling angiver det antal dage, som der højst må gå fra den dag en sag modtages i Inddataboksen til den dag, sagen får tildelt en sagsfordeler hhv. sagsbehandler. En sag som modtages om mandagen skal være sagsfordelt senest om tirsdagen hvis tidsfristen er på 1 dag. Tidsfrist Modtaget til Godkendt/Afvist/Overført angiver det antal dage, som der højst må gå fra den dag en sag modtages i Inddataboksen til den dag, sagen skal være sagsbehandlet, dvs. afsluttet i Inddataboksen. En sag som modtages om mandagen skal være afsluttet senest om onsdagen hvis tidsfristen er på 2 dage. Tidsfristerne regnes fra modtagelsesdatoen. Den e-mail adresse, som skal angives under Systemadministration benyttes til at forsende notifikationer i det tilfælde, hvor tidsfristen Tidsfrist modtaget ikke overholdes. Notifikationer vedr. den anden tidsfrist sendes direkte til sagsfordeleren hhv. sagsbehandleren. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 32 af 37
15. Faste tekster for Inddataboksen 15.1. Definition Systemadministrationen giver mulighed for at opsætte forud formulerede tekster (standardtekster), som kan bruges i forbindelse med at der sendes en e-mail til sagens indberetter med resultat for sagsbehandlingen i Inddataboksen. For at se eller rette i disse faste tekster skal du klikke på Inddataboks-tekster i menuen i venstre side. Følgende skærmbillede Tilpas inddatabokstekster fremkommer: 15.2. Anvendelse Som udgangspunkt fødes systemet med tekster for følgende to situationer Når en sag godkendes. Når en sag overføres til anden afdeling. Kommunen kan ændre eller slette de tekster, som systemet bliver født med. Derudover kan kommunen oprette nye tekster. Kommunen kan ændre en tekst ved at vælge den respektive tekst i selectboksen, rette titel eller tekst og benytte knappen Gem. Kommunen kan slette en tekst ved at vælge den respektive tekst i selectboksen og efterfølgende benytte knappen Slet tekst. Kommunen kan oprette en ny tekst ved at udfylde/rette titel og tekst og efterfølgende benytte knappen Opret som ny. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 33 af 37
16. Genvejstaster 16.1. De generelle genvejstaster I brugervejledningen Generelt kan du se hvilke generelle genvejstaster du kan bruge i BBR-Kommune. Det vil sige de genvejstaster der fungerer på tværs af fanebladene. 16.2. Genvejstaster til fanebladet Systemadministration På skærmbilledet Kommuneoplysninger : Tekst Annuller Gem På skærmbilledet tilpas tooltip-tekster : Tekst Tilføj Annuller Gem På skærmbilledet Tilpas sidehjælp : Tekst Gem Annuller På skærmbilledet Tilpas fejltekster : Tekst Gem Annuller Genvejstast X G Genvejstast B X G Genvejstast G X Genvejstast G X På skærmbilledet Kommunespecifikke felter : Tekst Genvejstast Tilføj B Gem G Annuller X På skærmbilledet Notatlinjer på BBR-Meddelelserne : Tekst Genvejstast Annuller X Gem G På skærmbilledet Indstillinger for BBR-Meddelelserne : Tekst Genvejstast Annuller X Gem G Tilføj B Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 34 af 37
På skærmbilledet Overførsel : Tekst Gem Annuller Genvejstast G X På skærmbilledet Tidsfrister : Tekst Genvejstast Gem 5 * Gem 6 * Gem 7 3 x Gem på en side På skærmbilledet ESDH : Tekst Gem Genvejstast G På skærmbilledet Inddataboks : Tekst Gem På skærmbilledet Inddataboks-tekster : Tekst Gem Slet Opret Annuller Genvejstast G Genvejstast G S O X Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 35 af 37
17. Øvrig hjælp til Systemadministration 17.1. Hotline Oplever du at der er fejl på systemet eller at du har et problem du ønsker hjælp til, kan du kontakte KMD s serviceafdeling på tlf. 44 60 57 30 eller via e-mail-adressen: bbrser@kmd.dk. Der er åbent på alle hverdage mellem kl. 08.00 18.00. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 36 af 37
18. Ændringslog 18.1. Ændringer i version 4.0 Der er foretaget følgende ændringer i version 4.0: Inddataboks (kapitel 14 og 15 tilføjet), genvejstaster for inddataboks-sider tilføjet til kapitel 16 I afsnit 12.1 er indsat et nyt billede (ændrede ledetekster) 18.2. Ændringer i version 5.0 Der er foretaget følgende ændringer i version 5.0: Kapitel 1 (Indledning) er blevet revideret, bl.a. er afsnittet "Opbygning af vejledningen blevet tilføjet. Afsnit 2.1 er blevet revideret, bl.a. giver afsnittet nu overblik over de på fanen Systemadministration tilgængelige funktioner. 18.3. Ændringer i version 6.0 Nye skærmbilleder 18.4. Ændringer i version 7.0 Afsnit 3.2 er blevet udvidet med beskrivelse af feltet Hjemmeside til angivelse af kommunens hjemmesideoplysninger, der skal fremgå på BBR-Meddelelsen. Skærmbilleder opdateret 18.5. Ændringer i version 8.0 Der er ingen ændringer i version 8.0. 18.6. Ændringer i version 9.0 Brugervejledningen er tilpasset de kommende ændringer i forbindelse med opsplitning af BBR 1.6 til i BBR 1.7 og DAR 0.9. Det betyder i detaljer: Nye skærmprint uden Adresse fanebladet. Muligheden for at opsætte kommunespecifikke links, ESDH reference m.m for adgangs- og enhedsadresser er blevet fjernet. Systemadministration BBR-Kommunes Brugervejledning Side 37 af 37