By- og Kulturforvaltningen Retningslinjer for udlån af lokaler og udendørsanlæg i Fritid og Eliteidræt samt Odense Idrætspark. Indholdsfortegnelse Følgende lokaler udlånes af Fritid og Eliteidræt... 2 Lokaler udlånes vederlagsfrit eller mod opkrævning af gebyr.... 2 Lokalerne udlånes mod betaling... 4 Lokaler udlånes til overnatning... 4 Lokaler kan ikke udlånes til... 5 Betaling... 5 Særligt vedrørende udlån af lokaler i Odense Idrætspark... 5 Fritidspolitikkens fokusområde... 5 Online booking... 5 Lokalefordeling... 6
Følgende lokaler udlånes af Fritid og Eliteidræt Haller, gymnastiksale Udendørsanlæg Klasseværelser, faglokaler, mødelokaler og lignende Udlån sker i henhold til Folkeoplysningslovens kapitel 6. Lokaler udlånes vederlagsfrit eller mod opkrævning af gebyr. 1. Godkendte folkeoplysende foreninger og ungdomsskoler kan låne ledige offentlige lokaler Overordnet prioritering ved fordeling af ledige offentlige lokaler a) Aktiviteter for børn og unge b) Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning til undervisning c) Aktiviteter for voksne i øvrigt d) Aktiviteter der støttes med tilskud fra puljer under Folkeoplysningsudvalget Handicapforeninger har normalt fortrinsret til lokaler, der er særligt egnede for handicappede. Den hidtidige fordeling fastholdes, hvis lokalerne har været udnyttet optimalt. Herudover udlånes ledige lokaler og udendørsanlæg i prioriteret rækkefølge således: a) Mødevirksomhed for foreningens medlemmer og med deltagelse fra samme landsorganisation b) Entrégivende arrangementer og fester for foreningens medlemmer med pårørende, hvor entréindtægten går til dækning af udgifter i forbindelse med arrangementet, og hvor evt. overskud anvendes til fordel for foreningens aktiviteter. Kan kun tildeles i det omfang, at der i løbet af året kontinuerligt foregår fast tilrettelagte folkeoplysende aktiviteter i foreningen. Fritid og Eliteidræt kan bede om regnskab for arrangementer. c) Entrégivende arrangementer og stævner med offentlig adgang til fordel for foreningens aktiviteter. Kan kun tildeles i det omfang, at der i løbet af året kontinuerligt foregår fast tilrettelagte folkeoplysende aktiviteter i foreningen. Fritid og Eliteidræt kan bede om regnskab for arrangementer. d) Kulturelle arrangementer, der har til formål at indsamle midler til fordel for børne- og ungdomsarbejde i kommunen eller til velgørenhed, der kanaliseres gennem godkendte 2. Børnehaver kan, når det er foreneligt med pkt. 1, låne ledige offentlige lokaler i dagtimerne til a) Aktiviteter for børn i den respektive børnehave
3. Folkeskolernes og ungdomsskolernes elevorganisationer- og sammenslutninger kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Mødevirksomhed for medlemmer b) Kulturelle arrangementer for medlemmer 4. Landsorganisationer og lokalorganisationer for de lokale folkeoplysende foreninger i Odense kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Folkeoplysende aktiviteter b) Undervisning c) Generalforsamling d) Møder/kurser e) Kulturelle arrangementer, der til formål at indsamle midler til fordel for børne- og ungdomsarbejdet i kommunen eller til velgørenhed, der kanaliseres gennem godkendte Det er en betingelse, at der kun deltager odenseanske foreninger. 5. Foreninger godkendt af DUF (Dansk Ungdoms Fællesråd) kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Folkeoplysende aktiviteter b) Generalforsamling c) Kulturelle arrangementer, der har til formål at indsamle midler til fordel for børne- og ungdomsarbejdet i kommunen eller til velgørenhed, der kanaliseres gennem godkendte 6. Øvrige foreninger og organisationer såsom politiske foreninger (vælgermøder), menighedsråd, faglige organisationer, antenne- og grundejerforeninger, boligforeninger, landsorganisationer* kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Generalforsamlinger b) Kulturelle arrangementer, der har til formål at indsamle midler til fordel for børne- og ungdomsarbejdet i kommunen eller til velgørenhed, der kanaliseres gennem godkendte *Landsorganisationer der samler alle folkeoplysende foreninger i Danmark. Der kan være særlige forhold, hvis der er indgået aftale med Odense Kommune om andre vilkår. 7. Hjælpe- og velgørenhedsorganisationer kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Landsindsamling
8. Kommunale institutioner såsom væresteder, projekter, ældreidræt mm. kan, når det er foreneligt med pkt. 1, låne ledige offentlige lokaler til: a) Enkeltstående arrangementer b) Kortere forløb Der kan ikke lånes lokaler til sociale arrangementer. 9. Kommunale institutioner, selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Odense Kommune, militær, civilforsvar og hjemmeværn, der udlåner lokaler vederlagsfrit til folkeoplysende foreninger under pkt. 1 kan låne lokaler til: a) Mødevirksomhed b) Ophold ifbm. øvelser og lignede Lokalerne udlånes mod betaling 10. Ikke kommunale skoler og uddannelsesinstitutioner, udenbys skoler og uddannelsesinstitutioner, ikke kommercielle selvejende institutioner, folkeoplysende foreninger fra andre kommuner og ikke godkendte foreninger (med folkeoplysende aktiviteter) kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Folkeoplysende aktiviteter b) Undervisning c) Mødevirksomhed d) Entrégivende arrangementer, der har til formål at indsamle midler til fordel for børne- og ungdomsarbejde i kommunen eller til velgørenhed, der kanaliseres gennem godkendte arrangementer. 11. Danseskoler kan låne ledige offentlige lokaler til: a) Afslutningsarrangementer Lokaler udlånes til overnatning 12. Frivillige folkeoplysende foreninger og foreninger godkendt af DUF (Dansk Ungdoms Fællesråd), landsorganisationer på folkeoplysningsområdet, folkeskolernes og ungdomsskolernes elevorganisationer og sammenslutninger kan låne lokaler til: a) Overnatning ifbm. stævner og arrangementer
Lokaler kan ikke udlånes til 13. Ledige offentlig lokaler kan ikke udlånes til: a) Erhvervsmæssige formål b) Private arrangementer og/eller fester c) Religiøse arrangementer/fester d) Modersmålsundervisning Betaling Opkrævning af gebyr for benyttelse af gymnastiksale, haller og kommunale sports- og fritidshuse opkræves af Fritid og Eliteidræt og Odense Idrætspark. Opkrævning sker 2 gange årligt. Gebyr for overnatning på folkeskoler opkræves af den enkelte folkeskole. Særligt vedrørende udlån af lokaler i Odense Idrætspark Odense Idrætspark fordeler som hovedregel lokaler for 2 sæsoner ad gangen. Udlån af Idrætsparkens faciliteter sker først og fremmest i henhold til den af kommunen vedtagne politik og strategi på området (Fritidspolitik og Eliteidrætsstrategi), hvilket bl.a. betyder, at Odense Idrætspark er hjemsted for den lokale eliteidræt og danner ramme om afvikling af træning, turneringskampe, mesterskaber m.v. Fordeling og prioritering heraf sker i tæt samarbejde med Eliteidræt Odense. Derudover stiller Idrætsparken i vid udstrækning faciliteter til rådighed for skoler, uddannelsesinstitutioner og offentligheden (offentlig svømning og skøjteløb). Ledige tider herudover stilles til rådighed for foreninger jf. folkeoplysningslovens bestemmelser og fordeles som hovedregel efter samme regler som ovenfor. Fritidspolitikkens fokusområde Odense Kommune vil motivere til en fleksibel og effektiv udnyttelse af alle faciliteter. Reel aktivitet skal altid vægtes højere end potentiel aktivitet. Det betyder, at ubenyttede faciliteter hurtigt og nemt skal kunne bookes og benyttes af alle brugergrupper. Online booking Alle foreninger og øvrige brugere skal benytte det digitale booking system, som Odense Kommune anvender. For at sikre optimal udnyttelse af de kommunale lokaler er det vigtigt, at tider, der ikke kan benyttes, afbookes i så god tid som muligt, så andre kan få mulighed for booke ledige tider. Dette gælder både faste tider og tider til arrangementer mm.
Lokalefordeling Årlig lokalefordeling. Fordeling af kommunale/gymnasiale lokaler og udendørsanlæg administreres i henhold til Folkeoplysningsloven og er placeret under By- og Kulturforvaltningen, Fritid og Eliteidræt. Fritid og Eliteidræt udsender hvert år ultimo december en mail til alle godkendt folkeoplysende forening om, at de skal søge via Fritidsportalen. Klasse- og faglokaler: Lån af klasse- og faglokaler (efter kl. 17.00 på hverdage samt i weekender) søges senest 15. februar. Gymnastiksale/sportshaller og udendørsanlæg: Lån af gymnastiksale/sportshaller og udendørsanlæg søges senest 15. februar Lokalefordelingen foretages efter gældende fordelingsprincipper for anvisning af kommunale lokaler og udendørsanlæg. Efter vedtægten for Fritidsudvalg udarbejder Fritidsudvalgene forslag til fordeling af timer i gymnastiksale/sportshaller og udendørsanlæg. Umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb den 15. februar sender Fritid og Eliteidræt kopi af ansøgningerne på den enkelte skole til Fritidsudvalget. På baggrund af ansøgningerne udarbejder Fritidsudvalgene indstilling til fordeling af lokaler efter nærmere beskrevne fordelingsprincipper. Indstillingen fra Fritidsudvalget sendes til Fritid og Eliteidræt senest 15. marts. Kan der ikke opnås enighed i Fritidsudvalget om fordeling af tider, drøftes dette mellem berørte foreninger og den pågældende organisation. Kan der ikke opnås enighed her, forelægges sagen for Folkeoplysningsudvalget. Fritid og Eliteidræt sender svar på ansøgninger om kommunale/gymnasiale lokaler og udendørsanlæg ultimo april. Fordeling efter ansøgningsfristens udløb. Der kan løbende søges om lån af kommunale lokaler og udendørsanlæg til træning og enkeltarrangementer. Fordelingsprincipper (ikke nævnt i prioriteret rækkefølge): 1. Børn og unge tildeles de tidligste tider. 2. Så vidt muligt tildeles foreninger med højt aktivitetsniveau for unge de tidligste timer. 3. Indendørsaktiviteter går forud for udendørs.