BESTYRELSESMØDE Sted: Sankt Anna Gade Skole/Århus Dato: 20. jan 2013 Deltagere: Ikke mødt: Afbud: Referent: Uffe Witt, Niels Kyhn, Steen Slot-Nielsen, Hans Cramer, Anette Svendsen, Pernille Svendsen, Jacob Nilsson, Lindis Mikkelsen Ingen Mikkel Lindis Dagsorden 1.0 Valg af referent... 2 2.0 Godkendelse af sidste referat... 2 3.0 Nyt økonomisystem, status... 2 4.0 Træf:... 2 4.1 Vintertræf 2013, orientering... 2 4.2 Forårstræf 2013, orientering... 2 4.3 Sommertræf 2013, orientering... 3 4.4 Efterårstræf 2013, placering, træfansvarlig... 3 5.0 Havkajak-info... 3 6.0 Generalforsamling.... 4 6.1 medlemmer på valg, Mikkel og Anette.... 4 6.2 referent: Marianne Bjørn? Stemmetæller: Anette... 4 6.3 vedtægtsændringer... 4 7.0 Hjemmeside... 6 8.0 Branding og merchandises... 6 9.0 Evt.- med endelig fastsættelse af næste møde på nuværende tidspunkt 6.april i København.... 6 Side 1 af 6
1.0 Valg af referent Lindis blev valgt. 2.0 Godkendelse af sidste referat Referatet sendes ud til alle, som indenfor en uge skal sende kommentarer til referenten. 3.0 Nyt økonomisystem, status Pga. sygdom er etableringen af det nye økonomisystem forsinket, men er formodentlig klar til kontingentopkrævning i april. Det giver ikke foreningen økonomiske problemer umiddelbart. 4.0 Træf: 4.1 Vintertræf 2013, orientering Samme koncept som sidste år. Alle grupper kommer i vandet fredag, derefter undervisning lørdag. Nyt tiltag: konkurrence søndag i kajakbalance med præmie. Mikkel har udsendt tilmeldingsform til træf. Det blev diskuteret hvorledes et bestyrelsesmedlem, der samtidig fungerer som instruktør, skal honoreres. Via træfgebyr, kørsel mm. Følgende retningslinjer blev besluttet: Hvis man har minimum to sessioner, godtgøres det af træffet. Hvis det er mindre, betaler foreningen. Ligeledes blev det diskuteret, hvilken formulering i forhold til betaling, der er optimal. Skal man give en tilmeldingsfrist, eller skal man skrive, at man ikke er optaget før betalingen er gået ind på træfkonto? Sidste formulering blev foretrukket. 4.2 Forårstræf 2013, orientering Diskussion om Leslie/Martins turplanlægningskursus til fire- fem tusind kr. Hvem aflønner? Det blev besluttet, at kurset finansieres ved brugerbetaling. Det blev foreslået at lave en positiv prioriteringsliste, således at foreningen kan få glæde af de uddannede på senere træf. Træfdeltagere har mulighed for at ankomme allerede fra onsdag/torsdag for 100 kr. ekstra. Niels Kyhn undersøger muligheden for fiskeri-workshop. Folk skal svare på ønsker du morgenmad, så vi ved, hvor mange der er. Masken til forårstræffet skal revideres af Mikkel. Cramer går det efter. Træfgruppen skal gå de individuelle tilmeldinger efter, så det er tilpasset træffet. Side 2 af 6
4.3 Sommertræf 2013, orientering Pladsen er afklaret: Rantzausminde. Madleverandør er på plads. Trys Morris er instruktør. Måske noget EPP3-kursus. Steen foreslår halvdagskurser, så lidt flere personer kan nå at melde sig til. Workshop: måske foto, fiskeri. Et tema bliver sikkerhed. Deltagerbetaling 750 kr p.t. Festmiddag 200 kr. Pernille gennemgik det foreløbige budget. 4.4 Efterårstræf 2013, placering, træfansvarlig Cramer redegjorde for forskellige overvejelser. Uffe: bornholmerne til gerne holde efterårstræf 2013. Uffe undersøger dette inden d. 7. april. Alternativt foreslog Niels K den sjællandske nordkyst. 5.0 Havkajak-info Niels Chr. Hansen fra redaktionen af Havkajakinfo mødte op og orienterede om bladets problemer. Bladets største problem er at skaffe skribenter, derfor bad han bestyrelsen om hjælp til forfatteremner. Jacob foreslog en regionsopdeling, således at der hver gang kunne stå lidt om kommende eller afviklede aktiviteter. Niels Chr. Hansen foreslog, at forskellige klubber fortalte om deres aktiviteter. Niels K: der skal være billeder fra de afholdte træf, for at understrege foreningspræget. Pernille foreslog en aktivitetskalender. Niels Chr. Hansen: folk skal selv komme med oplysningerne, da det ikke er muligt for bladgruppen selv at opsøge informationerne. Det skal stå i det kommende blad, at man fremover kan indsende oplysninger om havkajakroer-aktiviteter. Bladgruppen forbeholder sig ret til at redigere i det indkomne. Niels Chr. Hansen foreslår også noget forbrugerstof: forbruger-anmeldelser. Hvordan får vi fat i folk? Hvordan sikrer vi troværdighed? Pernille: skal understreges, at det er anmelderens personlige holdning eller tydeligøres at man har en kommerciel interesse. Niels Chr. Hansen tilbød også at lave et interview, hvis folk har en god historie, men ikke er glade for selv at skrive. Side 3 af 6
Niels K.: hvis man lover, at resten af historien i bladet bringes på hjemmesiden, skal vi huske at lægge det på. Ide: Husk lige: hvis du sender en beretning fra træffet, får du dit træfgebyr tilbage. Jacob foreslog en slags konkurrence, hvor den bedste bringes, således at vi undgår det for opremsende. Annonce er overtaget af Marc Lange (?):større leverandører, Hans Cramer : mindre leverandører. Uffe: der bør være 1. prioritet til vores medlemmers annoncer. Steen: og der bør gives mulighed for tegne småannoncer.. Forslag om at Marc skal lave en rabatordning med Friluftsland. 6.0 Generalforsamling. 6.1 medlemmer på valg, Mikkel og Anette. Mikkel og Anette genopstiller 6.2 referent: Marianne Bjørn? Stemmetæller: Anette Bestyrelsens beretning v. Mikkel, Birger Elmedal: det rød-hvide bånd, Jørgen Møholt: Havkajaksamrådet. Regnskab: Cramer Biblioteket? Indkomne forslag: Cramer foreslår regnskabsfører. Vedtægtsændringer skal være særskilt punkt. Kontingent uændret. Foreningen betaler chili. Serveres 18. GF starter 19.15. Foreningen giver mulighed for at købe øl og vand. 6.3 vedtægtsændringer Uffe havde forskellige forslag. Ændringsforslag til 3, stk 4. Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til kassereren med virkning fra udgangen af et kalenderår. Ved for sen indbetaling af medlemskontingent betragtes medlemmet som udmeldt. Blev godkendt Ændringsforslag til 3, stk 5. Medlemmerne betaler et af generalforsamlingen fastsat kontingent. Kontingentet følger kalenderåret. Nyindmeldte efter 30.9. betaler først kontingent i det efterfølgende år. Blev godkendt Side 4 af 6
Ændringsforslag til??? stk.8: Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal (en over halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal. Hvad hvis 3 eller flere stiller op til samme plads, er det så den der får flest stemmer, eller skal vinderen have mindst 1 over halvdelen af de afgivne efter de nødvendige valgrunder? Ved sådanne personvalg, hvor der er flere end det antal, der skal vælges, anvendes prioritetsmetoden. Blev godkendt Vi holder fast i formuleringen om tre træf pr. år. Mikkels forslag: 1 stk 2. Foreningen er en landsdækkende forening med hjemsted i Århus kommune. Godkendt Vi skal ikke specificere.. ikke enig i stk. 3 Paragraf 2 :Formålsparagraffen: Vi mente ikke at stk c skulle udvides. 3 Medlemskreds. Stk 2. Hvad menes med primært? Vi optager da ikke medlemmer under 12 år. Burde denne formulering ikke strammes? Vi besluttede at bevare primært, som kan tage højde for undtagelsestilfælde. 4, stk 8 i parentesen: "en" skal være "én" eller "een" Mener bare det skal være alm. flertal, altså den der får flest stemmer. Vi blev enige om at stryge parantesen ( en over halvdelen osv..) 6, stk 2. Mener ikke der skal stå "mindst 4" i stedet for "mindst 3". Der er altid en risiko for at et træf ikke kan gennemføres og må aflyses, hvis f.eks. en træfgruppe kollapser, taget styrter sammen i en svømmehal, en hovedleverandør går konkurs eller lignende. Hvis dette sker, vil vi blive tvunget til at arrangere et nyt træf. Godkendt Træffene annonceres i dag 2 måneder før et træf, og tilmelding starter 1 måned før et træf. Det er en mindre ting, og ikke noget kardinalpunkt Side 5 af 6
Vi besluttede at bevare det, der står allerede. 7.0 Hjemmeside Uffes historie er nu lagt op uredigeret. Webmaster bør ikke redigere og lægge materiale op uden forfatterens medviden og accept. Men godt med respons og ideer fra webmaster. Måske en ide at adskille webmaster og formandspost, da begge dele er et stort arbejde for 1 person. Det blev diskuteres, hvordan man sørger for at folk overholder loftet i debatforum med max 300 anslag. Kan man evt. indbygge i systemet, at folk ikke kan skrive mere? Møholt og Mikkel skal spørges. 8.0 Branding og merchandises Vi diskuterede Mikkels forslag vedr. stofmærker. 9.0 Evt.- med endelig fastsættelse af næste møde på nuværende tidspunkt 6.april i København. Pernille havde udarbejdet en oversigt over de forskellige uddannelsessystemer (EPP, BCU og DGI) og lovede at skrive et indlæg til Havkajakinfo. Anette: sikkerhedsregler, guidelines. Hvad står vi juridisk til ansvar for? Hvis fx folk slår ture op på et træf - og man kender dem ikke. Hvilket ansvar har vi så, hvis det går galt? I hvilket omfang er hver mand kaptajn i sin egen båd? Cramer vil spørge DGI om vi evt. kunne få en jurist til at komme til næste bestyrelsesmøde. Er det den enkelte, der selv har ansvar for sin egen sikkerhed? Måske kunne nogen fra Bladudvalget også deltage, for det ville en god ide at skrive nærmere om det i bladet. Side 6 af 6