Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 21.6.2016 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 15. juni 2016 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson HR-chef, Ulla Rasmussen (under punkt 2) Teamleder, Laurie Ræbild (under punkt 2) Teamleder, Kvalitets- og udviklingsafd., Marie Louise Shee (punkt 4) Konsulent, Kvalitets- og udviklingsafd., Line Bang-Andreasen (punkt 4) Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Klinikchef PC Amager René Sjælland Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Leder af CVI Allan Lohmann
Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst og porteføljestatus (8.00-8.05) 2. Rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere: Tilbagemelding og anbefaling fra arbejdsgruppen (8.05-8.30) 3. RHPs kvalitetsmodel/monitoreringsplan: drøftelse af udkast til A3 for det videre forløb (8.30-8.50) 4. RHPs kliniske kvalitetsdatabaser - RKKP (8.50-9.10) 5. Retspsykiatriske patienter i almenpsykiatrien: Opsamling og afrunding af forummets drøftelser (9.10-9.25) 6. Nye ideoplæg/a3 er til standardiserede og effektive arbejdsgange (9.25-9.50) a. Stillingtagen til A3 om eftersamtaler (v. Berit Schwartz) (ca. 10 min.) b. Kvalificering/Drøftelse af A3 om overgang fra ung til voksen (v. Anne- Rose Wang) (ca. 10 min.) c. Epikriser og skadesedler udarbejdelse af en fælles retningslinje for arbejdsgange omkring skadesedler (gennemlæsning/godkendelse ved speciallæge) (ca. 5 min.) 7. Mødeevaluering (9.50-9.55) 8. Evt. og forslag til punkter til fremtidige møder (9.55-10.00) Til forummets orientering er der en ny version af PLIS: Den 20. maj 2016 blev der introduceret ny version af PLIS efter knap et års arbejde i sam- og modarbejde med CIMT og vores softwareleverandør SAS Institute. Den nye version af PLIS har samme funktionalitet som den gamle, men er markant hurtigere. Der arbejdes videre med forbedring af hastighed og introduktion af nye rapportområder. Det forventes, at dette arbejde kan speedes op, nu hvor grundstrukturen er på plads. - Se bilag 12. PLIS Miniguide - Link til oplysninger om PLIS på intranet: https://intranet.regionh.dk/rhp/organisation/data-ogstatistik/plis/sider/default.aspx Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst og porteføljestatus (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde Kommentarer Orientering og opfølgning ift. sidste møde (afholdt 3. maj): - Det er lykkes at få oprettet bruger- og pårørende repræsentanterne, så de har adgang til intranettet i forbindelse med deres rolle i referencegruppen for Sundhedsplatformen - Mange medlemmer af FSEA mangler at indsætte fotos i Outlook med henblik på at lette det gensidige kendskab. Side 2
Referatet blev godkendt og orienteringen om porteføljestatus blev taget til efterretning. (Referatet blev sendt ud d. 11.5) 1. Porteføljestatus (FSEA) Punkt 2 Rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere: Tilbagemelding og anbefaling fra arbejdsgruppen (8.05-8.30) Kort præsentation af arbejdsgruppens resultater og indstilling v. Ulla Rasmussen/Laurie Ræbild herefter drøftelse i plenum drøfter arbejdsgruppens indstilling og træffer beslutning vedr. indstilling til HL Ulla præsenterede arbejdsgruppens værdistrømsanalyse og forslag til løsning. A3 en og notatet blev drøftet. Modelforslaget adresserer problemerne vedr. behov for professionalisering af rekrutterings- og ansættelsesprocesserne og aflastning af lederne i forhold til rent administrative opgaver. Der kan være nye mulige flaskehalse i modelforslaget. Der er forbehold for at oprette en administrativ stilling i tid med udsigt til besparelser, der vil i givet fald være en vigtig kommunikationsopgave om gevinsten for det kliniske arbejde. Konklusionen blev at det er ønskeligt med en professionalisering af rekrutterings- og ansættelsesprocesserne og at modelforslaget adressere dette, men at det på nuværende tidspunkt må indgå i budgetprocessen. Det var et ønske fra FSEA, at HR kigger på rekrutteringsproces, da mange af vores ledere oplever, at de i forbindelse med rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere overbebyrdes med administrative opgaver, der tager tid og kræver andre kompetencer. Der blev dannet en arbejdsgruppe bestående af bl.a. medlemmer fra FSEA, for at kigge på processen. Det er vurderet at ved hjælp af ansættelse af en rekrutteringspartner til ca. 40.000 kr. pr måned, at den samlet ansættelsesproces kan gå fra 81 dage til 20 dage. Det vil spare afdelingssygeplejersken for 49 % af arbejdet i processen. Det er også vurderet, at den værdiskabende tid i processen kan optimeres fra 3,35 til 1,1 dage fremover. Arbejdsgruppen ønsker at lave en model cell løsningsforslag på 2 centre i et år. Side 3
Er der kommentarer til notatet? Kan FSEA støtte forslaget om etablering af en modelcelle? 2. Notat Rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere 1205 3. Ansættelsesproces RHP (A3) Punkt 3 RHPs kvalitetsmodel/monitoreringsplan: drøftelse af udkast til A3 for det videre forløb (8.30-8.50) Kort plenum drøftelse af input til bilaget (A3 en) Drøfter den fremsendte A3 beslutter at kvalitets- og forbedringscheferne i samarbejde med KUA arbejder på at designe udkast til en kvalitetsmodel og dertilhørende monitoreringsplan for RHP, hvorefter denne vil blive forelagt Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange. A3 en blev drøftet. En ny model skal lægge afstand til det den gamle model blev kritiseret for (bl.a. at det var procesmål, for mange indikatorer), der skal ikke bygges ovenpå, men aflæres den gamle models tankegang. Skal vi fx monitorere på al lovgivning? Hvordan er timingen ift. Sundhedsplatformen? Når nye vejledninger skal implementeres bør vi kigge på hvad der gør en vejledning god skal der fx beskrives arbejdsgange? Konklusion: KUA arbejder videre med at udarbejde en kvalitetsmodel for hvad der skal måles og hvordan det skal gøres. KUA beder om forslag til klinikere (udviklingschefer, klinikchefer, kvalitets/udviklingssygeplejersker), der vil være gode at have med i det arbejde. Den Danske Kvalitetsmodel er afviklet for hospitaler i Danmark herunder for RHP. Sundhedsministeriet har som erstatning for dette udviklet Nationale mål for sundhedsvæsenet. Med udgangspunkt i de nye nationale mål samt den eksisterende monitoreringsplan, som samler RHP s mål ifht. lovgivning, udvikling samt drift, skal der derfor udvikles en kvalitetsmodel og en monitoreringsplan for kvalitetsarbejdet fremover i RHP (se A3, bilag 4). 4. A3: Kvalitetsmodel i RHP Side 4
Punkt 4 - RHPs kliniske kvalitetsdatabaser - RKKP (8.50-9.10) Marie Louise Shee med kort oplæg. Herefter drøftelse i plenum Tager orienteringen vedrørende den nuværende status for de tre kliniske kvalitetsdatabaser for skizofreni, depression og ADHD til efterretning At forummet drøfter mulig handling/indsats på kort og på lang sigt Drøftelsen handlede om, hvor vidt Sundhedsplatformen vil kunne levere data ind til databaserne (Sundhedsdatastyrelsen) og dermed betyde en forenkling af registreringen, at indikatorerne hovedsageligt er procesmål (der stammer fra en anden tid), og at data ikke kommer tilbage til klinikerne og dermed ikke kan bruges til udvikling. Det videre arbejde om kvalitetsdatabaser skal koordineres med kvalitetsmodelarbejdet. PC Nordsjælland har en god model inkl. en arbejdsgangsbeskrivelse vedr. indtastning KUA vender tilbage til forummet i efteråret. Der er tre nationale, kliniske kvalitetsdatabaser for psykiatrien; skizofrenidatabasen, Depressionsdatabasen samt ADHD databasen. De tre databaser er alle baseret på indberetninger til Landspatientregistret. Konteksten: Der er to bekendtgørelser bag de kliniske kvalitetsdatabaser, der gør det lovpligtigt at indberette til dem og at dette kan gøres uden forud indgået samtykke fra patienten. Nationalt inddrager den nye kvalitetsmodel de kliniske kvalitetsdatabaser. I Region H ønsker man at følge en Kongeindikator, der giver et samlet overblik over status for alle databaser. I RHP drøftes det, hvorvidt udvalgte indikatorer fra databaserne skal være en del af monitoreringsplanen på kvalitetsområdet. De tre databaser er forskellige på en række områder, bl.a. i fht. antal af indikatorer, hvor gamle og hvor tidsrelevante indikatorerne er. Skizofreni- og depressionsdatabasen har udfordringer med datakompletheden på de enkelte indikatorer, idet der ofte mangler én eller flere oplysninger (registreringer) for at den enkelte indikator kan beregnes. ADHD-databasen er i højere grad udfordret på den overordnede datakomplethed, idet databasen kræver en bestemt startkode for at patienten indgår. Alle tre databaser lider derfor i varierende grad af manglende datakomplethed. Igennem en række år har der været forskellige tiltag i RHP for at bedre indberetningen til databaserne, men uden held. Side 5
Der har været følgende initiativer de sidste to år i RHP: - Der er udarbejdet en handleplan i IPL - Oprydning i registreringsskemaer - Oprydning af Intranettet - Sender forsat skizofreni-fejllister ud til centrene - Arbejder for øget kendskab og anvendelse af FLIS - Udarbejdelse af kvartalsrapporter for hver af databaserne, den først for ADHD er udsendt De nuværende problemstillinger er beskrevet i 5. Internt i RHP kan tilføjes, at der kun i varierende grad har været fokus på de kliniske kvalitetsdatabaser de seneste år. I det daglige arbejder med at indberette til databaserne er ansvaret delt mellem klinikerne og lægesekretærerne, hvilket betyder at opgaven ofte falder mellem to stole. 5: Status for arbejdet med de kliniske kvalitetsdatabaser - RKKP 6: Styregruppemedlemmer og Indikatoroversigter Punkt 5 Retspsykiatriske patienter i almenpsykiatrien: Opsamling og afrunding af forummets drøftelser (9.10-9.25) Plenumdrøftelse af notat og indstilling Drøfter forslagene 1a-4a i vedlagte notat Beslutter hvilke forslag skal gå videre til beslutning i hospitalsledelsen Alle indstillingerne godkendes og sendes videre til beslutning i hospitalsledelsen. Det besluttes, at de halvårlige møder også drøfter om tiltagene løser problemer og at forbedringen måles af den vej (dette tilføjes notatet). Forummet følger op på forbedringen om 1 år (juli 2017). På et af de første møder i Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange (FSEA) identificerede forummet arbejdsgange vedr. retspsykiatrisk visitation som nogle af de generende arbejdsgange de ønskede at forbedre. Arbejdsgange vedrørende retspsykiatrisk visitation har siden været drøftet på fire FSEA-møder. Disse drøftelser samles nu op i vedhæftede notat. I notatet stilles, der som til afslutning af disse drøftelser, forslag om en række Side 6
indstillinger fra FSEA til hospitalsledelsen. I anden sammenhæng er en problematik angående Sikringen også blevet rejst. Dette indgår også i nærværende notat. 7. Notat vedr. retspsykiatrisk visitation Punkt 6 Nye ideoplæg/a3 er til standardiserede og effektive arbejdsgange (9.25-9.50) a) vedrørende eftersamtaler ved ophør af tvangsforanstaltning: i. beslutter at dokumentation for afholdelse af eftersamtaler dokumenteres i KISO samt at der henvises hertil i et OPUSnotat. (se bilag 9) ii. beslutter at anvende samme samtaleskema i hele RHP (se bilag 10) iii. drøfter hvordan det sikres, at personalet har de relevante kompetencer i forhold til afholdelse af eftersamtaler. Det anbefales, at der tilbydes undervisning, f.eks. træningsforløb i fx Voldsforebyggende kursus for nyansatte. b) Beslutter om A3 ang. overgange fra BUC til voksenpsykiatrien skal videre til prioritering i hospitalsledelsens portefølje, herunder om der skal foreslås at afholde et event c) Beslutter om der skal laves A3 ang. standarder/vejledning for arbejdsgange omkring skadessedler a) Forummet mener det er en god ide og tilslutter sig både i og ii. Dette er vigtigt og må gerne ske hurtigst muligt. Der er en mappe i OnBase til indscannede eftersamtale-skemaer. Denne fortsættes til de gamle skemaer. Forummet mener, det er fornuftigt at have kompetenceudviklingen ind i et eksisterende kursus. b) Input til A3 en: Stor tilfredshed med at emnet tages op. Forventningsafstemning hos familierne bør være en væsentlig del af A3 en. Der bør ikke stå 6 mdr. før overgangen i A3 en, det må være op til arbejdsgruppen at definere og de kan evt. tage udgangspunkt i ventetidsgarantien. En event er en god ide, men tager meget tid fra klinikken. Et alternativ i en travl tid er, at Anne-Rose får ansvar for med inddragelse af Jens og relevante klinikere at udarbejde et forslag til standardiseret arbejdsgang for overgangen fra BUC til voksenpsykiatrien. Dette skal forelægges FSEA i lø- Side 7
bet af efteråret. c) Der står i det fortrykte gældende skema vedr. skadessedler, at de skal godkendes/gennemses af en speciallæge. Kan dette være H-læger i sidste del af deres forløb? Speciallæger har under alle omstændigheder det overordnede ansvar og kan efter konkret vurdering uddelegere opgaver til f.eks. yngre læger. Line Duelund undersøger formelle rav ang. skadessedler og epikriser. Der er tre ideoplæg (a, b og c) som FSEA skal tage stilling til: a) Stillingtagen til A3 om eftersamtaler ved ophør af tvangsforanstaltning (ca. 10 min.) KUA har udarbejdet en A3 (bilag 9) angående afholdelse og effekt af eftersamtaler ved brug af tvangsforanstaltninger. Dokumentation af eftersamtaler foregår aktuelt på et papirskema, hvor der er risici for at det bortkommer. Bliver patienten indlagt igen, har dette vist sig vanskeligt, at genfinde skemaet i tide. Der er derfor et ønske, at dokumentation af eftersamtalen bliver elektronisk. Plejepersonalet afholder disse samtaler og det foreslås at det dokumenteres i KISO samt at der henvises hertil i OPUS (bilag 10). Der ses behov for en ensartet dokumentationspraksis i RHP, således at der er enighed om, hvor eftersamtalerne dokumenteres, samt på hvilken måde. Det at eftersamtalen dokumenteres elektronisk vil endvidere kunne tjene som forberedende praksis og klargøring til implementeringen af Sundhedsplatformen. Der har været et ønske om mere dialog og patientinddragelse ved eftersamtalen. Netværket for standardisering af sygeplejefaglig dokumentation har i fællesskab revideret eftersamtaleskemaet og indarbejdet en spørgeguide, bilag 2. Spørgsmålene i det reviderede skema indeholder de 6 krav i bekendtgørelsen 1493 af 14/12-2006 2, og er pilottestet i PCK Recoverymentorer har været inddraget for at få patientperspektivet med i interviewdelen. (Ændringerne er godkendt af juristerne i RHP). (Se bilag 11). b) Drøftelse af A3 om overgang fra ung til voksen (v. Anne-Rose Wang) (ca. 10 min.) Dette oplæg til A3 er bestilt af forummet i forbindelse med kataloget over generende arbejdsgange. Det indstilles, at FSEA foreslår Hospitalsledelsen, at der afholdes et forbedringsevent for at få beskrevet en standard for arbejdsgange i forbindelse med overflytning af patienter fra BUC til de voksenspsykiatriske centre i efteråret 2017. c) Skadesedler udarbejdelse af en fælles retningslinje for arbejdsgange omkring skadesedler (ca. 5 min.) Rene Sjælland fortæller helt kort om problematikken og ideen om gennem- Side 8
læsning/godkendelse ved speciallæge, og FSEA tager stilling til om der skal udarbejdes en A3 desangående. 8. A3:Afholdelse og effekt af eftersamtaler 9. Eksempel på dokumentation af Eftersamtalen i KISO 10. Eftersamtaleskema inkl. interviewguide til afholdelse af eftersamtaler ved ophør af en tvangsforanstaltning 11. A3: Overgang fra BUC til voksenpsykiatri Punkt 8 Mødeevaluering (9.50-9.55) Møderne er nået frem til en god balance mellem oplæg og debat Det er emnetunge møder med mange beslutninger, som det kan være svære at overskue konsekvenserne af. Punkt 9 Evt., herunder forslag til punkter til fremtidige forummøder (9.55-10.00) Forslag om at føje overvejelser om kommunikation og implementering til mødeforberedelsen af nye punkter. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 9