REFERAT Byg og Miljø Byg og Miljø Faggruppen, 26. februar 2015 Deltagere: Afbud: Trine Maigaard, Fredericia kommune Ann-Cathrin Samsøe Ingor, Rudersdal kommune Morten Bøgedal, Københavns kommune Ole Lousdal, Holstebro kommune Bjarke Uffe Jensen, Mariagerfjord kommune Christian Damm, Vejen kommune Christina Rome Jensen, Kulturstyrelsen Nina Svaneberg, KL Gustav Jensen, KOMBIT Nicolai Frederiksen, KOMBIT Jacob Fischer, KOMBIT Helle Vollmer, Schultz Anja Bourup, Schultz Helle Bidstrup (referent) Jens Anders Klinkby, Odense kommune Signe Panum Bøttzau, Horsens kommune Karen Ravn, Gribskov kommune Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen Susanne Lykke Jakobsen, KL Dagsorden 1. Status fra KOMBIT, herunder orientering om Miljøudvidelsen... 2 2. Status fra Faggruppens medlemmer... 3 3. Kort orientering om den fremtidige måling af sagsbehandlingstid... 3 4. Ny procedure for indmelding af ændringsønsker... 4 5. Afklaring af regelmatriceændringer, herunder eventuelt gruppearbejde... 4 6. Prioritering af ændringsønsker for de næste tre måneder, herunder eventuelt gruppearbejde... 4 7. Opsamling og afslutning... 5 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/5
1. Status fra KOMBIT, herunder orientering om Miljøudvidelsen Gustav informerede om status på Byg og Miljø inklusive Miljøudvidelsen (MU-projektet): Byg og Miljø har kørt i 8-9 måneder nu og været landsdækkende i 3 måneder, og det ser godt ud på både drifts- og brugstallene. Byg og Miljø er en stjerneformations-løsning hvilket er supersmart, men også sårbart da løsningen er afhængig af træk på andre systemer. Der er i forbindelse med seneste release i starten af februar måned etableret en statusbar i Byg og Miljø. Det er en forbedring vi har etableret for hurtigt at kunne give både borgere og sagsbehandlere besked i de tilfælde hvor løsningen er ustabil. I må fortsat meget gerne give besked når I observerer at dele af løsningen/de tilgrænsende systemer som Byg og Miljø henter data fra er nede. Det er nemlig manuelt arbejde at lægge driftsstatus-tekster ind i statusbaren, så vi er afhængig af blandt andet at modtage informationer om driftsproblemer fra jer. Uddannelse. Uddannelse af brugerne er en vigtig del af Byg og Miljø-projektet. Nogle kommuner har fået uddannelse for længe siden og i andre kommuner er der kommet nye medarbejdere til. Schultz har planlagt en række superbrugerkurser i foråret. Der er 4 kurser som afholdes forskellige steder i landet. Se nærmere information og tilmeldingsprocedure her: Superbrugerkurser 2015. Nyhedsbreve. KOMBITs nyhedsbreve om Byg og Miljø prioriteres generelt meget højt. Vi udsender nyhedsbreve i den kadance vi må for vores Kommunikationsafdeling. Vi har 1.100 modtagere af nyhedsbrevet og er det mest læste nyhedsbrev af de nyhedsbreve KOMBIT udsender. Vi har i februar måned fået i snit 4 nye tilmeldinger til nyhedsbrevet om dagen. Nyhedsbrevet holdes i en form så alle kan læse med, men vores primære målgruppe er kommunekontaktpersoner, superbrugere samt leverandørerne. Digitaliseringsprisen 2015. Byg og Miljø er indstillet og nomineret til Digitaliseringsprisen 2015. Vinderen offentliggøres den 24. marts på Digitaliseringskonferencen 2015 i Ålborg. Det er et rart skulderklap at få og det mærkes, at der generelt er stort fokus på løsningen, som I og vi hele tiden arbejder på udvikles og bliver bedre og bedre. Miljøudvidelsen. Cirka 50% af Miljøudvidelsesløsningen er udviklet p.t., og Miljøstyrelsen er nu inde over omkring udviklingen af vilkårsdatabasen. Det er en underleverandør som udvikler vilkårsdatabasen og skal levere til Schultz. Når vilkårsdatabasen er færdigudviklet, fortsættes der med den del af udviklingen som vi og Schultz står for. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/5
Der køres demoer på Miljøudvidelsesløsningen i efteråret og udrulningen forventes at ske senest december 2015. Dog vides det ikke om et folketingsvalg og en eventuel ny minister kan få indvirkning på Miljøstyrelsens tidsplan. Tilslutningserklæringer til Miljøudvidelsen. Langt de fleste kommuner har returneret tilslutningserklæringer til Miljøudvidelsen til os, og det er vi glade for. P.t. mangler kun 15 kommuner at indsende aftalen. Der er allerede foregået en DUT-udligning til kommunerne, hvilket betyder, at kommunerne allerede har fået bevilget pengene til Miljøudvidelses-tilslutningen penge som KOMBIT nu skal have tilbage for at finansiere udviklingen af MU-løsningen. Udvikling af Byg og Miljø. Generelt er der en positiv fremdrift. Vi arbejder fortsat hårdt på at gøre det endnu bedre. Vi bruger hele vores videreudviklingsbudget og kan ikke scallere yderligere op. Faggruppens arbejde og prioritering af ændringsønskerne. Nicolai fortalte lidt om indholdet i den opgradering af Byg og Miljø der blev releaset den 3. februar. Releasen indeholdt en række af de ændringsønsker som Faggruppen havde prioriteret, en statusbar hvor informationer om driftsstatus gives samt en række nødvendige men bagvedliggende systemændringer. Nicolai orienterede om, at der - efter det seneste møde i faggruppen - var 60 styk ændringsønsker prioriteret som førsteprioriteter på æø-listen, og at det var herfra Nicolai havde udvalgt de ændringsønsker som var udviklet og kom med i releasen i starten af februar. 2. Status fra Faggruppens medlemmer De enkelte faggruppemedlemmer gav herefter en status omkring anvendelsen af Byg og Miljø inden for egen kommune, herunder antallet af indkomne ansøgninger, integration til fag- og ESDH-systemer samt responsen fra borgere og virksomheder i kommunerne. 3. Kort orientering om den fremtidige måling af sagsbehandlingstid Nina orienterede om, at der er lavet aftale mellem KL og Finansministeriet om, at man gerne vil reducere sagsbehandlingstiderne i 2016. Derfor er der som en naturlig følge blevet talt om, hvordan det kan måles. Der er ikke truffet beslutning endnu. Nina mener, at den bedste løsning vil være, at der indlægges logs i Byg og Miljø. Logningen skal sikre, at der måles fra når en sag er fuldt oplyst, så det ikke risikeres, at der udelukkende måles på perioden fra første indsendelse af ansøgning og til færdigbehandlet ansøgning. Nina sagde, at en sådan løsning skal laves på en ekstra-bevilling. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/5
Gustav tilsluttede sig, og sagde at det er en betingelse at der følger penge med opgaven, da det ikke er en del af Byg og Miljø-løsningen. 4. Ny procedure for indmelding af ændringsønsker Gustav orienterede om, at Byg og Miljø-teamets student, Jacob, er ved at udvikle en Ændringsønskeportal, hvortil alle ændringsønsker til Byg og Miljø-løsningen fremover skal indberettes. Portalen forventes i drift i slutningen af marts. Mere information følger. Årsagen til, at det er besluttet at oprette en ændringsønskeportal er, at det er meget krævende at håndtere ændringsønsker når de blot modtages via en mail. Vi får mange ændringsønsker ind som ikke er så godt beskrevet, og hvor det derfor bliver en ressourcemæssigt krævende opgave at afdække hvad ønsket egentlig indebærer. Det opleves også, at der indmeldes modstridende ændringsønsker og ændringsønsker som ikke er helt gennemtænkte. En anden årsag til udviklingen af ændringsønskeportalen er, at vi ønsker stor gennemsigtighed i hvilke ønsker der er indmeldt samt prioriteringen af ønskerne. Portalen vil sikre, at kun superbrugere kan indmelde ændringsønsker, og henvendelser fra ikke-superbrugere vil medføre henvisning til vedkommendes superbruger. Derudover vil portalen blive en hjælp til kategorisering af ændringsønskerne, hvilket vil give os et godt overblik og blive en stor aflastning. Mere information om Ændringsønskeportalen kommer senere. 5. Afklaring af regelmatriceændringer, herunder eventuelt gruppearbejde KOMBITs IT-konsulent, Nicolai Frederiksen, havde udvalgt en række regelmatriceændringer som faggruppen i fællesskab gennemgik og forholdt sig til. Det viste sig at være en rigtig god proces. Det aftaltes, at faggruppen - næste gang samme øvelse skal laves - på forhånd får tilsendt materialet, så der er mulighed for blandt andet at tjekke det med baglandet før selve mødet. 6. Prioritering af ændringsønsker for de næste tre måneder, herunder eventuelt gruppearbejde Alle faggruppe-medlemmer gik ændringsønskelisten igennem for sig selv og udvalgte hver især de 5 højest-prioriterede ønsker. Efterfølgende fremlagde hver deltager deres respektive 1. prioriteter og gruppen diskuterede sig herefter frem til en fælles 1. prioritet. Herefter blev prioritet 2 diskuteret osv. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/5
Udvalgt 1. prioritet: Der var enighed om at pdf-blanketten skal forbedres. Blanketten skal organiseres bedre og tilføres en bedre læsbarhed. Helle fra Schulz gjorde opmærksom på, at en lavthængende frugt kunne være i samme forbindelse at medtage ansøgerens navne- og adresseinformationer på blanketten. Udvalgt 2. prioritet: Der var bred opbakning til at få indarbejdet entydig ejendomsidentifikation/ejendomsnummer, da der altid er behov for ejendomsnummer, matrikelnummer og adresse. Udvalgt 3. prioritet: Behovet for et ejer-tjek drøftedes og der var enighed om at prioritere det. Behovet er, at få en automatisk bruttoliste over hvem der ejer ejendommen sådan at sagsbehandleren kan se, at fuldmagtsgiveren er den retmæssige ejer af ejendommen. Ejer-tjekket er en tung administrativ byrde. Morten specificerer ejer-tjek-punktet nærmere og sender informationen til bm@kombit.dk. Udvalgt 4. prioritet: Kontaktinformation på ansøgere blev valgt som 4. prioritet. Udvalgt 5. prioritet: Under forudsætning af, at der er ressourcer til det vil KOMBIT initiere en gruppe bestående af faggruppemedlemmer som udarbejder udkast til forbedrede vejledningstekster. 7. Opsamling og afslutning Der var enighed om, at det havde været et godt møde og at gruppearbejdsformen var god. Det aftaltes, at faggruppen til fremtidige møder på forhånd får tilsendt materialer så en bedre forberedelse er mulig. Næste Faggruppemøde holdes hos KOMBIT den 15. april som en workshop/arbejdsmøde. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/5