Skriv en kommunikationskontrakt

Skriv en kommunikationskontrakt Dette er et værktøj for dig, som vil Udvikle kommunikationen i din arbejdsgruppe Skabe klare rammer, roller og ansvar for dig og dine medarbejderes kommunikation Tydeliggøre dine samt dine medarbejderes kommunikationsbehov for hinanden Skabe en samtale om kommunikationsklimaet, sådan at det, der ikke er blevet sagt og er underforstået, kommer op til overfladen. Skabe bedre forudsætninger for dialog og samarbejde mellem dig og dine medarbejdere Skabe et positivt klima i din arbejdsgruppe Kommunikationskontrakten er et policy-dokument for afdelingens, enhedens eller projektgruppens kommunikation. Det vokser frem i en øvelse, som du kan lave med dine medarbejdere. Du formulerer kontraktens indhold sammen med din gruppe og reviderer det jævnligt som en naturlig del af virksomhedens rutiner. Som leder kan du selv præsentere og lede selve kontraktformuleringen med dine medarbejdere. Det kan dog være en ide at bede nogen fx en informationsmedarbejder eller en HR-person udenfor din arbejdsgruppe coache jer igennem processen. Dette kan dog først og fremmest anbefales, hvis du oplever, at der findes skjulte konflikter i din gruppe samt for at sikre, at kontrakten indeholder netop kommunikationsspørgsmål og ikke andre rutiner eller normer, som medarbejderne vil forandre. Dette værktøj indeholder: Beskrivelse af kontrakten, dens betydning og fordele Vejledning i hvordan du gennemfører kontraktens seks faser: 1. Motivér dine medarbejdere for kontrakten 2. Introduktion til kontrakten 3. Krav og løfter formuleres 4. Forhandling 5. Revision af kontrakten 6. Fortsat proces 7. PowerPoint-præsentation Sidst opdateret 20-10-2008 1

Herunder et arbejdspapir, der indeholder: 1. Tips og råd til kontraktens indhold 2. Prioriteringsliste 3. Kommunikationskontrakt 4. Agenda for kontraktformulering Sidst opdateret 20-10-2008 2

Hvad er en kommunikationskontrakt? De fleste overenskomster omkring kommunikationen på en arbejdsplads er mundtlige eller uudtalte. Der findes dog en pointe med at arbejde med en skriftlig kontrakt. Det handler om, at du og dine medarbejdere sammen skal tydeliggøre og finde den form for kommunikation, I vil have skal være gældende på jeres arbejdsplads. En god kontrakt betyder, at begge parter er enige om, hvilke regler og overenskomster, som skal gælde. Således bliver kommunikationen effektiv. Hvorfor skal du oprette en kommunikationskontrakt? Kontrakten kan give retningslinjer for, hvad der skal kommunikeres (fx feedback vedrørende afdelingens resultat), hvordan det skal kommunikeres (fx via intranet eller ved et dialogmøde) samt til hvem (fx kun til salgsafdelingen og kun gennem personalechefen). Kontrakten er en effektiv og enkel metode for at forbedre kommunikationen, ikke mindst fordi man lader kontraktbrugerne dem der skal følge kontrakten være eksperter i deres egne behov, ønsker og ressourcer. En af de største fordele ved at oprette en kontrakt er således selve processen, hvor dine ønsker og forventninger skal være i overensstemmelse med dine medarbejderes muligheder og vilje til at imødekomme disse ønsker og omvendt. At formulere en kontrakt betyder, at du og dine medarbejdere sammen kommer frem til en prioritering af det, I synes er det mest vigtige, realistiske og praktiske at gennemføre. Hvad indeholder en kommunikationskontrakt? En god kommunikationskontrakt indeholder konkrete punkter, som er lette at omsætte i praksis fx at komme til tiden til møder og lade alle tale færdigt uden at afbryde. En kontrakt skal indeholde aktiviteter og rutiner, som du og dine medarbejdere vil udvikle for at forbedre jeres kommunikation. Kontrakten handler om Hvad du som leder skal forbedre Hvad dine medarbejdere skal forbedre Hvad I alle sammen skal forbedre Sidst opdateret 20-10-2008 3

Nedenfor vises et eksempel på, hvordan en kontrakt kan se ud, og hvad den kan indeholde. Lederen lover Medarbejderne lover Alle lover 1) at afholde et dialogmøde om forbedringer af arbejdsprocessern e en halv dag hver 3. måned 2) at være tilgængelig fra 8-10 hver dag 3) at følge op på alle de idéer, som er sendt videre til ledergruppen 4) at deltage aktivt i afdelingsmøderne 5) hurtigt at rapportere om problemer på arbejdspladsen 6) at give lederen tid til at vende tilbage på forespørgsler 7) at følge med i den information, som lægges på intranettet 8) at være selektive med at sende mails og kopiere meddelelser til alle 9) at lade folk få taletid uden at afbryde eller tale i munden på hinanden under møder 10) at meddele receptionen, hvor vi er, når vi er ude af huset, og hvornår vi kan træffes igen 11) at slukke for mobiltelefonerne under vores arbejdsmøder Rubrikkerne i kontrakten kan naturligvis tilpasses de betegnelser, der passer bedst for den specifikke gruppe, kontrakten gælder for. Medarbejderne lover kan fx erstattes med Projektmedlemmerne lover, hvis det er en projektgruppe, der formulerer kontrakten. Vi kan dele indholdet op i tre kategorier: hvad, hvordan og hvem. Nedenfor gives eksempel på HVAD, HVORDAN og HVEM, kontrakten kan omhandle? For øvrige tips og råd, gå til arbejdspapiret under 1. Tips og råd om kontraktens indhold Sidst opdateret 20-10-2008 4

HVAD: Relevant information til den det berører Betænkningstid for at kunne besvare et spørgsmål Tidlig information omkring forandringer Bedre og hurtigere feedback på udført arbejde Hurtig tilbagemelding og rapportering hvis noget går galt HVORDAN: Hvor ofte I skal have forskellige typer af møder (frekvens) Skal I kommunikere fx gennem møder, gennem e-mail og/eller intranet (kanal) Skal informationen præsenteres, fx sammenfattende eller detaljeret (form) HVEM: Ansvaret for at søge og formidle respektiv information Ansvaret for at skrive og udsende protokol efter møder Ansvaret for at e-mails ikke oversvømmes af uinteressante meddelelser Ansvaret for at producere og opdatere information på intranettet Sidst opdateret 20-10-2008 5

Sådan gør du! Modellen nedenfor viser, hvordan hele processen med at udvikle en kommunikationskontrakt kan se ud. Modellen indeholder seks faser, hvoraf de to sidste er tilbagevendende opfølgnings - og udviklingsaktiviteter. Efter modellen følger en instruktion for de respektive faser. Kontraktformulering Forberedelse Introduktion Krav og løfter formuleres Forhandling 2 x revision Fortsat proces Motiver for Hvad er en kontrakten. kontrakt? Afstemme Hvorfor lave medarbejdernes en kontrakt? forventninger. Hvad kan den indeholde? Hvad ønsker vi? Hvad lover vi? Hvad kan vi enes om? Vi skriver kontrakten. Hvad er der sket siden sidst? Nye punkter? Kontinuerlig udvikling af kontrakten og dens indhold. Lederen har hovedansvaret Alles ansvar Fase 1: Forberedelser og motivation for kontrakten hos dine medarbejdere Under den første fase skal du selv planlægge kontraktformuleringen (fase 2 til 4), som tager omkring tre timer at gennemføre. Din gruppe bør ikke have flere end 25 deltagere gerne færre. Har du flere medarbejdere, så del dem op i mindre grupper. Gå til arbejdspapiret for at se 4. Agenda for kontraktformulering Motivér dine medarbejdere for kontrakten Et par dage før kontraktformuleringen bør du formidle ideen om kontrakten til dine medarbejdere, så de bliver motiverede til at gennemføre den. Enten kan du beskrive mundtligt, hvad en kontrakt er, eller også kan du benytte dele af teksten i ovenstående afsnit, Hvad er en kommunikationskontrakt. Forventninger og ansvar Hvis du har mulighed for det, er det en god idé at afstemme forventninger og ansvar i kontraktprocessen. Ofte ved både du og dine medarbejdere, hvor skoen trykker dvs. hvad der ikke fungerer, som I ønsker men som der bare ikke er gjort noget ved. Når I arbejder mere bevidst med kontrakten, vil I kunne forbedre den interne kommunikation og spare tid og undgå frustrationer i afdelingen. Sidst opdateret 20-10-2008 6

Forbered din præsentation og lokalet Sørg for at du medbringer det baggrundsmateriale, du behøver til din introduktion inklusiv det materiale, som skal deles ud til mødedeltagerne. Mødelokalet skal være forsynet med et whiteboard eller en stor tavle. Fase 2: Introduktion Du indleder med at introducere og beskrive kontrakten og arbejdsprocessen, hvilket tager 15-20 minutter. Det er vigtigt, at alle indser 1) betydningen af, at kommunikation fungerer, 2) samt hvordan kommunikationskontrakten kan være til hjælp for udviklingen af jeres kommunikation. Brug gerne powerpoint-præsentationen bagerst i arbejdspapiret. Tydeliggør kommunikationen og kontraktens rolle Det er vigtigt, at du gør det klart, hvordan du ser på kommunikationens rolle i jeres virksomhed for at tydeliggøre målet med at formulere en kontrakt. Desuden er det vigtigt at bede om at få dine medarbejderes synspunkter på kommunikationens rolle. I har alle et ansvar for, at kommunikationen fungerer. Giv mulighed for at reflektere over hvilke områder, der fungerer godt, og hvilke der fungerer mindre godt, hvad der er vigtigt, og hvad der er mindre vigtigt for jeres virksomhed. Hvorfor en skriftlig kontrakt - og hvordan kan den se ud? Under din introduktion bør du også berøre, hvorfor det er vigtigt med en skriftlig kommunikationskontrakt, samt vise hvordan en kommunikationskontrakt kan se ud. Hvorfor en skriftlig kontrakt? For at tydeliggøre hvad I har besluttet Det skriftlige forpligter mere end det mundtlige! Nemmere at følge op på kontrakten og se hvordan det er lykkedes for os at leve op til den! Sidst opdateret 20-10-2008 7

Fase 3: Krav og løfter formuleres Del medarbejderne op i grupper I tredje fase kommer du ind på praktiske instruktioner for et gruppearbejde. Del medarbejderne op i mindre grupper på fem-seks personer, fx efter arbejdsområder. Hver gruppe vælger én, der skriver protokol. Som leder danner du din egen gruppe. Grupperne skal nu udarbejde et konkret forslag til en kommunikationskontrakt. Lad grupperne arbejde uforstyrret hver for sig. Individuel refleksion Hver medarbejder reflekterer individuelt ca. fem minutter over aktiviteter, rutiner eller regler, som han/hun synes bør forbedres og skriver dette ned i en prioriteringsliste. Se nedenfor, men derudover også arbejdspapirets 2. Prioriteringsliste Holdet rundt Hver gruppe kører holdet rundt, så alle gruppemedlemmer får lov til at præsentere deres individuelle liste. Bagefter diskuterer gruppen listernes indhold, og prioriteringer, der ligner hinanden, grupperes. Forslag til kontraktindhold Ud fra resultatet af holdet rundt og den fælles diskussion i gruppen, lægger gruppen et forslag frem til en kommunikationskontrakt. Kontrakten kan indeholde tre kolonner: hvad lederen lover, hvad medarbejderne lover, samt hvad alle lover. Gå til arbejdspapiret for at se en kommunikationskontrakt under 3. Kommunikationskontrakt Vigtigt! Før du lader grupperne begynde arbejdet, bør du lægge vægt på, at de forslag, som grupperne finder frem til, skal være konkrete, og at alle tre kolonner skal udfyldes. Regn med, at gruppearbejdet tager mindst 45 minutter. Som støtte for gruppearbejdet får grupperne en Prioriteringsliste og en Kommunikationskontrakt. Gå til arbejdspapiret under 2. Prioriteringsliste og 3. Kommunikationskontrakt Sidst opdateret 20-10-2008 8

Fase 4: Forhandling Gruppens afrapportering og diskussion Når I er tilbage i det fælles mødelokale, skal den, der skriver protokol i de respektive grupper, skrive gruppens forslag til kontraktens indhold på en stor tavle eller et whiteboard. Du kan i forvejen dele tavlen eller whiteboardet op i kontraktens tre kolonner. Fjern identiske forslag og forslag, der ligner hinanden Når alle forslag er blevet skrevet op på den fælles tavle, skal du med deltagernes accept fjerne forslag, der er identiske, så I ikke behøver diskutere samme forslag flere gange. Forslag, der ligner hinanden, grupperes under en fælles rubrik, så I skaber bedre overblik. Du gennemgår de forskellige forslag, og du formidler også dine egne holdninger omkring dine forslag. Opnå konsensus Hvis du stiller dig helt afvisende overfor nogle af deltagernes krav eller omvendt, er det ikke særlig sandsynligt, at du eller vedkommende kommer til at kunne bruge kommunikationskontrakten hensigtsmæssigt. Prøv at undgå dette ved at opnå konsensus omkring kontraktens indhold ud fra filosofien, at jo større enighed I skaber, jo større er chancen for, at punkterne i kontrakten virkelig bliver fulgt. Vurdering: Er de forskellige forslag realistiske, konkrete og vigtige? Et vigtigt element i den fælles diskussion er at se helheden og virkeligheden. Er de forskellige forslag realistiske og kan de gennemføres i jeres hverdag? Ofte bliver deltagerne i en proces som denne lidt overambitiøse. Lav indholdet i kontrakten så konkret som muligt. Undgå punkter som at skabe et åbent arbejdsklima, være positive overfor hinanden, osv. Dette skaber et hav af individuelle tolkningsmuligheder. Beskriv i stedet, hvad I skal gøre for at opnå et mere åbent og positivt arbejdsklima. Vurdér også, om forslagene er vigtige for jer lige nu, dvs. er dette noget, som I vil arbejde med først? Opsummér jeres overenskomst Når alle er enige om kontraktens indhold, laver du en afsluttende opsummering. Sørg for at takke alle medarbejdere for arbejdet og mind dem om, at I skal tage kontrakten op igen. Fx to gange i løbet af det næste halve år for at lave opfølgning og revision. Formalisér kontrakten Efter mødet skal selve kontrakten udskrives og derefter deles ud til alle de berørte medarbejdere, så de kan se, at den eksisterer. Husk at hænge en kopi op på alle tavler og glem heller ikke intranettet. Hvis det er muligt, kan det være en god idé at lade deltagerne skrive under på kontrakten. Ikke for at gøre den til et juridisk dokument, men fordi det er en symbolsk handling, som understreger betydningen af kontrakten. Kommunikationskontrakten er et levende dokument, som kræver, at der følges op og videreudvikles kontinuerligt. Din rolle er at følge op på kontrakten med jævne mellemrum og diskutere med gruppen, hvordan det hele fungerer. Sidst opdateret 20-10-2008 9

Kontinuerlig opfølgning Er alle tilfredse med indholdet i kontrakten? Eller er de valgte punkter ikke blevet prioriteret nok? Visse elementer kan være blevet irrelevante, og der er måske opstået nye behov. Derfor er det ikke kun et spørgsmål om at kontrollere, at kontrakten er blevet fulgt op. Det er lige så vigtigt, at I ændrer i kontrakten, så den hele tiden handler om noget, som I gerne vil udvikle og arbejde med. Du og dine medarbejdere skal hele tiden føle, at det er vigtigt og meningsfuldt. Derfor bør kontrakten holdes i live og justeres i takt med, at behov ændres. Vær opmærksom på forbedringer Vend tilbage til gruppen to eller tre måneder efter kontraktformuleringen, fx på et afdelingsmøde og følg op for første gang. En god idé er at medbringe et digitalt billede af kontrakten. Med dette billede kan du markere punkt for punkt, hvis der er sket nogen forandring, og hvis denne forandring er til det bedre eller værre. Spørg punkt for punkt, hvad der er sket siden sidst. Der, hvor der ikke er sket noget, kan du diskutere hvorfor med deltagerne. Lav justeringer i kontrakten med gruppen, hvis det er nødvendigt. Notér klart og tydeligt, hvilke fremskridt du mener, at gruppen har gjort. Diskutér til sidst med gruppen, om der er dukket nye behov op, som gør, at der er nye punkter, der bør tages med i kontrakten. Aftal, hvornår der skal følges op på kontrakten næste gang. Fx om et par måneder. Fase 6: Fortsat proces kontrakten på længere sigt! Det er naturligvis sådan, at alle parter har et fælles ansvar for, at kontrakten følges. Du har dog et særligt ansvar for at kontrollere, at dette sker. Som med så mange andre initiativer er der en risiko for, at I kun opnår en kortvarig effekt af kommunikationskontrakten. Derfor er det vigtigt, at kontrakten følges op og revideres som en naturlig del af enhedens, afdelingens eller gruppens arbejde. Tilbagevendende revision af kontrakten Revisionen af kontraktens indhold kan for eksempel ske én gang om året eller i forbindelse med, at nye medarbejdere ansættes. Det er den bedste måde at skabe effekt på længere sigt en kvalitets- og effektivitetssikring af den interne kommunikation! Sidst opdateret 20-10-2008 10