Principper for Økonomistyring i Assens Kommune

Principper for Økonomistyring i Assens Kommune

Forord Principper for Økonomistyring i Assens Kommune er de helt grundlæggende principper for den økonomiske styring i kommunen. Regelsættet er underlagt og følger en række eksterne forhold, i form af styrelsesloven, Indenrigsministeriets gule mappe og bekendtgørelser og vejledninger fra Indenrigsministeriet. Derudover er der også en række interne forhold, som danner grundlag for indholdet og udformningen af principperne for økonomistyring. Disse er byrådets vision og målsætningerne for Assens kommunes etablering og drift, samt de økonomiske politikker, der er gældende for kommunen. Principper for Økonomistyring i Assens Kommune giver de basale retningslinier for alle økonomiske transaktioner i kommunen. Version 5, 20. september 2011 1

Forord... 1 1 Indledning... 4 1.1 Lovgrundlag... 4 1.2 Formålet... 5 1.3 Omfang... 5 1.4 Uddybende bilag... 5 2 Ajourføring og formidling... 6 3 Styreformer... 7 4 Uddybende regler for økonomistyring... 8 4.1 Budgettet... 8 4.2 Budgetprocedure... 8 4.2.1 Budgetrammerne... 8 4.2.2 Budgetreguleringer/tillægsbevillinger... 8 4.3 Budgetopfølgning... 9 4.3.1 Den budgetansvarliges forpligtelser/ledelsestilsyn... 9 4.3.2 Anvisninger... 10 4.3.3 Budgetomplaceringer indeværende budgetår... 10 4.3.4 Tillægsbevillinger... 10 4.3.5 Budgetoverførsel til næste budgetår... 10 4.3.6 Ledelsesinformation (information om økonomi til udvalg og byråd). 10 4.4 Regnskabsaflæggelse... 10 4.4.1 Kommunens årsberetning... 11 4.4.2 Aflæggelse af anlægsregnskaber... 11 4.4.3 Virksomhedsplaner (årsberetning/dialogdokumenter)... 11 4.4.4 Koordinering af regnskabsaflæggelsen... 11 4.5 Bogføringsprocessen... 11 4.5.1 Bogføringsgrundlag... 12 4.5.2 Kontrol med bogføring, kassefunktion m.v./interne kontroller... 13 5 Finansiel styring og betalingsformidling... 14 5.1 Betalingsformidling... 14 5.2 Indbetalingskasse/kontantkasse... 14 5.3 Forskudsbeløb... 14 5.4 Udlæg... 15 5.5 Betalingskort... 15 5.6 Mellemregningskonti... 15 6 Anvendelse af IT-systemer... 16 6.1 Kvalitetskontroller... 16 6.2 Kontroller mod svig... 16 6.3 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik... 17 7 Andre områder... 18 Version 5, 20. september 2011 2

7.1 Sikring af kommunens aktiver... 18 7.2 Sikring og opbevaring af værdier tilhørende andre... 18 7.3 Indkøbspolitik... 18 7.4 Forsikringer... 18 7.5 Leje- og leasingaftaler... 19 7.6 Kautions- og garantiforpligtelser... 19 7.7 Optagelse af lån... 19 Version 5, 20. september 2011 3

1 Indledning Dette dokument er en del af kommunens samlede styrings værktøjer og regelsættet er lavet med respekt for kommunens fem overordnede værdier: respekt, åbenhed, udvikling, arbejdsglæde og ordentlighed. I kommunen lægges der vægt på decentralisering, hvor den overordnede styring er central, mens ledelsen foregår decentralt. Derfor lægges der vægt på kommunens overordnede værdier, som fungerer som rettesnor for ledelsen. Figur over regelsættets relative placering Vision og værdier i Assens Kommune Personalepolitik IT-Politik Principper for økonomistyring Indkøbspolitik, leje- og leasingpolitik m.v. Vejledninger, forretnings-gange m.m. Principper for Økonomistyring er Assens Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Det giver et overblik over kommunens økonomiske spilleregler og de uddybende regler for kommunens økonomistyring er derfor en integreret del af dokumentet. 1.1 Lovgrundlag Kommunens kasse- og regnskabsregulativ følger de lovgivningsmæssige forskrifter, jf. styringslovens 36 til 46. Selve regulativet er affødt af 42, stk. 7: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Version 5, 20. september 2011 4

1.2 Formålet Formålet med regelsættet er at sikre: tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen præcisering af ledelsesansvar sikre at fejl opdages i tide, og at der sker en læring af disse fejl beskytte den enkelte medarbejder mod mistanke 1.3 Omfang Regelsættet gælder for hele kommunens virksomhed, herunder alle decentrale- og eller selvejende institutioner. 1.4 Uddybende bilag Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle i forhold til økonomistyringen. Regelsættet suppleres af uddybende bilag m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet i arbejdsgange og lignende. Bagest i dette dokument findes en liste over disse bilag. Version 5, 20. september 2011 5

2 Ajourføring og formidling Økonomichefen er ansvarlig for at vedligeholde regelsættet så det afspejler kommunens politiske beslutninger vedrørende økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Ændringer af redaktionel karakter kan uden videre foretages af Økonomichefen. Reelle ændringer, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, skal gennem økonomiudvalget forelægges byrådet til godkendelse. Ændringer i bilag og forretningsgange skal alene godkendes af Økonomichefen, hvor ikke andet er anført. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens forvaltninger, skal dog godkendes af Direktionen. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet og om væsentlige ændringer af bilag hertil, før ændringerne træder i kraft. Direktionens medlemmer har det overordnede ansvar for, at regelsættet med tilhørende bilag og forretningsgange formidles videre og integreres i organisationens arbejdsgang. Lederen af den enkelte afdeling eller institution har ansvaret for, at relevant personale bliver orienteret om reglerne. Alle der bliver opmærksomme på uhensigtsmæssigheder i regelsættet eller i de tilhørende bilag har pligt til at gøre opmærksom herpå over for Økonomichefen, som efterfølgende tager stilling til, om der er behov for at foretage ændringer. I tilfælde af ændringer i regelsæt eller bilag, formidler de ansvarlige ændringerne videre i organisationen. Version 5, 20. september 2011 6

3 Styreformer Udgangspunktet for styringen i kommunen er kædestyring. Dette overordnede begreb dækker over en hel palette af styreformer, som skal tilpasses det enkelte styringsområde. Så der til hvert område benyttes den styreform, som er bedst egnet. Kommunens styreformer er under fortsat udvikling, med udgangspunkt i central styring og decentral ledelse. Der lægges vægt på enkelthed i arbejdsopgaverne og selvstændighed i udførelsen af opgaverne. Version 5, 20. september 2011 7

4 Uddybende regler for økonomistyring Kommunens uddybende regler for økonomistyring følger de lovgivningsmæssige forskrifter, jf. styringslovens 42, stk. 7. De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedurer findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 4.1 Budgettet Kommunens årsbudget fastlægger rammerne og beskriver kommunens konkrete planer for de enkelte politikområder. Derved giver budgettet overblik for det kommende års kommunale drift, både hvad angår økonomi og politik. Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag skal være tilgængelige for kommunens borgere. 4.2 Budgetprocedure Budgetproceduren skal hvert år foregå efter en detaljeret tidsplan. Det er Økonomichefens ansvar at denne udarbejdes, så tidsplanen for det følgende års budget kan forelægges økonomiudvalget i årets første kvartal. Endvidere påser Direktionen, at udvalg og forvaltninger overholder planen, så årsbudgetter kan vedtages i overensstemmelse hermed. 4.2.1 Budgetrammerne Budgetrammen fastsættes af byrådet i årsbudgettet for det enkelte år. Som udgangspunkt er alle bevillinger nettobevillinger, og det skal klart fremgå, hvis der er tale om bruttobevillinger. De samlede budgetrammer kan normalt kun ændres i forbindelse med budgetlægningen, dog kan ekstraordinære forhold give anledning til ændringer indenfor et budgetår. Ved udfærdigelse af budgetter skal baggrunden for de forskellige tildelingsmetoder beskrives, og arbejdet skal være præget af gennemskuelighed og lige vilkår for alle. 4.2.2 Budgetreguleringer/tillægsbevillinger Som udgangspunkt gives der ikke nogen løbende tillægsbevillinger. Ansøgninger om tillægsbevillinger behandles som en del af den samlede budgetopfølgning. Version 5, 20. september 2011 8

4.3 Budgetopfølgning Det er afgørende for kommunens drift, at der foretages løbende opfølgning på årets budget. De stående udvalg drager omsorg for, at tildelte bevillinger og rådighedsbeløb ikke overskrides. I styrelseslovens 40 præciseres dette som: Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, om fornødent iværksættes uden kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. Enhver tillægsbevilling skal angive, hvorledes den bevilgede udgift skal dækkes. Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde en forretningsgang for budgetopfølgningen. 4.3.1 Den budgetansvarliges forpligtelser/ledelsestilsyn Borgmesteren uddelegerer ansvaret for at udpege de ledende medarbejdere, der har budgetansvaret og retten til at godkende indenfor de enkelte (drifts)områder til direktionen. Alle bevillinger skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelsen af denne. Hvis en budgetansvarlig kan forudse merudgifter, er vedkommende forpligtet til at foretage omprioriteringer indenfor eget område for at imødegå disse udgifter. Hvis merudgifterne ikke kan dækkes af mindre udgifter på andre delområder indenfor politikområdet, er vedkommende forpligtiget til snarest muligt at forelægge en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til at imødegå budgetproblemet. Såfremt fagudvalget ikke er i stand til at anvise kompenserende besparelser inden for udvalgets eget område, forelægges sagen for økonomiudvalget. Hvis det ikke er muligt at anvise kompenserende besparelser indenfor økonomiudvalgets eller andre udvalgs områder, forelægges sagen for byrådet som en egentlig tillægsbevillingssag. Dette skal kun ske som absolut sidste udvej i tilfælde, hvor der ikke er mulighed for at afvente den næste samlede budgetopfølgning. Økonomichefen er ansvarlig for at vedligeholde en oversigt over bevillinger og budgetansvarlige, samt at stille økonomirapporter eller udtræksværktøjer til rådighed for de budgetansvarlige. Version 5, 20. september 2011 9

4.3.2 Anvisninger Som hovedregel foretages kontrol af enkelttransaktioner som en integreret del af budgetkontrollen suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Derfor er der kun undtagelsesvis påtegning af det enkelte regnskabsbilag. Alle udbetalinger over 100.000 kr. inkl. moms skal dog godkendes individuelt af den budgetansvarlige, som på udvalgte områder kan fastsætte højere eller lavere grænser. Disse områder skal specifikt fremgå af beskrivelsen af ledelsestilsynet. Ingen må foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. I tilfælde, hvor dette ikke kan lade sig gøre, skal bilaget/udbetalingen godkendes af to medarbejdere i forening. 4.3.3 Budgetomplaceringer indeværende budgetår Udvalgene modtager nettobevillinger på politikområde niveau, og de har kompetencen til at flytte beløb indenfor deres politikområde. De har endvidere mulighed for at delegere denne kompetence til de budgetansvarlige. 4.3.4 Tillægsbevillinger En tillægsbevilling er en bevilling, der ikke er indeholdt i de vedtagne budgetrammer. Indstillinger om tillægsbevillinger behandles som en del af de samlede budgetopfølgninger i byrådet, og de skal være forsynet med en angivelse af, hvordan den ansøgte bevilling skal finansieres. 4.3.5 Budgetoverførsel til næste budgetår Der er i kommunen mulighed for at overføre økonomiske ressourcer til efterfølgende regnskabsår. Ved større overførsler skal der redegøres separat herfor. De nærmere bestemmelser på området fremgår af bilaget: Regler for decentrale institutioner. 4.3.6 Ledelsesinformation (information om økonomi til udvalg og byråd) Direktionens medlemmer har det overordnede ansvar for, at udvalg og byråd modtager fyldestgørende informationer om udviklingen i de økonomiske forhold. Informationen skal dels bestå af de faktiske tal og dels af en forklarende tekst, som sikrer, at tallene læses rigtigt og som forklarer sammenhængen med de opstillede mål på området. Informationen skal med andre ord binde budget og forbrug sammen med mål og resultat. 4.4 Regnskabsaflæggelse Indenrigs- og sundhedsministeriet fastsætter mindstekravene til kommunens regnskabsaflæggelse som det fremgår af Styrelseslovens 45 og 46. Herudover har Assens Kommune valgt at supplere disse krav med en årsberetning, som giver et øget indblik i de mål kommunen har arbejdet efter i det pågældende år. Version 5, 20. september 2011 10

Kommunens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. 4.4.1 Kommunens årsberetning Assens Kommune aflægger regnskab i form af en årsberetning bestående af: en generel beskrivelse af aktiviteterne opfølgning på målene på de enkelte politikområder resultat- og regnskabsopgørelse, balance, finansieringsoversigt, pengestrømsopgørelse samt noter en overordnet præsentation af de vigtigste økonomiske nøgletal Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler herom. 4.4.2 Aflæggelse af anlægsregnskaber Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber for afsluttede anlæg, såfremt Anlægsbevillingens bruttoudgifter beløber sig til 2 millioner eller derover Der er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen I modsat fald aflægges anlægsregnskabet som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Regnskabet fremsendes via udvalget til behandling i Økonomiudvalg og Byråd. I anlægsregnskabet redegøres for væsentlige afvigelser imellem anlægsbevilling og det faktiske forbrug. 4.4.3 Virksomhedsplaner (årsberetning/dialogdokumenter) De nærmere bestemmelser herfor bliver udarbejdet i forbindelse med fastlæggelsen af den overordnede styring i kommunen. 4.4.4 Koordinering af regnskabsaflæggelsen Økonomichefen har ansvaret for koordinering af regnskabsaflæggelsen. Heri indgår udarbejdelsen af en tids- og procedureplan for regnskabsaflæggelsen. Byrådet afgiver regnskabet til revision. Når byrådet har modtaget revisionens beretning, herunder eventuelle bemærkninger til regnskabet, træffer byrådet afgørelse med hensyn til indkomne bemærkninger og regnskabets endelige godkendelse. 4.5 Bogføringsprocessen Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post). Version 5, 20. september 2011 11

Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Et andet princip i den økonomiske styring er, at de faktiske omkostninger ved produktion/ leveringen af en given ydelse skal opgøres og synliggøres. Økonomichefen udarbejder retningslinier for denne omkostningsregistrering. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles ét sted for flere institutioner. De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet Økonomi forestår selve oprettelsen i de relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes i forretningsgang, interne kontroller etc. Finans & Regnskab har ansvaret for, at denne instruktion finder sted. Økonomi udarbejder vejledende retningslinier for bogføringsprocessen og bistår i øvrigt de decentrale enheder med råd og vejledning på området. 4.5.1 Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag og udbetalinger foretaget i de forskellige kommunale fagsystemer, hvor der skal være tilstrækkelig dokumentation for udbetalingernes baggrund. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form. Med kontrol menes i denne forbindelse, at: Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret Konteringen er korrekt Eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt. Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationerne for attestation og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow. Version 5, 20. september 2011 12

Økonomi er ansvarlig for, at kommunens IT-løsninger hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. De budgetansvarlige har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag, herunder eventuel underliggende dokumentation til en elektronisk faktura, opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, dvs. normalt først efter 5 år. 4.5.2 Kontrol med bogføring, kassefunktion m.v./interne kontroller Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den budgetansvarlige skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. Alle udbetalinger over 100.000 kr. inkl. moms skal dog individuelt godkendes af de budgetansvarlige, som på udvalgte områder kan fastsætte højere eller lavere grænser. Disse områder skal specifikt fremgå af beskrivelsen af ledelsestilsynet jf. nedenstående. Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Økonomi er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføring af regnskabsbilag, herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen. Idet principperne for kontrol er følgende: Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen/institutionen selv. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver. Økonomiafdelingen bistår ledelsen ved at foretage en række kontroller med overholdes af forretningsgangene omkring bogføring og betaling, herunder også på tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. De udførte kontroller/ledelsestilsynet skal altid være dokumenteret. Version 5, 20. september 2011 13

5 Finansiel styring og betalingsformidling Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Finans er ansvarlig for at lave forslag til politikker og efterfølgende udmønte politikken i praksis. 5.1 Betalingsformidling Et gennemgående princip for kommunens betalinger er, at de skal foregå ved bankoverførsler til nemkonto eller lignende for at minimere omfanget af checkudbetalinger. Økonomi er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Ingen person må have eneprokura (ene fuldmagt) til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling, hvis der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet (bogføring). Økonomi skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres samtidig med de effektueres. Selvom bogføringen i stort omfang foregår decentralt, skal betalingsformidlingen centraliseres og i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende. 5.2 Indbetalingskasse/kontantkasse Kommunen har en kontantkasse til indbetalinger i hver af de tre borgerservicecentre. Disse skal blandt andet varetage modtagelse af betaling for pas og kørekort. Økonomi fastsætter de nærmere regler for afstemning og kontrol af kontantkasserne. 5.3 Forskudsbeløb Som udgangspunkt er der ingen forskudskasser i Assens Kommune. I stedet skal eventuelle udlæg foregå som personlige udlæg, hvor dette er muligt. Udbetaling af et personligt forskud til dækning af udlæg kræver Økonomichefens godkendelse. Økonomi fastsætter de nærmere regler for hvornår der kan bevilliges personlige forskud. Version 5, 20. september 2011 14

5.4 Udlæg Ved personlige udlæg skal bilaget/udbetalingen godkendes af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. I tilfælde, hvor dette ikke kan lade sig gøre, skal bilaget/udbetalingen godkendes af to medarbejdere i forening. Herefter overføres pengene til aktuelle persons nemkonto. 5.5 Betalingskort Kommunen kan i særlige tilfælde anskaffe betalingskort til tjenstligt brug, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt. Anskaffelsen skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Økonomichefen. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af kommunale betalingskort, så reglerne sikrer mod sammenblanding af kommunens og private midler beskriver principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimerer risikoen for misbrug 5.6 Mellemregningskonti Økonomichefen er ansvarlig for, at samtlige kommunens mellemregningskonti o. lign. regelmæssigt afstemmes. Afstemningsintervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Version 5, 20. september 2011 15

6 Anvendelse af IT-systemer Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Disse systemer skal fungere med dataspor, så alle udbetalinger kan spores tilbage til en konkret beslutning. For alle IT-systemer udpeges en systemejer, dvs. en medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. Systemejeren har endvidere ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. De væsentligste forretningsgange herunder interne kontroller skal være beskrevet. Systemejeren har ansvaret herfor. 6.1 Kvalitetskontroller Systemejeren har ansvaret for datakvaliteten. Er opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Systemejeren skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Systemejeren har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. 6.2 Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Version 5, 20. september 2011 16

Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmens retning, dvs. typisk ved skift af bankkonto. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. Der udarbejdes en forretningsgang på området. 6.3 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Økonomichefen afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis kommunalbestyrelsesmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Version 5, 20. september 2011 17

7 Andre områder 7.1 Sikring af kommunens aktiver Økonomichefen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering/sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Direktøren for Social, Sundhed & Arbejdsmarked er ansvarlig for, at der udarbejdes en ITsikkerhedspolitik, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken. 7.2 Sikring og opbevaring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinier for opbevaring og registrering heraf. Hensigten med retningslinierne er at beskytte kommunens ansatte mod ubegrundet mistanke. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte institution i samarbejde med Økonomi. 7.3 Indkøbspolitik Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Assens Kommune har formuleret en indkøbspolitik, og det er den budgetansvarliges opgave at sikre, at indkøbspolitikken overholdes, og at indkøbssystemet anvendes. Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde en forretningsgang for kommunen indkøbspolitik. 7.4 Forsikringer Forsikringsaftaler indgås af byrådet efter offentligt udbud. De budgetansvarlige ledere er ansvarlige for, at kommunens forsikringsforhold løbende bliver tilpasset de faktiske behov. Byrådssekretariatschefen har ansvaret for at udarbejde en forretningsgang for kommunen forsikringspolitik. Version 5, 20. september 2011 18

7.5 Leje- og leasingaftaler Indgåelse af leje- og leasingaftaler skal ske i henhold til lånebekendtgørelsen og de centralt fastsatte regler. De budgetansvarlige ledere skal kontakte Økonomichefen inden der indgås aftaler og leje eller leasing. Økonomichefen har ansvaret for at aftalerne efterfølgende forelægges byrådet i overensstemmelse med de centrale regler. Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde en forretningsgang på området. 7.6 Kautions- og garantiforpligtelser Kautions- og garantiforpligtelser skal forlods godkendes af økonomiudvalg og byråd inden de stilles, med mindre andet er fastlagt ved lov. 7.7 Optagelse af lån Økonomichefen er ansvarlig for at der findes en løbende vedligeholdt oversigt over kommunens låneadgang. Oversigten indgår i ledelsesinformationen ved budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse Økonomichefen har ansvaret for at udarbejde en forretningsgang for gennemførelse af låneoptagelse på kommunens vegne. Version 5, 20. september 2011 19