587/flb Flemming Bie flb@valdal.com Til medlemmerne af Gårdlauget Grønneport Referat af ordinær generalforsamling afholdt i Gårdlauget Grønneport hos Valdal Advokatfirma, Øster Allé 33, 2100 København Ø. og med følgende dagorden: tirsdag d. 26. november 2013, kl. 17:30 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Forelæggelse og godkendelse af regnskabet med revisorpåtegning 4. Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår 5. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemmer 6. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen 7. Valg af revisor 8. Valg af administrator 9. Eventuelt
På mødet deltog: E/F Gl. Kalkbrænderi Vej 23-25 v/fuldmagt AB Gl. Kalkbrænderi Vej 27-33 v/fuldmagt AB Grønneport (Horsensgade 12-14) AB Silkeborggade 8 & Horsensgade 2-4 Bestyrelsen v/ Hannah-Stahr-Christensen, Conny Harring, Susanne Adler og Simon Ladegaard Fra administrationen deltog Flemming Bie. Flemming Bie bød velkommen til årets ordinære generalforsamling og dagsordenen blev behandlet således: 1. Valg af dirigent Flemming Bie tilbød sig som dirigent og referent af mødets hændelser og blev enstemmigt valgt. Med forsamlingens fulde opbakning kunne han konstatere, at generalforsamling var lovligt indvarslet og indkaldt og derfor beslutningsdygtig i henhold til de for gårdlauget gældende vedtægter. 2. Aflæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning for det forløbne år Dirigent gav ordet til formanden, Hannah Stahr-Christensen, der aflagde bestyrelsens beretning. I beretningen fremhævede formanden disse forhold, der har været en del af dagligdagen som bestyrelsesmedlem: Stakitter: Motivationen for at fremlægge forslag til udskiftning/reparation er, at der flere steder er en vis ustabilitet i træværket. Endvidere er der mindst et sted, hvor en hel side er klappet sammen. Bestyrelsen har undersøgt, om det er nødvendigt at udskifte alle stakitter, eller om der kan laves en kombination mellem udskiftning og vedligeholdelse, bl.a. nedslibning, træbehandling og herefter maling. Der er lagt en post ind i budgettet, der tilgodeser den helt store omgang. Bump på fælles adgangsvej (uretmæssigt etableret): Det blev fremlagt, at der er rettet henvendelse til den pågældende forening, grundet efterhånden flere tiltag, der har været stærkt uhensigtsmæssige, og ikke har holdt sig inden for rammerne af, hvad der er rimeligt på et fællesareal, og de gældende vedtægter. Bestyrelsen afventer stadigt svar på
flere skriftlige henvendelser. Det blev i samme moment nævnt, at en af konsekvenserne har været, at bestyrelsen for en kort periode, har ageret renovationsarbejder, da kommunen ikke ville afhente vores affald, jævnfør regler om arbejdsforhold. Meget larm i gårdarealet og mange henvendelser herom: Bestyrelsen kommenterede, at det problematisk, at folk kontakter formanden telefonisk, på privatnummer og uhensigtsmæssige tidspunkter, med klager over larm i gården. Det er blevet fastholdt, at man ikke går i gården og irettesætter folk, da det ikke er gårdlaugets pligt at handle således. Men ved en skriftlig henvendelse, vil der blive skrevet til den pågældende forening, da det er foreningernes pligt at beboerne efterlever ordensreglerne. Ny sandkasse: Er kommet efter lang ventetid. Loppeskuret: Det fremlægges, at loppeskuret efterhånden er blevet et kæmpe problem, da ingen overholder at det er et genbrugsrum, og det kun er bestyrelsen der rydder op i det. Der lægges op til senere debat. Gårdmand: Der blev ved forårets generalforsamling tilbudt af en deltager på generalforsamlingen, at man ville forsøge at skaffe et billigere tilbud på ny gårdmand, end det bestyrelsen fremlagde. Da der ikke var modtaget noget tilbud efter 3 måneder, valgte bestyrelsen at gå videre med det oprindelige tilbud, der indeholder en stor besparelse i forhold til nu. Vi har haft flere medarbejdere ude og varetage gartnerarbejde i gården, og har været yderste tilfredse med både pris og kvalitet. Gartner i gang med behandling af rødder Samarbejde med Valdal: Bestyrelsen har haft en del udfordringer i forhold til tilfredsstillende håndtering af gårdlauget. Bl.a. er der forud for denne generalforsamling ikke udsendt alt det materiale, der af bestyrelsen er udarbejdet. Endvidere, har der været flere henvendelser, med ønske om optimering af samarbejdet. Flemming Bie lovede generalforsamlingen, at der bliver strammet op fra hans side. Møder med IP Administration og deres udspil afventes: Bestyrelsen har fastholdt krav om økonomisk kompensation, og afventer udspil. Da der har været fin tilfredshed med gårdmanden, har vi ikke det sidste ½ år betalt for en manglende ydelse. Dette betyder ingenlunde at vi skal beholde IP som udbyder. Enkelte afklarende spørgsmål blev behørigt besvaret, og formanden understregede, at bestyrelsen stadig mangler lidt for at have afsluttet gamle sager, men at der nu primært ville blive arbejde med et fremadrettet fokus på at få den daglige drift til at fungere tilfredsstillende.
Bestyrelsen blev opfordret til fremadrettet, at være mere informativ omkring hvad der foregår i gårdlauget. Formanden kommenterede, at dette ville blive taget ad notam, især fordi det er blevet forelagt bestyrelsen før. Der blev også gjort opmærksom på, at dette kræver en større fordeling af opgaverne i bestyrelsen, da der til stadighed er en skævhed i forhold til arbejdsopgaverne. Endvidere mangles der fortsat kontaktinfo på flere foreninger, og det er alt andet lige noget nemmere, at maile en skrivelse, end at skulle printe og uddele en sådan. 3. Forelæggelse og godkendelse af regnskabet med revisorpåtegning Dirigenten gennemgik regnskabet for perioden fra 1. juli 2012 og frem til 30. juni 2013. Regnskabet viser et underskud på kr. 3.748, der overføres til egenkapitalen, der herefter udgør kr. 114.062. Regnskabet afslører en del tilgodehavender hos medlemmerne af gårdlauget, der skyldes, at tidligere administrator fejlagtigt har videregivet fejlagtige oplysninger om størrelsen af fællesbidragene. Disse tilgodehavender vil blive behandlet og opkrævet af administrationen. Enkelte spørgsmål blev stillet og besvaret, og regnskabet blev herefter godkendt og underskrevet. Et eksemplar af det godkendte og underskrevne regnskab er medsendt nærværende referat. 4. Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår Dirigenten gennemgik det af bestyrelsen foreslåede budget for 2013/2014, der var baseret på en stigning på 3 % p.a. Da der sandsynligvis kan forventes en stribe kommunale bøder forbundet med mangelfuld og utidig håndtering af affald i gårdarealet, blev det drøftet, om budgettet af denne årsag skulle reguleres yderligere i opadgående retning. Henset til, at (andre forhold) den manglende udsendelse af et par af bestyrelsens oplæg til bl.a. ændringer af ordlyd i ordensreglerne, vil medføre afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling i februar 2014, blev det besluttet, at fastholde en stigning på de nævnte 3 % pro anno. Frem til den forventede ekstraordinære generalforsamling, vil der blive holde et vågent øje med økonomien, og hvis affaldshåndteringen resulterer i yderligere bøder som en væsentlig belastning af budgettet, der på dagsordenen medtages et punkt omhandlende en stigning i fællesbidragene, idet det dog er bestyrelsens opfattelse, at en stigning i fællesbidragene under alle omstændigheder skal med på denne dagsorden.
Budgettet blev herefter godkendt med opkrævning af samlede fællesbidrag med kr. 328.570,00 for den aktuelle periode fra 1. juli 2013 til 30. juni 2014. 5. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemmer 1) Bestyrelsen havde fremsat ønske om en entydig præcisering af et par forhold omkring ændring af de eksisterende vedtægter, som tidligere var blevet besluttet. Vedtægterne udvides med de korrekte data for matr.nr. 3336 Udenbys Klædebo, idet adressen Horsensgade 18 tilføjes I 4, stk. 1, 3. afsnit, rettes tekstens ordlyd til: bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter vælges for ét år ad gangen, mens formanden vælges for to ad gangen (genvalg kan finde sted) I 5, stk. 2, udgår punkt 9, idet der ikke skal vælges tilsynsmand. Disse forhold blev enstemmigt konfirmeret, og da de hidtil gældende vedtægter endnu ikke er endeligt tinglyst, vil nævnte ændringer blive tilføjet. 2) Som følge af tidligere beslutninger om ændringer i de for gårdlauget gældende ordensregler, var der sammen med indkaldelsen fremsendt en korrigeret udgave af disse bestemmelser. Men da indholdet ikke var i harmoni med alt det tidligere vedtagne, og desuden i sin udformning ikke var sammenfaldende med den oprindelige udgave, besluttede forsamlingen, at dette punkt medtages på en nært forestående ekstraordinær generalforsamling, der blev fastsat til afholdelse i løbet af februar 2014. 3) Bestyrelsen havde yderligere efterlyst kommentarer til en fremtidig håndtering af nøgler til fællesporten, hvor det er en kendsgerning, at der er der et stort antal nøgler, som gennem utallige kopieringer ikke længere er brugbare. Situationen Problemet er den, at der stadig er problemer for visse brugere med at komme ind ad fællesportene, selv om vi lige har udskiftet cylinderen, hvorfor man foreslår en decideret ny cylinder med nye nøgler. Det blev foreslået, at gårdlauget bekoster udskiftning af cylinderen til en nutidig model, og efterfølgende til hver af de knyttede ejendomme/foreninger fremsender ét eksemplar af den nye nøgle, eller gårdlauget kan forestå kopiering af et passende til alle brugere. Det blev besluttet, at afklaring/løsning af denne problematik i fuldt omfang overlades til bestyrelsen.
4) Endvidere havde bestyrelsen fremsat forslag om ændring af status for det såkaldte lopperum, hvis funktion ikke længere er tidssvarende, og rummet benyttes i vid udstrækning som et ekstra storskralderum. Et stort problem er også, at der kommer fremmede ind i gården, og tjekker efter om der er gode sager, der kan sælges. Samtidig forsvinder der så også andre sager, der står/ligger i gården, som tilhører beboerne. Disse lukkes ind af diverse brugere af den store port, samt døren ved restauranten, der altid står på krog, selv om det er blevet påtalt utallige gange. Det var overvejende stemning for at afslutte denne æra og i stedet benytte rummet til alternative formål, og som mulige alternativer blev nævnt et ekstra storskralderum samt et skab til opbevaring af kemikalier på vej til tilintetgørelse. Bestyrelsen fik bemyndigelse til at gennemføre de nødvendige beslutninger. 5) Endelig var der fremsendt et forslag om fremtidig placering af lad- og Christianiacykler i gården og specificeret via en rundsendt farvelagt skitse. Der var enighed om at følge de foreslåede placeringer, og bestyrelsen blev i samme åndedrag opfordret til sikre en meget synlig skiltning af disse placeringer. 6. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen Den siddende bestyrelse er således sammensat: Hannah Stahr-Christensen, formand (ej på valg) Conny Harring, næstformand Simon Lidegaard, medlem Susanne Adler, medlem Kaj Pedersen, suppleant Conny, Susanne og Kaj var alle villige til genvalg, mens Simon ikke ønskede genvalg. Da der ikke blandt forsamlingen var yderligere emner til bestyrelsen, blev denne genvalgt med dette udseende Hannah Stahr-Christensen, formand Conny Harring, næstformand Susanne Adler, medlem Kaj Pedersen, suppleant 7. Valg af revisor RSM Plus v/statsautoriseret revisor Lars Østerkryger blev genvalgt
8. Valg af administrator Valdal Advokatfirma blev genvalgt 9. Eventuelt Dirigenten indledte med at fremhæve, at under dette punkt kan alt diskuteres, men intet endeligt vedtages. Formanden ønskede at understrege det nu aftalte omkring i februar 2014 at afholde en ekstraordinær generalforsamling med bl.a. følgende emner på dagsordenen: Ordensreglementet for gårdlauget Opfølgning på budget 2013/2014 med henblik på en mulig regulering af fællesbidragene Formanden tilføjede, at hun selv på denne generalforsamling ønskede at foreslå et andet navn til gårdlauget. Grunden til dette er, at der fra start af har været forviklinger mellem gårdlauget og A/B Grønneport, både mht. beboere og fakturering. Dette ønskes forhindret. Det er ikke første gang problematikken er taget op foran generalforsamlingen, men man droppede det, da det ville koste henad 25.000 kr. at skifte navn, da man troede at papirerne var tinglyst (efter information fra gammel administrator). Og da dette kan blive et emne på dagsordenen, blev det noteret, at der ikke tages initiativ til tinglysning af vedtægterne førend denne ekstraordinære generalforsamling er afholdt. Da dagsordenen herefter var udtømt, takkede dirigenten for god ro og orden og hævede mødet kl. 19.30.