Dagsorden for BRUGERBESTYRELSEN FOR GLADSAXE SPORTSCENTER Møde nr. 1 Torsdag den 9. februar 2012, B lokalet 17.00 Gladsaxe Sportshal, Vandtårnsvej 55-57 Efter mødet serveres forplejning i Café Spire Eventuelle afbud til mødet eller spisning, bedes meddelt senest 03.02.2012 til administrativ leder Jim Nielsen, telefon 39 57 62 02 eller mail jim.nielsen@gladsaxe.dk Medlemmer Tilforordnede Irene Sterlie Holger Kortbek Berit Tromborg Lars Køhler Søren F. Christensen Jim Nielsen Lisbeth Nielsen Pia Bagger Jeanette S. Knudsen Jan Kold Sussi Frølich Tom Vang Knudsen Peter Nielsen* Lars Abel Henrik Pank orlov Ulrich Engmark, F.I.G. *Eva Nielsen 1
Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Meddelelser Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Proces for etablering af fremtidig brugerinddragelse Nr. 4 Budgetopfølgning 4. kvartal 2011 / resultat 2011 Nr. 5 Nr. 6 Nr. 7 Nr. 8 Forslag til ramme og procedure for mulighed for aflysning af fast tid Vederlagsfri udlån af Gladsaxe Sports Hostel i forbindelse med afholdelse af WC 2012 og VM 2013 i kano- og kajak Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Svømmehal Sæson 2012, Gladsaxe Friluftsbad Nr. 9 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Sportshal 1 og 2 Nr. 10 Nr. 11 Nr. 12 Nr. 13 Nr. 14 Nr. 15 Sæson 2012-2013, Gladsaxe Skøjtehal Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Stadion, boldbaner Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Stadion, tennisbaner Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Badmintonhaller Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Bowlinghal Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer 2
Nr. 1 Meddelelser a. Medarbejderrepræsentanten i Brugerbestyrelsen er valgt for en 2 års periode. Der har i december 2011 været afholdt kampvalg blandt medarbejderne til Brugerbestyrelsen. Henrik Pank er valgt for perioden 2012-2013 med Rikke Arensberg som suppleant. b. Gyngemosehallen er indviet, åbnet og taget i brug. c. Området på volden mellem svømmehallen og bane 4 er ved at være ryddet for hegn, så området kan indrettes til bane for BMX og MTB. I forbindelse med afklaringen omkring placering af banen, har kommunens Byplanafdeling givet udtryk for et generelt ønske om, at de hegn på sportscentret, der ikke længere har nogen funktionel betydning fjernes. Derfor vil hegnet langs vandledningsstien, også vil blive taget ned, når baneanlægget til cyklerne er etableret. Der er omdelt naboorientering i uge 4 til de naboer, der bor tættest på den nye bane. d. Der er indgået aftale om opstilling af 4 bandebaner til fodbold på kunstgræsset ved Gladsaxe Stadion Banerne forventes taget i brug den 8. april 2012 og vil fungere frem til medio oktober, hvor de fjernes igen. To klubber der benytter fodboldbanerne på Gladsaxe Stadion, har tilkendegivet en interesse i brugen af banerne. Brugen af kunstgræsarealet til et cricket projekt for børn og unge fra lokalområdet kolliderer ikke med bandebanerne, men skønnes i stedet yderligere at understøtte hensigten med cricket projektet. Der opstilles ikke bandebaner på Bagsværd Stadion, da de lokale brugere ikke kan afse plads til dem. e. Gladsaxe Sportscenter har generelt store problemer med nedgravede fiberkabler netværket. Problemerne skyldes gamle fiberkabler, der er knækket og ikke er tidssvarende. Kommunens IT afdeling er ved at undersøge muligheder og pris på forbedring af dette. f. Gladsaxe Sportscenter får flere og flere problemer med eksisterende alarmanlæg. Anlæggets ledelse er ved at undersøge muligheder og priser på enten opdatering eller udskiftning af alarmsystemet. g. Der er bestilt LED lys til Sportshal 1, der dels vil give hallen et bedre lys, og samtidig være energibesparende økonomisk. Det nye lys bliver etableret med bevægelsescensor og 3 muligheder for trinregulering. 3
h. Der er bestilt LED armaturer til alt udendørs belysning på anlægget. Der har i en periode været opsat test armatur foran Administrationen med succes. Endvidere er installeret nyt skumringsanlæg for styring af udendørs belysningen. i. Der er bestilt nyt lydanlæg til Gladsaxe Stadion, Sportshal 1 og Gladsaxe Svømmehal. De eksisterende anlæg er i ringe stand og har været højt prioriteret hos Brugerbestyrelsen at få udskiftet gennem flere år. j. Der er indkøbt ny LED scoretavle til Gladsaxe Skøjtehal. k. Der er indkøbt ny fuldautomatisk oliemaskine til Gladsaxe Bowlinghal. Den eksisterende oliemaskine var dels gammel og nedslidt og skulle betjenes manuelt. l. Der er bestilt ny chlorelektrolyse til Gladsaxe Svømmehal. Chlorelektrolysen spillede på sidste vers og er en nødvendig udskiftning for at undgå pludselig lukning af svømmehallen. m. Der er indkøbt ny traktor til Gladsaxe Sportscenter. Der har været et stort behov for yderligere en traktor og især set i lyset af, at aftalen om snerydning er opsagt og anlægget nu selv varetager denne opgave. n. Der er installeret trådløst internet på Gladsaxe Sports Hostel. o. Som tidligere meddelt, er der blevet installeret Salto adgangssystem på de døre med mest trafik på størstedelen af anlæggets bygninger. Der er ordret og vil indenfor den kommende tid, blive installeret Salto adgangssystem til Sportshal 1 og 2 samt Gladsaxe Svømmehal. De berørte klubber/foreninger og brugere enten er eller vil blive informeret herom. Der vil også blive installeret Salto på lysmasterne til kunstgræsset samt til tænd/sluk af lys i Skøjtehallen. p. Foyeren i Gladsaxe Sportshal er ved at blive omdannet fra et kedeligt mørkt rum, til et åbent og aktivt miljø. Dels er der indkøbt og opsat aktivitetsredskaber og dels er der indkøbt ny betjeningsdisk for anlæggets personale. Den nye betjeningsdisk erstatter den eksisterende disk i svømmehallen og kommer til at blive mere synlig og indbydende. Samtidig er lyskasserne ved ovenlyset blevet malet hvide, for at lyse mere op. q. Der er igangsat renovering af omklædningsfaciliteterne i personalegangen i sportshallen/svømmehallen. Renovering af gangen bliver taget i flere etaper og starter med de to omklædningsrum. 4
Nr. 2 Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 3 Proces for etablering af fremtidig brugerinddragelse På Brugerbestyrelsesmøde 24.11.2011, punkt 40, blev orienteret om styrelsesvedtægt for brugerbestyrelser på idrætsanlæg samt proces for etablering af fremtidig brugerinddragelse. Den fremlagte tidsplan er ændret til følgende: 23.11.2011 afholdt Møde i Brugerbestyrelsen for Bagsværd Stadion og Bagsværd Svømmehal med orientering om brugerbestyrelsernes nuværende ansvarsområder og kompetencer. 24.11.2011 afholdt Møde i Brugerbestyrelsen for Gladsaxe Sportscenter med orientering om brugerbestyrelsernes nuværende ansvarsområder og kompetencer. 10.01.2012 afholdt Temamøde om fremtidig brugerinddragelse på idrætsanlæggene med deltagelse af Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget, Brugerbestyrelsen for Bagsværd Stadion og Bagsværd Svømmehal, Brugerbestyrelsen for Gladsaxe Sportscenter samt FIG, Foreningernes Idrætsråd Gladsaxe. På baggrund af temamødets meldinger vil idrætschefen og idrætskonsulenten udarbejde forslag til struktur for brugerinddragelsen. 06.03.2012 (ændret fra 07.02.2012) Møde i Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget, hvor forslag til fremtidig struktur og retningslinjer forelægges, og herefter sendes til udtalelse i de to brugerbestyrelser samt FIG. 02.05.2012 (ændret fra 01.03.2012) Frist for aflevering af udtalelser fra brugerbestyrelserne og FIG. 20.06.2012 (ændret fra 10.04.2012) Møde i Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget med vedtagelse af struktur for brugerinddragelse gældende fra 2013. 5
På Brugerbestyrelsesmøde 12.04.2012 vil forslag til fremtidig struktur for brugerinddragelse blive behandlet og der vil blive udarbejdet udtalelse til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Idrætschefen forelægger sagen til orientering Nr. 4 Budgetopfølgning 4. kvartal 2011 / resultat 2011 Budgetopfølgning for 4. kvartal 2011 / resultat 2011 vedlægges som bilag 1. Det vedtaget budget i 2011 udgjorde kr. 19.450.063,00 Det korrigeret budget i 2011, hvor blandt andet merforbruget fra 2010 var indarbejdet, udgjorde kr. 17.560.952,00 Det samlede forbrug i 2011 har udgjort kr. 18.776.630,37 hvilket betyder, at det på grund af massiv og god indsats samt tilbageholdenhed trods investeringer, er lykkedes at gå ud med et mindreforbrug på kr. 673.432,63 i forhold til det vedtaget budget. Mindreforbruget indgår som tilbagebetaling på merforbruget fra 2010. Idrætschefen forelægger sagen til orientering Nr. 5 Forslag til ramme og procedure for mulighed for aflysning af fast tid På brugerbestyrelsesmøde 08.09.2011 og 24.11.2011 blev drøftet mulighed for aflysning af fast tid. På mødet 24.11.2011 blev sagen drøftet og udsat til dette møde, da Brugerbestyrelsen ikke var beslutningsdygtig og man ønskede en uddybende behandling. Baggrund Idrætsområdet i Gladsaxe Kommune har af og til mulighed for at huse særlige arrangementer eller udleje faciliteter til arrangementer, som har en høj prioritet i forhold til dets karakter eller økonomiske fordele. Hidtil har denne form for udlejninger skulle godkendes i Brugerbestyrelsen, med en lang behandlingstid og usikkerhed om, hvorvidt det kan lade sig gøre til følge. 6
I stedet ønskes der en ramme og procedure for denne form for aflysninger som Idrætsområdet vil arbejde inden for. Forslag til ramme for aflysning af bookede tider En given booket tid kan aflyses op til tre gange på en sæson. Turnerings- og stævneaktiviteter, der er booket ind, går forud for forespørgsler på øvrige udlejningsarrangementer. Forslag til fremtidig procedure for aflysning af bookede tider Aflysningen af en booket tid vil blive varslet i så god tid som muligt. Varslingen vil dog altid ske med mindst to ugers varsel. Såfremt en booket tid aflyses, vil der i samarbejde med foreningen/klubben, så vidt muligt, blive tilbudt og anvist alternative aktivitetsmuligheder, så foreningerne kan tilbydes adgang til f.eks. svømmehal eller lignende. Tidshorisont Ordningen indføres i en 2 årig prøveperiode, hvorefter ordningen evalueres i Brugerbestyrelsen. Idrætschefen indstiller at forslag til ramme og procedure godkendes Nr. 6 Vederlagsfri udlån af Gladsaxe Sports Hostel i forbindelse med afholdelse af WC 2012 og VM 2013 i kano- og kajak Administrationen af Danmarks Rostadion på Bagsværd Sø varetages af Gladsaxe Kommune. Organisationen bag rostadion er et interessentskab bestående af Team Danmark, Dansk Forening for Rosport, Lyngby-Taarbæk Kommune og Gladsaxe Kommune. Danmark er valgt som værtsland for World CUP i 2012 og verdensmesterskabet i 2013 i kano og kajak på maratondistancen. WC 2012 afholdes i perioden 21.06-24.06.2012 med ankomst 20.06.2012 og VM afholdes i perioden 18.09-22.09.2013. Kultur- Fritids- og Idrætsudvalget har den 10.01.2012, punkt 2, besluttet at bidrage økonomisk med kr. 134.000,- til World CUP i 2012. Denne udgift kan tilvejebringes dels ved kontante tilskud og dels ved værdisatte ydelser, herunder f.eks. overnatning. Det foreslås derfor, at Gladsaxe Sports Hostel stilles vederlagsfrit til rådighed for World Cup i 2012, idet den værdisatte ydelse på kr. 38.000,- indgår i Gladsaxe Kommunes bidrag til afholdelse af dette internationale idrætsarrangement på Bagsværd Sø. 7
Det foreslås samtidig, at der gives forhåndstilsagn om, at Gladsaxe Sports Hostel ligeledes stilles vederlagsfrit til rådighed for VM i 2013. Idrætschefen indstiller at Gladsaxe Sports Hostel stilles vederlagsfrit til rådighed for World CUP i 2012, idet den værdisatte ydelse på kr. 38.000,- indgår i Gladsaxe Kommunes bidrag til afholdelse af dette internationale idrætsarrangement på Bagsværd Sø. at Gladsaxe Sports Hostel stilles vederlagsfrit til rådighed for VM i 2013. Nr. 7 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Svømmehal Det er afgørende vigtigt, for borgernes mulighed for at kunne benytte svømmehallen, når de har fri, at der ikke er foreningsbrug hele året rundt. Det foreslås derfor, at sæsonen starter i uge 33 og slutter i uge 25, dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Gladsaxe Svøm kan søge om træningstid for de bedste svømmere udenfor sæsonen og tilladelse hertil gives af Gladsaxe Svømmehals ledelse. Nr. 8 Sæson 2012, Gladsaxe Friluftsbad Sæson 2012 i friluftsbadet foreslås fra den 26.05-12.08.2012 med følgende åbningstider: Hverdage 10.00-18.00 Lørdage og søndage 10.00-17.00 Afhængigt af vejrforholdene, vil der kunne holdes åbent før og efter sæsondatoerne. Det betyder, at friluftsarealet bliver klargjort til den 14.05.2012 og der arbejdes med alternative vagtplaner således, at den fleksible åbning og lukning muliggøres. 8
Nr. 9 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Sportshal 1 og 2 Sæsonen for foreningernes benyttelse af Gladsaxe Sportshal 1 og 2 foreslås at ligge i perioden den 13.08.2012-28.06.2013, dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Hvis foreningerne har specielle behov for træning kan dette aftales med Gladsaxe Sportshals ledelse.. Nr. 10 Sæson 2012-2013, Gladsaxe Skøjtehal Sæson for foreningernes brug af Gladsaxe Skøjtehal foreslås at ligge i perioden den 13.08.2012-31.03.2013. Dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår. Sæsonen i landets øvrige skøjtehaller begynder medio august. På baggrund af de seneste års erfaringer vurderes det, at der ikke vil være den store søgning fra offentlige brugere før i starten af oktober måned. Derfor foreslås, at den offentlige skøjtesæson bliver fra den 01.10.2012-31.03.2013. Fra opstartsdatoen til det offentlige løb begynder vil der være mulighed for udlejning, ligesom de lokale klubber får mulighed for ekstra træningstid, der aftales med Gladsaxe Skøjtehals ledelse.. 9
Nr. 11 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Stadion, fodboldbaner For at have en mere fleksibel udnyttelse af fodboldbanerne, foreslås det i lighed med tidligere, at der fastlægges både en kampsæson og en træningssæson på græsbanerne. Uden for kampsæsonen, kan udsatte kampe, pokalkampe og kampe, der ikke kan afvikles på øvrige græsbaner i kommunen, placeres på kunstgræsbanen. Det betyder, at kampe udenfor kampsæsonen ikke kan garanteres spillet på græs. Kampe bør derfor i de lavere rækker principielt afviklet indenfor kampsæsonen. I særlige tilfælde kan Gladsaxe Stadions ledelse give tilladelse til træning og kampe. Det foreslås, at sæson for kampafvikling på græsbaner er uge 14 til uge 42. Af hensyn til banernes tilstand og den fleksible brug af såvel græs- som kunstgræsbanerne, tilstræbes det, at baner til træning åbnes ca. 1 uge før kampterminen. Sæson for kunstgræsfordeling foreslås at være uge 44 til uge 13. Generelt foreslås, at Gladsaxe Stadion er lukket i juli måned, så unødig brug af personaleressourcer nedsættes. Foreninger med særligt behov for træning, kan søge om træningstid hos Gladsaxe Stadions ledelse. Nr. 12 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Stadion, tennisbaner Sæson for benyttelse af tennisbaner foreslås til 21.04.2012-14.10.2013. Såfremt vejret tillader det, vil Gladsaxe Stadion i samarbejde med Gladsaxe Tennis Klub forsøge at få nogle af banerne klar en uge før. Ligeledes afhængigt af vejret, kan sæsonen blive forlænget til udgangen af uge 42. Sæson for bane 1 (kunstgræs) er hele året. 10
Nr. 13 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Badmintonhaller Sæson for benyttelse af baner i badmintonhallerne foreslås til 03.09.2012-02.06.2013, dog ikke på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og i tiden mellem jul og nytår, men med mulighed for sommerbadminton i juni og august måned. Nr. 14 Sæson for foreningsbrug 2012-2013, Gladsaxe Bowlinghal Sæson for benyttelse af baner i bowlinghallen foreslås til 13.08.2012-02.06.2013, dog stilles der ikke baner til rådighed for foreninger på helligdage, i efterårsferien, vinterferien og mellem jul og nytår. Bowlingklubber med specielle behov for træning kan aftale dette med Gladsaxe Bowlinghals ledelse. Nr. 15 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer 11