1 Lejre Kommunes fritvalgsordning Kontrakt Mellem Lejre Kommune Visitation & Bestiller Hvalsø Rådhus Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø (i det følgende kaldet kommunen) og XXX XXX XXX CVR-nummer: XXX (i det følgende kaldet leverandøren) er der indgået følgende kontrakt om levering af XXX inden for Lejre Kommunes fritvalgsordning.
2 Indhold 1. Formål med kontrakten... 3 2. Kontraktens omfang... 3 2.1 Borgerens leverandørvalg... 3 3. Kontraktgrundlag... 3 3.1 Revidering af dokumenter omfattet af kontraktgrundlag... 4 4. Pris, prisregulering og fakturering... 4 4.1 Pris og prisregulering... 4 4.2 Fakturering og betalingsbetingelser... 5 5. Parternes forpligtelser... 6 5.2 IT... 6 6. Sikkerhedsstillelse... 7 7. Forsikring... 7 9. Offentlig regulering... 8 11. Underleverandører... 9 12. Overdragelse af kontrakt... 9 13. Force Majeure... 10 14. Misligholdelse af kontrakt mv.... 10 14.1 Misligholdelse... 10 14.2 Væsentlig misligholdelse... 10 14.3 Skriftlighed... 11 15. Ændringer i aftaleperioden... 11 16. Tvister... 11 17. Indgåelse og opsigelse af kontrakt... 12 18. Underskrift... 12 Bilag (områdespecifikke)... 13 - Personlig pleje Frit leverandørvalg på ældreområdet i Lejre Kommune... 13
3 1. Formål med kontrakten Ifølge lov om Socialservice er der frit leverandørvalg på ældreområdet indenfor personlig pleje og praktisk hjælp jf. Servicelovens 91-93. Lejre Kommune har i overensstemmelse med de rammer, som er fastlagt i loven, fastsat vilkårene for godkendelse som frit-valgsleverandør inden for områderne personlig pleje, praktisk hjælp i hjemmet, tøjvask og madservice. 2. Kontraktens omfang Kontrakten omfatter levering af praktisk hjælp til de brugere i Lejre Kommune, der vælger leverandøren som frit-valgsleverandør. Det er alene Lejre Kommune der, som visiterende myndighed, fastsætter omfanget af de visiterede opgaver. Det vil sige, at det alene er Lejre Kommunes afgørelsesbrev samt advis er i CSC omsorgssystem, der fastsætter omfanget af de visiterede opgaver. Lejre Kommune er til en hver tid berettiget til at foretage ændringer i de omfattede ydelser, herunder eksempelvis ændringer i det politiske fastsatte kvalitets- eller serviceniveau, jfr. kontraktens punkt 3.1. 2.1 Borgerens leverandørvalg 2.1.1 Mængden af opgaver der tilfalder leverandøren, afhænger udelukkende af, hvor mange af de visiterede borgere der benytter deres frie valg til at vælge leverandøren. Lejre Kommune indestår derfor ikke for omfanget af henvendelser fra borgere. 2.1.2. Borgeren kan frit skifte leverandør med en uges varsel. Det er således ikke muligt for leverandøren at træffe aftale med borgeren om længere fastholdelsesperioder. 2.1.3 Hvis særlige forhold taler herfor kan borgeren skifte leverandør med kortere varsel end det i punkt 2.1.2 anførte. 2.1.4 Leverandørskifte kan kun ske ved borgernes direkte henvendelse til Lejre Kommunes visitatorer. Ved borgerens direkte henvendelse til leverandøren om leverandørskifte skal der henvises til visitatorerne. 3. Kontraktgrundlag Det samlede godkendelsesmateriale omfatter i prioriteret rækkefølge følgende dokumenter: 1. Nærværende kontrakt 2. Ansøgning om godkendelse som leverandør af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje i Lejre Kommune, samt medsendte bilag 3. Personlig pleje Frit Leverandørvalg på ældreområdet i Lejre Kommune
4 Derudover indgår følgende dokumenter i det samlede godkendelsesmateriale: 1. Prisbilag (revideres minimum én gang årligt) 2. Kvalitetsstandarder (revideres minimum én gang årligt) Det samlede godkendelsesmateriale udgør kontraktgrundlaget. 3.1 Revidering af dokumenter omfattet af kontraktgrundlag 3.1.1 Lejre Kommune reviderer som udgangspunkt kvalitetsstandarder og leverandørkrav én gang årligt. 3.1.2 Ændring af prisbilag, kvalitetsstandarder eller kvalitetshåndbogen skal meddeles leverandøren straks efter vedtagelsen, og har tidligst virkning en måned efter vedtagelsen til den 1. i en måned. Dog indeholder et 3 måneders varsel af Leverandøren, ved væsentlige ændringer af betydning for rekruttering/fastholdelse af medarbejdere i leverandørens virksomhed. 3.1.3 Ændringer som følge af lovændringer er kun omfattet af varslingsfristen jf. pkt. 3.1.2, såfremt dette er muligt inden for lovgivningens rammer. 3.1.4 De oplysninger som leverandøren opgiver i forbindelse med Ansøgning om godkendelse som leverandør af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje i Lejre Kommune betragtes som en del af kontraktgrundlaget jf. afsnit 3. Leverandøren er derfor forpligtiget til at oplyse Lejre Kommune om eventuelle ændringer heraf. Ved væsentlige ændringer kan Lejre Kommune, i den forbindelse kræve, at leverandøren ansøger om godkendelse som leverandør i kommunen på ny. 4. Pris, prisregulering og fakturering 4.1 Pris og prisregulering 4.1.1. Prisen reguleres i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning. 4.1.2 Lejre Kommune skal mindst én gang om året fastsætte priskrav, men kan undtagelsesvis revidere priskravene inden der er gået et år, f.eks., hvis der ekstraordinært ændres i kvalitetskravene, eller hvis det konstateres, at de stillede priskrav ikke er i overensstemmelse med de faktiske omkostninger ved leverancen. De reviderede priser har kun virkning fra ikrafttrædelsesdatoen og fremefter. Priserne vil fremgå af det senest reviderede prisbilag.
5 4.1.3 Lejre Kommune beregner mindst én gang årligt nye frit-valgspriser på baggrund af de senest foreliggende regnskabstal. Ved for lav afregningspris udregnes tilbagebetalingen ved at fratrække afregningspriserne for året med de genberegnede priser, baseret på regnskabet. 4.1.4 Ændring af priskrav skal meddeles leverandøren straks efter vedtagelsen, og har tidligst virkning en måned efter vedtagelsen til den 1. i en måned. 4.1.5 Ændringer, som følge af lovændringer, er kun omfattet af varslingsfristen jf. pkt. 3.1.2 såfremt dette er muligt inden for lovgivningens rammer. 4.2 Fakturering og betalingsbetingelser 4.2.1 Der kan maksimalt faktureres svarende til antallet af visiterede timer, og der afregnes kun for timer, der faktisk er leveret hos borgeren. Det betyder, at der kun afregnes med leverandøren for de leverede ydelser. 4.2.2 I tilfælde, hvor det viser sig, at der er opkrævet for timer der ikke er blevet visiteret eller leveret, vil Lejre Kommune fremsende en kreditnota på beløbet. Opkrævning af timer, der ikke er visiterede eller leveret, er at betragte som misligholdelse af kontrakten, jf. afsnit 14 om misligholdelse af kontrakt. 4.2.3 Der afregnes månedligt bagud. Der afregnes for hele uger, og fakturaen skal omfatte uger, der er afsluttet i den pågældende måned. Der skal anføres start- og slutdato (begge dage inkl.) på fakturaen. Kommunens betalingsbetingelse er løbende måned + 30 dage netto. Såfremt der er uoverensstemmelser i borgerregistreringerne, prisen eller andet på fakturaen, ønsker kommunen en god dialog omkring disse, hvor uoverensstemmelser og evt. aftaler omkring kreditering, kan klares per telefon eller mail. 4.2.4 Leverandøren skal registrere alle ydelser som borgeren tildeles. Følgende skal fremgå af fakturaen eller et bilag med borgerregistreringer: Borgers navn og cpr.nr. Hvilken ydelse der er tale om Om ydelsen er udført eller aflyst Om aflysningen kan faktureres eller ej dvs. om aflysningen er sket inden for den nævnte tidsmargin i kravspecifikation En angivelse af tidsforbruget hos borger der faktureres kun for leveret tid. Leverandøren skal hver måned sende faktura og bilag med borgerregistreringer senest den 10. i måneden for forudgående måned.
6 4.2.5 Fakturaen skal sendes elektronisk og som sikker mail til sikkerpost@lejre.dk Leverandøren sender fakturaen til Visitation & Bestillers EAN nr.: 5798008017742. 4.2.6 Der afregnes for moms efter gældende regler. Der afregnes dog ikke moms af hjemmehjælpsydelser, som er visiteret efter Servicelovens 83, 84 og 86 stk. 2. 5. Parternes forpligtelser 5.1 Leverandøren er forpligtiget til at betjene alle visiterede borgere i kommunen, som vælger leverandøren. 5.2 Lejre Kommune er forpligtet til at betale for de leverede timer, som borgerne er visiteret til. 5.2 IT 5.2.1 Leverandøren er forpligtet til at være i besiddelse af udstyr der muliggør elektronisk udveksling af informationer med kommunen. 5.2.2 Leverandøren er forpligtiget til at kommunikere med Lejre Kommune via CSC omsorgssystem. Det skal dokumenteres i CSC omsorgssystem således, at der disponeres for hver enkelt borger jf. kvalitetsstandarderne og den visiterede tid. Der skal også registreres i CSC omsorgssystem i de tilfælde, hvor borgeren er fraværende, fx indlagt, ikke hjemme, etc. 5.2.3 Der er følgende krav til leverandøren i forhold til omsorgssystemet: Leverandøren skal dagligt orientere sig om leverandørmeddelelser/adviser på egne borgere Leverandøren skal dokumenterer besøg og ændringer i borgerens tilstand og sende advis til relevante samarbejdspartnere med information efter behov Det forventes endvidere, at leverandøren hver dag indtil minimum kl. 15.00 tjekker om, der er sendt adviser på leverandørens borgere Det forventes, at leverandøren registrerer i omsorgssystemet, når borgeren er indlagt eller på ferie så ydelsen er inaktiv og ikke faktureres Det forventes, at leverandøren selv er opmærksom på besked fra sygehuet om borger er indlagt eller bliver udskrevet Ved evt. skift af omsorgssystem skal leverandøren selv betale for evt. udgifter forbundet hermed.
7 5.2.4 Det koster 2.500 kr. at oprette CSC omsorgssystem pr. medarbejder, og derefter er der et årligt gebyr på 500 kr. for at benytte systemet. Det årlige gebyr kan fremskrives efter gældende betingelser. Leverandøren afholder selv disse udgifter. 5.2.5 For at kunne benytte CSC omsorgssystem skal leverandøren være i besiddelse af følgende udstyr: En PC, en internetforbindelse på mindst 2 Mbit, en browser og en mobiltelefon. Det kræver en mobiltelefon, som skal bruges til at logge på systemet via et Citrix system. 5.2. Lejre Kommune stiller ikke noget fysisk udstyr til rådighed. 5.2.7 I Lejre Kommune arrangeres der kurser i CSC om sorgsystem. Leverandøren kan frit tilmelde sig disse kurser. Der vil ikke, for leverandøren, være nogen udgift forbundet med deltagelse i disse kurser udover den tid, leverandøren skal afsætte til deltagelse i disse kurser. 5.2.8 Lejre Kommune stiller support til rådighed i forbindelse med brugen af CSC omsorgssystem. 6. Sikkerhedsstillelse 6.1 Leverandøren skal stille en bankgaranti på 50.000 kr. til dækning af leverancer, der ikke kan opfyldes som følge af sygdom, konkurs mm. Garantien skal stilles senest 14 dage efter, at Lejre Kommune endeligt har godkendt aftalen, og garantien skal indestå indtil 3 måneder efter kontraktens udløb. 6.2 Garantien, som skal udstedes af et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, skal være Lejre Kommune i hænde senest samme dato som leverandøren påbegynder leveringen af ydelser. 6.3 Garantien skal stilles som en anfordringsgaranti. 6.4 Det skal fremgå af garantien, at den er stillet i overensstemmelse med nærværende aftale, og at garantistilleren med hensyn til forhold vedrørende garantien accepterer behandling af eventuelle tvister jf. pkt. 16 i aftalen. 7. Forsikring 7.1 Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale sædvanlig arbejdsskadeforsikring, sædvanlig
8 tingsforsikring samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Dækningen skal som minimum andrage 2 mio. kr. pr. forsikringsbegivenhed. Ligeledes må leverandøren påregne forsikringsansvar for følgeskader, hvor primærskaden er dækket efter ovenstående policer. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft og overgive kommunen en kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. Leverandøren må ikke ændre på omfanget af forsikringen i kontraktperioden. 8. Tavshedspligt 8.1 Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt vedrørende den enkelte borgers personlige forhold, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med jf. principperne i Forvaltningslovens 27. Forpligtelsen til at underskrive tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som hos eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Forpligtelsen omfatter ligeledes andre medarbejdere, der har adgang til fortrolige oplysninger, f.eks. via leverandørens eller underleverandørens IT-system. Tavshedspligten gælder alle forhold omhandlende den enkelte borger. Tavshedspligten er livslang og ophører ikke ved kontraktperiodens ophør. 9. Offentlig regulering 9.1 Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontrakt perioden. 9.2 Opgaverne udføres på vegne af kommunen, og leverandøren er forpligtet til at acceptere, at arbejdet udføres i overensstemmelse med principperne i den offentlige forvaltning og i henhold til dansk lovgivning. Herunder fremhæves specielt Serviceloven, Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, Lov om offentlighed i forvaltningen samt Forvaltningsloven. Opgaven er omfattet af de almindelige regler (i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område) om klageadgang til Ankestyrelsen, hvorfor leverandøren er forpligtet til at videregive oplysninger i overensstemmelse hermed. 10. Etik og socialt ansvar 10.1 Lejre Kommune har et ansvar for at modtage medarbejdere i fleksjob, jobtræning, aktiveringsjob og arbejdsprøvning. Leverandørerne skal således kunne ansætte disse medarbejdere i deres virksomhed efter
9 en konkret aftale med kommunen. Kommunen kan stille krav om, at leverandøren stiller pladser til rådighed for praktikpladser. 10.2 Leverandøren skal udvise vilje til et positivt samarbejde i forhold til principperne om Et rummeligt arbejdsmarked. 10.3 Lejre Kommune forventer, at de private leverandørers andel af den samlede opgaveportefølje vil vokse i de kommende år. Leverandøren skal derfor være villig til at overtage medarbejdere fra Lejre Kommune proportionalt med opgaveporteføljen, hvis det skulle komme til en situation, hvor kommunen skal afskedige folk på grund af nedgang i arbejdsopgaver, og leverandøren skal ansætte flere medarbejdere. Det samme vil forventes af kommunen, hvis udviklingen går den anden vej. 11. Underleverandører 11.1 Det er tilladt leverandøren at anvende underleverandører. Der stilles samme betingelser til en evt. underleverandør, som til leverandøren. Leverandøren er i alle forhold sammen med underleverandøren ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv. Leverandøren er desuden ansvarlig for at sikre, at en evt. underleverandør overholder alle bestemmelser i kontrakten, og at de er i stand til at leve op til de krav, som kontrakten angiver. Såfremt leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte eller udskifte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter tager stilling til, om dette kan godkendes. Underleverandøren skal udfylde Oplysninger om underleverandører i forbindelse med ansøgning om godkendelse som leverandør af XXX til hjemmeboende i Lejre Kommune. 11.2 Selvom Lejre Kommune godkender anvendelsen af en underleverandør til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontraktshaver for den fulde opfyldelse af kontakten. 11.3 Det skal fremgå af leverandørens informationsmateriale til brugeren, om der er indgået aftaler med underleverandører. 12. Overdragelse af kontrakt 12.1 Kontrakten kan ikke overdrages uden Lejre kommunens skriftlige samtykke. 12.2 Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, skal leverandøren igennem en ny godkendelsesprocedure.
10 13. Force Majeure 13.1 I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig og lign., som forhindrer opfyldelse af parternes forpligtelser, bortfalder disse i det omfang og så længe force majeure er til stede. 13.2 Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). 13.3 Såfremt en af parterne ønsker at påberåbe sig force majeure skal den anden part underrettes straks. 13.4 Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan kommunen vælge at løse opgaven på anden måde, så længe force majeure er til stede. 14. Misligholdelse af kontrakt mv. Der sondres mellem misligholdelse og væsentlig misligholdelse. Ved væsentlig misligholdelse kan begge parter opsige kontrakten uden yderligere varsel. I udførslen af kontrakten, forventes det, i henhold til afsnit 2 i Frit valg på ældreområdet, at leverandøren løser den pågældende opgave med respekt for borgeren og borgerens ejendom. 14.1 Misligholdelse 14.1.1 Følgende vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten: - Manglende betaling for leverede ydelser; parterne undlader at følge op på klager; mangelfuld registrering i CSC omsorgssystem; opkrævning for ikke visiterede eller leverede ydelser; mangler ved den leverede ydelse; borgernes ejendom ødelægges; medarbejderen optræder ikke respektfuldt i mødet med borgeren; den leverede ydelse lever ikke op til kvalitetsstandarderne. - Der er alene tale om eksempler, hvorfor oplistning ikke kan anses for udtømmende. 14.2 Væsentlig misligholdelse 14.2.1 Gentagne misligholdelser af kontrakten betragtes som væsentlig misligholdelse. Følgende vil endvidere betragtes som væsentlig misligholdelse: - Overtrædelser af offentlige påbud, gensidige bebyrdende udtalelser og handlinger; brud på tavshedspligten; ulovlig magtanvendelse; manglende eller forkert medicinering med konsekvenser for borgerens helbred; vold mod borgeren; bedrageri; ansatte stjæler fra borgeren eller Lejre Kommune. Der er alene tale om eksempler, hvorfor oplistning ikke kan anses for udtømmende.
11 14.2.2 Lejre Kommune har krav på økonomisk kompensation for merudgifter i tilfælde af misligholdelse af kontrakten. 14.3 Skriftlighed 14.3.1 Parterne forpligter sig til at reklamere skriftligt i tilfælde af den anden parts misligholdelse af kontrakten. 14.4 Leverandørens økonomiske forhold 14.4.1 Såfremt leverandøren standser betalinger, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Lejre Kommune berettiget til at hæve aftalen. 14.4.2 Såfremt leverandøren under udførelse af sine pligter i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skade på personer, fast ejendom eller løsøre, er leverandøren ansvarlig for sådanne skader overfor Lejre Kommune i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler. Såfremt skadelidte rejser krav mod Lejre Kommune i anledning af skadeforvoldelse, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger og renter mv. som et sådant krav måtte påføre Lejre Kommune i det omfang, at leverandøren er endeligt ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsansvarsregler. 15. Ændringer i aftaleperioden 15.1 Såfremt der i aftalens løbetid gennemføres lovændringer, der medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for aftalen, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling af aftalens vilkår samt om nødvendigt forhandling om ophør af aftalen i utide. 15.2 Genforhandling af aftalens vilkår indgås under hensyntagen til nærværende aftales pkt. 1 og de almindelige konkurrenceretlige regler om ligebehandling af kommunens leverandører. Dette betyder bl.a., at det ikke er muligt for Lejre Kommune at indgå individuelle og forskellige kontrakter med de enkelte leverandører om levering af praktisk hjælp og personlig pleje på ældreområdet, uden forudgående udbud. 16. Tvister 16.1 Eventuelle tvister skal så vidt muligt søges løst i mindelighed via dialog mellem parterne. 16.2 Kan der på trods af forudgående dialog ikke opnås enighed, er det aftalt, at tvisten afklares ved civilt søgsmål hos domstolene.
12 16.3 Værneting er aftalt til Retten i Roskilde. 17. Indgåelse og opsigelse af kontrakt 17.1 Kontrakten træder i kraft ved begge parters underskrift af nærværende kontrakt. 17.2 Begge parter kan til enhver tid opsige kontrakten med 3 måneders varsel til den 1. i en måned. 17.3 Leverandøren kan træde ud af kontrakten i tilfælde af ændringer i leverandørkrav, priskrav eller kvalitetsstandarder jf. nærværende aftale afsnit 3.1 og afsnit 4. Leverandøren kan træde ud af kontrakten fra den dato, hvor ændringen har virkning, dog med mindst 1 måneds varsel til den 1. i en måned. Opsigelsen på denne baggrund skal være Lejre Kommune i hænde senest 3 uger efter ændringerne er meddelt leverandøren. 17.4 Lejre Kommune forbeholder sig ret til én gang årligt at vurdere, hvorvidt kontrakten skal konkurrenceudsættes herunder eventuel gennemførelse af udbud. Vælger kommunen på baggrund af en konkurrenceudsættelse af opgaven at opsige kontrakten, vil dette ske med det sædvanlige opsigelsesvarsel af kontrakten, jf. punkt 17.2. 17.4 Ved kontraktens ophør skal leverandøren aflevere følgende til kommunen, med mindre andet aftales mellem parterne i forbindelse med en eventuel genforhandling af kontrakten: Notater udarbejdet i forbindelse med opgaveløsningen Oplysninger vedrørende den enkelte bruger, som er indhentet i forbindelse med opgaveløsningen Evt. nøgler, lånt materiale mm. Kontrakten er gældende fra XX.XX.20XX til den 31.12.2014 18. Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hver part modtager et eksemplar. Lejre, den / 2014 Lejre, den / 2014 Leder af Visitation & Bestiller Lejre Kommune Leverandør
13 Bilag (områdespecifikke) - Personlig pleje Frit leverandørvalg på ældreområdet i Lejre Kommune - Kvalitetsstandarder - Prisbilag - Ansøgning om godkendelse som leverandør af praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje i Lejre Kommune (frit-valgsblanket) samt medsendte bilag - Tro og love-erklæring - Arbejdsgangsbeskrivelse for voksenområdet ved registrering og indberetning af magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten efter 124-129